黨政機關公文基礎知識

1、黨政機關公文基礎知識一、公文的概念一、公文的概念 公文，是公務文書的簡稱，是國家機關、社會團體、企事業(yè)單位在正常工作、活動中為處理公務而按照特定的體式，經(jīng)過一定的處理程序制成的文字材料。是傳達、貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，實施行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。二、公文的種類二、公文的種類國家行政機關的公文分為13類：1、命令（令）； 2、決定；3、公告； 4、通告；5、通知； 6、通報；7、議案； 8、報告；9、請示； 10、批復；11、意見； 12、函；13、會議紀要。黨的機關公文種類主要有：（一）決議 （二）決定（三）指示 （四

2、）意見（五）通知 （六）通報（七）公報 （八）報告（九）請示 （十）批復（十一）條例 （十二）規(guī)定（十三）函 （十四）會議紀要三、公文寫作的基本要求三、公文寫作的基本要求（1）要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性。（2）要實事求是，在業(yè)務上符合客觀規(guī)律。（3）在文字表述上準確、莊重、樸實、嚴謹、精練、符合語法邏輯。（4）公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。（5）要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。四、公文寫作的一般步驟和方法四、公文寫作的一般步驟和方法（1）明確發(fā)文主旨（2）收集有關材料（3）擬出寫作提綱（4）認真起草正文（5）反復檢查修改九、公文的格式九、公文的格式（一）公文格式（一）公文格式公文

3、的格式可以分成： 眉首、主體、版記三部分。眉首部分格式眉首部分格式眉首即文件頭，包括：1、公文份數(shù)序號2、秘密等級3、緊急程度4、發(fā)文機關標識5、發(fā)文字號6、簽發(fā)人7、橫隔線一、公文份數(shù)序號 亦稱公文份號，是指根據(jù)同一文稿印制若干份時每份的順序編號。一般秘密文件才加順序號。份數(shù)序號，一般由六位阿拉伯數(shù)字組成，標識在公文首頁版心左上角第1行，如果數(shù)字不足規(guī)定位數(shù)的，前面用“0”（零）補齊二、秘密等級 需要保密的公文，應根據(jù)保密程度注明密級。密級分為絕密、機密、秘密三種、用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。也有的標于左上角份數(shù)序號之下。同一機關發(fā)出的文件秘密等級標注位置要一致

4、。三、緊急程度 是對文件送達和辦理速度的要求。緊急公文應分別注明“特急”或“急”字樣，用3號黑體字，標注在秘密等級之下。四、發(fā)文機關標識 又稱版頭。是公文制發(fā)機關的標記。由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，如：“中共中央文件”“河北省人民政府文件”等。發(fā)文機關標識一般使用小標宋體字，用紅色標識，人們常把法定公文稱為“紅頭文件”，居中印在文件首頁上端。發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣25mm。字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm15mm。 若幾個機關聯(lián)合行文，主辦機關排列在前。發(fā)文機關標識的主要作用是：強調(diào)公文法定作者的歸屬，喚起受文者對公文權威性的警覺。五、

5、發(fā)文字號 發(fā)文字號是一個機關同一年度制發(fā)公文的順序號。簡稱“文號”。位于文件頭的正下方。它是由發(fā)文機關代字、年份和順序號三個部分組成，如中共中央2004年發(fā)的第10號文件，其文號應寫成“中發(fā)200410號”。遼寧省教育委員會2004年所發(fā)的第一號文件的發(fā)文字號，可寫成“遼教字20041號”。發(fā)文字號應在發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布。六、簽發(fā)人 供上行文用，標注在發(fā)文字號右側(cè)，書寫“簽發(fā)人”和簽發(fā)者姓名，是表示公文生效并對公文內(nèi)容鄭重負責的一個標志。簽發(fā)人用3號仿宋體字，后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。七、橫隔線 橫隔線也稱紅色反線。在發(fā)文字號之下4mm處。與版

6、心等寬，用于隔開文頭和正文。公文主體部分格式公文主體部分格式公文的主體部分包括：1、文件標題 5、發(fā)文機關2、主送機關 6、成文日期3、正文 7、公文生效標識4、附件 8、附注一、文件標題 標題用于提示公文的主要內(nèi)容，是公文主旨的高度概括。公文標題的制作有三種情況：1、最基本的標題形式是“三項式”標題。即由發(fā)文機關、事由、文種三部分構成。如：“國務院關于頒發(fā)會計人員職權條例的通知”。2、“兩項式”標題?；蛴墒掠?、文種兩部分構成，如：“關于赴省旅游局學習考察的函”；或由發(fā)文機關和文種兩部分構成，如“北京市人民政府令”，“中華人民共和國主席令”。3、只以文種為標題。這種寫法往往用于公開張貼的文告，

7、如通告、公告等。擬定公文標題時需注意：1、標題起提示作用，應準確、簡要、概括。2、避免層層套轉(zhuǎn)。3、標題中，除批轉(zhuǎn)的法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。4、標題可分一行或多行居中書寫，人名、地名不能分割成兩行表示。5、公文標題應在紅色反線下空2行，用2號小標宋體字排布。二、主送機關 主送機關，指發(fā)文機關要求對所發(fā)公文內(nèi)容進行答復或處理的對方機關，也稱“受文機關”。寫在標題之下空1行處，靠左頂格用3號仿宋體字書寫，后加冒號。三、正文 是公文的主體和核心，用來表述公文的內(nèi)容，位于主送機關之下，成文日期之上。每一段首行一律空兩個字書寫，回行時頂格書寫。四、附件 是正文的補充材料或參考材料。是

8、公文的重要組成部分。 常見的附件有兩類： 一類是發(fā)布令和發(fā)布通知等發(fā)布、印發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文。附件實質(zhì)上是主件、而形式上的主件實際上只起報送、發(fā)布、按語、轉(zhuǎn)發(fā)、函告作用。 另一類是對正文的補充、說明或是正文的參考材料。常見的有：圖表、統(tǒng)計表、憑據(jù)等。 公文若帶有附件，應在正文之下左空2字用3號仿宋體字標注“附件”，然后按順序完整地寫明附件的名稱，如不是一件，要在前面標上序號，最后把附件與主件裝訂在一起。 注意：不是所有公文都有附件。五、發(fā)文機關 公文的發(fā)文機關又稱落款，是公文的法定作者。在正文之后偏右處，應用機關全稱或規(guī)范化簡稱。幾個機關聯(lián)合發(fā)文，應將主辦機關排列在前。以領導人的名義發(fā)文，應在領導

9、人的名義前冠以職務名稱。六、成文日期 是公文生效和考查的依據(jù)。位于發(fā)文機關名稱之下，會議紀要、決定、決議等不標注主送機關的公文，成文日期可用括號標注于標題下方居中位置。成文日期要書寫完整，不得用阿拉伯數(shù)字，需用漢字書寫，“零”寫為“0”。七、公文生效標識 是公文制發(fā)機關對公文生效負責的憑證，即機關印章。要蓋在機關名稱和成文日期上，做到上不壓正文、下要騎年蓋月。以印章的下部邊緣壓蓋發(fā)文日期，一般以壓蓋4-7個字為準。八、附注 位于成文日期的左下方，主題詞之上。用以說明公文中在其他地方不便說明的各種事項，如需要加以解釋的名詞術語或用于表示公文的傳達范圍、使用方法等內(nèi)容。比如“此件發(fā)至縣團級”、“此

10、件發(fā)至各街道、鄉(xiāng)”。用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識。版記部分格式版記部分格式公文版記部分格式主要包括：1、主題詞2、抄送機關3、印發(fā)說明一、主題詞 主題詞由反映文件內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組組成，作公文主題檢索使用，標注在發(fā)文機關落款的左下方。主題詞一般是在本系統(tǒng)或本單位所編制的主題詞表中選取，詞與詞之間空一個字的位置。正式文件均應標注主題詞。主題詞的個數(shù)除類別詞外，不得超過5個，其前后排列次序可根據(jù)需要有次序地排列。 主題詞表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞。此表分為三個層次。第一層是對主題詞區(qū)域的分類，如02工交、能源、郵電等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類

11、，如02A工業(yè)。第三層是類屬詞，如“冶金 鋼鐵 地礦 機械 汽車”、第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標引。類別類屬文種。二、抄送（含抄報、抄發(fā)）機關 用以表明需要了解公文內(nèi)容的機關名稱。標注在主題詞橫隔線之下左側(cè)頂格處，注明抄送或抄報、抄發(fā)，之后加冒號，后面以機關性質(zhì)、職權、隸屬關系及其他邏輯關系，標注抄送機關的全稱或規(guī)范化簡稱。對上級機關用“抄報”，對同級和不相隸屬的機關用“抄送”，對下級機關用“抄發(fā)”。三、印發(fā)說明（印發(fā)機關、時間） 又叫“印制版記”，標明公文印發(fā)部門名稱、印發(fā)日期。印發(fā)部門名稱和日期置于文件末葉下端。公文格式其它要求公文格式其它要求一、公文用紙規(guī)格 國內(nèi)公文用紙一般

12、采用國際標準A4型紙（長297mm寬210mm）。二、書寫形式 公文中所涉及的文字符號一律采用從上至下、自左向右的橫寫橫排的形式，正文文字每行長度與圖文區(qū)寬度相等，字距、行距以便利閱讀和莊重為原則，盡量做到勻稱、整齊。 正文中數(shù)字表示多層結(jié)構時，可以如下標識方法： 第一層：一、二、三、四 第二層：（一）（二）（三）（四） 第三層：1、2、3、4 第四層：（1）（2）（3）（4）三、標點符號的位置1、句號、問號、嘆號、逗號、頓號、分號和冒號一般占一個字的位置，居左偏下，不出現(xiàn)在一行之首。2、引號、括號、書名號的一半各占一格，即整體占兩格，前一半不出現(xiàn)在一行之末，后一半不出現(xiàn)在一行之首。3、逗號和

13、前雙引號同時出現(xiàn)時，共占一格；冒號和前雙引號共同出現(xiàn)時，共占一格。引號、書名號相遇時，并不共占一格。4、破折號和省略號都占兩個字的位置，中間不能斷開。連接號和間隔號一般占一個字的位置。這四種符號上下居中。常用的主要公文種類常用的主要公文種類1、決定（1）功能 適用于重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。（2）分類A、法規(guī)政策性決定。 如關于懲治虛開、偽造和非法出售增值稅專用發(fā)票犯罪的決定B、重要事項的決定。 如中共中央關于加強同人民群眾聯(lián)系的決定C、獎懲決定。 如國務院關于處理“渤海二號”事故的決定2、通告（1）功能 適用于公布社會有關方面應當

14、遵守或者周知的事項。 公告 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。（3）分類 a、法規(guī)性通告 b、知照性通告 通告不寫抬頭，無主送單位。 通告與公告的區(qū)別 a、內(nèi)容重要性不同 b、對發(fā)文機關限制性有較不同 c、發(fā)布范圍有所不同3.通知（1）功能 適用于印發(fā)本級、批轉(zhuǎn)下級機關公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項。（2）分類 A、發(fā)布指示的通知 4、通報（1）功能 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（2）分類 表彰通報：介紹先進事跡+先進事跡意義+表彰決定+希望號召 批評通報：錯誤事實+錯誤性質(zhì)分析+懲罰措施+提出希望要求 情

15、況通報：緣由目的+情況信息+希望要求5、意見（1）功能 適用于對重要問題提出見解和處理方法。（2）分類 規(guī)劃性意見 實施意見 具體工作意見6、批復（1）功能 適用于答復下級機關的請示事項 與其他文種不同的是，往往在標題主要內(nèi)容中明確表示對請示事件的意見 如國務院關于同意陜西省撤銷榆林地區(qū)設立地級榆林市的批復 主送機關一個，即發(fā)出請示的下級機關 以上六種為下行文。（意見既可上行又可下行）7、報告（1）功能 適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關詢問。（2）類型A、工作報告B、情況報告C、建議報告D、答復報告E、報送報告8、請示（1）功能運用于向上級機關請求指示、批準（2）應用范圍A、遇

16、到問題無法解決，需要上級指示B、處理較為重要的事件和問題，要上報批準C、遇到問題，雖有解決方法，但沒有權力或能力實施，需要上幫助D、對有關方針、政策和上級發(fā)布指示有疑問，要上級解答E、下級機關之間在重要問題上出現(xiàn)意見分歧，要上級仲裁F、請上級領導參加活動，指導工作（3）分類 A、請求指示的請示 B、請求批準的請示 主送機關只能有一個，如需同時送其他機關，應當用抄送的形式 只能主送上級機關，不能送領導者本人 不得越級 請示，必須由主要負責人簽發(fā)，要留下聯(lián)系人聯(lián)系電話 常用結(jié)語（當否，請批示，妥否，請批復，以上請示，請予審批，特此請示，請予批復等） 以上兩為上行文10、會議紀要（1）功能 適用記載

17、、傳達會議情況和議定事項。（2）分類 A、決策型 B、交流型 C、研討型公文處理公文處理一、公文處理的一般過程 收文處理是指對來自本機關外部的公文所實施的處置與管理活動。 收文處理的一般程序為：第一階段：收受、分流 簽收、外收文登記 啟封、內(nèi)收文登記、分辦、摘編第二階段：辦理 擬辦、批辦 承辦、注辦第三階段： 組織傳閱（文件數(shù)量少） 催辦 查辦第四階段： 處置辦畢公文 立卷歸檔（查考保存價值） 清退（涉密文件等從工作人員手中收回來） 暫存 銷毀二、收文辦理活動方法要點（一）擬辦 擬辦實際上是一項輔助決策活動，目的在于為決策活動提供可供選擇的方案。（二）批辦 批辦是一項由法定責任者履行法定的事務

18、處置權的決策性活動。（三）承辦 由于公文只有經(jīng)過承辦才能產(chǎn)生切實的效用，因此，它是公文辦理中的中心環(huán)節(jié)。（四）注辦 注辦的主要作用是備忘待查，為日后查考了解某一公文的承辦過程、承辦方式、承辦結(jié)果提供依據(jù)。同時，這項活動還有利于建立盡然有序的承辦工作秩序，避免重復和混亂。注辦由承辦人隨手完成。三、收文管理活動的方法要點（一）公文簽收（二）公文登記（三）啟封（四）分辦 分辦的實質(zhì)是為公文確定運轉(zhuǎn)方向，它是一項事關公文能否準確、迅速、有效地得到實質(zhì)性辦理的決定性的工作。（五）公文摘編（六）傳閱的組織（七）公文的催辦 催辦是指根據(jù)承辦時限和有關要求對公文承辦過程所實施的催促和檢查活動。（八）公文的查辦 公文查辦是指核查重要公文的執(zhí)行情況，督促并協(xié)助承辦單位全面、具體地落實公文精神，解決有關問題的活動。發(fā)文處理程序與方法發(fā)文處理程序與方法一、發(fā)文處理的一般過程 發(fā)文處