公司辦公室日常管理制度

1、辦公室日常管理制度為了加強(qiáng)管理完善各項工作制度，促進(jìn)公司發(fā)展壯大，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)及公司章程的規(guī)定特制訂本管理細(xì)則?？?則1. 為加強(qiáng)公司管理，維護(hù)公司良好形象，特制定本規(guī)范，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)造良好地企業(yè)文化氛圍。2. 本規(guī)定所指行政事務(wù)包括服務(wù)規(guī)范、辦公秩序、辦公室衛(wèi)生規(guī)章質(zhì)度、辦公室用電安、檔案管理、印鑒管理、辦公用品管理等。第一條（一）辦公秩序基本準(zhǔn)則1. 不得大聲喧嘩、大鬧，不許利用計算機(jī)、手機(jī)等高聲播放音樂或歌曲而影響他人工作，也不許談?wù)撆c工作無關(guān)的事及公開對公司內(nèi)部和外部人員發(fā)表直接或間接的評論或牢騷 .2. 個人通訊方式要留存公司， 如有變動及時通知行政

2、部進(jìn)行更新， 若有急事須及時回復(fù)，以免耽誤工作 .3. 保持辦公區(qū)域環(huán)境清潔， 不得在辦公室區(qū)域內(nèi)吸煙； 不得在辦公區(qū)域內(nèi)堆放紙箱、書記或其他雜物；不亂扔雜物、隨地吐痰；保持電話、電腦等辦公設(shè)備清潔；不得在室內(nèi)擺放與工作無關(guān)的物品，下班前保持桌面整潔、座椅歸位。4. 不得在公司電腦上玩游戲 .5. 不得在工作時間進(jìn)行網(wǎng)上聊天或瀏覽、下載與工作無關(guān)的內(nèi)容.6. 未經(jīng)許可，不準(zhǔn)隨意翻動、閱覽他人辦公桌上的文件；廢棄的文件應(yīng)及時銷毀，機(jī)要傳真內(nèi)容不得隨意傳閱泄密 .7. 不得利用公司網(wǎng)絡(luò)資源轉(zhuǎn)發(fā)任何形式的垃圾郵件 .8. 非就餐時間不得吃東西；不允許在辦公室吃早點。9. 不得利用工作時間和 / 或公

3、司設(shè)備干私事 .10. 不得賭博、不得聚眾鬧事、不得使用侮辱語言 .11. 下班后，整理各自區(qū)域辦公設(shè)備（電器關(guān)機(jī)、切斷電源；文件整理整齊） ，最后離 開工作區(qū)域的同事負(fù)責(zé)檢查電源（電燈、電腦、空調(diào)等設(shè)施），門、窗是否關(guān)閉； 如有未關(guān)閉的情況，及時整改 .12. 辦公區(qū)域內(nèi)禁止焚燒雜物或使用明火，不得自行安裝或亂拉電線，防止失火；13. 辦理相關(guān)手續(xù)，不得將公司財產(chǎn)、記錄或其他物品帶出；14. 來客來訪的接待必須在辦公時間內(nèi)進(jìn)行，未經(jīng)特許，非辦公時間不得帶外人進(jìn)入辦公室；15. 在辦公區(qū)域內(nèi)員工手機(jī)應(yīng)調(diào)整為輕聲鈴音，避免個性鈴聲打擾其他人員工作。16. 辦公桌面每日下班前各自進(jìn)行整理，保持桌面

4、整潔、衛(wèi)生，辦公用品擺放整齊（二） 服務(wù)規(guī)范1. 儀表：員工衣著應(yīng)合乎企業(yè)形象， 原則上員工穿著及修飾應(yīng)穩(wěn)重大方、 整齊清爽、干凈利落、服裝整潔、完好協(xié)調(diào)、悅目（不能穿拖鞋、 短褲；女士不能穿吊帶裝、超短裙等；男士不能留長發(fā)、長指甲、面容不清潔等等） .2. 微笑服務(wù)：在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場合，應(yīng)注視對方，微笑答應(yīng)，切不可冒犯對方 .3. 用語：在任何場合用語規(guī)范，語氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩；4. 現(xiàn)場接待：1) 遇到客人進(jìn)入工作場地應(yīng)禮貌勸阻， 上班時間，辦公室內(nèi)應(yīng)保證有 人接待； 原則上公司不允許在辦公室接待親友。2) 如特殊情況， 經(jīng)部門經(jīng)理同意， 可在不影響公司正

5、常營業(yè)的情況下，在接待室或會議室進(jìn)行。5. 電話接聽：接聽電話應(yīng)及時，一般響鈴不應(yīng)超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的支援應(yīng)主動接聽，重要電話做好接聽記錄（包括：時間、地點、任務(wù)、事 件，是否恢復(fù)等） ，嚴(yán)禁占用公司電話時間太長。第二條辦公室用電安全1. 公用區(qū)域用電安全 計算機(jī)、電燈、空調(diào)要做到人在才開，人走就關(guān)。下班后請自覺將辦公室電燈關(guān)閉 .2. 公共電器用電安全 復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等電器用完后請自覺關(guān)機(jī)，防止意外事件發(fā)生同時節(jié)約用電，節(jié)約能源 .3. 個人使用電器設(shè)備下班后，計算機(jī)關(guān)機(jī)，顯示器關(guān)閉；請保持電源插座附近的清潔遠(yuǎn)離水源 .第三條檔案、印鑒管理1. 歸檔范圍： 公司的規(guī)劃、年度

6、計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、 人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知 等具有參考價值的文件材料 ,管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全 .2. 公司印鑒（公章）由總經(jīng)辦 / 辦公室負(fù)責(zé)管理。3. 公司印鑒的使用一律由副總經(jīng)理或總經(jīng)理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人負(fù)責(zé)。4. 公司財務(wù)章由財務(wù)保管，只限于財務(wù)部處理財務(wù)事務(wù)使用。5. 公司業(yè)務(wù)章由總經(jīng)理指定專人管理，只限于業(yè)務(wù)往來事務(wù)處理使用。6. 公司人事章由行政人事部保管，只限于處理人事行政事務(wù)使用。7.

7、蓋章后出現(xiàn)的意外情況有批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。第四條辦公用品管理制度為規(guī)范辦公用品的管理，特制定本制度。1. 辦公用品分為個人領(lǐng)用和部門領(lǐng)用兩種?！皞€人領(lǐng)用” 是個人使用保管用品，如筆、筆記本等，“部門領(lǐng)用”是本部門共同使用的用品 （由部門指定責(zé)任人） ，如：電腦、打印機(jī)等；2. 消耗品可依據(jù)歷史記錄 （如過去半年耗用平均數(shù)） 、經(jīng)驗法則（估計消耗時 間）設(shè)定 .3. 領(lǐng)用管理基準(zhǔn)（如圓珠筆每月發(fā)放一只） ，可隨部門或人員調(diào)整發(fā)放時間； 管理消耗文具應(yīng)限定人員使用，自第二次領(lǐng)用起，必須以舊換新， 但消耗 品不在此限 .4. 管理性辦公用品列入移交，如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如有遺失由部門或人賠償或自購

8、.5. 辦公用品的申請應(yīng)于每月 5 日由各部門提出 “辦公用品申購單” 交辦公室匯總，領(lǐng)用時分別登記，并控制文具領(lǐng)取狀況 .6. 辦公用品嚴(yán)禁取回家私用 .7. 新進(jìn)人員到職時由部門提出辦公有品申請， 向辦公室申請領(lǐng)辦公用品， 并列入領(lǐng)用卡，人員離職時，應(yīng)將剩余辦公用品一并繳交辦公室。第五條名片管理1. 公司名片格式統(tǒng)一由行政部委托供應(yīng)商印制 .2. 公司名片統(tǒng)一便用雙面普通版圓角印刷 .3. 名片申請需提交部門經(jīng)理審批后，由行政部統(tǒng)一安排制作.4. 名片制作至少以文檔形式提前三天申請，申請內(nèi)容需注冊：部門、職位、手機(jī)碼、坐機(jī)號碼、 QQ 碼等等 .5. 新員工入職半個月后方可印刷名片 .6.

9、 職工變動重新印制，員工離職等情況，需將剩余名片交回人力資源統(tǒng)一處理.第七條會議制度目 的為進(jìn)一步規(guī)范公司會議管理，做好上情下達(dá)和下情上報工作，實現(xiàn)公司信息資源在部門之間快速傳遞，確保會議內(nèi)容及議定的事項得到有效落實，以便有效地提升運(yùn)營水平，特制定本制度.一、會議議題1. 每次開會都要有主題，主會人如開專題會議，傳達(dá)公司會議精神，講評部門工作要點及存在問題，落實各項管理措施，幫助下屬解決工作中遇到的因難和問題，并對下一步工作進(jìn)行指導(dǎo)，2. 各部門根據(jù)實際情況，由各部門經(jīng)理決定是否邀請其他部門同事，二、會議要求1. 做好會議記錄， 會議紀(jì)要在公議如開 2 天內(nèi)形成書面材料， 并上傳公司共享文件夾

10、中，以便各部門學(xué)習(xí)與落實會議清神，以使大家共同遵守執(zhí)行。2. 會議組織部門應(yīng)提前做好會議資料，3. 每次會議都要有明確的主題和需要解決的問題， 并圍繞此如開會議不可以在會議時間討論與此無關(guān)話題，三、公議紀(jì)律1. 會議記錄員認(rèn)真記錄會議紀(jì)要，如實按會議制度記錄會議內(nèi)容，參會缺席、遲到等情況，2. 各部門會人員必須準(zhǔn)時，不缺席遲到一分鐘罰款10 元3. 經(jīng)理出差時，會議由副經(jīng)理代理代出席，4. 與會人員一般不得缺席或指定他人代表， 確因個人緊急事務(wù)需要請假的須向會議主持人請假，同時指定專人代為履行職責(zé)。5. 會議由人事部、總經(jīng)辦協(xié)助組織，6. 會場內(nèi)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至震動7. 會議參會者不喧嘩，不竊竊

11、私語，特殊情況會場外聯(lián)絡(luò)，如有違反此規(guī)則，第一次警告，第二次罰款 10 元，第三次罰款 20 元，以此推，四、會后事項1. 會議使用者自覺保持會議室的清潔衛(wèi)生，會議結(jié)束后，應(yīng)將電燈，空調(diào)等設(shè)備電源關(guān)閉，同時清理雜物，椅子歸位，保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔，設(shè)施完好，。2. 會議記錄者為公司的機(jī)要檔案， 保管人員不得擅自外泄， 其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行3. 會議力求實效，會議議定的事項，布置的荼任務(wù)，提出的辦法措施，會議負(fù)責(zé)人要指定專門的人按照實要求進(jìn)行跟進(jìn)， 層層傳達(dá)貫徹務(wù)必使掃行人明確是什么，為什么怎么做， 對經(jīng)常性工作要用制度的形式確定下來， 力求每次會議都有具體的成果，

12、第八條公司人員招聘管理辦法1 、公司各部門因工作需要增加人員時，應(yīng)先提出申請，填寫員工招聘申請表，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交由辦公室統(tǒng)一辦理招聘事宜。2 、辦公室可通過互聯(lián)網(wǎng)、招聘會、報刊招聘廣告、企業(yè)內(nèi)部員工推薦等方式進(jìn)行招聘。3 、員工的甄選，以學(xué)識、能力、品德、體格及適合工作所需要條件為準(zhǔn)。4 、對招聘的人員根據(jù)崗位的重要性、工作的復(fù)雜性進(jìn)行分類，對不同類的人員采取不同的面試程序。對于一般性人員只要經(jīng)過辦公室和用人單位面試后即可使用，對中高級人才在經(jīng)過辦公室和用人單位面試后還需經(jīng)過公司總經(jīng)理的面試，最后確定是否錄用。員工入職、離職管理辦法一、入職1 、新進(jìn)人員經(jīng)面試合格和審查批準(zhǔn)后，由

13、辦公室辦理入職手續(xù)。新入職員工一般試用期 1-3 個月，期滿合格后，方能正式錄用。2 、員工試用期間如因品行不良，工作欠佳或無故曠工者，可隨時停止試用，予以辭退。3 、新入職員工報到時，應(yīng)向辦公室送交以下證件：（ 1 ）畢業(yè)證書、學(xué)位證書原件及復(fù)印件；（ 2 ）技術(shù)職務(wù)任職資格證書原件及復(fù)印件；（ 3 ）身份證原件及復(fù)印件；（ 4 ）一寸半身免冠照片二張；（ 5 ）其它必要的證件。4 、所有新入職員工必須填寫入職申請表，由辦公室、 用人單位、副總經(jīng)理簽署意見后，由總經(jīng)理簽署最終意見。5 、二、離職1 、公司所有員工，不論何種原因離職，均依照本制度辦理。若有特例，須由總經(jīng)理簽字認(rèn)可。2 、員工因

14、故辭職，應(yīng)提前向其部門經(jīng)理及總經(jīng)理提出書面申請，部門經(jīng)理及總經(jīng)理簽字同意后，填寫員工離職交接表辦理離職手續(xù)、交接工作。3 、員工辦理離職手續(xù)時，員工離職交接表部門領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)經(jīng)理、綜合辦主任、 總經(jīng)理簽字后， 將書面申請和 員工離職交接表遞交綜合辦。4 、綜合辦通知財務(wù)部核算離職員工工資，負(fù)責(zé)辦理離職員工社保關(guān)系轉(zhuǎn)移或終止手續(xù)。5 、員工未經(jīng)批準(zhǔn)擅自離開公司者，視為自動離職，作除名處理。除名員工必須按公司規(guī)章制度辦理離職手續(xù)，除名員工若不辦理離職手續(xù)， 公司有權(quán)凍結(jié)其工資或推遲辦理其社保手續(xù)，直到辦妥各項手續(xù)為止 方可結(jié)算薪資。6 、離職人員必須親自辦理離職手續(xù)，并在雙方確定的離職日期辦理完交接

15、手續(xù)，未辦妥離職手續(xù)和完成工作交接者，公司有權(quán)凍結(jié)其工資或推遲辦理其社保手續(xù)，直到辦妥各項手續(xù)為止。7 、員工離職時必須辦妥離職手續(xù)，否則員工本人將承擔(dān)由此造成的損失，必要時將要求其承擔(dān)法律責(zé)任。8 、公司員工的離職工作以保密方式處理，并保持工作連貫、順利進(jìn)行。員工試用及轉(zhuǎn)正管理辦法1 、新入職員工一般試用期1-3 個月，試用期間必須到公司各部門實習(xí)，根據(jù)各部門的實習(xí)內(nèi)容進(jìn)行實習(xí)，并由實習(xí)部門根據(jù)試用期員工的實習(xí)情況如實填寫其實習(xí)情況。2 、新入職員工必須進(jìn)行職前教育培訓(xùn)，由綜合辦負(fù)責(zé)對新員工進(jìn)行如公司概況、 企業(yè)規(guī)章制度、 企業(yè)文化、 員工福利等的教育培訓(xùn)；各用人部門根據(jù)新入職員工的崗位要求

16、對其進(jìn)行相應(yīng)的工作要求、崗位要求、操作規(guī)程、協(xié)作關(guān)系、安全守則、注意事項等內(nèi)容的進(jìn)行教育培訓(xùn)。3 、試用期員工試用期工資為其試用期滿后崗位工資的%(經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)特批的除外 )，4 、試用期員工若有違反公司規(guī)定或被確認(rèn)不適合本崗位工作的，公司可以終止試用期，不與其簽訂勞動合同。5 、員工試用期滿前一周由其個人到綜合辦領(lǐng)取員工考核表認(rèn)真填寫，用人單位和辦公室填寫考核意見， 最后由總經(jīng)理簽署意見。6 、新員工考核合格正式錄用后，公司與其簽訂勞動合同書，并為其繳納養(yǎng)老、醫(yī)療。員工勞動合同、社會保險管理辦法一、勞動合同1 、所有正式錄用人員公司需與其簽訂勞動合同書或勞務(wù)協(xié)議。勞動合同書簽訂時間為 1-3

17、年固定期限合同，續(xù)簽兩次固定期限合同后，簽訂無固定期限合同。2 、 員工與公司簽訂勞動合同（勞務(wù)協(xié)議）后，雙方都必須嚴(yán)格履行合同。員工不得隨便辭職，公司不準(zhǔn)無故辭退員工。3 、合同期內(nèi)員工辭職的，必須提前向公司提出辭職報告，由用人部門簽署意見，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室辦理辭職手續(xù)。4 、員工未經(jīng)批準(zhǔn)而自行離職的，公司不予辦理任何手續(xù)；給公司造成損失的，應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任。5 、 員工必須服從組織安排，遵守各項規(guī)章制度，凡有違反并經(jīng)教育不改者，公司有權(quán)予以解聘、辭退。6 、公司辭退員工時，須提前1 個月通知被辭退者。公司對被辭退及未獲公司續(xù)聘的已簽訂勞動合同的員工，按其在公司的工齡計算每年發(fā)給其1 個月

18、工資，不滿1 年的按 1 年計。7 、聘（雇）用期滿，合同即告終止。員工或公司不續(xù)簽聘（雇）用合同的，到辦公室辦理終止合同手續(xù)。8 、員工嚴(yán)重違反規(guī)章制度、后果嚴(yán)重或者違法犯罪的，公司有權(quán)予以開除。9 、 員工辭職、被辭退、被開除或終止聘（雇）用，在離開公司以前，必須交還公司的一切財物、 文件及業(yè)務(wù)資料， 并移交業(yè)務(wù)渠道。否則，辦公室不予辦理任何手續(xù)，給公司造成損失的，應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任。二、社會保險1 、員工與公司簽訂勞動合同書后，公司需為其繳納基本養(yǎng)老、醫(yī)療保險金、生育保險金。2 、養(yǎng)老、醫(yī)療保險金繳費(fèi)、生育保險金基數(shù)是按員工上年月平均應(yīng)發(fā)工資額來核定，如果上年應(yīng)發(fā)工資額未達(dá)到社會平均工資的60

19、% ，繳費(fèi)基數(shù)按社會平均工資的60% 繳納，如果上年應(yīng)發(fā)工資額超過社會平均工資的60% ，繳費(fèi)基數(shù)則按上年實際應(yīng)發(fā)工資額繳納。3 、養(yǎng)老金企業(yè)繳納費(fèi)率費(fèi)率 20% 、個人繳納費(fèi)率 8% ，醫(yī)療金企業(yè)繳納費(fèi)率 6% 、個人繳納費(fèi)率 2% ，生育保險金企業(yè)繳納費(fèi)率0.9% ，。員工培訓(xùn)管理辦法1 、所有新入職員工必須進(jìn)行職前教育培訓(xùn)，如公司概況、企業(yè)規(guī)章制度、企業(yè)文化、員工福利等的教育培訓(xùn)；各用人部門根據(jù)新入職員工的崗位要求對其進(jìn)行相應(yīng)的工作要求、崗位要求、操作規(guī)程、協(xié)作關(guān)系、安全守則、注意事項等內(nèi)容的進(jìn)行教育培訓(xùn)。2 、為提高員工業(yè)務(wù)、知識技能及發(fā)揮其潛在智能，使公司人力資源能適應(yīng)公司日益迅速發(fā)展的需要，公司將舉行各種教育培訓(xùn)活動，被指定員工，不得無故缺席，確有特殊原因，應(yīng)按有關(guān)請假制度執(zhí)行。3 、各部門應(yīng)該將每次培訓(xùn)的人員和內(nèi)容以書面的形式交由辦公室備案；被指派到外面參加專業(yè)培訓(xùn)的員工，應(yīng)該對在培訓(xùn)過程中所獲得和積累的技術(shù)、資料等相關(guān)信息交由辦公室保管