集團公司檔案管理制度規(guī)定方案

1、集團公司檔案管理制度規(guī)定方案集團公司檔案管理制度規(guī)定方案一、目的加強文件檔案管理，標準*有限公司以下簡稱“公司文件檔案的搜集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完好性、精確性和系統(tǒng)性，結(jié)合公司實際，特制定本制度。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的搜集、整理、分類、利用及歸檔。三、術(shù)語和定義一檔案：指公司過去和如今各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣揚等活動中所挺直形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。二檔案管理：就是指檔案的搜集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、供應(yīng)利用等活動。四、職責(zé)一總經(jīng)辦：1、負責(zé)公司檔案的集中管理

2、和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責(zé)催促指導(dǎo)部門檔案管理；2、建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)視和檢查執(zhí)行狀況；3、搜集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4、負責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的平安；5、進步檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；6、負責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理方法、用法學(xué)問。二其他各部門相關(guān)人員：1、負責(zé)在工作變動時，做好或幫助移交工作，并準時通知總經(jīng)辦；2、向總經(jīng)辦移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；3、負責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常搜集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；4、財務(wù)部負責(zé)按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；三各部門檔

3、案主管人員負責(zé)部門檔案的管理。四各部門負責(zé)人負責(zé)對部門檔案管理監(jiān)視檢查。五、工作程序一檔案資料的搜集1、各部門相關(guān)人員負責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進展搜集，并編制部門文件合同管理記錄名目。2、各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進展整理，并編制移交名目每季度向總經(jīng)辦移交。3、歸檔范圍及移交時間：每季度完畢后次月10日前。4、檔案資料的標識，各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)章見后。二檔案資料的日常管理：電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)準時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。文件、合同資料要登記具體信息，并編制文件合同管理記錄名目，以便檢索利用。文件資料、合同要科學(xué)排列，

4、按編號挨次存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在文件檔案柜中。1、檔案借閱(1)借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫借閱審批單。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必需帶出公司查閱的，需按照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準；檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必需當(dāng)面點交清晰，如發(fā)覺遺失或損壞，應(yīng)馬上報告挺直上級；借閱檔案用完后，應(yīng)準時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必需愛惜檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；2、檔案銷毀對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必需寫申請銷毀報告，編制銷毀名目，報總經(jīng)理批準，批準前方

5、可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必需由總經(jīng)辦人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀名目上簽字。最終，把銷毀名目和批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。二檔案管理細那么公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、指令、打算、決議、指示、方案、核準文件、證書等文件；本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；公司的各種工作方案、方案考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；本公司與有關(guān)單位、個

6、人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；本公司干部任免的文件材料、員工嘉獎、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；本公司發(fā)布的各類廣告、宣揚材料；本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；外出公務(wù)活動如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查討論、參與會議等所獲得或形成的檔案資料；財務(wù)檔案資料；各種實物檔案；其他具有利用和保存價值的文件資料。歸檔的文件資料必需完好、真實、精確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必需齊全。一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高用法率文件可以依據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門依據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處

7、理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準后妥當(dāng)保存，總經(jīng)辦以影印本歸檔。聲像檔案攝錄必需具體記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必需是原版，在清楚、完好的特別狀況下可歸檔拷貝件。電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。各種實物檔案獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等必需原件歸檔，并保持其完好無損。3、檔案資料的歸檔時間即時歸檔以下文件含電子、聲像資料等應(yīng)在傳閱、辦理完畢或獲得后即時歸檔：公司規(guī)定的密級文件；重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；合同、協(xié)議書等正本及過程資料；公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工嘉獎、處

8、分、考核的文件材料；其他認為需要即時歸檔的資料。定期歸檔部門應(yīng)在每季度末整理歸檔當(dāng)季度檔案文件，編制檔案清單交總經(jīng)辦；電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應(yīng)實時進展、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。每季度末整理歸檔當(dāng)季度聲像檔案文件，編制檔案清單交總經(jīng)辦，總經(jīng)辦核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。4、檔案交接部門檔案管理人員兼工作變動或離任的，要填寫檔案移交清單，由部門負責(zé)人指定的接收人核實無誤后簽字，總經(jīng)辦見證。5、檔案移交公司的流程經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；總經(jīng)辦依據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每季度提交的檔案清單核對；檔案完好、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上一式兩份簽字，雙方各保存一份；6、檔案保管檔案編號檔案按類別應(yīng)給予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原那么，并且要有肯定范疇，不能籠統(tǒng)模糊。檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照檔案分類編號表，將全部分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用肯定挨次依次排列，以便查閱。檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留假設(shè)干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用。檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織施行修訂。任何部門和個人不得隨便修改。建立檔案名目存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。六、附那么：一適用范圍：本規(guī)定適用于