電子文件歸檔與管理

1、一、電子文件概述二、電子文件的積累收集三、電子文件的歸檔與整理四、電子文件的接收與保管五、電子文件的利用六、電子文件的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范一、電子文件概述（一）電子文件的定義在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 電子文件歸檔與管理規(guī)范（GBT188942002）一、電子文件概述（二）電子檔案的定義機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。 電子檔案移交與接收辦法（征求意見(jiàn)）.2011.6 以前稱(chēng)之為：歸檔電子文件，指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文

2、件。 電子文件歸檔與管理規(guī)范（GBT188942002）一、電子文件概述（三）電子文件的特點(diǎn) 1、電子文件信息的非直讀性 2、電子文件對(duì)系統(tǒng)的依賴(lài)性 3、電子文件的信息與載體相分離性 4、信息存儲(chǔ)的高密度性 5、電子文件信息的可變性 6、信息共享性及不安全性 7、多種信息形式的可集成性 一、電子文件概述（四）電子文件的分類(lèi) 1、文本文件（ text,字或表處理文件）。是指用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號(hào)表達(dá)的文件。 一、電子文件概述（四）電子文件的分類(lèi) 2、數(shù)據(jù)庫(kù)文件(date，數(shù)據(jù)庫(kù)電子文件)。以數(shù)據(jù)庫(kù)形式存在的具有文件屬性的記錄。數(shù)據(jù)庫(kù)、記錄、字段是其三個(gè)層次。 3、圖形文件（g

3、raphic）。指根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線(xiàn)圖，如計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）或繪圖中產(chǎn)生的設(shè)計(jì)模型、圖紙、圖畫(huà)等文件。一、電子文件概述（四）電子文件的分類(lèi) 4、圖像文件（image）。指使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的畫(huà)面，如用掃描儀掃描的各種原件畫(huà)面，用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片等。 常見(jiàn)的圖像文件有： JPG、TIF、PSD、BMP、GIF等 一、電子文件概述（四）電子文件的分類(lèi) 5、影像文件。指使用視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或使用動(dòng)畫(huà)軟件生成的二維、三維動(dòng)畫(huà)等各種形態(tài)畫(huà)面，如數(shù)字影視片、動(dòng)畫(huà)片等。 常見(jiàn)影像文件保存格式：AVI、MPEG-1、MPEG-2、MPEG-4 、RMVB 、RM、FLV等。 一

4、、電子文件概述（四）電子文件的分類(lèi) 6、聲音文件。指用音頻設(shè)備錄入等方式產(chǎn)生的文件。 常見(jiàn)格式：mp3、wav、mid 7、程序文件，即計(jì)算機(jī)程序。 二、電子文件的積累收集（一）電子文件的四個(gè)重要屬性 1、真實(shí)性。文件內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過(guò)傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。文件的真實(shí)性表現(xiàn)在兩個(gè)方面： 一是文件在產(chǎn)生過(guò)程中的真實(shí) 二是文件在產(chǎn)生之后的真實(shí)二、電子文件的積累收集（一）電子文件的四個(gè)重要屬性 1、真實(shí)性 保證電子文件的真實(shí)性主要措施： 一是由技術(shù)部門(mén)建立電子文件操作者可靠的身份識(shí)別與權(quán)限控制制度，并在運(yùn)行過(guò)程中實(shí)時(shí)監(jiān)控。二是設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨

5、時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容,使用數(shù)字水印等。三是對(duì)電子文件采用防錯(cuò)漏、防調(diào)換和防更改的標(biāo)記。四是對(duì)電子印章、數(shù)字簽名等采取防止非法使用或MD5碼校驗(yàn)等措施。二、電子文件的積累收集（一）電子文件的四個(gè)重要屬性 2、完整性 電子文件的完整性包括三個(gè)方面的含義：一是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒(méi)有缺損； 二是作為記錄機(jī)構(gòu)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件數(shù)量齊全，文件之間的有機(jī)聯(lián)系得以揭示和維護(hù)；三是與主文件有關(guān)的支持性、輔助性、工具性文件及相關(guān)參數(shù)齊全。 二、電子文件的積累收集（一）電子文件的四個(gè)重要屬性 2、完整性 主要措施： 一是建立歸檔制度

6、。各單位應(yīng)建立包括電子文件歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求的電子文件歸檔制度。其中的歸檔范圍包括應(yīng)歸檔的電子文件、支持軟件、背景信息和元數(shù)據(jù)。歸檔要求包括電子文件歸檔方式、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類(lèi)型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等。 二、電子文件的積累收集（一）電子文件的四個(gè)重要屬性 2、完整性 主要措施： 二是采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。 文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案（DA/T 46-2009） 基于XML的電子文件封裝規(guī)范 （ DA/T 48-2009 ）二、電子文件的積累收集（一）電子文件的四個(gè)重要屬性 3、可靠性 電子檔案內(nèi)容完全和正確地表達(dá)其所反映的事務(wù)、活動(dòng)或事實(shí)的程度。

7、二、電子文件的積累收集 （一）電子文件的四個(gè)重要屬性 4、可用性 電子檔案可以被定位、檢索、呈現(xiàn)和理解的性質(zhì)。二、電子文件的積累收集 （一）電子文件的四個(gè)重要屬性 4、可靠性 主要的確保措施： 一是確保信息的可識(shí)別性； 二是確保存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性； 三是確保載體的完好性和兼容性。二、電子文件的積累收集（二）電子文件的積累收集要求 1、收集積累范圍 數(shù)據(jù)類(lèi)文件和程序類(lèi)文件 數(shù)據(jù)類(lèi)文件是電子文件的主體，它反映文件的內(nèi)容，是收集積累的主要對(duì)象。 注意：既應(yīng)采集定稿，也應(yīng)注意保存草稿，使歸檔的數(shù)據(jù)能反映各類(lèi)文稿在起草、修改、審核直到簽發(fā)的每一個(gè)環(huán)節(jié)中責(zé)任的意志，以保證歷史的真實(shí)性。二、電子文件的積累收集

8、（二）電子文件的積累收集要求 1、收集積累范圍 數(shù)據(jù)類(lèi)文件和程序類(lèi)文件 程序類(lèi)文件包括操作系統(tǒng)、語(yǔ)言處理系統(tǒng)、用戶(hù)運(yùn)用系統(tǒng)等。 主要是對(duì)程序所做之事的文字描述，對(duì)程序如何做這些事的邏輯描述以及如何修改程序、使用程序的說(shuō)明。 二、電子文件的積累收集（二）電子文件的積累收集要求 2、收集積累的具體要求 （ 1）在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成的電子文件，應(yīng)收集電子文件正本、記錄修改過(guò)程和辦理情況的信息，并記錄電子文件的背景信息及元數(shù)據(jù)。草稿性電子文件，由于不具備正式文件的功能，一般不收集，但法律、法規(guī)等重要文件在其修改過(guò)程中形成的電子文件應(yīng)收集。 二、電子文件的積累收集（二）電子文件的積累收集要求 2、收集

9、積累的具體要求 （2）用計(jì)算機(jī)起草、打印，但不通過(guò)網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)的電子文件，應(yīng)收集其最后稿本，同時(shí)應(yīng)記錄其背景信息。二、電子文件的積累收集（二）電子文件的積累收集要求 2、收集積累的具體要求 （3）對(duì)于采用“雙軌制”的單位，一是除保存紙質(zhì)文件外，還應(yīng)保存與正式文件內(nèi)容相同的發(fā)文電子文件；將應(yīng)歸檔的紙質(zhì)收文掃描為電子文件。二是電子文件的密級(jí)、保密期限、保管期限等應(yīng)與紙質(zhì)文件的一致。三是在電子文件與紙質(zhì)文件雙方標(biāo)識(shí)參照關(guān)系，如在電子與紙質(zhì)文件目錄中注明紙質(zhì)與電子文件的參照檔號(hào)。 二、電子文件的積累收集（二）電子文件的積累收集要求 2、收集積累的具體要求 （4）收集電子文件時(shí)，必須收集與之適應(yīng)的軟硬件環(huán)境

10、、元數(shù)據(jù)和背景信息等。 在通用的軟硬件環(huán)境 下形成的電子文件，對(duì) 軟硬件條件及相關(guān)參數(shù)要有明確記錄 ；在特殊軟硬件環(huán)境下形成的電子文件，對(duì)軟硬件及相關(guān)參數(shù)要進(jìn)行收集。對(duì)收集的電子文件要進(jìn)行登記，以防遺漏，同時(shí)也便于查找。并要對(duì)電子文件逐一備份，在特殊情況下可制成紙質(zhì)復(fù)制件或縮微品，以防計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)生故障而造成電子文件無(wú)法讀取的不可挽回的損失。在管理制度上，應(yīng)將電子文件收集視為電子文件責(zé)任者的一項(xiàng)重要任務(wù)，要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。二、電子文件的積累收集（二）電子文件的積累收集要求 2、收集積累的具體要求 這份文件是誰(shuí)起草，哪些人參加辦理過(guò)程，做過(guò)什么樣的修改，在什么時(shí)間？計(jì)算機(jī)文件的格式，大小，用什么編

11、輯、查看軟件？背景信息元數(shù)據(jù)附件電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)二、電子文件的積累收集（二）電子文件的積累收集要求 2、收集積累的具體要求 （5)電子文件的格式 電子文件的格式必須統(tǒng)一。如為非通用格式，應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用格式；當(dāng)無(wú)法轉(zhuǎn)換時(shí)，應(yīng)收集其相關(guān)軟件。 二、電子文件的積累收集（二）電子文件的積累收集要求 2、收集積累的具體要求 類(lèi)型說(shuō)明格式文本文件文字、表格等XML、RTF、TXT 圖像文件掃描的圖像等JPEG、TIFF 影像文件數(shù)碼攝像片等MPEG、AVI 音頻文件數(shù)碼錄音等WAV、MP3 對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱(chēng)、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文

12、件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則應(yīng)連同專(zhuān)用軟件一并收集。二、電子文件的積累收集（二）電子文件的積累收集要求 2、收集積累的具體要求 （6）定期制作電子文件的備份。 在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離生成環(huán)境進(jìn)行存儲(chǔ)，生成電子文件的環(huán)境也要作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。 （7）填寫(xiě)電子文件登記表。 三、電子文件的歸檔與整理（一）電子文件的鑒定 1、電子文件的內(nèi)容鑒定 內(nèi)容鑒定也稱(chēng)為內(nèi)容價(jià)值鑒定和內(nèi)容分析，是根據(jù)電子文件自身所反映的狀況和信息內(nèi)容來(lái)確定的電子文件的檔案價(jià)值和保管期限，也傳統(tǒng)意義的鑒定工作的核心。 主要包括了是否具有檔案價(jià)值、分類(lèi)、保管期限和密級(jí)等等。三、電

13、子文件的歸檔與整理（一）電子文件的鑒定 2、電子文件的技術(shù)鑒定 （1）真實(shí)性鑒定 要對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確定其與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。 第一，必須了解電子文件的原始狀況，即正式生成或收到時(shí)的狀況； 第二，就了解文件的元數(shù)據(jù)以及文件在處理過(guò)程中歷經(jīng)的變動(dòng)（審批、修改、批辦和處理情況）和受到訪(fǎng)問(wèn)的情況。三、電子文件的歸檔與整理（一）電子文件的鑒定 2、電子文件的技術(shù)鑒定 （2）有效性鑒定 電子文件經(jīng)過(guò)存儲(chǔ)、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后，其信息是否仍可識(shí)別；光盤(pán)、磁盤(pán)、磁帶等是否可用；在規(guī)定的系統(tǒng)中是否可用等。 三、電子文件的歸檔與整理（一）電子文件的鑒定 2、電

14、子文件的技術(shù)鑒定 （3）完整性鑒定 電子文件的不同稿本是否齊全；同一稿本是否齊全；電子文件的職能活動(dòng)、作用、辦理過(guò)程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等背景信息是否齊全；電子文件的元數(shù)據(jù)（包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)）是否齊全。三、電子文件的歸檔與整理（一）電子文件的鑒定 2、電子文件的技術(shù)鑒定 （4）無(wú)病毒鑒定 （5）載體狀況鑒定 三、電子文件的歸檔與整理（一）電子文件的鑒定 3、電子文件的技術(shù)鑒定的方法 （1）對(duì)電子文件信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)閱讀檢查； （2）發(fā)揮元數(shù)據(jù)的作用，檢查電子文件信息記錄制度； （3）對(duì)電子文件形成時(shí)

15、間和作者身份檢驗(yàn)； （4）檢查電子文件的傳遞方式、格式、狀況以及保存方法； （5）從技術(shù)上、法律上對(duì)電子文件信息的客觀進(jìn)行認(rèn)定。三、電子文件的歸檔與整理（二）電子文件的歸檔 1、電子文件的歸檔范圍 電子文件的歸檔范圍參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。（電子文件歸檔與管理規(guī)范） 紙質(zhì)文件材料歸檔主要是指機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍三、電子文件的歸檔與整理（二）電子文件的歸檔 2、電子文件的歸檔方法 電子文件的歸檔，按照鑒定標(biāo)識(shí)進(jìn)行。電子文件的歸檔可分兩步進(jìn)行，對(duì)實(shí)時(shí)進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔時(shí)，應(yīng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟

16、件、版本、數(shù)據(jù)類(lèi)型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。三、電子文件的歸檔與整理（二）電子文件的歸檔 2、電子文件的歸檔方法 邏輯歸檔指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。 物理歸檔指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。三、電子文件的歸檔與整理（二）電子文件的歸檔 3、電子文件的歸檔要求 （1）凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔。 （2）把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。三、電

17、子文件的歸檔與整理（二）電子文件的歸檔 3、電子文件的歸檔要求 （3）推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為:只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。不允許用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。 （4）存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。三、電子文件的歸檔與整理（二）電子文件的歸檔 3、電子文件的歸檔要求 （5）特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件。 （6）將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表 （7）對(duì)需要長(zhǎng)期保

18、存的電子文件，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄。 （8）歸檔完畢，電子文件形成部門(mén)應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。 三、電子文件的歸檔與整理（三）電子文件的整理 1、電子文件的分類(lèi) （1）一般的機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位電子文件可直接采用“年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”的分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)。 （2）電子文件數(shù)量大、現(xiàn)代化程度高的單位可采用“保管期限年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”的分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)。三、電子文件的歸檔與整理（三）電子文件的整理 2、電子文件的排列與編號(hào) 按“事由時(shí)間”順序排列 同一事由間電子文件按時(shí)間（用于一般電子文件）、重要程度順序排列（主要用于會(huì)議材料、統(tǒng)計(jì)表、案件材料等）

19、不同事由間電子文件按時(shí)間、問(wèn)題、重要程度、機(jī)構(gòu)等方法排列三、電子文件的歸檔與整理（三）電子文件的整理 3、電子文件的編目 （1）應(yīng)編制歸檔電子文件目錄。 （2）歸檔電子文件目錄為表格式文件。除以子目錄的形式存放每份歸檔電子文件的文件夾中外，還應(yīng)以一批移交的電子文件為單位編制同一批歸檔電子文件目錄。 （3）電子文件目錄應(yīng)編制程序，由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)形成。三、電子文件的歸檔與整理（三）電子文件的整理 3、電子文件的編目 電子文件稿本代碼:M-草稿性電子文件；U-非正式電子文件；F-正式電子文件。 電子文件類(lèi)別代碼:T-文件文件；I-圖像文件；G-圖形文件；V-影像文件；A-聲音文件；O-超媒體鏈結(jié)文

20、件；P-程序文件；D-數(shù)據(jù)文件。三、電子文件的歸檔與整理（三）電子文件的整理 3、電子文件的編目 存儲(chǔ)歸檔電子文件的每一個(gè)載體中應(yīng)同時(shí)存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的說(shuō)明文件和電子檔案目錄。 說(shuō)明文件為文本文件（用TXT文檔編寫(xiě)），內(nèi)容應(yīng)包括全宗號(hào)、全宗名稱(chēng)、歸檔年度、制作人、檢查人及檢查時(shí)間等。三、電子文件的歸檔與整理（三）電子文件的整理 3、電子文件的編目 存儲(chǔ)歸檔電子文件的每一個(gè)載體中應(yīng)同時(shí)存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的說(shuō)明文件和電子檔案目錄。 說(shuō)明文件為文本文件（用TXT文檔編寫(xiě)），內(nèi)容應(yīng)包括全宗號(hào)、全宗名稱(chēng)、歸檔年度、制作人、檢查人及檢查時(shí)間等。四、電子文件的接收與保管（一）電子文件的接收 對(duì)歸檔

21、電子文件，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真檢驗(yàn)。在檢驗(yàn)各格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門(mén)，進(jìn)行集中保管。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但仍需履行相應(yīng)的手續(xù)。四、電子文件的接收與保管（一）電子文件的接收 文件形成單位在移交電子文件之前，檔案保管部門(mén)在接收電子文件之前，均應(yīng)對(duì)歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率達(dá)到100%時(shí)方可進(jìn)行交接。四、電子文件的接收與保管（一）電子文件的接收 檢驗(yàn)項(xiàng)目如下: -載體有無(wú)劃痕，是否清潔； -有無(wú)病毒； -核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)； -核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全； -對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)

22、核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。 四、電子文件的接收與保管（一）電子文件的接收 檢驗(yàn)結(jié)果分別由移交單位、接收單位填入電子檔案移交與接收登記表。登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案保管部門(mén)自存。 檔案保管部門(mén)應(yīng)按照要求及檢驗(yàn)項(xiàng)目對(duì)歸檔電子文件逐一驗(yàn)收。對(duì)檢驗(yàn)不合格者，應(yīng)退回形成單位重新制作，并再次對(duì)其進(jìn)行檢驗(yàn)。四、電子文件的接收與保管 （一）電子文件的接收 檢驗(yàn)結(jié)果分別由移交單位、接收單位填入歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表。登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案保管部門(mén)自存。 檔案保管部門(mén)應(yīng)按照要求及檢驗(yàn)項(xiàng)目對(duì)歸檔電子文件逐一驗(yàn)收。對(duì)檢驗(yàn)不合格者，應(yīng)退回形

23、成單位重新制作，并再次對(duì)其進(jìn)行檢驗(yàn)。四、電子文件的接收與保管（二）電子文件的保管 1、 保管要求： （1）歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。 （2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 （3）存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。 （4）環(huán)境溫度選定范圍:172O；相對(duì)濕度選定范圍:35%45%。 歸檔電子文件在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。四、電子文件的接收與保管（二）電子文件的保管 磁性載體 應(yīng)存放于防磁柜中四、電子文件的接收與保管（二）電子文件的保管 2、有效性保證 1、歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門(mén)每年均應(yīng)對(duì)電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢

24、查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。保留期滿(mǎn)后對(duì)可擦寫(xiě)載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。四、電子文件的接收與保管（二）電子文件的保管 2、有效性保證 2、對(duì)磁性載體每滿(mǎn)2年、光盤(pán)每滿(mǎn)4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。 3、對(duì)磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。 4、檔案保管部門(mén)應(yīng)定期將檢驗(yàn)結(jié)果填入歸檔電子文件管理登記表。四、電子文件的接收與保管（二）電子文件的保管 3、數(shù)據(jù)的遷移 遷移指將源系統(tǒng)中的電子

25、文件向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法與過(guò)程。 遷移是隨計(jì)算機(jī)軟硬件變化適時(shí)改變數(shù)字信息格式 的一種處理過(guò)程，其要求軟硬件具有良好好兼容性，能夠讀取多種格式，并保證遷移的內(nèi)容真實(shí)和使用功能。 遷移技術(shù)是保護(hù)數(shù)字信息長(zhǎng)期存取的有效選擇。四、電子文件的接收與保管（二）電子文件的保管 3、數(shù)據(jù)的遷移 對(duì)庫(kù)存電子檔案進(jìn)行遷移操作前，檔案部門(mén)應(yīng)會(huì)同技術(shù)部門(mén)制定嚴(yán)密的遷移操作計(jì)劃。庫(kù)存電子檔案必須在完整、準(zhǔn)確和有保障的前提下進(jìn)行更新復(fù)制。復(fù)制或補(bǔ)救新版后，原舊版或有問(wèn)題的載體仍需保存3年。遷移工作完成后應(yīng)填寫(xiě)歸檔電子文件遷移登記表。 五、電子文件的利用（一）電子文件利用的特點(diǎn) 1、電子文件不再受“孤本”的限制，

26、一份文件可供所有需要的人共享； 2、電子文件具有良好發(fā)復(fù)用性，重復(fù)利用不會(huì)留下老化的痕跡； 3、電子文件利用可能采用交互式，為用戶(hù)提供各種形式靈活的需求服務(wù)； 4、電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地利用成為可能； 5、電子文件可以使用者不受時(shí)間的限制，隨時(shí)利用自己所需要的電子文件信息。五、電子文件的利用（二）電子文件利用的方式 在線(xiàn)利用和非在線(xiàn)利用 1、在線(xiàn)利用即是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行電子文件的利用活動(dòng)。其包括了： （1）計(jì)算機(jī)網(wǎng)上閱覽 （2）網(wǎng)上復(fù)制 （3）在線(xiàn)或網(wǎng)上咨詢(xún)五、電子文件的利用（二）電子文件利用的方式 在線(xiàn)利用和非在線(xiàn)利用 2、非在線(xiàn)利用即是利用者不通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在計(jì)算機(jī)上直接閱讀或利用電子文件。這種方式在各機(jī)關(guān)檔案室使用比較普遍。其中包括： （1）計(jì)算機(jī)單機(jī)閱讀 （2）提供電子文件拷貝件 （3）縮微閱讀五、電子文件的利用（三）電子文件利用的管理 1、使用權(quán)限的審核 2、提供利用拷貝的回收 3、利用中的安全措施 4、利用登記 5、利用統(tǒng)計(jì)五、電子文件的利用（四）電子文件利用的安全管理 電子檔案利用的安全與保密，比