合同及風險防范管理規(guī)定模版

1、 合同及風險防范管理辦法 合同及風險防范管理辦法1.總則1.1為保障XXXXXX公司及依法訂立并履行經(jīng)營活動中的各類合同，規(guī)范合同管理行為、防范經(jīng)營管理風險，提高管理效能，根據(jù)現(xiàn)行法律法規(guī)和實際情況，特制定本辦法。1.2公司及其他組織之間設立、變更、終止民事權(quán)利義務關(guān)系的標的金額在人民幣xx萬元以上的合同及協(xié)議，適用本規(guī)定，包括房地產(chǎn)買賣類、房屋租賃類、建設工程類、中介類以及其他類型的合同。標的金額不足人民幣xx萬元的上述合同及協(xié)議，可以參照執(zhí)行本辦法。有關(guān)勞動人事合同不適用本辦法。1.3 公司及各子公司均應遵守本辦法規(guī)定。1.4公司內(nèi)部職能部門、分支機構(gòu)不得以部門和分支機構(gòu)的名義對外簽訂合同

2、。各子公司內(nèi)部職能部門、分支機構(gòu)不得以部門和分支機構(gòu)的名義對外簽訂合同。1.5對于合同管理工作中接觸到的商業(yè)秘密，公司員工負有保密義務，并按照公司保密管理規(guī)定執(zhí)行。2.合同管理相關(guān)部門的職責2.1公司及各子公司實行合同主辦部門負責制，即由合同主辦部門負責合同的談判、起草、簽訂、履行、變更解除、爭議解決、統(tǒng)計歸檔等事務。主辦部門負責人可以指定專人作為合同的主辦人員，合同主辦人員應對合同業(yè)務全過程涉及的信息資料的真實性、及時性、完整性負責。主辦部門負責人應當指定本部門的兼職合同管理人員，負責合同檔案管理和合同情況統(tǒng)計工作。對于重大合同，以及公司領(lǐng)導或主辦部門負責人認為有必要組成項目小組的，應當組成

3、以合同主辦人員為主，吸收法律和財務等人員參加的項目小組，在主辦部門負責人協(xié)調(diào)下開展工作。2.2 合同主辦部門主要職責為：2.2.1負責合同前期準備工作（包括調(diào)查核實合同相對方的主體資格、資信狀況、履約能力、公司背景等）；2.2.2主持合同談判工作，負責撰寫各類談判紀要；2.2.3擬定合同草案等相關(guān)文件，按本辦法規(guī)定的程序完成合同的送審、會簽手續(xù)；2.2.4按照審核部門的意見完成合同的修改工作，如主辦部門認為不應采用審核意見的，應作出書面說明；2.2.5負責辦理合同訂立、變更、終止等手續(xù)以及督促合同相對方完成規(guī)定的合同登記、公證或備案等特定手續(xù)；2.2.6負責合同履行，及時解決履行過程中出現(xiàn)的各

4、類問題，并進行合同履行情況的動態(tài)管理；2.2.7建立部門合同管理臺帳、統(tǒng)計、整理和收集合同資料、按公司及各控股子公司的檔案管理規(guī)定保存移交合同檔案和有關(guān)資料；2.2.8配合法務部門處理因合同引發(fā)的相關(guān)訴訟或仲裁。2.3 法務部門主要職責為：1、參與重大合同的前期準備和合同談判，就相關(guān)法律問題提供意見；2、協(xié)助主辦部門草擬合同文本及其他文書；3、審核各類合同的合法性、有效性，提出法律意見；4、協(xié)助處理合同履行過程中發(fā)生的爭議，根據(jù)需要對合同變更、終止提出書面法律意見；5、負責處理合同引發(fā)的相關(guān)訴訟或仲裁；6、負責合同定期統(tǒng)計、動態(tài)分析工作，并督促主辦部門做好合同臺帳登錄工作；7、負責聯(lián)系公司外聘

5、法律顧問，協(xié)調(diào)處理合同相關(guān)事項。8、監(jiān)督檢查合同的訂立、履行情況，就合同中存在的主要問題進行分析研究。2.4 財務部門主要職責為：2.4.1審核合同當事人的財務資信狀況；2.4.2參與重大合同的前期準備和合同談判，就相關(guān)財務問題提供意見；2.4.3對準備簽訂的合同文本中涉及財務的事項進行審核會簽；2.4.4督促、協(xié)助主辦部門及時辦理合同約定的款項收付及資產(chǎn)交付，當出現(xiàn)未按合同約定收付款項、交付資產(chǎn)等履約異常情況時，負責會同主辦部門做出財務分析，并對其可能產(chǎn)生的影響及時報告公司，做好早期預警工作；2.4.5配合合同主辦部門辦理合同變更、終止及爭議處理等事項。2.5 對準備簽訂的合同，公司其他職能

6、部門應當根據(jù)合同具體情況履行審核會簽職責。公司審計監(jiān)察部依其職責對合同的訂立、履行、變更、解除全過程進行審計、監(jiān)察。2.6公司應定期對各控股子公司的合同管理情況進行檢查和監(jiān)督。3.合同的前期準備及談判3.1主辦部門應就下列事項組織專人或項目小組，進行研究、分析，形成初步方案。3.1.1合同預期目標、技術(shù)要求、合同相對方當事人的選擇方式（如招標、比選等）；3.1.2財務預算及市場情況；3.1.3合同相對方當事人的資信調(diào)查，包括：3.1.3.1當事人主體資格，公司法人營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)專業(yè)資質(zhì)；3.1.3.2當事人公司經(jīng)營狀況、有關(guān)財務報表、資產(chǎn)狀況、財產(chǎn)抵押等情況；3.1.3.3履約能力、信譽和資信

7、等級、以往業(yè)績；3.1.3.4經(jīng)辦人（代理人）授權(quán)文件等。3.1.4合同談判的總體策略、合同文本框架。3.2主辦部門應在正式談判之前與對方當事人就合同簽訂的意向和內(nèi)容進行磋商。根據(jù)需要，法務部門和財務部門可分別就法律和財務事項提供意見。3.3合同主辦部門或項目小組應在做好充分前期準備的基礎(chǔ)上開展合同談判。每一次重要談判應編寫談判紀要。3.4合同經(jīng)過談判，達到預定目標的，合同主辦部門可與相對方當事人協(xié)商單方或共同擬定合同草案。合同附有其他附件的，也應一并完成附件的談判，并應與主合同同時擬定。合同設定擔保（含保函）的，應一并完成有關(guān)擔保條款或擔保合同的談判，并及時辦理與擔保相關(guān)的法定手續(xù)和審批程序

8、。4.合同的審批和簽訂4.1合同主要條款達成一致，合同主辦部門認為已具備簽約條件的，應按規(guī)定程序報請批準。報批時應提供下列材料：4.1.1合同會簽表；4.1.2合同文本及相關(guān)附件；4.1.3簽約相對方資信狀況證明等相關(guān)資料；4.1.4合同審核會簽部門認為有需要的，合同主辦部門還應就該合同項目的概況、簽約理由以及需要特別說明的事項等作專題書面說明；4.1.5合同審核會簽部門要求的其他相關(guān)資料。4.2合同主辦部門、法務部門、財務部門及其他審核會簽部門應對報審合同內(nèi)容按本部門管理職責提出明確具體的會簽審核意見。如審核會簽部門認為合同背景不清或者資料不全，可能影響審核工作的，應當通知主辦部門說明或補充

9、。合同審核會簽部門在審核合同草案時，發(fā)現(xiàn)存在重大錯誤、遺漏或其他不妥之處時，應在合同會簽表中明確提出修改意見，需要退改時，應連同全部文件退還合同主辦部門。4.3合同主辦部門應根據(jù)會簽審核意見，進行修改并提出反饋意見。對意見不一致的，由法務部門會同相關(guān)部門進行協(xié)調(diào)，并負責對合同文本的定稿確定最終處理意見。4.4經(jīng)審核無異議的合同報公司法定代表人審定簽署。根據(jù)公司實際情況法定代表人可以書面授權(quán)公司分管負責人審定簽署有關(guān)合同。4.5 公司及各控股子公司可通過辦公自動化（OA）執(zhí)行本章前述各條規(guī)定。4.6涉及公司重大事項的合同應根據(jù)相關(guān)規(guī)定報公司有決策權(quán)的機構(gòu)（指董事會和股東大會）批準后方可簽訂，或者

10、在合同中約定合同經(jīng)公司有決策權(quán)的機構(gòu)批準后方可生效。4.7對重大交易合同，經(jīng)合同主辦部門、法務部門及其他審核會簽部門協(xié)商， 可引入外部專業(yè)機構(gòu)（指獨立財務顧問、法律服務機構(gòu)、審計評估機構(gòu)、工程造價咨詢機構(gòu)等）參與談判、設計交易結(jié)構(gòu)、審閱合同條款。外部專業(yè)機構(gòu)的聘請，按機構(gòu)類別分別由合同主辦部門、法務部門或其他審核會簽部門辦理。4.8對重復使用的合同，可由合同主辦部門擬訂格式合同樣本，公司法務部門對格式合同樣本定期實行一次性法律審核。4.9合同經(jīng)批準后，任何部門和個人不得擅自變更和修改。合同主辦部門申請加蓋合同印章時，應核對確保蓋章文本與批準文本的一致性。4.10合同簽訂一般應使用公司公章或合同

11、專用章。公司公章和合同專用章的使用及保管適用公司印章管理規(guī)定。4.11法律、行政法規(guī)規(guī)定應當辦理批準、登記、公證等手續(xù)或合同當事人認為需要公證、見證的合同，合同簽訂后應當辦理批準、登記、公證、見證等手續(xù)。4.12公司所執(zhí)合同正本份數(shù)原則上不應少于兩份，其中主辦部門留一份歸檔，其余一份送交財務部門備案。法務部門應留存合同電子文檔或合同復印件備查。 5. 合同的履行及爭議處理5.1合同簽訂生效后，主辦部門應指定專人負責按約履行合同義務，對合同履行期限、驗收、交付、資金、入帳、工程進度、時效等內(nèi)容做好動態(tài)管理工作，并督促簽約相對方按約履行合同義務。5.2在合同履行中，若發(fā)生下列重大事項的，合同主辦部

12、門應及時告知法務部門和其他相關(guān)部門，并提出應對措施：5.2.1合同因一方或雙方業(yè)務變化、履約能力變化而需要作重大變更；5.2.2對方當事人發(fā)生歇業(yè)、合并、分立、解散等重大事項；5.2.3對方當事人提出轉(zhuǎn)讓全部或部分合同權(quán)利或義務；5.2.4發(fā)生合同爭議糾紛；5.2.5對方當事人違約或可能違約；5.2.6對方當事人對公司提起或?qū)⒁崞鹪V訟或仲裁；5.2.7發(fā)生不可抗力事件；5.2.8發(fā)生其他與合同有關(guān)的重大事件。5.3合同主辦部門應當于每年年底前對本部門主辦的合同簽訂和履行情況進行統(tǒng)計，制作合同簽訂和履行情況表報送法務部門匯總。 法務部門應當對公司年度合同簽訂和履行情況進行綜合分析，并制作公司合

13、同簽訂和履行情況統(tǒng)計及評價表。5.4合同履行過程中如需變更、轉(zhuǎn)讓和終止的，合同主辦部門應當及時告知公司相關(guān)部門。合同的變更、轉(zhuǎn)讓與終止程序按照合同的簽訂審批程序進行。5.5合同發(fā)生爭議糾紛時，合同主辦部門應負責與對方當事人協(xié)商解決，并及時告知法務部門。5.6合同爭議糾紛經(jīng)協(xié)商仍無法得以解決，合同主辦部門應會同法務部門和其他相關(guān)部門分析、研究，提出處理方案，并報送公司負責人或有決策權(quán)的機構(gòu)進行決策。5.7法務部門負責處理進入司法程序（包括訴訟、仲裁）的合同法律糾紛，合同主辦部門及其他部門應當積極配合并提供相關(guān)證據(jù)資料。5.8 如經(jīng)合同主辦部門和法務部門協(xié)商，認為案件確有必要外聘律師辦理的，由法務部門統(tǒng)一委托。 6.合同信息管理及歸檔6.1合同主辦部門作為合同動態(tài)管理的實施部門，應建立合同統(tǒng)計制度，指定專職或兼職合同管理人員，進行合同檔案資料統(tǒng)計、管理，對已生效的合同文本及相關(guān)權(quán)利證書進行登記、保管。合同主辦部門還應對合同的履行情況、變更情況、糾紛情況等進行動態(tài)管理和統(tǒng)計。6.2合同主辦部門應將合同及與同一合同有關(guān)的所有資料歸集到一起進行整理，定期移交檔案管理部門。與同一合同有關(guān)的資料主要是指合同附件、補充合同、合同會簽表、審核會簽部門書面意見、會議紀要、其他書面材料等合同相關(guān)文件。合同歸檔按照公司檔案管理規(guī)定及公司文件歸檔范圍與保管期限實