辦公接電話禮儀有哪些

1、辦公接電話禮儀有哪些職場認識辦公接打電話都是很常見的工作，那么你知道辦公接電話的禮儀有哪些 嗎?下面是小編給大家搜集整理的辦公接電話禮儀文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!公司接電話禮儀有哪些1、電話鈴響后，應及時接聽，一般不得超過三聲，拿起電話筒應先說“您好!*公司”。2、如果來電時該員工不在，其他員工、尤其該部門員工有接聽電話的義務，嚴禁 事不關已，不聞不問而詒誤公務，如發(fā)現(xiàn)此類情況，公司將酌情予以處罰;3、接打電話應簡明扼要，不得在電話中聊天。通話聲音以保證對方聽清楚且不影 響周圍人為宜。4、對方查詢單位的工作情況，如果知情不涉及公司保密，可以如實告訴對方。如 果不知情或涉及到公司保密，可說

2、“對不起，此事我不太清楚。 ”5、若對方要求找人時，可說 “請稍等 ”如;果要找的人不在時，可說 “對不起，他現(xiàn) 在不在，需要我?guī)湍D告嗎 ”如;果對方表明不需要，應禮貌道別。6、對方撥錯電話時，可說 “對不起，您撥錯號碼了，請查準后再撥。 ”7、往外打電話，對方接聽時，應先說 “您好!”，請對方叫人時，可說 “麻煩您叫下*聽電話 ”，若沒有找到，應說 “謝謝您 ”。8、若請對方幫忙，可說 “您可以記錄一下嗎?謝謝 ”、“您可以幫我查一下*嗎?謝 謝?！?、在用電話上傳下達時，應注意語言流暢，簡明準確。對有關部門的電話通知，可說 “請講”、“請稍等，我記錄一下 ”，“請放心，我一定通知到 ”。

3、假如沒有聽清楚，可 說 “麻煩您再重復一遍 ”。10、通話結束時，對方若是客戶或外單位的領導、年長者，要等對方掛斷后，再 放電話。11、在下達通知時，應先問清對方的單位、姓名等有關情況，然后說“請您記錄 ”、“請您復述一遍好嗎 ”、“謝謝 ”、“再見 ”等。12、撥錯電話時，應說 “對不起，我撥錯電話號碼了 ”。13、掛斷電話時應說 “再見 ”。14、公司電話為辦公所用，原則上不允許辦理私事，如特殊情況向部門經(jīng)理以上 的領導請示后可使用，費用登記在發(fā)放工資時予以扣除。15、接打電話應輕拿輕放，不得摔、砸，如造成人為損失，由責任人照價賠償;辦公接電話禮儀1、第二次鈴聲響完是最佳的接聽時機。太快或

4、太慢接聽電話都是不合適的。如果 第一聲響起后立刻拿起話筒，對方會沒有思想準備。就象你希望和某個人講話，如果 他猛然沖到你的面前，你也會嚇一跳的;如果在第三聲響后接聽，對方已經(jīng)有等待的感 覺了。所以我們在第二次鈴聲響過以后拿起話筒是最合適的。如果你在第四聲后才接 聽，應該有道歉的話語，如 “您好!讓您久等了 ”。2、接聽電話的動作。第一聲電話鈴聲響起，我們可以把左手放在電話上，準備用 左手拿話筒，右手進行電話記錄（左手寫字傾向的人恰好相反，用右手準備拿起話筒）3、接聽的第一句話。通常拿起話筒，我們習慣性的第一句話是 “喂”。嚴格來講， “喂”是試話筒的聲音。當接聽電話勝作的一部分時，應該體現(xiàn)精煉

5、、從容的職業(yè)感覺， 所以“喂”這句開場白是必須去掉的。取而代之的應該是問候語。問候語的時段性：9：00以前，早上好;9：0012：00，上午好;12：0013：30，中午好;13：3017：30，下午好;其他時間可以說 “您好 ”。5、電話中的稱謂。詢問對方的姓名時應該說： “請問您貴姓?”，不能直接問 “你叫 什么名字?”。如果對方告訴你他的姓名，應該對姓名中的每一個字進行確認。眾所周 知，姓名就是一個人的代表符號，對姓名的重視可以暗示對他的尊重，同時可以避免 產(chǎn)生 “音同字不同 ”的錯誤。即便知道了對方的全名，在隨后的稱謂中也不要直呼其名， 盡量使用姓+職務”的稱呼方式，或者說X先生、XX

6、女士。6、措辭。電話交談應該語言簡潔、措辭高雅，避免俚語或者不禮貌的語言。7、聲音的把握。有研究顯示，當你與別人交流時，你說話的內(nèi)容對別人的影響占20%，而你的聲音對別人的感染力占到80%。因此，聲音的作用不可小覷。在電話里 應該保持語調(diào)積極、明朗;合適的語速可以控制交流的節(jié)奏，如果對方語速過快，你可 以比他稍慢一點，反之，如果對方說話很慢，你可以比他稍快一點，兩種情況都保持 差距不太大。如果兩個人說話節(jié)奏相差很大，雙方都會感覺到不和諧，會影響雙方的 愉快溝通;總之，聲音的把握能夠經(jīng)營電話交流的感覺，傳遞你積極、鎮(zhèn)定的工作風格。8、微笑的魅力。不要以為電話另一端的人看不見你，就不必在意自己的表

7、情。其 實人的情緒、態(tài)度、聲音、表情、動作等外在與內(nèi)在的狀態(tài)是整體統(tǒng)一的。不要試圖 讓自己板著臉孔卻說出悅耳動聽的語言，即便那樣，你的聲音也是干澀的，毫無感染 力可言。微笑不只是表情，它是一種美好的感覺，在電話里看不到但是感覺的到!9、你的情緒和身體姿態(tài)。如果你趴在辦公桌上接電話，聲音會顯得悶而不暢，會 給對方造成困惑;如果你一邊焦慮其他的事情一邊打電話，對方能夠聽出你有些急切。 因此，掌握情緒、保持良好的身體姿態(tài)是很有必要的。10、正確處理接電話過程中的各種情況。如果對方要找的人不在，應該說“他（她）恰好不在 ”，或者說“公務外出 ”，不要透露同事的去向。若有留言需轉告，應該記錄下 來，以免

8、忘記交給同事，或者因為事情太多而弄錯電話內(nèi)容。如果電話需要轉接，應 該說 “好的，請稍等。”若分機無人接聽轉回總機，應該用第一次接電話的方式接聽。 如果電話中噪音比較大，聽不清對方說話，應該直截了當?shù)母嬖V對方 “對不起，我聽不 清您講話，請您再撥一遍。 ”有時辦公室內(nèi)恰好有客人在，電話鈴聲響起時，應該對客 人禮貌的說明 “對不起，我接個電話。 ”對自己沒有及時接到的電話，應該在二十四小 時以內(nèi)給予回復，如果有特殊的情況沒能及時回復，一定要向對方做一個簡單的解釋。職場接聽電話的禮儀技巧1、“鈴聲不過三 ”原則在電話鈴聲響起后，如果立即拿起，會讓對方覺得唐突;但若在響鈴超過三聲以后 再接聽，是缺乏

9、效率的表現(xiàn)，勢必給來電者留下公司管理不善不好的第一印象，同時 也會讓對方不耐煩， 變得焦急。如果因為客觀原因，如電話機不在身邊，或一時走不 開，不能及時接聽，就應該在拿起話筒后先向對方表示自己的歉意并做出適當?shù)慕忉專?如 “很抱歉，讓你久等了 ”等。如果是在家里接聽電話，盡管沒有必要像在單位里那樣及時，但盡快去接聽是對 對方的尊重，也是一個人的基本禮貌。如果鈴響五聲以上才去接聽，也應向對方表示 歉意。老朋友之間盡管沒有必要做出鄭重其事的道歉，但向對方解釋一下延誤的原因 也是必要的。2、規(guī)范的問候語在工作場合，接聽電話時，首先應問候，然后自報家門。對外接待應報出單位名 稱，若接內(nèi)線電話應報出部門

10、名稱.自報家門是讓對方知道有沒有打錯電話，萬一打錯電話就可以少費口舌。規(guī)范的 電話體現(xiàn)的不僅是對對方的尊重，而且也反映出本單位的高效率和嚴管理。在家里接電話可以有很多選擇，規(guī)范一點的可以用： “喂，你好!”問候對方。當然 在家里接聽電話與工作單位接聽電話有所不同，在家里，關鍵是要讓對方感到親切友 好，而這種親切友好主要是通過接聽電話的人的語調(diào)、語氣來體現(xiàn)的，過于規(guī)范化的 電話反而會讓人覺得 “公事公辦 ”的冷淡。例如：電話開門基本話術 “您好，這里是XX，我是小薛，很高興為您服務。若 兩秒沒有應答，請問有什么可以為您服務的?”;找相關人員， “請稍等”，5秒以內(nèi)，電話人不能接聽，須說明 “您好

11、，XX很快就 來”您好，XX正在XX，請稍等一陣”要找的人不在或不能接聽電話時的處理。這里，特別要注意的是，在詢問對方姓 名前，先告知他要找的人不在。例如：當場不能接聽電話， “您好，XX正在XX，方便讓他等下打給您嗎?”是/否“好的，我記錄了 ”。當事人不在，您好，XX人XXXXX,等他來了我讓他回給您可以嗎？”是/否好 的，我記錄了 ”禁忌：“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等3、接到錯誤的電話也應該禮貌應對 接到錯打的電話，人們很容易忽略了禮貌問題，甚至很粗魯，這是因為人們認為 錯打的電話與自己沒有關系。但事實上，并非錯打的電話都必定與自己沒有關系，有 時，對方也恰恰是與自己

12、有重要關系的人。因此，接聽電話時，最好每一個電話都講 究禮貌，保持良好的接聽態(tài)度。4、要學會記錄并引用對方的名字 接電話時，對對方的談話可作必要的重復，重要的內(nèi)容應簡明扼要的記錄下來， 如時間、地點、聯(lián)系事宜、需解決的問題等。在辦公室工作的人員，應該有意識的訓 練自己的聽辨能力。假如對方是老顧客，經(jīng)常打電話來，一開口就能聽出他或她的聲音，那么可以用 合適的稱謂問好： “您好，王經(jīng)理。 ”這樣一來，會給對方留下特別受到重視的感覺， 增強對方對你的好感。5、 應在對方掛電話后再掛電話 電話交談完畢時， 應盡量讓對方結束對話。 當對方向你說 “再見 ”時， 別忘了你也 應該說 “再見”， 并等對方掛

13、了以后再掛電話， 最好不要一聽到對方說 “再見”就馬上掛電 話，尤其不能在對方一講完話，還沒來得及說 “再見 ”就把電話掛了。若確需自己來結 束，應解釋、致歉。通話完畢后，應等對方放下話筒后，再輕輕地放下電話，以示尊 重。注意掛電話時應小心輕放，別讓對方聽到很響的擱機聲。從平時生活中的點點滴滴做起，形成良好的習慣，不要不關心細節(jié)，因為細節(jié)決 定成敗。接電話時的技巧1、要注意通話時語氣的用法 電話是非常直觀的一種溝通方式，也是一種非常便捷的溝通方式，所以語氣是一 定要注意的，因為對方不僅會注意你的內(nèi)容，同時也非常注意你的語氣，在工作電話 中盡量要采用禮貌用語，要有積極主動的語氣，讓對方產(chǎn)生想與你

14、溝通的心情，這樣 機會就會大很多了。2、來電鈴聲不可超過三次才接 有時候電話響一次就接了，會給人以一種很唐突的感覺，會讓對方感覺認為你壓 根沒心聽他講話，但是當來電響了三次以后再接，會讓對方等的不耐煩、產(chǎn)生焦急情 緒。如果是客戶的話，可能會影響雙方的合作。所以，在電話鈴聲響了兩次后接是最佳的狀態(tài)，但是如果確實分不開身接電話的 時候，電話響了超過了三次你在接起的時候，你應該要向對方表示歉意：說一句讓您 久等了。一般的規(guī)范電話用語：首先應自我介紹，把自己的情況介紹一下，讓對方確定所 打的電話是無誤的，避免了一些因為打錯電話浪費的時間。3、與客戶通電話要堅持后掛電話當對方在與你說再見的時候，同時你也

15、要禮貌的回復對方一下，表示尊重對方， 等對方先把電話掛掉，確認通話結束后你再把電話掛掉。切忌掛電話時要小心不要發(fā) 出過大的聲音。4、隨時記錄 在手邊放有紙和鉛筆，隨時記下你所聽到的信息。如果你沒做好準備，而不得不 請求對方重復，這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他說話。5、自報家門 一拿起電話就應清晰說出自己的全名，有時也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣，一旦對方說出其姓名，你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。6、轉入正題當你接聽電話時，不要 “哼哼哈哈 ”地拖延時間，而應立即做出反應。一個好的開 場白可能是： “您需要我做什么?”當你覺出對方有意拖延時間，你應立即說： “真不巧!我正要

16、參加一個會議，不得不在5分鐘后趕到會場。 ”這樣說會防止你們談論不必要的 瑣事，加速商務談話的進展。關于接聽電話的禮儀1、隨時記錄 在手邊放有紙和鉛筆，隨時記下你所聽到的信息。如果你沒做好準備，而不得不 請求對方重復，這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他說話。2、自報家門 一拿起電話就應清晰說出自己的全名，有時也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣，一旦對方說出其姓名，你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。3、轉入正題當你接聽電話時，不要 “哼哼哈哈 ”地拖延時間，而應立即做出反應。一個好的開 場白可能是： “您需要我做什么?”當你覺出對方有意拖延時間，你應立即說： “真不巧!我正要參加一個會

17、議，不得不在5分鐘后趕到會場。 ”這樣說會防止你們談論不必要的 瑣事，加速商務談話的進展。4、避免將電話轉給他人 自己接的電話盡量自己處理，只有在萬不得已的情況下才能轉給他人。這時，你 應該向對方解釋一下原因，并請求對方原諒。例如，你可以說： “布朗先生會處理好這 件事的，請他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前，應當確定地方愿意你將電話轉 給他人。例如，你可以說： “對于這件事，我們很快會派人跟您聯(lián)系的。 ”5、避免電話中止時間過長 如果你在接電話時不得不中止電話而查閱一些資料，應當動作迅速。你還可以有 禮貌地向對方說： “您是稍候片刻，還數(shù)一會兒我再給您打過去?”讓對方等候時，你可以按下等

18、候鍵。如果你的電話沒有等候鍵， 話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時間超過你所預料的時間，你可以每隔一會 兒拿起電話向對方說明你的進展。如，你可以說： “約翰先生，我已經(jīng)快替您找完了， 請您再稍候片刻。 ”當你查找完畢，重新拿起電話時，可以說： “對不起，讓您久等了 以引起對方的注意。對于接電話的人來講，當需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻，這是可以令 對方接受的。如果有人在你正在通話時打進電話，你可以選擇合適的詞語讓你通話的 人稍候。然后拿起另一部電話說： “你能否稍等?我正在接聽一個電話。 ”如果打來電話 的人只是有一些小事，便可以當即回絕，然后迅即轉向第一個電話，而這個人也會意 識到你很忙而加速你們的討論。什么是 “電話形象 ”?(1)指的是人們在使用電話時，所留給通話對象以及其他在場者的總體印象。一般 來說，它由使用電話時的態(tài)度、表情、語言、內(nèi)容以及時間等各個方面組合而成;(2)