文書工作與檔案管理實訓報告

1、目錄一、 實訓指導1. 實訓名稱2. 實訓日期3. 指導老師4. 同組人5. 實訓目的6. 實訓內容7. 實訓準備二、 訓練一：行政公文技能訓練1 實訓安排2 操作規(guī)范3 場景演練三、 訓練二：商務文書技能訓練1. 實訓安排2. 操作規(guī)范3. 場景演練四、 訓練三：文書處理技能訓練1. 實訓安排2. 操作規(guī)范3. 場景演練五、 五、個人實訓體會一、 實訓指導1. 實訓名稱：文書工作和檔案管理實訓2. 實訓時間：3. 實訓老師：4. 同組人：5. 實訓目的：通過本次實訓，在企業(yè)文書處理過程中，讓學生按照實訓題目進行現場的文書處理的操作演示、情景模擬、案例討論，目的是使學生親身實踐并掌握整個文書處

2、理的工作程序，旨在培養(yǎng)學生的動手能力和實際應用理論知識的能力，使他們能很快熟悉并掌握公司的文書工作。6. 實訓內容：通過給出一些企業(yè)工作中的片段，讓學生根據工作的需要，寫出相應的文書，并對這些不同行文關系和行文方式的文書進行處理，以提高學生處理公文的能力。7. 實訓準備（1） 場地：實訓室：場地布置成秘書辦公室、領導辦公室和會議室等；（2） 物品：a. 秘書室：電話、本子、筆、文件、電腦、文件夾等；b. 領導室：電話、文具、電腦、文件等；c. 會議室：桌、椅、投影儀、問價等。二、 行政公文技能訓練1. 實訓安排：實訓目的1. 掌握行政公文各種穩(wěn)重的寫作格式及注意事項2. 恰當選擇行政公文的文種

3、實訓要求1. 行政公文格式正確，措辭恰當2. 在規(guī)定的時間內完成特別說明1. 注意標題的結構2. 根據給定的材料來完成相應的訓練2. 操作規(guī)范內容操作標準基本要求注意事項標題1. 標題結構合理2. 文種正確1. 行政公文的標題一般常用發(fā)文機關+事由+文種2. 不同的文種有不同的開頭和結束語行政公文的日期用數字書寫結構1. 主送機關、發(fā)文機關2. 落款1. 一份公文只能有一個主送機關2. 落款的地方要加蓋公章正文1. 開頭，按照文種的常規(guī)開頭方式2. 中段，提出問題或者回復都要嚴格按照文種的要求執(zhí)行3. 結尾，用恰當的語句作為結束語1. 請示應當一文一事、不得抄送給下級機關2. 報告中不夾帶請示

4、事項3. 場景演練題目：最近某廣告公司業(yè)務擴展很順利，總經理在會議上著重提出幾個部門業(yè)務員在這次業(yè)務擴展中祈禱不可忽視的作用?？偨浝硐Ｍ镜膯T工都要向這幾位學習，并號召組織這幾個人作業(yè)務經驗談的報告會?，F在，經理給秘書一個任務：明天上班時貼出一份關于對這幾個人的事跡做表揚通報，同時再貼出通知在本周五下午2點在報告廳由幾位業(yè)務員作業(yè)務經驗報告，要求權公司的業(yè)務員及經理級別以上的人去聽。如果你是秘書，請你按此情景完成任務，并起草這兩份文書。請以小組為單位，分角色，將整個公文處理的過程演練出來。（1）劇本a. 總經理在會議室給業(yè)務員開會，并給秘書布置了任務。b. 秘書在秘書辦公室草擬了通報和通知

5、。c. 秘書找到辦公室主任進行了審核無誤后交給領導簽發(fā)并讓領導簽了“用印申請單”。d. 秘書找到了辦公室主任進行復核后來到了繕印部門進行繕印，繕印完成后來到辦公室主任處進行用印。e. 秘書將通報和通知張貼到了公司公告欄并電話邀請優(yōu)秀業(yè)務員進行報告。f. 報告會開始了，秘書主持了報告會。先由總經理進行致辭，后有公司三位優(yōu)秀員工進行演講，發(fā)表心得后報告會圓滿落幕。g. 秘書整理完材料后，向總經理進行了匯報，總經理表示非常的滿意。最后喬秘書將所有文書材料進行了歸檔。（2）內容要求1. 發(fā)文、收文、文件管理、立卷歸檔2. 文件的收發(fā)、登記和分送3. 文件的擬辦、批辦、承辦和催辦4. 文件的擬寫、校對、

6、審核、簽發(fā)、繕印、校對和用印5. 會議、匯報、電話的記錄和整理6. 文件材料的平時歸卷，提供借閱與保管，文件材料的系統整理、編目和歸檔工作7. 處理群眾來信；為機關領導準備有關資料并完成機關領導人交辦的其他文書工作1. 必須及時準備、確保質量、實事求是，注重時效，加強統一管理2. 確保國家機密的安全性、精簡文件、反對官僚主義的文牘主義（3）文書種類a.通用文書目前我國通用的國家行政機關公文共有13種：命令（令）；決定；公告；通告；通知；通報；議案；報告；請示；批復；意見；函；會議紀要。另外還有其他通用文書類型：計劃；總結；簡報；講話稿。b.商務文書商務文書的類型風味很多種，其中有：綜合報告文書

7、，專項報告文書，商務協約穩(wěn)住，商務告啟類文書涉外類商務文書及經濟訴訟文書等。常見的商務文書有：協議書；招標書；投標書；可行性研究報告；企業(yè)簡介等。三、 商務文書技能訓練1. 實訓安排：實訓目的1. 掌握商務文書的寫作格式及注意事項2. 掌握商務文書寫作的要求實訓要求1. 商務文書格式正確，措辭恰當2. 在規(guī)定的時間內完成特別說明1. 注意內容的結構2. 根據給定的材料來完成2. 操作規(guī)范內容操作標準基本要求注意事項標題1. 標題結構合理2. 文種正確標題可以只寫文種，或者是內容+文種不同的商務文書之間內容與格式有差異較大正文1. 開頭，注意開頭與結尾的格式要求2. 主體，正文的主體要求有層次地

8、將主要內容陳述清楚1. 協議書開頭的部分寫明立約的依據、目的、緣由等；主體部分寫明約定的內容。結尾部分的主要內容有：協議書的份數、保存人或單位、有效期限和違約責任、簽署、單位名稱、代表人的姓名、加蓋印章2. 投標書前言概括說明投標方名稱，投標方的基本情況，投標的方針、目標機中標后的承諾等內容；主體要寫明投標項目具體內容和指標，實現指標的具體措施及其他要說明的應標條件和事情；落款包括投標者、投標書制法的日期和投標者通信方式3. 場景演練題目：你所在的新創(chuàng)廣告，近期要給員工提供一次別開生面的業(yè)務培訓，經理讓你草擬此次業(yè)務培訓計劃，經理只是提供給你一個要求，就是計劃書里面要邀請公司內部骨干做報告，其

9、余的有你設想，但一定要突出新穎別致而且能讓員工真正學到東西。請以小組為單位，分角色，將整個公文處理的過程演示出來。（1） 劇本a. 總經理將秘書叫到了辦公室布置了任務。b. 秘書寫了業(yè)務培訓計劃后交給了總經理過目無誤后批準了秘書去開展培訓。c. 秘書首先電話邀請了公司骨干，再邀請了人力資源部部長為員工進行培訓d. 秘書在培訓會當天，首先布置了會場，然后主持培訓會，由部長進行了主要培訓，開展了“角色互換”的趣味游戲，讓各位業(yè)務員充分理解顧客的心理與需求。并了解了各位員工的培訓感想，員工們表示這次培訓十分有意義，學到很多。e. 秘書向總經理報告了本次培訓會的情況，總經理表示十分滿意。f. 秘書對所

10、有文件進行了歸檔。（2） 商務文書寫作要素a.主旨所謂“主旨”，就是指商務文書的中心思想，即作者所要表達的意思。商務文書的寫作并不是為了寫而寫，而應該具有一個明確的目的；換而言之，就是應該對方看到該商務文書后產生作者所希望的感受和行動。在主旨方面，應該遵循“正確，務實，集中，鮮明”的原則。b.材料好的商務文書不是可以一蹴而就的，需要圍繞作者的主旨來收集很多相關方面的素材。例如在政府機關中撰寫政策性的通知，就需要查閱很多以前類似的、與之相關的批文、章程等資料，以確保前后建立起必要的聯系和呼應。在材料方面，應該遵循“收集要多，選擇要嚴，使用要巧”的原則。c.結構另外，好的商務文書還應該具有良好的結

11、構，否則會導致在不應該浪費筆墨的地方花費很多不必要的時間，而需要去強調的內容則被相應的弱化。在結構方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達式、分條列項式”等方式。d.語言如果說主旨、材料以及結構構成了商務文書的骨骼，那么在其中行文的語言就是對其進行填充和豐富的血肉。在語言方面，應該做到“風格平直樸實莊重，表達規(guī)范準確簡練”，最低要求也必須進行拼寫檢查以保證用詞的準確。（3） 商務文書寫作的作用商務文書寫作是很多人工作的一部分；而每個人工作首先都是有私心的，即工作首先是為了生存而不是為了做出貢獻，然后再將私心通過公心來實現公司或單位好，個人才可以好。因此，商務文書寫作對于更好地完成大家的工作是非常重

12、要的。福布斯雜志的創(chuàng)始人馬爾克姆·福布斯曾經說“一封好的商務信函，可以讓你得到一次面試的機會，幫助你擺脫困境，或者為你帶來財富”，也就是說，寫好商務文書在一定程度上能夠給大家?guī)砗艽蟮慕洕?。從另一個角度來看，商務文書寫作與其它任何文本的撰寫一樣，其作用和最終目的都是為了與別人進行某種形式的交流與溝通。而需要強調的一點是，溝通并不僅僅是所傳遞出來的信息，而是被別人理解的信息。如果理解了這一點，那么我們就可以認識到，在日常工作及生活中大家所普遍談及的所謂“溝通的障礙”其實就都是來自于簡單傳遞的單向溝通。因此，在商務文書寫作方面最為重要的一點就是要避免陷入單向溝通的誤區(qū)，時刻站在讀者的

13、角度來思考問題并形成最后的文字表現，讓文書接收方能夠理解自己的意圖，這樣才能發(fā)揮出寫作商務文書的溝通作用。四、 文書處理技能訓練1. 實訓安排實訓目的1. 掌握文書處理的環(huán)節(jié)2. 掌握文書處理的整個過程實訓要求1. 靈活地處理文書2. 做好收文和發(fā)文的程序特別說明1. 注意文書處理的流程2. 根據給定的材料來完成2. 操作規(guī)范內容操作標準基本要求注意事項發(fā)文處理程序1. 公文原稿經擬稿部門負責人審核簽字后，送辦公室核稿，核稿人簽字后，由主管部門審閱簽發(fā)。聯合發(fā)文需要會簽2. 領導根據“六查”的內容進行審核簽發(fā)3. 經領導簽發(fā)后的公文，由辦公室進行登記編號，安排打印4. 公文由擬稿人負責校對。校

14、對人應對打印稿仔細認真核校，如發(fā)現原稿內容有需要修改之處，必須征得簽發(fā)領導同意后方能修改。校對人要在發(fā)文擬稿紙上簽字5. 公文印刷要保證質量，字跡清晰，符合規(guī)范。公文底稿和打印件（兩份）交辦公室存檔6. 填寫發(fā)文登記簿7. 分裝之前先要看文稿紙注明的發(fā)送單位、密級、有無附件等。裝封文件要折疊憑證，并略短于信封長度公文起草、修改和簽發(fā)過程中必須使用鋼筆、簽字筆，以符合存檔要求1. 如密件、急件、親啟件必須分別注明，文件的封口要用膠水封實，不要用書釘封口，絕密文件應該專用密封章或貼密封簽；裝封后，及時發(fā)送2. 郵政編碼、地址、名稱要在發(fā)送文件的信封上寫準確，機關的名稱要寫全稱或通用的簡稱收文處理程

15、序1. 各級來文由辦公室文書統一簽收、拆封，被規(guī)定分類登記、編號，附公文閱辦單送辦公室主任分批2. 由辦公室人員將分批的文件及時分送有關領導批示、閱知，或交有關部門閱處3. 領導批閱文件應及時，并簽署出來一件，若無意見應署名表示閱過4. 凡是需要辦理的文件，由辦公室依照領導的批辦意見或不滿業(yè)務分工情況分送職能部門處理5. 承辦部門要認真研究交辦文件的內容和批辦意見，并抓緊辦理。特急件安限時辦理完畢，急件應隨到隨辦。一般文件營造收到文件后二周內處理完畢6. 屬于本部門職權范圍內的事項，應當由部門自行辦理；涉及兩個以上部門的文件，由主辦部門會同有關部門共同辦理，不得相互推諉，貽誤工作7. 承辦部門

16、要將處理結果填寫咋公文閱辦單上，或將結果通知辦公室8. 對有關部門承辦的文件，辦公室要負責催辦，了解和反饋承辦情況，督促落實文件管理要做到：收文清、運轉快、有反饋、歸檔快傳閱文件時，發(fā)件人要登記送文的時間和份數，文件傳閱退回后，應注明退回時間并核對份數3. 場景演練題目一：上海宏大有限公司在自身發(fā)展歷程中，始終堅持管理創(chuàng)新和技術進步的發(fā)展策略，注重學習、借鑒國外同行經驗，積極引進國外先進技術和管理人才，先后與國外多家知名同行業(yè)公司建立了友好合作關系。為適應經濟全球化和知識經濟時代的挑戰(zhàn)，增強公司國際競爭力， 繁榮和發(fā)展民族保險事業(yè)，公司近幾年還聘請國外著名專業(yè)顧問公司擔任專業(yè)管理顧問，借以提高

17、自身經營管理水平，加快與國際同業(yè)接軌，實現國際一流綜合金融服務集團的發(fā)展目標。展望新的世紀，公司勇于開拓、銳于創(chuàng)新，強化各項經營管理，提升核心競爭力， 力爭在兩年內業(yè)務進入世界500強，業(yè)務品質進入全球400優(yōu)。為響應總公司號召，早日實現進入“規(guī)模500強，品質400優(yōu)” 的目標，上海總公司決定從2007年6月1日起開展“扎實基礎、 提升品質，促進公司產業(yè)持續(xù)快速發(fā)展”活動，主要內容是頭腦風 暴會、主題演講會和合理化建議征文。各部門和各分支機構須在 2007年7月30日前上報活動開展情況。按照活動方案要求：演講會每月設一個主題，全體員工必須積極參與；合理化建議征文活動全體員工必須參與，每月評選

18、出5篇優(yōu)秀征文上報；定期上報活動組織和進行情況。總經理要求秘書擬寫一份文件將此內容發(fā)給各分公司。請根據以上內容，從草擬開始，演示發(fā)文程序的整個過程。題目二：上海宏大有限公司（杭州）分公司收到了總公司的發(fā)文，分公司的經理看后給出批辦意見，要求秘書召集分公司中層以上的領導在本周五下午2點鐘在公司會議室開會，并將此活動交給公關部負責。請根據演示收文的整個過程。（1） 劇本a. 總經理將秘書叫到辦公室，進行了任務的布置。b. 秘書寫好了策劃方案后給總經理過目，總經理對其進行了修改后，讓她去開展活動。c. 秘書先擬寫了通知，交由辦公室主任審核無誤后交由經理簽發(fā)并在“用印申請表”上簽名。d. 辦公室主任復

19、核了通知后秘書來到繕印部門進行了繕印，秘書將繕印好的文書交由辦公室主任進行用印。e. 秘書聯系了分公司的秘書，將文件通過傳真的方式分發(fā)給他們并進行了登記。分公司的秘書接受了文件并進行了登記和簽收并回復總公司已收到文件。（2） 收文與發(fā)文過程中的主要事項在收文的過程中需要注意：a. 簽收：需前臺秘書登記信件登記簿b. 登記：需經理秘書登記收文登記簿c. 審核分送：需辦公室主任填寫文件閱辦單d. 擬辦：需辦公室主任填寫意見e. 批辦：需經理簽字f. 催辦：需經理秘書填寫文件注辦單在發(fā)文的過程中需要注意：a. 草擬：需由秘書完成b. 審核：需秘書將草擬的文件交由辦公室主任審核c. 簽發(fā)：需秘書將辦公

20、室主任審核的文件交由經理簽發(fā)d. 復核：需秘書將修改好的文件交由文件復核e. 繕印：需由秘書將復核好的文件打印、復印f. 用?。盒杞浝砗炛朴糜∩暾垎危儆擅貢鴮⑽募恢赁k公室主任蓋章g. 登記：需秘書將對外發(fā)送的文件登記到發(fā)文登記簿h. 分發(fā)：由分裝和發(fā)送的環(huán)節(jié)（3）個人實訓體會為期一周的文書工作和檔案管理實訓落下了帷幕，這次實訓我們主要所學的是檔案的管理和收發(fā)文件。這次實訓的內容復雜，在班長的幫助下，我們班分成了三個小組。我們三個小組互相督促、互相幫助、互相糾錯。老師給我們分配了四個情景演練，大家一拿到題目就像是無頭蒼蠅，有些無從下手，但是，通過我們查閱相關的資料、書籍，觀看與案例有關的相關

21、視頻，詢問指導老師和專業(yè)知識掌握的較好的學姐，最后運用我們在課堂以及前幾次的實訓過程中所學到的知識及技能，完成了情景演練；在第一次考核的過程中，由于程序過于混亂，從而導致被老師告知重做的后果，我們沒有放棄，一次又一次的重新調整，一次又一次的失敗，大家都有點力不從心，可每個人都沒有把“放棄”兩個字說出口，有了之前累計的失敗的經驗，所有人都對文書處理等工作加深了認識，我們從新安排了操作的流程，使我們的流程，從最初的總經理交代工作事項，到秘書擬定通知、通報、通知相關人員，將擬定的通知通報交由辦公室主任批閱，再將文件交由經理批閱，然后根據經理以及辦公室主任提出的意見對文件進行修改，交由經理核對，得到經

22、理的認同后將文件進行打印、復印，再至經理處填制用印申請單，然后將文件拿至辦公室主任處蓋章，再將文件進行登記，將文件分發(fā)下去，接著安排相關的會議，布置會議室，準備會議所需材料，安排會議相關人員，做好會議紀要，會議結束時，清理會場，最好將會議紀交由經理過目，最后將所有相關的材料、文件進行整理并進行歸檔工作。我們在辦公室收發(fā)文的情景演練中，我了解到原來不同公文有不同的格式和行文順序，發(fā)文也并沒有我想象的那么簡單，實際操作根本沒有課堂教學的那樣簡單，它要經過文件的草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記以及分發(fā)這九個環(huán)節(jié)，所以這次的實訓中，辦公室發(fā)文的流程給我的映像最深。作為一個稱職的文秘人員，最基本

23、的就是要做好文書工作，要做到“及時、準確、安全、統一”四項原則。及時是對文書工作的效率要求。隨著社會發(fā)展節(jié)奏的加快，作為管理手段的文書工作也必須提高自身的適應性。首先必須明確辦文的時限，即規(guī)定每個具體工作環(huán)節(jié)的時間，以確保文書工作的整體效率；其次，要簡化辦文手續(xù)和難度，如提倡“報刊行文”；最后，要采用現代化的手段，以加快辦文速度；準確是對文書工作的質量要求。所謂準確，就是要求不出任何差錯。首先，在文書的擬制過程中，要求嚴格執(zhí)行黨和國家的法律、法規(guī)和政策，做到觀點正確，格式規(guī)范，用語確切；其次，在文書辦理過程中，要體現嚴肅、認真的工作作風，要建立健全各項文書工作的活動原則，合理地設計文書工作程序，改進文書工作人員的工作作風；安全是對文書工作在政治上、物質上的要求。首先要保證文書內容的安全，特別是一些涉及國家機密的文件，要嚴格遵守中華人民共和國保守國家秘密法的有關規(guī)定，建立完善文書的擬制、辦理