歸檔文件整理規(guī)則解讀及實(shí)務(wù)

1、歸檔文件整理規(guī)則解讀及實(shí)務(wù)陽(yáng)榮初2016年12月一、歸檔文件整理規(guī)則（一、歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 222015）代替）代替歸檔文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則（ DA/T 22-2000 ）后的主要變化）后的主要變化 1、 歸檔文件整理規(guī)則（ DA/T 22-2000 ），國(guó)家檔案局 2000年12月6日首次發(fā)布，2001年起正式實(shí)施。 歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 222015），國(guó)家檔案局2015年10月25日發(fā)布，2016年6月1日起正式實(shí)施?？傮w編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1-2009進(jìn)行修改。 2、增加歸檔文件組件和紙質(zhì)歸檔文件修整、裝訂、編頁(yè)、排架要求。將標(biāo)準(zhǔn)適用范圍由紙質(zhì)文件材料擴(kuò)展

2、為紙質(zhì)和電子文件材料 。 紙質(zhì)文件整理流程組件修整裝訂分類排列編號(hào)編頁(yè)編目裝盒排架 電子文件整理流程組件格式轉(zhuǎn)換元數(shù)據(jù)收集分類排列編號(hào)編目歸檔數(shù)據(jù)包組織存儲(chǔ)3、調(diào)整歸檔文件分類方法 5.2.1 立檔單位應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。 這基本保持了原來(lái)的要求。每次分類方案的調(diào)整情況，應(yīng)在全宗指南中說(shuō)明。 5.2.2 歸檔文件一般采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限、年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行三級(jí)分類，并且提出了“年度保管期限”分類法的應(yīng)用。改變了原來(lái)的 “保管期限年度機(jī)構(gòu)”分類法，有利于機(jī)關(guān)檔案和日常管理和利用。 分類就是將全宗內(nèi)歸檔文件按其來(lái)源（一般對(duì)應(yīng)于單

3、位全宗內(nèi)的機(jī)構(gòu)）、時(shí)間（一般對(duì)應(yīng)于文件形成年度）、內(nèi)容（一般應(yīng)用于問(wèn)題或保管期限）和形式（一般應(yīng)用于照片等特殊載體）等方面的特征，分為若干類別，并將各類別按照層次關(guān)系組合為一個(gè)有機(jī)整體的過(guò)程。對(duì)歸檔文件進(jìn)行合理的分類，不但能有效揭示歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用，對(duì)于歸檔文件的排列、編號(hào)、編目、排架等也有重要意義。4、增加歸檔文件檔號(hào)結(jié)構(gòu)和編制要求 這是為落實(shí)深化檢索理念的一項(xiàng)重要措施。給歸檔文件確定唯一、合理的檔號(hào)，既便于檔案的接收、利用、統(tǒng)計(jì)和檢索，又能夠在紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像之間建立聯(lián)系，為今后進(jìn)行全方位、多途徑、高效率的檔案資源管理和

4、開(kāi)發(fā)奠定基礎(chǔ)。 增加的檔號(hào)內(nèi)容有三個(gè)方面： 5.4.1 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫(xiě)檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。 5.4.2 檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門(mén)類代碼?年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼-件號(hào)。 上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“?”隔開(kāi)。如“Z109-WS?2011-Y-BGS-0001”。 5.4.3 檔號(hào)按照以下要求編制： a）全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí)，按照DA/T 13-1994編制。 b）檔案門(mén)類代碼?年度：歸檔文件檔案門(mén)類代碼由“文書(shū)”2位漢語(yǔ)拼音首字母“WS”標(biāo)識(shí)。年度

5、為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。 c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)。 d）機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼：機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼采用3位漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼。 e）件號(hào)：件號(hào)是單件歸檔文件在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。 5、將室編件號(hào)、館編件號(hào)統(tǒng)一為件號(hào) 原規(guī)則同時(shí)設(shè)置了室編件號(hào)和館編件號(hào)，但其不合理性隨著實(shí)踐的深入日益凸顯。一是件號(hào)作為檔號(hào)的組成部分

6、，保證其唯一性、穩(wěn)定性是至關(guān)重要的，分設(shè)室編件號(hào)和館編件號(hào)顯然與此要求相悖；二是館編件號(hào)要求在進(jìn)館時(shí)編制，無(wú)法在日常工作中完成，這與文書(shū)、業(yè)務(wù)部門(mén)整理歸檔制度不符；三是在文件整理比較規(guī)范的情況下，編制館編件號(hào)往往成為重復(fù)性勞動(dòng)；四是同一檔案存在兩個(gè)不同件號(hào)，易引起認(rèn)知和管理混亂。新規(guī)則將室編件號(hào)和館編件號(hào)合二為一，統(tǒng)一為件號(hào)。6、在附錄中增加歸檔章示例、直角裝訂方法 考慮到室編件號(hào)和館編件號(hào)合二為一，增加了檔號(hào)的因素，新規(guī)則對(duì)歸檔章設(shè)置、檔案盒填寫(xiě)項(xiàng)目、歸檔文件目錄項(xiàng)目等進(jìn)行了相應(yīng)調(diào)整。 以件為單位的裝訂主要是為固定整理對(duì)象，區(qū)隔不同的歸檔文件；保障檔案安全，避免因工作失誤或違法違紀(jì)行為造成檔

7、案損失；方便管理，減輕管理負(fù)擔(dān)，降低在檔案接收、利用等流程中的工作量。因此新規(guī)則增加了裝訂內(nèi)容，規(guī)定了裝訂要求，并結(jié)合保管期限、是否進(jìn)館等因素為歸檔文件確定了相應(yīng)的裝訂方式、材料。二、新二、新規(guī)則規(guī)則確定的檔案整理原則確定的檔案整理原則 1、我們?cè)诮庾x原規(guī)則時(shí)，一般認(rèn)為歸檔文件整理的原則就是指兩個(gè)方面：一是歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。（遵循文件的形成規(guī)律，就是歸檔文件整理時(shí)更加注重與文書(shū)處理工作的銜接，通過(guò)確定“件”為整理單位并簡(jiǎn)化整理措施，使文件整理成為文件形成后的自然延續(xù)過(guò)程，符合文件形成的規(guī)律。當(dāng)然也必須考慮辦公自動(dòng)化條件下電子文件的形成規(guī)律。） 二是

8、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（不是所有辦理完結(jié)的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存，整理時(shí)要剔除不歸檔文件，要將不同保管期限的文件區(qū)分開(kāi)來(lái)，為有針對(duì)性地開(kāi)展后續(xù)保管和利用工作打下基礎(chǔ)） 2、新規(guī)則在保留和發(fā)展此兩項(xiàng)原則基礎(chǔ)了體現(xiàn)了新增加的兩個(gè)原則：一是歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。 （充分利用文書(shū)處理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進(jìn)入整理環(huán)節(jié)，同時(shí)，盡量以文書(shū)處理的環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來(lái)組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書(shū)、業(yè)務(wù)人員的工作實(shí)際）二是歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件

9、和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。（在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書(shū)處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，同時(shí)要結(jié)合本單位的情況，弄清確定是紙質(zhì)、電子雙套制，還是紙質(zhì)單套制或電子單套（軌）制，據(jù)此確定整理策略和方法）三、整理流程中幾個(gè)具體問(wèn)題三、整理流程中幾個(gè)具體問(wèn)題 1、組件 按照要求構(gòu)成并規(guī)范排序的文件才能完成組件。 5.1.1 件的構(gòu)成 歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件； 會(huì)

10、議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。（此處兩種方法不絕對(duì)排斥，可以基于習(xí)慣做法、辦公自動(dòng)化情況等因素合理確定。因?yàn)楹笳邔?duì)照電子文件的整理，不會(huì)增加管理層次、影響命名和即時(shí)歸檔。） 有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。 5.1.2 件內(nèi)文件排序 歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在

11、前，來(lái)文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。特殊情況 機(jī)關(guān)工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)、處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)任募牧?，如果按“件”整理，則一次審批、審查、核準(zhǔn)、處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)刃纬傻奈募牧蠎?yīng)作為一件。在排序上，要求結(jié)論性材料在前，其他材料依工作流程順序排列在后。 2、保管期限確定 保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)。 一般是按照國(guó)家檔案局令第8號(hào)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定制定本單位的文書(shū)檔案保管期限表，按表對(duì)照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定文件的保管期限。 在檔

12、案整理實(shí)際操作中，可以在了解各單位檔案保管期限規(guī)定的基礎(chǔ)上，快速靈活掌握保管期限劃分方法，按照一定共性進(jìn)行鑒定。永久（Y）檔案鑒定 主送本單位并有批復(fù)件的文件（合為一件）； 反映本單位人與事的文件；本單位開(kāi)展重要業(yè)務(wù)、執(zhí)法、宣傳、創(chuàng)建活動(dòng)等形成的文件材料；收到的有關(guān)本單位的方針政策性文件（如決定、規(guī)定、辦法、意見(jiàn)等）。 易被忽視的文件材料包括：年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、各類人員名冊(cè)、工資冊(cè)，勞動(dòng)工資年報(bào)，具有長(zhǎng)期法律效率和作用的合同類文書(shū)，活動(dòng)照片和聲像資料。定期30年（D30）檔案鑒定 上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長(zhǎng)期執(zhí)行的方針政策性文件；本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料。 凡注明試行的、暫行的辦

13、法、條例、規(guī)定，非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)，內(nèi)部管理制度，獎(jiǎng)勵(lì)制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程，年度預(yù)、決算，重大項(xiàng)目建設(shè)之外的重要招標(biāo)文件和采購(gòu)合同等均應(yīng)納入。定期10年（D10）檔案鑒定 上級(jí)主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、委、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。 文件數(shù)量不多或比較基層的單位，屬本單位形成的、針對(duì)本單位工作的文件材料，其保管期限可從長(zhǎng)。3、排列 排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過(guò)程。 一是從過(guò)去的“按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列”簡(jiǎn)化為“按時(shí)間結(jié)合事由排列”，這樣更符合辦公自動(dòng)化條件下歸檔文件的整理。 二

14、是5.3.2要求“同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列”， 5.3.3要求“會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列”。 排列操作 在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)進(jìn)行歸檔文件排列；同一事由的歸檔文件應(yīng)集中排列在一起；同一事由內(nèi)歸檔文件按照文件形成時(shí)間順序排列 ；不同事由歸檔文件應(yīng)按照時(shí)間順序排列 ；會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。4、編號(hào) 在歸檔文件整理中，檔號(hào)編制具體體現(xiàn)在兩處：一是歸檔文件目錄中按照檔號(hào)編制要求填寫(xiě)“檔號(hào)”項(xiàng)目，二是在紙質(zhì)文件上鈐蓋歸檔章并填寫(xiě)內(nèi)容。 在原生電子文件管理中，一般進(jìn)行邏輯歸檔的管理系統(tǒng)或模塊，應(yīng)能自動(dòng)生成檔號(hào)，或有自動(dòng)生成檔號(hào)的設(shè)置功能。5、編目 5

15、.5 編目 5.5.1 歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。 5.5.2 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，對(duì)復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來(lái)文內(nèi)容。歸檔文件目錄設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。 a）序號(hào)：填寫(xiě)歸檔文件順序號(hào)。（配合檔號(hào)固定歸檔文件先后順序及簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)作用） b）檔號(hào)：檔號(hào)按照5.4.2-5.4.3編制。 c）文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。沒(méi)有文號(hào)的，不用標(biāo)識(shí)。 d）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。 e）題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“ ”。 f）日期：文件的形成時(shí)間，以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。 g) 密級(jí)：文件密級(jí)按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫(xiě)。沒(méi)有密級(jí)的，不用標(biāo)識(shí)。 h）頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)面總數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。 i）備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。 5.5.3 歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁(yè)面宜橫向設(shè)置（見(jiàn)附錄B 圖B1）。 5.5.4 歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)