試論圖書館年度投資效果的分析方法

1、試論圖書館年度投資效果的分析方法如何分析年度投資效果,是筆者在工作中碰到的一個 棘手問題。最近以來,通過一番思考，形成了幾點不成熟的想法，提供 出來，目的是想得到同行的指教，以期收到“拋磚引玉”之效。一、分析圈書館年度投資效果的依據(jù)關(guān)于分析年度投資效果的依據(jù)，不外乎是兩個方面：一是要看 投資使用的合理，二是要看使用這些投資所產(chǎn)生的經(jīng)濟效益。隨著經(jīng)濟體制改革的深化，各高等院校普遍實行了經(jīng)費分項包 干的辦法，由于財務(wù)制度的不嚴，一些本來不屬于圖書經(jīng)費開支的額 外項目，也擠入了圖書經(jīng)費之列，如行政辦公費和加班補貼費等等。 這些項目，雖然開支的數(shù)目不大，但逐年累積起來，也是十分可觀的。 從目前的實際情

2、況看，個人認為，要完全杜絕這些額外開支是不現(xiàn)實 的，因為它會給圖書館帶來許多不便，但必須要加以控制。這里我們 引入關(guān)于“投資保障率”的概念，其含意是年購書經(jīng)費額占年圖書經(jīng) 費總額的百分比。在通常情況下，這一比率應(yīng)保證在95%以上，這是 衡量一個館對圖書經(jīng)費使用是否合理的標志之一。衡量圖書經(jīng)費使用是否合理的另一標志，是看當年的采購計劃 是否完成，這個計劃是根據(jù)本館的特點和讀者的需求情況所制定的, “它包括數(shù)量、比例、品種、復(fù)本等等,”有的同志提出了 “采購 率”的概念。所謂采購率，就是完成計劃購入的圖書占計劃購入圖 書的百分比。從理論上講，這個比率應(yīng)該是1。的，但由于許多主 客觀因素的影響，實際

3、上難已達到，個人認為，圖書能保證達到80% 以上，期刊保證達到90%以上就算較好的了。要評價圖書經(jīng)費投資的“純”經(jīng)濟效益，是十分困難的。因為 圖書館不象物質(zhì)生產(chǎn)部門或商業(yè)流通部門那樣，可以直接觀察它的經(jīng) 濟價值?！皥D書館的經(jīng)濟效益是以隱蔽的潛在的形式存在的，只有讀 者從利用文獻中所獲得的知識轉(zhuǎn)化為技能并運用于科學技術(shù)和生產(chǎn) 領(lǐng)域之后，才能發(fā)揮它的經(jīng)濟效益，而這又是長期積累、持續(xù)作用的 過程。”因此，圖書經(jīng)費投資的經(jīng)濟效益，只能由圖書館服務(wù)效果 的指標來間接反映。也就是要具體計算文獻的利用率和文獻閱讀率。 需要說明的是，這里所謂的利用率和閱讀率與反映圖書館服務(wù)效果的 利用率和閱讀率，在含意和算法

4、上是不相同的。我們不妨引入“投資 效果利用率”和“投資效果閱讀率”兩個概念。所謂“投資效果利用 率”就是在一定的時間內(nèi)被讀者利用的文獻量與當年文獻入藏量的百 分比；而“投資效果閱讀率”就是在一定的時間內(nèi)被讀者利用的文獻 冊數(shù)與實際借閱人數(shù)的比較。因為計算的是年度投資效益，被讀者利 用的文獻是或借覽冊數(shù)）術(shù)能全部計入，必須要乘上一個常數(shù)k, 根甩多年流通工作的經(jīng)驗，可以把常數(shù)k的值定為0.2（關(guān)于常數(shù)k的論證，本文不擬贅述）。如采用字母s, s2、n分別表示文獻利用量（冊數(shù)），當年文獻入藏量及讀者借閱人數(shù)，則投資效果利用率p: 和投資效果閱讀率p:的表達公式如下：據(jù)報道，圖書的平均使用年限為10

5、-20年，科技報告為10年， 連續(xù)出版物為3 5年，那么五年以內(nèi)的新書的利用率至少可以視為 100%。關(guān)于閱讀率的指數(shù)，國外一般穩(wěn)定在10-20冊，如果考慮到 文獻的使用時效，閱讀新書的指數(shù)應(yīng)為4冊。以上就是分析圖書館年 度投資效果的理論依據(jù)。二、分析圖書館年度投資效果的方法要進行圖書館年度投資效果分析，必須要做好以下幾方面的工作：（一）要制訂詳細的采購計劃完善的采購計劃，不僅是分析投資效果的需要，而且是保證采購質(zhì)量的基本條件。它的內(nèi)容應(yīng)包括要購進圖書的數(shù)量、品種和復(fù)本的具體要求，而不僅只是訂出經(jīng)費分配的比例。只有這樣，才能在實 際的采購工作中掌握主動權(quán)，減少或避免人為的失誤，從而保證采購 工

6、作的全面完成。（二）要完善采購工作的統(tǒng)計制度數(shù)據(jù)是分析的基礎(chǔ)，沒有完善和準確的數(shù)據(jù)，就不會有正確的 分析結(jié)果。圖書館忽視統(tǒng)計工作的現(xiàn)象是存在的。近幾年來，在流通、 閱覽部門已經(jīng)有所加強，而在采購部門正在逐步建立。筆者認為，采 購工作的統(tǒng)計應(yīng)包括計算“文獻收藏率”和“文獻采購率”所描的基 礎(chǔ)數(shù)據(jù)。所謂“文獻收藏率”即指圖書館年文獻收藏量與全國出版發(fā) 行總量（以訂購自錄為準）的百分比，要求分類進行統(tǒng)計。建立這項統(tǒng) 計的目的，在于探討圖書館在成為本著、統(tǒng)文獻迅息中心方面的可能 性。采購人員要在這方面當好館領(lǐng)導(dǎo)的參謀。與采購計劃相對莊，要 做好年末實際采購文獻的數(shù)量、品種和復(fù)本的統(tǒng)計，以便于檢查采購

7、計劃的執(zhí)行情況。編目人員為了提供固定資產(chǎn)的增長情況，也要進行 這方面的統(tǒng)計，但是，兩者的數(shù)據(jù)是不會完全相同的，不能夠互相代 替。（三）綜合分析投資效果的各項指標只有統(tǒng)計數(shù)據(jù)，而無綜合分析，就不能揭示事物的內(nèi)在規(guī)律。 采購人員必須要重視對年投資效果的綜合分析，檢查采購工作中的不 足之處，探討提高投資效果的最佳方案供館領(lǐng)導(dǎo)決策本館工作時參三、投資效果分析實例（一）某館1987年投資保障率的情況（表1）從上表可知，該館1987年的投資保障率達到97%;圖書的平均 采購率為83%,報刊的平均采購率為99%;而文獻利用率達到89%,閱 讀率為3.9冊/人。反映投資效果的全部指標，都達到或接近理想水 平。通過以上分析可以認定，該館一九八七年的圖書經(jīng)費使用是比較 合理的，投資效果處于最佳狀態(tài)。四、結(jié)束語.圖書館年度投資效果分析，是一項經(jīng)常性的工作，它對圖書館 工作具有指導(dǎo)意義，也是財務(wù)部門進行