淺析企業(yè)合同管理存在的問題、原因分析和對(duì)策

1、淺析企業(yè)合同管理存在的問題、原因分析和對(duì)策淺析企業(yè)合同管理存在的問題、緣由分析及其解決對(duì)策企業(yè)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的主體，是以營(yíng)利為目的的經(jīng)濟(jì)組織，其一系列的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都是圍繞合同的建立和履行來進(jìn)展的。合同是經(jīng)濟(jì)雙方為了維護(hù)各自的利益簽訂的書面的文件，是企業(yè)獵取經(jīng)濟(jì)利益的根本保證。因此，企業(yè)合同管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中一項(xiàng)特別重要的內(nèi)容，它應(yīng)當(dāng)包括從合同的簽訂、履行、變更、違約處理、爭(zhēng)議解決等全過程的管理活動(dòng)。一、企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀及存在的問題企業(yè)合同管理是企業(yè)日常管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，合同管理的好壞肯定程度上影響著企業(yè)經(jīng)營(yíng)的好壞。在當(dāng)前企業(yè)合同管理活動(dòng)中，還存在著一些問題，主要包括以下幾個(gè)方面：1.合同管理制

2、度不健全、權(quán)責(zé)不明確企業(yè)的合同管理制度是一個(gè)企業(yè)合同管理的頂層設(shè)計(jì)，表達(dá)著企業(yè)合同管理是否全面、詳細(xì)，它對(duì)組織機(jī)構(gòu)、人員配置、運(yùn)行流程、監(jiān)視檢查、績(jī)效考核等方面都應(yīng)當(dāng)有詳細(xì)的規(guī)定。而一些企業(yè)恰恰在這方面還有待完善，由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)定，使部門間的權(quán)責(zé)分工不明，甚至還存在部門間沖突的局部。有些對(duì)外經(jīng)營(yíng)的一局部業(yè)務(wù)不簽合同的或者補(bǔ)簽合同的現(xiàn)象屢見不鮮，以致于在出現(xiàn)爭(zhēng)議時(shí)很難求證本意。制度不健全，運(yùn)行程序不標(biāo)準(zhǔn)，缺乏對(duì)業(yè)務(wù)合同執(zhí)行的過程監(jiān)控等這些問題最終會(huì)給企業(yè)帶來重大的風(fēng)險(xiǎn)和隱患。2.注重合同的靜態(tài)管理、無視動(dòng)態(tài)管理在目前企業(yè)合同管理中普遍存在著注重靜態(tài)管理，在合同簽訂的階段企業(yè)上下都非常重視的靜態(tài)

3、管理，如在合同的草擬、審批等環(huán)節(jié)比擬重視；而在合同履行階段缺乏、無視管理。實(shí)際操作過程中主要表達(dá)在以下幾個(gè)方面：一是應(yīng)當(dāng)簽訂變更合同的不準(zhǔn)時(shí)簽訂變更合同，產(chǎn)生業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；二是應(yīng)當(dāng)追求法律責(zé)任的由于不重視卻過了訴訟時(shí)效；三是應(yīng)當(dāng)留存的相關(guān)法律證據(jù)缺失而導(dǎo)致官司失敗導(dǎo)致企業(yè)利益受損；四是雙方完全根據(jù)合同履約程度較低，違約現(xiàn)象嚴(yán)峻；以上實(shí)際操作過程中產(chǎn)生的幾個(gè)方面的問題，主要是無視合同的動(dòng)態(tài)管理，對(duì)合同履行期間的監(jiān)控缺乏或者根本沒有有效的監(jiān)控機(jī)制。3.合同風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)薄弱一些企業(yè)對(duì)合同管理的認(rèn)識(shí)缺乏，沒有可以真正的認(rèn)識(shí)到合同管理對(duì)企業(yè)進(jìn)展產(chǎn)生的重要意義，特殊是部門管理層缺乏對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)防范和躲避的意識(shí)，

4、這就造成了企業(yè)合同管理人員缺乏、資金支持缺乏，因此也不會(huì)把企業(yè)的合同管理作為企業(yè)管理的重要內(nèi)容來抓。4.合同管理信息化程度不高，合同風(fēng)險(xiǎn)管理手段落后從當(dāng)前狀況來看，多數(shù)企業(yè)合同管理的信息化建立還比擬薄弱，合同科學(xué)管理的技術(shù)手段還比擬落后。大多數(shù)企業(yè)目前采納的還是對(duì)上級(jí)報(bào)告，對(duì)下級(jí)檢查的傳統(tǒng)做法，動(dòng)態(tài)的全過程的對(duì)合同進(jìn)展監(jiān)管還很難做到，縱向的信息溝通渠道也比擬少，管控的效率普遍偏低。5.合同管理者與企業(yè)管理部門溝通不暢由于合同管理涉及的是多個(gè)部門的職能，在日常運(yùn)行的過程中，合同管理部門往往很難做到與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的充分溝通，不能從業(yè)務(wù)部門的角度去考慮合同管理，這樣就造成了合同管理部門與業(yè)務(wù)相關(guān)部門

5、之間無法達(dá)成全都的看法。在合同審批的過程中，有的程序還比擬冗雜，審批部門及領(lǐng)導(dǎo)繁多，造成效率低下。二、企業(yè)合同管理存在問題的緣由分析通過對(duì)企業(yè)合同管理中存在問題的分析，我認(rèn)為存在問題的緣由主要包括以下幾個(gè)方面：1.企業(yè)對(duì)合同管理的認(rèn)識(shí)缺乏，管理意識(shí)不強(qiáng)我國(guó)的合同管理制度從上世紀(jì)80年月開頭建立至今，合同法律相關(guān)制度進(jìn)展的已經(jīng)較為完善和健全。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)展的過程中，企業(yè)對(duì)于合同的認(rèn)識(shí)程度和重視程度也得到普遍的進(jìn)步，但是從目前狀況來看，大多數(shù)企業(yè)對(duì)于合同文本特別重視，但是對(duì)于合同管理工作確重視程度不夠，缺乏相關(guān)的企業(yè)管理制度和手段。2.合同管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)不高、缺乏根本功由于不同的企業(yè)其業(yè)務(wù)范

6、圍、進(jìn)展戰(zhàn)略、人員素養(yǎng)和管理程度存在差異，企業(yè)合同管理方面也就不盡一樣。一般而言，規(guī)模較大的企業(yè)管理程度、手段以及人員根本素養(yǎng)比擬高，規(guī)模較小企業(yè)那么相反?？傮w來看，多數(shù)中小企業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員都集中在工程技術(shù)方面，而合同管理方面專業(yè)人才確比擬缺乏。由于受到企業(yè)重視程度的影響，多數(shù)合同管理人員缺乏合同、管理、法律以及詳細(xì)業(yè)務(wù)方面的專業(yè)學(xué)問和相應(yīng)的理論閱歷，這就造成了合同管理人員很難有效的進(jìn)展合同管理。3.合同管理機(jī)構(gòu)不健全、人員裝備缺乏正如上一點(diǎn)所述，不同的企業(yè)詳細(xì)狀況是不同的，一般而言大企業(yè)或集團(tuán)公司的機(jī)構(gòu)一般比擬健全，而中小企業(yè)那么不然。合同管理職能一般劃分在如企業(yè)進(jìn)展部下，且許多企業(yè)簡(jiǎn)潔的

7、安排1-2人進(jìn)展合同管理，詳細(xì)工作實(shí)際成了合同檔案管理和簽證審批程序人員，而實(shí)際合同內(nèi)容的審核大多外包給社會(huì)上的律師事務(wù)所。這主要是由于公司的頂層設(shè)計(jì)和領(lǐng)導(dǎo)人員的重視程度所打算的。三、企業(yè)合同管理的解決對(duì)策企業(yè)合同管理的目的就是保證企業(yè)的根本利益，從管理的角度將業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控，避開不必要的法律風(fēng)險(xiǎn)。通過以上的分析，本人從以下幾個(gè)方面提出解決對(duì)策：1.完善合同管理制度企業(yè)合同管理制度是企業(yè)合同管理的頂層設(shè)計(jì)，是企業(yè)合同管理工作的根據(jù)。完善合同管理制度是企業(yè)推動(dòng)合同管理工作的前提和根底。1完善合同管理根底制度。建立科學(xué)合理的合同管理制度，在管理上要權(quán)責(zé)明確、標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)，確保各項(xiàng)合同有法可依。合同管理制

8、度不僅要明確權(quán)責(zé)，還要實(shí)行合同統(tǒng)一管理，規(guī)定合同管理部門要參加到業(yè)務(wù)合同的會(huì)談、起草、資信調(diào)查、合同履行狀況等全過程，實(shí)行全流程管理。還應(yīng)當(dāng)建立管理臺(tái)賬。2建立合同審查制度。合同審查制度至少應(yīng)當(dāng)包括三方面的內(nèi)容：一是合同的合法性。主要是審查主體資格、合同經(jīng)辦人的受權(quán)狀況、內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)、程序是否合法等方面的內(nèi)容；二是合同的嚴(yán)密性。主要包括權(quán)利義務(wù)是否詳細(xì)明確，文字表述是否嚴(yán)謹(jǐn)；三是合理性審查。合同商定的條款是否客觀，內(nèi)容相關(guān)條款間有無相悖。通過建立合同審查制度，可以真實(shí)有效的反映問題，以便更好的應(yīng)對(duì)。3除了以上兩種制度外，還應(yīng)當(dāng)建立健全合同的簽訂流程、合同的履行監(jiān)視、重大合同的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)

9、警管理以及合同管理的績(jī)效考核等等方面的內(nèi)容。2.全面推行合同的全流程管理隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速進(jìn)展，企業(yè)合同中隨時(shí)面臨著法律風(fēng)險(xiǎn)，且隨著企業(yè)戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)范圍以及企業(yè)外部環(huán)境改變而不斷的發(fā)生著改變。因此，企業(yè)合同管理也應(yīng)當(dāng)是動(dòng)態(tài)的全過程管理，以保證企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)進(jìn)展。合同全過程管理是指合同管理部門應(yīng)當(dāng)從事前管理、事中管理、事后管理全流程的監(jiān)視監(jiān)控各項(xiàng)業(yè)務(wù)的執(zhí)行。1事前管理。在合同簽訂前，對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)展策劃和風(fēng)險(xiǎn)防控。合同管理人員會(huì)同業(yè)務(wù)部門人員進(jìn)展合同的策劃，依據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際狀況起草一個(gè)完備有利的合同文本，假如是簽訂方的版本要進(jìn)展仔細(xì)的分析討論，確保各項(xiàng)內(nèi)容和條款實(shí)在可行，權(quán)責(zé)明確，有效的防范由于合同內(nèi)容而產(chǎn)

10、生的合同風(fēng)險(xiǎn)；2事中管理。事中管理即合同執(zhí)行期間的管控，是全過程管理中最難監(jiān)控的一個(gè)階段。首先，企業(yè)合同管理部門要設(shè)置特地的崗位人員對(duì)業(yè)務(wù)合同的執(zhí)行進(jìn)展跟蹤管理，監(jiān)視執(zhí)行，與業(yè)務(wù)部常常經(jīng)溝通溝通以及準(zhǔn)時(shí)的向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)相關(guān)狀況。其次，要建立完善的合同管理工作流程。詳細(xì)應(yīng)當(dāng)包括了文件的審批簽字流程、合同變更流程、付款的審查批準(zhǔn)程序以及跟蹤報(bào)告程序。再者，合同管理部門要充分利用合同給予的權(quán)利，監(jiān)視對(duì)方的合同履行，全面把握合同的進(jìn)度和質(zhì)量，并根據(jù)合同內(nèi)容和期限按期行使自己的權(quán)利，避開損失進(jìn)一步擴(kuò)大。3事后管理。首先需要索賠的準(zhǔn)時(shí)行使索賠權(quán)，避開超過合同愛護(hù)期限而造成更大損失；其次對(duì)完成的合同資料進(jìn)展

11、整理歸檔，作為日后防范法律糾紛的一項(xiàng)重要憑證；再者對(duì)合同履行全流程進(jìn)展評(píng)價(jià)，分析利弊，為今后合同管理總結(jié)閱歷教訓(xùn)。3.建立合同管理的考核與獎(jiǎng)懲制度考核與獎(jiǎng)懲制度是推動(dòng)和落實(shí)企業(yè)各項(xiàng)工作的重要制度。建立合同管理的考核與獎(jiǎng)懲制度可以有效的推動(dòng)企業(yè)合同管理工作，防范和化解各項(xiàng)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)在的進(jìn)步企業(yè)的合同管理程度。企業(yè)合同管理考核的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)涵蓋：合同管理機(jī)構(gòu)職責(zé)的落實(shí)、各崗位人員狀況、合同簽約率、履約率、避開或挽回的經(jīng)濟(jì)損失等等方面的內(nèi)容。制度中要明確規(guī)定在合同管理工作中成果突出，解決合同糾紛效果明顯，實(shí)在削減企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)避開了重大經(jīng)濟(jì)損失的個(gè)人要賜予嘉獎(jiǎng)；對(duì)由于管理人員行為造成企業(yè)損失

12、的要予以懲罰，情節(jié)嚴(yán)峻的要移交司法機(jī)關(guān)處理。4.加強(qiáng)合同管理人員法律培訓(xùn)訓(xùn)練與隊(duì)伍建立企業(yè)合同管理工作做得好壞除了頂層設(shè)計(jì)和領(lǐng)導(dǎo)人員的重視以外，與合同管理人員的自身素養(yǎng)有著特別親密的關(guān)系。因此，加強(qiáng)合同管理人員的自身素養(yǎng)是做好企業(yè)合同管理的重要工作。第一，要不斷的聘請(qǐng)法律方面的相關(guān)人才改善到合同管理工作中來，不能簡(jiǎn)潔的將法律方面的工作外包給律師事務(wù)所；其次，定期不定期的對(duì)合同管理人員進(jìn)展相關(guān)業(yè)務(wù)學(xué)問的培訓(xùn)，這里的業(yè)務(wù)學(xué)問不單單是法律方面的如合同法等，還要加強(qiáng)管理學(xué)問，企業(yè)所在行業(yè)的相關(guān)學(xué)問的學(xué)習(xí)，綜合力量的進(jìn)步才是企業(yè)合同管理所需的專業(yè)人才；第三，要定期不定期的到業(yè)務(wù)部門進(jìn)展深化調(diào)查討論，理解企業(yè)本身業(yè)務(wù)的操作流程，理論和理論的更好結(jié)合才能更加有效的降低風(fēng)險(xiǎn)。5.推動(dòng)企業(yè)信息化建立信息化是現(xiàn)代企業(yè)進(jìn)展的必定趨勢(shì)。企業(yè)合同管理必定會(huì)走向信息化的道路。推動(dòng)企業(yè)信息化建立，企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)各自的實(shí)際狀況逐步推動(dòng)。信息化、智能化的關(guān)鍵就是要削減人為的干預(yù)可能帶來的潛在風(fēng)險(xiǎn)，用較為固定的管理流程和管理標(biāo)