高校圖書館編目業(yè)務外包質量控制研究

1、    高校圖書館編目業(yè)務外包質量控制研究     摘要：本文論述了高校圖書館實施編目業(yè)務外包的現(xiàn)狀、優(yōu)勢及存在的問題，并結合實際工作的經驗，提出了編目業(yè)務外包質量控制對策，即事前、事中、事后的三步控制程序。關鍵詞：高校圖書館，編目外包，質量控制隨著高校圖書館事業(yè)的快速發(fā)展，編目業(yè)務外包走進了許多高校圖書館，解決了圖書館待編圖書積壓的燃眉之急，取得了一定的成效。但編目業(yè)務是一項技術含量較高的工作，其分編質量的高低直接關系到整個書目數(shù)據(jù)體系的規(guī)范、完整和一致，影響著文獻資源共享效果以及圖書的有效利用率。1如果編目外包數(shù)據(jù)質量不過關，圖書館就需要投

2、入大量的人力、物力進行校對和修改，那么編目外包也就失去了“外包”真正的含義，所以編目業(yè)務外包質量是決定編目外包工作成敗的關鍵。本文結合外包數(shù)據(jù)質量控制的實踐經驗，提出了圖書館對外包商提供的編目數(shù)據(jù)進行質量控制的對策。1 圖書館編目業(yè)務外包的現(xiàn)狀、優(yōu)點及存在的問題1.1 編目業(yè)務外包的現(xiàn)狀編目業(yè)務外包既是當前社會發(fā)展的趨勢，也是高校圖書館自身發(fā)展的客觀需要。它不僅能最大限度地節(jié)省高校圖書館的人力、物力、財力資源，而且能從根本上解決高校圖書館采編部門工作壓力大、新書與讀者見面時間過長等老大難問題。目前，各高校圖書館根據(jù)自己的人員及進書量的多少大多實行了編目業(yè)務外包。這一工作的開展，對高校圖書館工作

3、的科學發(fā)展提供了有利條件。21.2 編目業(yè)務外包的優(yōu)點1.2.1 降低成本。編目業(yè)務外包一般都是作為圖書采購中的一個附加條件，書商為了爭取到采購任務，最大限度的讓利圖書館，于是對編目業(yè)務中的部分或全部工作采用免費加工的形式。21.2.2 提高工作效率。編目業(yè)務外包是借助外部人力資源來彌補自身資源的不足，可以節(jié)約人力，將工作人員從簡單但很繁瑣的加工工作中解脫出來，從事更多的研究工作，提高圖書館的信息服務層次。2就天津財經大學圖書館（以下簡稱該館）而言，只有兩名編目人員，近幾年的采書量在逐年增加，無疑加大了編目人員的工作量，致使圖書積壓。實行編目外包后，減輕了編目人員的勞動強度，使其由編目加工工作

4、轉向編目數(shù)據(jù)檢查工作，從而保證了該館的數(shù)據(jù)質量，并且縮短了從進書到流通的時間。1.3 編目業(yè)務外包存在的問題編目外包也存在著許多弊端，外包商因過多考慮經濟效益而降低了對編目質量的要求。為了求得利益最大化，外包公司一般都實行定額管理，為了完成任務，外包編目人員不會花費時間和精力去深入了解圖書館的編目細則，造成編目質量下降3，經常出現(xiàn)的問題主要有：1.3.1 加工不規(guī)范。磁條缺漏、扭結、外漏，給圖書的安全留下隱患；條碼沒貼在規(guī)定的位置、歪斜、模糊、同一本書的兩個條碼號不一致；館藏章加蓋位置不規(guī)范、漏蓋、歪斜；書標張冠李戴、不平整，既不美觀又造成書目信息的錯誤。31.3.2 查重、分類標引不規(guī)范。因

5、疏于查重，造成書目記錄重復；因分類不當、主題標引和分類標引不一致、多卷書、叢書著錄不統(tǒng)一，造成同類圖書歸類不統(tǒng)一，影響書目數(shù)據(jù)的質量。32 編目業(yè)務外包質量控制對策通過對編目業(yè)務外包的現(xiàn)狀、優(yōu)點及存在問題的分析，并對一些已開展此項工作的兄弟館進行調研，筆者認為如果對編目業(yè)務實行全部外包，要保證數(shù)據(jù)質量，圖書館應采取事前、事中、事后的三步控制程序。2.1 事前外包商的選擇、編目業(yè)務文件及管理制度的制訂與培訓2.1.1 認真考察選擇外包商由于外包商的選擇直接關系到業(yè)務外包的成敗，因此顯得尤為重要?？疾焱獍虘獜钠鋸臉I(yè)經歷、企業(yè)規(guī)模、企業(yè)信譽、人員素質、技術實力、工作效率、服務態(tài)度、社會影響等幾方面

6、進行考慮。22.1.2 編目業(yè)務文件及管理制度的制訂在外包工作開展前，我們首先要整理編目工作程序，根據(jù)本館對分類、著錄等方面的特殊要求，編制本館中文圖書種次號中輔助號的使用說明、中文圖書著錄流程圖、編目注意事項及數(shù)據(jù)質量懲罰制度等一系列文件，提供給外包商，使得外包商在處理編目業(yè)務時有章可循，并從思想上引起重視。2.1.3 對外包商的編目人員進行業(yè)務培訓編目工作具有較強的延續(xù)性，且需要較長的實踐積累，對館藏目錄體系的準確把握也不是一蹴而就的事情。因而，一直以來，編目人員的工作崗位保持相對的穩(wěn)定，并且養(yǎng)成了關注細節(jié)、特別在意編目質量的職業(yè)習慣。4所以對外包商的編目人員進行崗前培訓是非常重要的。此外

7、，還應把本館編目中的一些特殊做法和要求向外包商講清楚，使其編目人員掌握本館的一些需要特別注意的細節(jié)。因為在總的圖書分類規(guī)則的指引下，每個圖書館由于其歷史性、學科性等原因都會有別于其他館的分編細則和分編中應注意的事項，因此不管之前這些書商的編目人員分編了多少個圖書館的圖書任務，多么富有經驗，各個圖書館還是要針對本館的圖書分編情況對外包商的編目人員進行崗前培訓，這也是預防書目數(shù)據(jù)錯誤的一條重要途徑。1培訓的主要內容有：（1）圖書分類及索書號的選取是圖書編目的核心業(yè)務，直接關系到圖書館的藏書整序質量，關系到圖書檢索的檢準率和利用率。要詳細介紹本館的分類要求及細則，強調分類的連續(xù)性、歸類的合理性、細分

8、至不同類目級次的習慣性。3特別強調要熟練掌握分類法，不能單純參考cip數(shù)據(jù)或套用其他館的分類；索書號采用分類號加種次號的形式，對于多卷書、叢書、連續(xù)出版物、不同版本書等，種次號后要添加輔助號，這就要求外包商的編目人員要對館藏仔細檢索，熟練掌握取號原則，需要添加輔助號時，應參考本館中文圖書種次號中輔助號的使用說明，避免多卷書、叢書等出現(xiàn)索書號互不相干的現(xiàn)象，方便讀者檢索。（2）文獻著錄。如本館文獻的著錄是依據(jù)calis的著錄規(guī)則，應要求外包商的編目人員應熟練掌握其著錄規(guī)則。對圖書著錄時的各個屬性設置、z39.50的smartport字段的設置、下載calis數(shù)據(jù)時z39.50模塊的參數(shù)設置等應概

9、括成文，以備實際操作中使用參考。（3）避免重復題名。重復題名是編目過程中經常出現(xiàn)的一種錯誤，它的出現(xiàn)使得系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)過于臃腫，給讀者檢索文獻帶來不便。圖書查重不細是主因，所以要求外包商的編目人員通過isbn、題名、責任者等多種途徑查重。多數(shù)重復題名是由于只通過isbn號查重造成，因為自2007年1月1日起isbn由10位升位到13位，也就是說待編圖書中存在著新舊號并存的情況，再版、重印書使用了新號，但是我們使用的讀碼器在一種模式設定下（10位或13位）無法對另一種模式進行識別，所以在圖書查重中只通過isbn號查重，就很可能檢索不出來，從而加大了重復題名出現(xiàn)的幾率。為了避免這一情況的發(fā)生，我們要

10、求外包商的編目人員必須加大查重力度，最大限度地減少重復題名的出現(xiàn)。2.2 事中認真做好數(shù)據(jù)檢查2.2.1 嚴把數(shù)據(jù)質量關圖書編目是一項非常細致的工作，又是圖書館業(yè)務中最基礎的工作，數(shù)據(jù)質量的優(yōu)劣直接影響到圖書的有效利用率。所以在業(yè)務外包后，雖然對外包商的編目人員進行了崗前培訓，但要想達到熟練掌握的程度還需要一個消化的過程，所以應安排專業(yè)技術強、有經驗的編目人員檢查外包商的編目數(shù)據(jù)，嚴把編目數(shù)據(jù)質量關，對錯誤的編目數(shù)據(jù)進行必要的修改和刪除，以確保數(shù)據(jù)質量，方便讀者檢索到所需圖書，更好地為教學科研服務。編目業(yè)務外包初期，對外包商的編目數(shù)據(jù)應采取全面檢查。檢查的重點內容包括：（1）文獻著錄是否標準、

11、規(guī)范；（2）復本是否漏添，復本信息是否正確；（3）不同出版社出版的同種圖書分類是否前后一致；（4）按題名檢索是否出現(xiàn)重復題名；（5）依據(jù)本館中文圖書種次號中輔助號的使用說明檢查多卷書、叢書、連續(xù)出版物、不同版本書的索書號是否正確；（6）在完成每批報表后，利用編目數(shù)據(jù)檢查系統(tǒng)對“錯誤文獻類別”、“錯誤館址”、“重復索書號”進行檢查。2.2.2 及時溝通修改錯誤遇到外包數(shù)據(jù)錯誤或不妥之處應及時通知外包商的編目人員進行修改，并告之如何可以避免相同錯誤重復出現(xiàn)。記錄錯誤數(shù)據(jù)的內容及數(shù)量，并經雙方簽字認可，為下一步落實獎懲措施提供依據(jù)。2.3 事后監(jiān)督與懲罰2.3.1 經常交流，持續(xù)監(jiān)督為了使外包業(yè)務更

12、好地開展下去，圖書館的編目人員和外包商必須互相理解、互相支持，實時溝通，保持密切聯(lián)系。圖書館的編目人員要根據(jù)本館的分編要求，與外包商進行經常性的交流，外包商也要就隨時發(fā)生的問題與圖書館編目人員進行交流，在交流的過程中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而保證編目業(yè)務的順利進行。2.3.2 加強圖書館編目人員的業(yè)務學習編目業(yè)務外包工作的開展并不意味著圖書館的編目人員可以退出這項工作。相反這項工作的開展對圖書館的編目人員提出了更高的要求，要做到：（1）時時關注天津市高等教育文獻信息中心及calls網(wǎng)站上發(fā)布的相關內容；（2）與兄弟館多溝通；（3）對先前編制的一系列文件中的不妥之處及時完善，確保本館的數(shù)據(jù)質量。2

13、.3.3 嚴格執(zhí)行懲罰制度，確保數(shù)據(jù)質量盡管圖書館編目業(yè)務外包具有很多優(yōu)勢，但在具體的管理中，還有一些問題要特別注意。首先與外包商簽訂合同時盡可能考慮全面，如將質量執(zhí)行標準、業(yè)務完成期限、數(shù)量、人員及違約的懲罰措施考慮周全，通過合同更好地約束外包商完成業(yè)務外包。為保證館藏數(shù)據(jù)的質量，制定合理易行的數(shù)據(jù)管理監(jiān)測辦法，通過全面檢查、系統(tǒng)報表追蹤等技術手段進行監(jiān)督，建立嚴格的錯誤懲罰制度。在對外包商的編目數(shù)據(jù)進行檢查時，要以合同和圖書編目準則為依據(jù)，對出現(xiàn)的錯誤進行分析，視情況進行處理。比如：（1）對經常糾正但還重復出現(xiàn)的錯誤應嚴厲處罰；（2）對偶爾出現(xiàn)的錯誤或是因為對編目細則理解不細造成的錯誤，要及時提醒并糾正；（3）如果一段時間內沒有出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，應予以表揚及鼓勵。當然這只是一種手段，目的是為了培養(yǎng)外包商的編目人員的質量意識和責任心，使其養(yǎng)成關注編目細節(jié)的習慣，從而保證數(shù)據(jù)質量。3 結語以上是結合天津財經大學圖書館編目業(yè)務外包實踐總結出來的數(shù)據(jù)質量控制對策。編目外包業(yè)務是21世紀高校圖書館編目工作的發(fā)展趨勢，圖書館引進編目外包業(yè)務，確實提高了效率，為圖書館的發(fā)展帶來了活力和生機，但也存在一些問題。只有在編目業(yè)務外包的各個階段做好質量控制，實施有效的管理和監(jiān)督，才能達到效率與質量的完美結合，使編目外包這一新的業(yè)務工作方式真正達到提高工作效率的作用。參考文獻：1 曹秋霞.高