ERP工程項目自動轉(zhuǎn)資

1、江西省電力公司典型經(jīng)驗申報表申報單位（公章）： 江西贛西供電公司 申報時間：2010年10月20日典型經(jīng)驗名稱ERP工程項目自動轉(zhuǎn)資典型經(jīng)驗專業(yè)類別資產(chǎn)經(jīng)營應(yīng)用層面省公司 （ ） 基層單位（ ）申報說明：2009年，贛西公司作ERP試點單位成功上線后，贛西財務(wù)在保證ERP正常運行的同時，對ERP工程項目管理提出了開發(fā)自動轉(zhuǎn)資的功能，在與省公司項目組經(jīng)過多次測試后，此項程序基本完善了，贛西公司在2010年初提出對即將完工的高新輸變電工程轉(zhuǎn)資采用自動轉(zhuǎn)資，并制定了一系列的工作安排5月工程結(jié)算完成，贛西公司開始對高新變轉(zhuǎn)資在測試系統(tǒng)進行測試并將缺陷報告省公司。此程序在9月底省公司完善后，贛西公司在正

2、式系統(tǒng)完成了轉(zhuǎn)資。這在江西省電力公司是第一家完成工程自動轉(zhuǎn)資，同時通過自動轉(zhuǎn)資，資產(chǎn)信息由工程項目管理直接產(chǎn)生，資產(chǎn)信息更準(zhǔn)確，轉(zhuǎn)資只用了三天，而以往轉(zhuǎn)資編竣工決算財務(wù)人員至少要花費十天至半個月左右，大大減輕了工作量，提高了工作效率，值得在全省推廣。 單位推薦意見：年 月 日（公章）省公司專業(yè)部門審核意見：年 月 日（公章）ERP工程項目自動轉(zhuǎn)資專業(yè)名稱：資產(chǎn)經(jīng)營 日期：2010年9月20日填報單位: 江西贛西供電公司 摘要電力企業(yè)是資產(chǎn)性企業(yè)，資產(chǎn)產(chǎn)生大多來源工程建設(shè)。傳統(tǒng)的手工轉(zhuǎn)資方式存在一定的不足。工程設(shè)計與最終形成的項目資產(chǎn)脫節(jié)，手工環(huán)節(jié)較多，出錯概率高，最終轉(zhuǎn)資與項目實施過程連接不順

3、暢，費時費力。“自動轉(zhuǎn)資”將資產(chǎn)從基建設(shè)計源頭開始抓起，在整個項目實施過程中貫穿以資產(chǎn)為核心建設(shè)理念，利用ERP，在SAP系統(tǒng)中通過WBS編碼，查找工程概算與工程決算的聯(lián)系，大大加快轉(zhuǎn)資速度。電力企業(yè)是資產(chǎn)密集型企業(yè)，資產(chǎn)產(chǎn)生大多來源與工程建設(shè)，據(jù)贛西公司近三年平均每年固定資產(chǎn)增長約2億元，而江西省電力公司2010年上半年就固定資產(chǎn)投資就達21.9億元。資產(chǎn)的快速膨脹給工程管理和財務(wù)轉(zhuǎn)資帶來巨大的壓力。傳統(tǒng)的手工轉(zhuǎn)資方式存在一定的不足，工程管理人員與工程財務(wù)人員相互脫節(jié)，手工環(huán)節(jié)較多，出錯概率高，轉(zhuǎn)資周期長，短則半年，長則一年甚至幾年。“自動轉(zhuǎn)資”作為一項ERP系統(tǒng)系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)在業(yè)務(wù)流程上的創(chuàng)

4、新舉措，從項目初期就開始保證資產(chǎn)價值和實物統(tǒng)一的工作，突破了一些長期困擾企業(yè)的管理難點，其中最為顯著的成效就在于大大縮短了傳統(tǒng)電力企業(yè)結(jié)算和轉(zhuǎn)資的周期，將幾個月甚至幾年的轉(zhuǎn)資跨度縮短到以周為單位的高度。同時自動轉(zhuǎn)資通過集成化的應(yīng)用創(chuàng)新，走出了實現(xiàn)公司賬、卡、物相符的第一步，為資產(chǎn)實現(xiàn)源頭到報廢的全生命周期管理提供了堅實的基礎(chǔ)。一、ERP工程項目自動轉(zhuǎn)資的形成背景及定義1.1 ERP工程項目自動轉(zhuǎn)資形成背景目前，輸變配電工程項目的資產(chǎn)形成數(shù)量大，工程轉(zhuǎn)資的工作過程比較復(fù)雜，周期也較長，ERP工程項目自動轉(zhuǎn)資過程建立起項目結(jié)構(gòu)和資產(chǎn)之間的關(guān)聯(lián)性、簡化工程轉(zhuǎn)資工作，縮短工程轉(zhuǎn)資過程，實現(xiàn)快速、準(zhǔn)確的

5、轉(zhuǎn)固過程。同時，建立以資產(chǎn)為核心的項目管理，將資產(chǎn)信息貫穿在項目實施整個過程中，使工程設(shè)計單位在工程項目設(shè)計的同時,項目管理部門和施工單位、設(shè)備管理部門、財務(wù)管理在進行項目實施過程中同時關(guān)注資產(chǎn)的信息、財務(wù)資產(chǎn)的來源可追溯、財務(wù)資產(chǎn)卡與設(shè)備臺賬的一致關(guān)聯(lián)。1.2、ERP工程項目自動轉(zhuǎn)資概念ERP工程項目自動轉(zhuǎn)資就是充分利用ERP系統(tǒng)功能，將資產(chǎn)信息貫穿在項目實施整個過程中，建立以資產(chǎn)為核心的項目管理模式。最大限度建立起項目結(jié)構(gòu)和資產(chǎn)之間的關(guān)聯(lián)性，實現(xiàn)項目成本和資產(chǎn)價值之間的平穩(wěn)轉(zhuǎn)換。從而達到明確工程轉(zhuǎn)資工作職責(zé)，簡化工程轉(zhuǎn)資工作，縮短工程轉(zhuǎn)資過程目的，實現(xiàn)快速、準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)固過程1.3 ERP工程

6、項目自動轉(zhuǎn)資意義1.3.1 確立“以資產(chǎn)為核心，以概算為控制”的管理理念，提升項目掛你水平。項目實施過程兼顧資產(chǎn)的形成和概算的控制，項目管理部門關(guān)心資產(chǎn)的形成、財務(wù)及生產(chǎn)人員提前介入。1.3.2 實現(xiàn)了工程項目實施與資產(chǎn)建設(shè)的無縫集成，為資產(chǎn)清理打下堅實的基礎(chǔ)，初步解決了資產(chǎn)清理的“前清后亂，邊清邊亂”的問題資產(chǎn)管理最頭疼的事情是賬卡物不一致，年年資產(chǎn)清理，但總是“前清后亂，邊清邊亂”，利用自動轉(zhuǎn)資，使得工程資產(chǎn)清晰。1.3.3 把項目建設(shè)看做是資產(chǎn)形成過程，資產(chǎn)管理前移到項目設(shè)計階段，為實現(xiàn)從設(shè)計到報廢的資產(chǎn)全壽命周期管理提供基礎(chǔ)資料。1.3.4 自動導(dǎo)入初步設(shè)計概算，自動產(chǎn)生項目結(jié)構(gòu)，自動

7、產(chǎn)生物料需求，簡化資產(chǎn)建設(shè)過程中的人工操作，大大縮短搭建項目構(gòu)架的時間。經(jīng)過初步統(tǒng)計：手工搭建：比較專業(yè)的人員至少一周時間才能搭建完畢，采用自動導(dǎo)入方式幾分鐘就能完成。1.3.5 加快轉(zhuǎn)資速度“一鍵”創(chuàng)建固定資產(chǎn)卡片和竣工決算報表。二、ERP工程項目自動轉(zhuǎn)資的工作開展2.1 ERP工程項目自動轉(zhuǎn)資的流程圖設(shè)計院編制概算書（系統(tǒng)外)基建部、生技部搭建項目結(jié)構(gòu)(系統(tǒng)內(nèi))費用歸集的精細化（歸集到WBS）財務(wù)月結(jié)將項目成本轉(zhuǎn)入在建工程財務(wù)基于決算進行費用分攤財務(wù)填寫資產(chǎn)分類并創(chuàng)建資產(chǎn)卡片（產(chǎn)生資產(chǎn)號）財務(wù)部運行程序進行工程轉(zhuǎn)資1234工程人員生成設(shè)備驗收清單并組織工程驗收5PMS創(chuàng)建設(shè)備臺帳通過接口在

8、PM中創(chuàng)建設(shè)備臺帳12進行實物清點差異136調(diào)整工程項目WBS結(jié)構(gòu)8設(shè)備人員運行程序創(chuàng)建帶資產(chǎn)號設(shè)備清單資產(chǎn)卡片11710149 圖一：自動轉(zhuǎn)資的流程圖2.2 主要流程的說明2.2.1設(shè)計院提交概算書和設(shè)備清冊。2.2.2設(shè)備的項目結(jié)構(gòu)建立到符合轉(zhuǎn)資的層級。2.2.3設(shè)備費用收集時需要精細化到轉(zhuǎn)資層次的設(shè)備（發(fā)2.2.4生費用的WBS），安裝費用細化到單元工程。2.2.5每個月末財務(wù)進行月結(jié)將項目成本結(jié)轉(zhuǎn)到在建工程。2.2.6項目實施結(jié)束后，項目承建部門生成設(shè)備驗收清單并組織工程驗收。2.2.7生產(chǎn)部門和項目承建部門一起進行實物清點。2.2.8對于實物清點出來的差異，項目承建部門將調(diào)整項目WB

9、S結(jié)構(gòu)。2.2.9財務(wù)在工程驗收完成之后在系統(tǒng)上維護資產(chǎn)分類，并運行程序建立資產(chǎn)卡片2.2.10資產(chǎn)卡片2.2.11生產(chǎn)部門運行程序創(chuàng)建帶資產(chǎn)卡片號設(shè)備清單2.2.12生產(chǎn)部門在GPMS創(chuàng)建設(shè)備臺帳。2.2.15財務(wù)完成最終決算，并根據(jù)決算結(jié)果進行費用分攤2.2.16財務(wù)運行轉(zhuǎn)資程序完成工程轉(zhuǎn)資2.3 實行自動轉(zhuǎn)資對基建部門的要求ERP系統(tǒng)輔助轉(zhuǎn)資是把項目建設(shè)看作資產(chǎn)形成的過程，從建設(shè)源頭抓起，將資產(chǎn)管理前移到項目設(shè)計階段，實現(xiàn)從設(shè)計到報廢的資產(chǎn)全壽命周期管理。項目輔助轉(zhuǎn)資是ERP系統(tǒng)實施深化應(yīng)用的一項標(biāo)識性工程，它對基建管理有以下基本要求：2.3.1搭建起以資產(chǎn)為核心的項目架構(gòu)（WBS）。工

10、程部門要按照“一本概算對應(yīng)一本決算的原則”，以單體工程下達項目概算。提供的項目概算和各類工程的施工合同，要按照不同費用科目細化，歸集到不同工程管理對象，搭建起與財務(wù)資產(chǎn)目錄建立對應(yīng)關(guān)系的項目架構(gòu)。2.3.2提供與固定資產(chǎn)目錄最底層相匹配的設(shè)備清冊。物資部門必須按照初步設(shè)計中的設(shè)備物資清冊進行采購，相應(yīng)采購合同中的物資明細程度必須與設(shè)備清冊相匹配，并具體到固定資產(chǎn)目錄最底層。工程建設(shè)過程中發(fā)生設(shè)備領(lǐng)用、退庫等行為時，應(yīng)按照工程項目在ERP系統(tǒng)中的要求及時進行記錄。2.3.3確保項目成本歸集的正確性、及時性。在ERP輔助轉(zhuǎn)資模式下，項目過程中發(fā)生的設(shè)備采購成本、服務(wù)成本等，通過系統(tǒng)自動歸集功能都能

11、夠歸集到相應(yīng)的項目架構(gòu)。財務(wù)部門直接對歸集項目明細項目架構(gòu)進行記賬處理，形成該項目的實際發(fā)生成本，以作為結(jié)算價款和工程成本控制的依據(jù)。因此，項目架構(gòu)下各類項目成本歸集的正確性、及時性，將會對工程資金支付進度及項目成本控制產(chǎn)生直接影響。2.3.4費用分配的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。在工程竣工驗收完后，ERP系統(tǒng)按照既定的分配邏輯將需分攤的費用向資產(chǎn)項目架構(gòu)進行分攤分配，最終在系統(tǒng)中完成資產(chǎn)項目架構(gòu)的價值量確認。資產(chǎn)最終價值量確認需分攤的費用包括：建筑費用、安裝費用、與建筑費用相關(guān)的設(shè)備費用和其他費用等。2.4 項目自動轉(zhuǎn)資順利開展的保障措施根據(jù)以上工作流程，公司為保證自動轉(zhuǎn)資工作的順利開展，成立了以自動轉(zhuǎn)

12、資的工作小組，以公司主管ERP項目建設(shè)的公司副總經(jīng)理為組長，財務(wù)部、物流分中心、生技部、基建部為小組成員，并制定工作節(jié)點推進自動轉(zhuǎn)資的工作進度。序號需要完成事項高新變高新變責(zé)任部門1完成物資的收發(fā)貨5月18日前物資部門2完成發(fā)票校驗5月19日 財務(wù)部3項目負責(zé)部門在系統(tǒng)形成的設(shè)備驗收清單中填寫轉(zhuǎn)資設(shè)備的資產(chǎn)細類，并打印設(shè)備驗收清單組織工程驗收。5月20日 基建部4項目負責(zé)部門與生產(chǎn)運行部門一起進行實物清點，并在驗收清單中完善設(shè)備及資產(chǎn)屬性，其中資產(chǎn)細類需要交由財務(wù)人員審核。5月20日 基建部5對于清點出來的差異，項目負責(zé)部門將調(diào)整項目結(jié)構(gòu)，并將財務(wù)審核無誤的資產(chǎn)細類，連同設(shè)備屬性導(dǎo)入ERP系統(tǒng)

13、中5月21日 基建部6工程實施完成后，財務(wù)部門資產(chǎn)專責(zé)創(chuàng)建資產(chǎn)卡片并維護結(jié)算規(guī)則。5月22日 財務(wù)部7項目負責(zé)部門運行程序打印帶有資產(chǎn)卡片號碼。通過WBS元素，自動與資產(chǎn)卡片關(guān)聯(lián)，并將責(zé)任成本中心、設(shè)備的規(guī)格型號、變電設(shè)備的電壓等級等信息更新到資產(chǎn)卡片中。5月23日 基建部8項目負責(zé)部門收集結(jié)算資料，等待省公司結(jié)算批復(fù)。5月23日 基建部9項目負責(zé)部門導(dǎo)入施工單位提供的結(jié)算批復(fù)，并在系統(tǒng)中標(biāo)識“結(jié)算”狀態(tài)。5月24日 基建部10財務(wù)部門分別檢查建筑及安裝工程的實際成本匯總值與結(jié)算批復(fù)是否相等，相等之后，進行費用分攤。5月25日 財務(wù)部11財務(wù)部進行項目完全結(jié)算，將在建工程價值轉(zhuǎn)到固定資產(chǎn)中，完

14、成工程轉(zhuǎn)資。5月26日 財務(wù)部12財務(wù)部門出具竣工決算報表。5月27日 財務(wù)部13財務(wù)部門在ERP系統(tǒng)中將項目狀體設(shè)置成"關(guān)閉“或者”決算“，并將整個項目關(guān)閉。5月28日 財務(wù)部 圖二：自動轉(zhuǎn)資的工作進度安排三、存在的問題與困難及改進措施3.1 自動轉(zhuǎn)資目前的問題與困難3.1.1各部門對ERP系統(tǒng)的認識還不夠全面，對ERP系統(tǒng)的操作還不夠熟悉。3.1.2 業(yè)務(wù)部門在前端操作不夠規(guī)范，為按照自動轉(zhuǎn)資的要求進行，導(dǎo)致在轉(zhuǎn)資過程中反復(fù)操作修改現(xiàn)象。3.1.3 公司的自動轉(zhuǎn)資的系統(tǒng)仍處于研究開發(fā)階段，雖取得一定成效但和手工制作的竣工決算由差異，正在尋找原因改進，并且分攤程序存在著一定的問題，

15、還會有新的自動轉(zhuǎn)資程序出臺。3.1.4 資產(chǎn)輔助轉(zhuǎn)資后，由于目前ERP資產(chǎn)與PM模塊尚未對接，設(shè)備臺帳與資產(chǎn)卡片尚不能自動建立關(guān)聯(lián)。3.2改進措施3.2.1 公司將對ERP系統(tǒng)進行不間斷持續(xù)的培訓(xùn)，通過關(guān)鍵用戶的經(jīng)驗及學(xué)習(xí)成果加強對其他用戶的培訓(xùn)。3.2.2 已根據(jù)自動轉(zhuǎn)資遇到的問題提交了項目管理部門及有關(guān)前端業(yè)務(wù)部門加以改進。3.2.3 積極協(xié)助省公司運維人員對自動轉(zhuǎn)資的系統(tǒng)的開發(fā),并積極幫助其查找差異原因,盡快完善自動轉(zhuǎn)資系統(tǒng), 實現(xiàn)以加快其能在全省推廣的進度。3.2.4作好ERP資產(chǎn)與PM的關(guān)聯(lián)，以盡快實現(xiàn)資產(chǎn)與設(shè)備、實物與價值聯(lián)動。四、典型案例41 高新變自動轉(zhuǎn)資新余高新110kV變電

16、工程投資14,248,463.00，建筑工程2,870,664.00元，安裝工程2,159,931.01元，設(shè)備購置費項6,523,018.00元，其他費用269,4849.99元。高新變在ERP系統(tǒng)中建立項目結(jié)構(gòu)后，日常在完成前端業(yè)務(wù)流程之后，每個月月末，將運行月結(jié)程序，將高新變項目成本結(jié)轉(zhuǎn)到在建工程，如下圖：在2010年7月份該工程項目成本完全結(jié)轉(zhuǎn)到在建工程上，沒有使用暫估資產(chǎn)卡片，用戶當(dāng)時也根據(jù)了竣工結(jié)算批復(fù)維護了Z05版本的概算，同時將項目定義的用戶狀態(tài)也調(diào)整到結(jié)算狀態(tài)。執(zhí)行費用分攤程序ZPS18011，如下圖：進行費用分攤，由于費用分攤存在一對一、一對多現(xiàn)象，分攤要執(zhí)行多步：其他費用

17、一次分攤、二次分攤攤，安裝工程一對一、一對多分攤到建筑物（如主控樓的施工費）、一對多分攤到建筑（如變電站場地設(shè)計費）、一對一分攤到設(shè)備（如大件設(shè)備運輸運費分攤主變壓器）、一對多分攤到設(shè)備明細如下圖：（分攤第一步）（分攤第二步：其他二次分攤到建筑）（分攤第三步）（分攤第四步）（分攤第五步）（分攤第六步）（分攤第七步）（分攤第八步）（分攤第九步）（分攤第十步）（分攤第十一步）經(jīng)過多次分攤后，最終生成固定資產(chǎn)價值，分攤結(jié)果如下：執(zhí)行設(shè)備驗收清單報表ZPS18013，見下圖，將設(shè)備清單導(dǎo)出并維護好資產(chǎn)卡片的分類（細類）、成本中心、責(zé)任成本中心。由于省公司在高新變項目立項后更改了ZPS18009資產(chǎn)卡片創(chuàng)建和結(jié)算規(guī)則維護程序，將資產(chǎn)卡片主數(shù)據(jù)多個字段更改為必輸