某公司文書人事管理知識規(guī)定(doc 16頁)

1、制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-1第一章 總則第一條 本規(guī)定的目的,在于確保文書事務正確且順利進行,促進與提高組織管理工作的效率。第二條 所謂“文書”是指業(yè)務工作上往來公文、報告、會議決議、規(guī)定、契約書 、專利許可證書、電報、各種帳簿、圖表參考書等一切業(yè)務用書類與公文。第三條 全部文書歸公司所有并收藏,任何個人不得私自占有。第四條 必須嚴格保守文書的。第五條 文書按下列要點處置或辦理：1凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達、答復等等,一律以“文書”的形式進行。所有文書的處置都必須以“準確”與“迅速”為原則,必須明確責任。2須請示審批即使在緊急狀況下,以口頭或電話形式

2、處置的事項,事后也必須以文 書形式記錄下來。 第六條 文書的主管原則規(guī)定如下：1文書的收發(fā)、領取與寄送,原則上由總公司總務部庶務科負責。 2分公司或分支機構的文書主管,另有文書管理細則作出規(guī)定。第二章 文書的收發(fā)第七條 到達文書全部由文書主管科室接收,并按下列要點處置。1一般文書予以啟封,分送各部門、科室。2私人文書不必開啟,直送收信人。3須請示審批分送各部門、科室的文書若有差錯,必須立即退回庶務科。第八條 節(jié)假日等規(guī)定工作時間外到達的文書,由值班人員接收后轉交庶務科。 簽發(fā)人責任人簽名制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-2第三章 文書的處理第九條 文書按程度可分為以下幾類

3、。1.須請示審批絕密。指極為重要并且不得向公司內外無關人員泄漏內容的文書。2.須請示審批秘密。指次重要并且所涉及內容不能向公司內外無關人員透露的文書 。3.外密。指不宜向公司以外人員透露內容的文書。4.普通。指非文書。如果附有其他調查問卷之類的重要東西,則另當別論。 5.傳閱。指在本公司內廣為傳閱或傳達的文書。第十條 普通文書的處理原則如下。1.由科長以上級別的主管,負責對文書進行審閱、回答、照會以及其他必要 的處理；或者指定下屬對文書進行具體處理。2.如果遇到重要或異常事項,必須及時與上一級主管取得聯系,按上級指示辦理 。3.如果與各部門、科室有關聯的事項,必須經與各部門、科室的會議后方能予

4、以處理。第十一條 文書的處理原則如下。1.文書原則上由責任者或當事者自行處理。2.指名或親啟文書的寄發(fā),原則上在封面上注明文書所涉及事項的要 點,注明發(fā)文者姓名,由發(fā)文者封緘。3.到達的指名或親啟文書,原則上由信封上所指名者開啟,其他人不得擅自啟封。 如果某主管在職務上有權替代來件所指名者,不受本條規(guī)定約束。 簽發(fā)人責任人簽名制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-3第十二條 文書的閱覽原則如下。1.某文書被閱覽后,閱覽者必須簽字劃押,表示已經閱覽完畢。有必要的情況下, 在文書的空白處填寫閱覽后的意見,轉給或交還文書的 主管。2.有必要在各部門、科室傳閱的文書,必須附上“傳閱登

5、記簿”,按傳閱 登記簿規(guī)定欄目填寫,并最終交還文書主管。第十三條 與各部門、科室有關的文書,在處理意見上如果存在分歧,則由文書的主管部門出面進行磋商；如果不能磋商一致,上報或請示高一級領導,由上級裁決。第四章 請示審批第十四條 請示審批是公司經營的一項重要程序,凡公司經營重要事項,都必須經請示,獲得董事會、總裁、專務董事和常務董事審查、裁決和下文批復之后,方能實行或行事。第十五條 須請示審批事項如下。1職務及重要人事安排。2各種制度性規(guī)定的變更。3重要契約的締結、解除與變更。4訴訟行為。5.與官方機構有關的、各種重要的請求、回執(zhí)、申請等等。6.土地、建筑物以及事務所權利的購買與轉讓。7.大額饋

6、贈、謝禮,以及宣傳廣告費用的開支。8分支機構的增變與升格。9預算與決算事宜。10借款與貸款,以及借貸銀行的開設與變更。11須請示審批重要或高額物品的采購,不急用或不需要物品的轉讓與廉價出售。 12須請示審批定期或不定期刊物的發(fā)刊、修改與廢除,以及費用開支的修訂。13. 有關公司經營的重要計劃與企劃。14其他上述未涉及的重要事項。 簽發(fā)人責任人簽名制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-4第十六條 須請示審批者為分公司主管、分店主管,以及以此基準確定的 主管領導。第十七條 須請示審批的提案文書,必須進行認真斟酌,以便能順利地予 以實施。 第十八條 請示審批的事項,必須以提案文書的

7、方式,經主管呈交總部。如果事情緊急,允許直接以非文書形式請示,但事后必須盡快撰寫請示提案文書上報。第十九條 請示提案文書的內容和順序,包括標題、正文、理由、說明和附錄。提案文書一式多份,分送有關部門如業(yè)務部門、印刷部門、總務部門和財務部門等等。第二十條 請示提案文書必須編號,并注明起草或請示者,所屬分支機構及部門、 科室,并及簽名蓋章。第二十一條 請示審批內容一旦被上級認可并作出決定,則以請示提案書（副本） 替代批復返回請示部門執(zhí)行。第二十二條 請示提案原本由總務部、庶務科保管。第五章 文書的制作第二十三條 文書制作要領如下：1請示審批文書必須簡明扼要,一事一議。語言措詞力求準確規(guī)范。2起草文

8、書的理由必須作出交代,包括起因以及中間交涉過程必須具明,必要情況下附上有關資料與文件。簽發(fā)人責任人簽名制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-53須請示審批必須明確起草文書的責任者,署上請示審批提案者姓名。 4須請示審批對請示提案文書進行修改時,修改者必須認真審閱原件,修改后必須 署名。 第二十四條 文書的起草必須征得主管同意,并且在主管有了明確的決定之后進行 ,文書起草只是一個“文書化”的過程與結果。文書的草案必須予以保存。第二十五條 重要文書或契約書案,必須經過公證,并且在正式文書形成之日前, 必須掌握且附上具有價值的證據或證明文件。第二十六條 文書的署名按下列規(guī)定進行。1

9、公司內文書,如果是一般往來文書,只需主管署名即可；如果只是單純的上報文書,或者不涉及各部門、科室,且內容并不重要的文書,只需部門、科室署名即可；如果是 重要文書,按責任范圍署名總裁、副總裁、專務董事、常務董事,或者有關部門的主管姓名 與職務。 2對外文書,如契約書、責任狀、官方許可申請書、回執(zhí)、通告等重要文書,一律署總裁職務與姓名。如果總裁委托事項,可由指定責任者署名。上列規(guī)定以外的文書,也可署分公司或分支機構主管職務與姓名。第二十七條 文書的蓋章按下列要點進行：1.在正本上必須加蓋文書署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門 、科室章。2.如果文書署名者不在的情況下,加蓋職務替代或代理者印

10、章,且加蓋具體執(zhí)行者印章。在這種情況下,文書存檔前加蓋署名者印章。簽發(fā)人責任人簽名制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-63.須請示審批以部門或公司名義起草的文書,在旁側加蓋有關責任者印章。第二十八條 總裁與公司印章按下列原則使用：1.在有必要加蓋總裁或公司印章時,必須填寫委托申請書,經所屬部門主管認可, 并且加蓋印章之后,向總部總務部門提出。2.總務部主管經審核,簽名蓋章,批準申請。如果有必要則需請示總裁。在事情緊急情況下,可以口頭申請與批準,但事后必須補填申請書。3.在需要總裁簽字的情況下,手續(xù)同前。4.須請示審批經總務部批準后,去印章保管員處加蓋總裁或公司印章。 5.一

11、些帶有公司字樣或總裁職務字樣的其他印章,須經主管同意,直接向印章保管員申請加蓋。第六章 文書的送發(fā)第二十九條 一些需要郵寄或專人遞交的文書,按下列要點進行。必要時給文秘處以回復或回執(zhí)。調查報告不受本條規(guī)定限制。1.文書封面必須明確寫清發(fā)送或接收單位與地址、收件人姓名。并且注明“快遞” 、“郵寄”、“面呈”或“轉交”。2.公司內部文書原則上不作封緘。第三十條 各部門、科室的郵寄文書,必須在發(fā)送前在“發(fā)信登記本” 與“郵資明細帳”上作好登記與填寫。 簽發(fā)人責任人簽名制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-7第七章 電報的處理第三十一條 一切電報都由庶務科受理。第三十二條 有關責任者

12、在接到電報并閱讀后,把電報要點記下,送相關部門、科室傳閱。如果不涉及各部門、科室,只是一般查詢、確認或聯絡性電報,主管科室或部門全權負責予以處理。第三十三條 向外部發(fā)電報時,必須用郵電部門的電報用紙起草電文,呈主管上司或領導審核。1.須請示審批盡量使電文簡明扼要,采用標準的郵政省略符號與簡稱。2.須請示審批注明發(fā)電者姓名、日期以及具體指示,特殊情況下如何處置的辦法與 手段。 第三十四條 須請示審批電報發(fā)出后必須給庶務科以回執(zhí)；并告訴庶務科有無必要催促對方回電。 第三十五條 須請示審批與調查、詢問、聯系等無關的電報,或者一些無關緊要的 電報,由庶務科全權處置。第八章 文書的整理與保存第三十六條

13、文書按內容進行整理,并區(qū)分兩類文書分別保管,一類是尚未完結的文書,另一類是可以歸檔的文書。第三十七條 全部完結的文書,分別按所屬部門、科室、文件程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯,并在“文書保存簿”上作好登記,歸檔保存。第三十八條 制度規(guī)定、不動產權利書、契約書、往來公文與特許專利文書等特別重要的文書,由總務部庶務科填寫“重要文書目錄”后,予以保存。 簽發(fā)人責任人簽名制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-8第三十九條 分公司或分支機構的文書,分為兩類,一類特別重要文書,直接歸主管領導保存；另一類一般文書,留存各部門或科室保管。第四十條 文書的保存年限如下：1永久保存文書,包括章程、股東大會及董事會議記錄、重要的制度性規(guī) 定；重要的契約書、契約書、登記注冊文書、股票關系書類；重要的訴訟關系文書；重要的官方許可證書；有關公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。2保存5年文書,指不需要保存10年的次重要文書。3保存1年文書,指無關緊要的,或者臨時性文書。如果是調查報告原件,則由所在部門主管負責確定保存年限。本條規(guī)定以外的文書保存年限,依法律或部門主管指示。第四十一條 須請示審批 全部重要的文書,一律存放在保險金庫或帶鎖的文件柜之中。 第四十二條 保存期屆滿的文書,以及沒必要繼續(xù)保存的文書,經主管決定,填寫登記廢除理由和