（時間管理）管理思想如何落地時間管理原理如何落地

1、（時間管理）管理思想如何落地時間管理原理如何落地6 / 6管理思想如何“落地”整體分 5 個部分：管理思想為何很難“落地”；l從企業(yè)文化的角度分析如何“落地”；l 從執(zhí)行力的角度分析如何“落地”；l從組織生長的角度分析如何“ 落地”；l管理思想“落地”原理。l其中,第三部分：從執(zhí)行力的角度分析如何“落地”分 3 個章節(jié)： 時間管理從執(zhí)行者的角度見執(zhí)行力；l全局掌控從管理者的角度見執(zhí)行力；l 有效授權(quán)從執(zhí)行過程的角度見執(zhí)行力。l本文屬于第三部分,第壹章第 5 節(jié)。1.時間管理原理如何“落地”可是,時間管理原理依然仍是停留于理論和思想上,到底該如何“落地”呢？要想真正“落地”,我們首先就要先分析好

2、,“落地”難的真正原因。下面,我們分別從員工和老總倆個角度來分析時間管理的“落地”。1)員工的時間管理于談到這個問題的時候,有不少老板很苦悶,每天均嚴格要求每個員工寫工作計劃,也盡量要求員工們做到“時間塊”和“要事優(yōu)先”。剛開始的時候,大家仍均這么做,可是,慢慢就淡下來了,總覺得計劃沒有變化快。每每問到怎么回事的時候,參考答案均是壹致的：計劃的東西基本沒用,真正執(zhí)行的時候,往往同事、領(lǐng)導(dǎo)就有事情,反正不知道哪里來的事情,均是些計劃不ft來的事情,就均來了。做計劃的時候,死活想不到,問他們也均說不上來,可是壹旦計劃寫好了,真正做的時候,什么事就均來了。我們?nèi)允恰皝y”了,“時間塊” 對我們來說好象

3、沒有什么意義了。非常痛苦,卻又是非常普遍,非常現(xiàn)實。問題于哪？a)傳統(tǒng)交流模式的實時性第壹個問題就是：傳統(tǒng)交流模式的實時性。什么意思？就是說,于傳統(tǒng)的交流交流方式下,交流的雙方必須是實時的,必須同時關(guān)注于同壹件事情, 否則就不能形成交流。比如說,你要找小張談個事情,你就得先見見小張當下有沒有空,你如果當下去找他,就壹定會打斷他手頭正于做的事情。于是,他的“時間塊”就必將被你打散,對于他而言,你就是個“突發(fā)”或者“意外”事件,這個事件就很容易毀壞他的“時間塊”。反過來也是壹樣,我們的“時間塊”基本上就是被這個傳統(tǒng)交流模式的實時性無情的給毀壞掉了。怎么辦？不可能不交流。而且傳統(tǒng)的交流模式是最基本的

4、模式,也不可能完全拋棄,你也拋棄不了。這就跟以前我們的交流壹樣,必須面對面的交流,后來,發(fā)明了電話,我們能夠約定好了時間和地點,進行遠距離的交流,于傳統(tǒng)的交流模式上增加了壹種新的模式,能夠不用見面也能交流?？墒?電話的交流方式仍是要求雙方必須均于固定的電話機邊上,有急事很難找到人。于是, 后來手機ft現(xiàn)了,不僅能夠?qū)崿F(xiàn)遠距離交流,而且實現(xiàn)了移動交流。當下,對于我們管理而言,ft現(xiàn)的問題是,不管上面哪種模式,均不能解決實時性的問題, 怎么辦？不可能不交流。而且傳統(tǒng)的交流模式是最基本的模式,也不可能完全拋棄,你也拋棄不了。這就跟以前我們的交流壹樣,必須面對面的交流,后來,發(fā)明了電話,我們能夠約定好

5、了時間和地點,進行遠距離的交流,于傳統(tǒng)的交流模式上增加了壹種新的模式,能夠不用見面也能交流。可是,電話的交流方式仍是要求雙方必須均于固定的電話機邊上,有急事很難找到人。于是, 后來手機ft現(xiàn)了,不僅能夠?qū)崿F(xiàn)遠距離交流,而且實現(xiàn)了移動交流。當下,對于我們管理而言,ft現(xiàn)的問題是,不管上面哪種模式,均不能解決實時性的問題, 怎么辦？交流中的實時性問題,同樣屬于信息問題。我們需要通過信息層次的手段來解決。我們再來分析壹下,之所以傳統(tǒng)的交流存于實時性的問題,原因就于于傳統(tǒng)交流中要求交流的雙方直接面對對方,如此以來交流雙方發(fā)ft和接收信息不能夠有時間的錯位,也就是必須同時關(guān)注同壹件事情。要突破實時性的問

6、題首先就必須打破信息于時間上不能錯位的要求。也就是說,于交流中, 信息的發(fā)起者發(fā)ft信息后,能夠允許接收者不同時參和,同樣,接收者接收信息的時候,也不需要發(fā)起者必須同時參和。面對這個問題,如果我們于發(fā)起者和接收者中間再加入壹個“第三者”,比如網(wǎng)絡(luò)工具,不讓傳統(tǒng)交流模式下的交流雙方直接面對對方,是不是就能突破信息于時間上不能錯位的限制呢？其實,這壹點,我們已經(jīng)于用了,比較熟悉且且用的比較普遍的,比如 QQ、MSN、E-mail 等就是這樣的網(wǎng)絡(luò)信息化工具。但問題是,我們于用這些工具的時候,是不是真的就突破了信息于時間上不能錯位的限制呢？顯然仍沒有。原因很簡單,因為我們目前壹方面于使用這些工具,但

7、同時,我們?nèi)允怯袑崟r性方面的困惑。問題又ft于哪？雖然于壹定程度上 QQ、MSN、E-mail 等能夠突破交流中信息于時間上不能錯位的限制,但它們?nèi)圆荒芡黄七^程信息于交流雙方心理上的限制。什么意思？比如,我們給對方發(fā)了壹封 E-mail,于郵件中,我們能夠于壹定程度上把事情說清楚,可是, 我們發(fā)完之后,心里自然會不斷的提醒自己,對方是否收到了,是否重視了,是否處理了等等。這些“是否”就是過程信息。而這些過程信息卻于很大程度上會影響我們的情緒,是人們于交流中的壹種基本的心理需求。所以,我們能夠把交流中的信息分成：事件信息和過程信息倆種。事件信息是我們交流的本體,但過程信息是我們心理或人性上的需求

8、。所以,我們發(fā)完 E-mail 后,往往仍要給對方壹個電話；我們處理完壹個 E-mail 后,仍需要回對方壹個電話。也就是說,我們用 QQ、MSN、E-mail 能夠突破事件信息本身的實時性限制, 但交流中的過程信息仍是需要傳統(tǒng)交流模式來輔助,且沒有完全突破實時性限制。如何才能突破過程信息的實時性限制呢？實際上,這于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)上非常簡單,只要于交流過程中,讓系統(tǒng)自動提取雙方的動作信息且自動反饋給對方,就能夠了。利用信息手段,突破交流的實時性所達到的效果,必須是過程信息和事件信息同時的自動提取和傳遞。這壹點,現(xiàn)實的工作中,我們每個人按照自己的時間計劃,完成自身的事情,當需要別人協(xié)助時,

9、采用信息的手段,將事件信息傳遞給關(guān)聯(lián)人,而系統(tǒng)自動的將過程信息及時傳遞給我們。我們依然照自己的原有計劃進行下面的安排。而信息接收人,于處理自己的事情的同時,收到相應(yīng)的過程信息提示,我們通過信息中的重要性、緊急性等等做ft判斷,是不是壹定要放下原來手中的事情,來做這件事情,如果不需要,我們繼續(xù)原有的計劃。除非是臨時的特別情況,才會打斷我們原有的時間塊。而等壹般情況下,每天我們需要安排ft壹定的時間塊,專門來處理“意外”或“偶發(fā)”事件。這樣, 這些“意外”或“偶發(fā)”事件就于很大程度上,不會對我們正常的“時間塊”做ft大的危害, 反而,把這些事件集中起來,又形成了壹個獨立的“時間塊”,更容易提升對這

10、些事件的執(zhí)行效率和執(zhí)行質(zhì)量,同時,也就提升了整體的執(zhí)行力。這樣,于很大程度上能夠解決交流中的實時性問題。但實際上且沒有徹底解決時間管理“落地”的問題。比如有些時間塊,我們需要對方當時就必須做ft答復(fù),而這些事情,有的確實對雙方均非常重要的,我們不能不停下手中的事情來處理的,而這些真正特殊的重要事件嚴格的講且不是太多,大量的事件卻是對雙方均且不重要,但沒有這個信息,我們壹方就很難進行下壹步工作,比如,我們做方案分析的時候,可能需要財務(wù)人員提供關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù),雖然這個數(shù)據(jù)的查找不難,但對財務(wù)人員來講就不是個特別重要的事情,如此以來,財務(wù)人員實際上仍是受到我們請求的影響。而面對這種事件,且不是交流實時性本

11、身能夠解決的,而是和組織內(nèi)部時間信息的透明度密切關(guān)聯(lián)的。b)增加內(nèi)部信息透明度第二個問題就是,內(nèi)部時間信息的模糊和錯位。這壹點實際上是比較容易被人重視和關(guān)注的。于我們組織中,那些影響原有計劃的“突發(fā)”或“意外”事件有 90%之上來自我們組織內(nèi)部, 主要是同事以及上下級之間產(chǎn)生的事件。而這些事件中有 50%之上是由于彼此間計劃本身的時間矛盾和錯位。什么意思？雖然我們每個人均于計劃和安排自己的“時間塊”,可是,大家知道,于壹個組織里,有 80% 之上的事情是需要 2 人或多人配合協(xié)作才能完成的,也就是說,我們的事件或計劃有 80%之上是彼此關(guān)聯(lián)的,可是,由于我們彼此于各自計劃自己的“時間塊”時,沒

12、有做到充分的交流,我們內(nèi)部的時間信息透明度不高,使得我們彼此的“時間塊”ft現(xiàn)了沖突和錯位。比如,小張計劃明天上午 9：00 到 11：00 完成某件事情,而完成這件事情需要得到小李的某些數(shù)據(jù),或者某些幫助,可是小李于明天上午同壹時間安排了別的對他而言更為重要的事情,于是麻煩就來了。這樣,小張的事情就成了小李的“突發(fā)”或“意外”事件,如此,小張的“時間塊”受到了影響,小李的“時間塊”也受到了影響。這就是影響時間管理的第壹個問題。如何“落地”？最直接的辦法就是我們企業(yè)內(nèi)部最大程度上增加時間信息透明度。當然,這壹點,目前很多企業(yè)均已經(jīng)意識到了,也采用了很多可行的解決方法,只是各自的效果有所差異而已

13、。同樣,信息的問題,用信息化的手段來處理,效果可能會更直接,更徹底。增加時間信息透明度,其核心就于于關(guān)注以下幾個問題：我如何知道自己近期的工作安排和時間安排？l我如何讓關(guān)聯(lián)人知道我最近的工作安排和時間安排？l我如何知道哪些人近期的工作安排和時間安排和我有關(guān)？l我們先見第壹個問題。這是對自己工作和時間的安排和計劃。這壹點通過我們自己記錄,或者各種信息系統(tǒng)是非常容易做到的。到時間,這些信息系統(tǒng)仍會自動給我們提示。也能夠隨時查見自己已有的工作和時間安排。第二個問題,實際上是工作和時間安排關(guān)聯(lián)性的問題。于安排自己的工作和時間時,我們需要判斷這個事件和時間是私人的仍是公開的,是只對上級公開仍是只對下級公

14、開。這樣,我們才能方便的把自己的工作安排和時間安排通知給關(guān)聯(lián)人。而這壹點,實際上就是信息查閱的權(quán)限問題。同樣,針對第三個問題,我們也能夠根據(jù)權(quán)限和關(guān)聯(lián)性,查見和我們有關(guān)的同事的工作和時間安排情況。而這三個問題,雖然于我們傳統(tǒng)的管理模式中,采用意識層面的手段很難得以解決,但放到信息層次中來,就是信息方面最基礎(chǔ)的問題,采用壹般的信息工具或信息手段是容易解決的。2)老總的時間管理正如前邊提到的,老總們的時間管理更難,相比員工而言,除了員工時間管理遇到的問題以外,仍有壹件更難處理的事情,就是事件的積壓,而且這些事情大多均不是你自己安排的, 均是公司下屬給你“安排”的。當你的職位越高,你的權(quán)限越大,你遇到的這種事情就會越多,原因很簡單,隨著你職位和權(quán)限的提升,你的工作將越來越忙,有的甚至很少到公司坐班,可是,卻有很多內(nèi)部的、外部的事情必須你簽字,必須你拍板,必須讓你知道,而你不于公司,所以,這些事情就于你辦公桌上,于下屬手里,越積越多,你越忙,到公司的時間越少,你積壓的工作就會越多, 你就會越忙不過來。所以,你壹到公司,仍沒喘過氣來,門外就會排成隊,你的“工作”就來了,你根本