辦公室5s管理培訓(xùn)1

1、 辦公室5S海南雅居樂物業(yè)服務(wù)有限公司海南雅居樂物業(yè)服務(wù)有限公司2013年年11月月辦公室5S管理的目的為營(yíng)造干凈整潔的辦公場(chǎng)所，合理配置，使用各種資源，減少浪費(fèi)，降低辦公成本，提高員工工作熱情，塑造良好的企業(yè)形象。5S的收獲在工作中養(yǎng)成好的工作習(xí)慣會(huì)讓我們的工作變得輕松、愉快，高效，讓我們共同營(yíng)造一個(gè)舒適、高效、和諧的辦公環(huán)境！5S 確定確定5S的目的的目的 確定確定5S理念理念 識(shí)別識(shí)別5S的益處的益處 確定確定5S過程步驟過程步驟 討論討論5S在你辦公室中的影響在你辦公室中的影響 確定確定5S實(shí)施路線圖實(shí)施路線圖 回顧回顧5S活動(dòng)規(guī)則活動(dòng)規(guī)則目標(biāo)目標(biāo)5S回顧回顧5S過程過程 5S定義定義

2、5S1Sort整理整理Seiri5Sustain素養(yǎng)素養(yǎng)Shitsuke2Set整頓整頓Seiton3Shine清掃清掃Seiso4Standardise清潔清潔Seiketsu“5S”活動(dòng)活動(dòng)什么是什么是5S？與持續(xù)的工作場(chǎng)所組織和紀(jì)與持續(xù)的工作場(chǎng)所組織和紀(jì)律有關(guān)律有關(guān)和和“突擊大掃除突擊大掃除”無關(guān)無關(guān)是有益于整個(gè)組織的工具是有益于整個(gè)組織的工具不是不是“僅適用于車間僅適用于車間”的工具的工具是一個(gè)持續(xù)的過程和發(fā)展中是一個(gè)持續(xù)的過程和發(fā)展中的管理工具的管理工具不是一次性活動(dòng)不是一次性活動(dòng)每個(gè)人都有份每個(gè)人都有份不是不是“其他某個(gè)人其他某個(gè)人”的責(zé)任的責(zé)任是所有其他改進(jìn)的是所有其他改進(jìn)的基礎(chǔ)

3、基礎(chǔ)不是可有可無的不是可有可無的5S定義定義5S 源于日文術(shù)語源于日文術(shù)語5S 說明說明Seiri（整理）（整理）整齊、有組織整齊、有組織是指對(duì)工作區(qū)域的每件東西分門別類，只保留必要是指對(duì)工作區(qū)域的每件東西分門別類，只保留必要物品的做法。物品的做法。 其他每件東西都要存放起來或扔掉。其他每件東西都要存放起來或扔掉。 這樣就減少了干擾高效率工作的隱患和雜亂無章的這樣就減少了干擾高效率工作的隱患和雜亂無章的情況。情況。 1SSeiton（整頓）（整頓）整齊整齊關(guān)注于對(duì)有條理的工作場(chǎng)所的需要。關(guān)注于對(duì)有條理的工作場(chǎng)所的需要。 信息、設(shè)備和信息、設(shè)備和材料必須系統(tǒng)地?cái)[放，使得取用最容易、效率最高材料必

4、須系統(tǒng)地?cái)[放，使得取用最容易、效率最高。 每件東西都各得其所、各就其位。每件東西都各得其所、各就其位。 2S5S定義定義5S 源于日文術(shù)語（續(xù)）源于日文術(shù)語（續(xù)）5S 說明說明Seiketsu（清潔）（清潔）標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)使其得到控制和保持一致。使其得到控制和保持一致。 在工廠中的任何地方都在工廠中的任何地方都遵守基本的清掃標(biāo)準(zhǔn)。遵守基本的清掃標(biāo)準(zhǔn)。 每個(gè)人都準(zhǔn)確知道自己的責(zé)每個(gè)人都準(zhǔn)確知道自己的責(zé)任是什么。任是什么。 清掃職責(zé)是日常工作程序的一部分。清掃職責(zé)是日常工作程序的一部分。 4SShitsuke(素養(yǎng)素養(yǎng))始終遵守紀(jì)律始終遵守紀(jì)律是指日復(fù)一日、年復(fù)一年地遵守標(biāo)準(zhǔn)并使工廠保持是指日復(fù)一日、年

5、復(fù)一年地遵守標(biāo)準(zhǔn)并使工廠保持安全高效的秩序。安全高效的秩序。 5SSeiso(清掃清掃)系統(tǒng)化的清掃系統(tǒng)化的清掃指的是需要保持工作場(chǎng)所清潔和整齊。指的是需要保持工作場(chǎng)所清潔和整齊。 在日本公司在日本公司，清掃是一項(xiàng)日?；顒?dòng)。，清掃是一項(xiàng)日?；顒?dòng)。 每班結(jié)束時(shí)都要打掃工作每班結(jié)束時(shí)都要打掃工作區(qū)，將每件東西放回原處。區(qū)，將每件東西放回原處。 3S5S定義定義o 書籍書籍o 公告板公告板o 業(yè)務(wù)表格業(yè)務(wù)表格o 名片名片o 櫥柜櫥柜o 目錄目錄o 計(jì)算機(jī)設(shè)備計(jì)算機(jī)設(shè)備o 計(jì)算機(jī)文件計(jì)算機(jī)文件o 會(huì)議室會(huì)議室o 來往信件來往信件o 書柜書柜o 桌子桌子o 抽屜抽屜o 電路接線電路接線o Email辦公

6、室辦公室5S檢查表檢查表o 文檔文檔 o 雜志雜志o 收發(fā)室收發(fā)室o 辦公設(shè)備辦公設(shè)備o 紙紙o 個(gè)人物品個(gè)人物品o 打印機(jī)打印機(jī)/傳真機(jī)傳真機(jī)o 記錄記錄o 樣品樣品o 架子架子o 文具文具o 工作臺(tái)工作臺(tái)o 電話電話o 語音郵件語音郵件o 白板白板辦公室中的辦公室中的5S機(jī)會(huì)機(jī)會(huì)5S過程過程1S - 清理清理2S - 整理整理3S - 清潔清潔4S - 維持維持5S - 素養(yǎng)素養(yǎng)5S過程步驟過程步驟5S過程過程1S - 清理清理2S - 整理整理3S - 清潔清潔4S - 維持維持5S - 素養(yǎng)素養(yǎng)5S過程步驟過程步驟5S過程過程1S定義定義SEIRI整齊、有組織。整齊、有組織。 是指清理

7、是指清理工作區(qū)中的全部工具、材料工作區(qū)中的全部工具、材料等，并且僅保留必需物品的等，并且僅保留必需物品的做法。做法。 其他每件東西都要其他每件東西都要存放起來或扔掉。存放起來或扔掉。 這樣就這樣就減少了干擾高效率工作的隱減少了干擾高效率工作的隱患和雜亂無章的情況。患和雜亂無章的情況。 通過清除工作場(chǎng)所中不必要的通過清除工作場(chǎng)所中不必要的物品，來揭示這個(gè)過程物品，來揭示這個(gè)過程SORT（清理）（清理） 簡(jiǎn)化工作區(qū)。簡(jiǎn)化工作區(qū)。 清楚區(qū)分什么是清楚區(qū)分什么是必要的，什么是不必要的，處必要的，什么是不必要的，處置不必要的物品置不必要的物品1S的目標(biāo)的目標(biāo) 日文：日文： SEIRI 英文：英文： So

8、rt（清理）（清理）1S揭示真正的過程揭示真正的過程5S過程過程 扔掉你知道可以扔掉的任何東西扔掉你知道可以扔掉的任何東西 通過詢問以下問題，識(shí)別出真正需要通過詢問以下問題，識(shí)別出真正需要的物品：的物品： 它是用來做什么的？它是用來做什么的？ 我為什么有這個(gè)東西？我為什么有這個(gè)東西？ 我多長(zhǎng)時(shí)間用一次？我多長(zhǎng)時(shí)間用一次？ 別人也有嗎？別人也有嗎？1S清理策略清理策略5S過程過程1S清理策略（續(xù)）清理策略（續(xù)）不必要不必要不能使用不能使用不大可能用到不大可能用到很少使用很少使用偶爾使用偶爾使用拋棄或刪除拋棄或刪除拋棄、刪除或捐出來拋棄、刪除或捐出來遠(yuǎn)距離或電子形式存放遠(yuǎn)距離或電子形式存放存放在附

9、近，便于取到存放在附近，便于取到使用頻度使用頻度 處置處置經(jīng)常使用經(jīng)常使用存放在手邊，隨時(shí)能拿到存放在手邊，隨時(shí)能拿到5S過程過程 不要忘記你的計(jì)算機(jī)文件和不要忘記你的計(jì)算機(jī)文件和email！ 盡可能減少個(gè)人物品盡可能減少個(gè)人物品 只留下基本的必需品只留下基本的必需品 將活頁夾和書籍扎好，標(biāo)示將活頁夾和書籍扎好，標(biāo)示“最后使用日期最后使用日期”，識(shí)別未來要丟棄或遠(yuǎn)距離存，識(shí)別未來要丟棄或遠(yuǎn)距離存放的物品放的物品 考慮使用書籍和參考資料的公用圖書館（明確確定所有人和過程）考慮使用書籍和參考資料的公用圖書館（明確確定所有人和過程）1S清理策略（續(xù)）清理策略（續(xù)）5S過程過程 刪除不用的圖標(biāo)刪除不用

10、的圖標(biāo) 卸載不用的程序卸載不用的程序 刪除舊文件或?qū)⑴f文件存檔到刪除舊文件或?qū)⑴f文件存檔到CD上上1S實(shí)例實(shí)例5S過程過程 拿走不必要的物品，空出整個(gè)拿走不必要的物品，空出整個(gè)書架（用紅標(biāo)簽標(biāo)識(shí)等待處置書架（用紅標(biāo)簽標(biāo)識(shí)等待處置） 將不必要物品移到歸檔系統(tǒng)將不必要物品移到歸檔系統(tǒng)1S實(shí)例實(shí)例清理前清理前清理后清理后5S過程過程 白板并未發(fā)揮它的作用白板并未發(fā)揮它的作用 舊的信息沒有擦除舊的信息沒有擦除1S實(shí)例實(shí)例清理前清理前清理后清理后5S過程過程1S - 清理清理2S - 整理整理3S - 清潔清潔4S - 維持維持5S - 素養(yǎng)素養(yǎng)5S過程步驟過程步驟5S過程過程2S定義定義SEITON整

11、齊。整齊。 關(guān)注于對(duì)有條理的關(guān)注于對(duì)有條理的工作場(chǎng)所的需要。工作場(chǎng)所的需要。 工具、工具、設(shè)備和材料必須系統(tǒng)地?cái)[放設(shè)備和材料必須系統(tǒng)地?cái)[放，使得取用時(shí)最容易、效率，使得取用時(shí)最容易、效率最高。最高。 每件東西都各得其每件東西都各得其所、各就其位。所、各就其位。 將所有物品和信息放在最佳的將所有物品和信息放在最佳的位置并進(jìn)行目視化定位位置并進(jìn)行目視化定位整理整理定位需要的物品，使它們能定位需要的物品，使它們能夠被方便地取用和放回夠被方便地取用和放回2S的目標(biāo)的目標(biāo) 日文：日文： SEITON 英文：英文： SET IN PLACE（整（整理）理）2S提升目視化管理提升目視化管理5S過程過程2S策

12、略策略 確定最佳的布局和工作空間設(shè)計(jì)，這樣就容易使用和理解確定最佳的布局和工作空間設(shè)計(jì)，這樣就容易使用和理解所有物品所有物品 使用提升目視化管理的存放方法（使用使用提升目視化管理的存放方法（使用1S過程中識(shí)別出的過程中識(shí)別出的頻度）進(jìn)行規(guī)整頻度）進(jìn)行規(guī)整文件夾方法（首選的紙質(zhì)文件方法）文件夾方法（首選的紙質(zhì)文件方法） 能放不到能放不到70頁的文件夾最好（最多頁的文件夾最好（最多100頁）頁） 為每個(gè)文件夾指定其自身的存放期為每個(gè)文件夾指定其自身的存放期 活頁夾方法活頁夾方法 電子格式（有適當(dāng)?shù)膫浞荩╇娮痈袷剑ㄓ羞m當(dāng)?shù)膫浞荩?S過程過程2S策略（續(xù)）策略（續(xù)） 使你命名習(xí)慣標(biāo)準(zhǔn)化使你命名習(xí)慣標(biāo)準(zhǔn)

13、化文件文件/文件夾文件夾/活頁夾的名字就是它的活頁夾的名字就是它的“地址地址”為每個(gè)類型選擇最佳的命名法（地區(qū)、主題、代碼、日期等）為每個(gè)類型選擇最佳的命名法（地區(qū)、主題、代碼、日期等）清楚標(biāo)識(shí)每件東西清楚標(biāo)識(shí)每件東西 執(zhí)行執(zhí)行“在制品在制品”抽屜和抽屜和/或文件夾，把在用的數(shù)據(jù)和項(xiàng)目或文件夾，把在用的數(shù)據(jù)和項(xiàng)目分開分開 將經(jīng)常使用的物品直接放在工作區(qū)中，不要放在抽屜或櫥將經(jīng)常使用的物品直接放在工作區(qū)中，不要放在抽屜或櫥柜內(nèi)柜內(nèi)5S過程過程2S策略（續(xù)）策略（續(xù)） 設(shè)計(jì)你的標(biāo)準(zhǔn)桌面設(shè)計(jì)你的標(biāo)準(zhǔn)桌面 使用不顯眼的標(biāo)簽，如透明小標(biāo)簽使用不顯眼的標(biāo)簽，如透明小標(biāo)簽 為辦公文具創(chuàng)建一個(gè)模板或輪廓為辦公

14、文具創(chuàng)建一個(gè)模板或輪廓 避免使用杯子或盒子存放物品避免使用杯子或盒子存放物品 消除不必要的平面消除不必要的平面 直觀標(biāo)明位置，這樣可以放回物品，也很容易識(shí)別丟失的物品直觀標(biāo)明位置，這樣可以放回物品，也很容易識(shí)別丟失的物品 張貼照片或標(biāo)記，清楚解釋信息、設(shè)備和其他物品，使任何人都能明張貼照片或標(biāo)記，清楚解釋信息、設(shè)備和其他物品，使任何人都能明白白5S過程過程2S 不需要物品實(shí)例不需要物品實(shí)例 我需要的圖片在哪里？我需要的圖片在哪里？ 文件夾和內(nèi)容沒有有意義的名文件夾和內(nèi)容沒有有意義的名稱稱5S過程過程2S實(shí)例實(shí)例 標(biāo)識(shí)了桌面，為辦公文具創(chuàng)建標(biāo)識(shí)了桌面，為辦公文具創(chuàng)建目視化管理目視化管理 任何人都

15、能很快知道少了什么任何人都能很快知道少了什么東西，這件東西應(yīng)放在哪里東西，這件東西應(yīng)放在哪里5S過程過程2S實(shí)例實(shí)例 WIP（在制品）文件夾保持經(jīng)（在制品）文件夾保持經(jīng)常使用的信息隨時(shí)可用常使用的信息隨時(shí)可用 WIP抽屜可用來裝正在使用的抽屜可用來裝正在使用的較大物品，如書籍、活頁夾、較大物品，如書籍、活頁夾、CD 標(biāo)準(zhǔn)色代碼系統(tǒng)將會(huì)改進(jìn)目視標(biāo)準(zhǔn)色代碼系統(tǒng)將會(huì)改進(jìn)目視化管理化管理5S過程過程2S實(shí)例實(shí)例 簡(jiǎn)單的目視化管理體系清楚顯簡(jiǎn)單的目視化管理體系清楚顯示了歸屬和是否遺失什么東西示了歸屬和是否遺失什么東西。 目視化管理使你能進(jìn)行目視化管理使你能進(jìn)行“例外例外管理管理”整理前整理前整理后整理后

16、照片經(jīng)照片經(jīng)GE Money允許復(fù)制允許復(fù)制5S過程過程 將這些文件移至遠(yuǎn)距離存放強(qiáng)將這些文件移至遠(yuǎn)距離存放強(qiáng)制的保存期制的保存期 文件的取用非常少（如果有）文件的取用非常少（如果有） 按有效期分類，這樣新文件移按有效期分類，這樣新文件移入遠(yuǎn)距離存放時(shí)，將過期數(shù)據(jù)入遠(yuǎn)距離存放時(shí)，將過期數(shù)據(jù)丟棄丟棄2S實(shí)例實(shí)例5S過程過程1S - 清理清理2S - 整理整理3S - 清潔清潔4S - 維持維持5S - 素養(yǎng)素養(yǎng)5S過程步驟過程步驟5S過程過程3S定義定義SEISO 清潔工作。清潔工作。 指的是需要保指的是需要保持工作場(chǎng)所清潔和整齊。持工作場(chǎng)所清潔和整齊。 在日本公司，清掃是一項(xiàng)日在日本公司，清掃

17、是一項(xiàng)日?；顒?dòng)。?；顒?dòng)。 每班結(jié)束時(shí)都要每班結(jié)束時(shí)都要打掃工作區(qū)，將每件東西放打掃工作區(qū)，將每件東西放回原處。回原處。 建立清潔的工作場(chǎng)所建立清潔的工作場(chǎng)所SHINE（清潔）（清潔）清潔工作場(chǎng)所中所有區(qū)域的清潔工作場(chǎng)所中所有區(qū)域的地面、設(shè)備、家具地面、設(shè)備、家具3S的目標(biāo)的目標(biāo) 日文：日文： SEISO 英文：英文： SHINE（清潔）（清潔）3S識(shí)別和消除不清潔來源識(shí)別和消除不清潔來源5S過程過程3S策略策略擺脫清潔用具！擺脫清潔用具！尋找不清潔的根本原因?qū)ふ也磺鍧嵉母驹颉芭K東西臟東西”來源于何處來源于何處?你到底為什么必須要清掃？你到底為什么必須要清掃？如何預(yù)防這種如何預(yù)防這種“臟東西

18、臟東西”？審視需要修理的辦公家具、照明、設(shè)備審視需要修理的辦公家具、照明、設(shè)備消除任何安全隱患（松動(dòng)的器件、破損的家具、磨損的電線等）消除任何安全隱患（松動(dòng)的器件、破損的家具、磨損的電線等）使你迅速識(shí)別使你迅速識(shí)別“異常情況異常情況”消除消除“突擊大掃除突擊大掃除”的思想的思想保持自律保持自律成為你的常規(guī)和日常慣例的一部分成為你的常規(guī)和日常慣例的一部分每天開始先花每天開始先花5分鐘時(shí)間專門用于系統(tǒng)清潔分鐘時(shí)間專門用于系統(tǒng)清潔5S過程過程1S - 清理清理2S - 整理整理3S - 清潔清潔4S - 維持維持5S - 素養(yǎng)素養(yǎng)5S過程步驟過程步驟5S過程過程4S定義定義SEIKETSU 標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)

19、準(zhǔn)。 使其得到控制和保使其得到控制和保持一致。持一致。 在工廠中的任何在工廠中的任何地方都遵守基本的清掃標(biāo)準(zhǔn)地方都遵守基本的清掃標(biāo)準(zhǔn)。 每個(gè)人都準(zhǔn)確知道自己每個(gè)人都準(zhǔn)確知道自己的責(zé)任是什么。的責(zé)任是什么。 清掃職責(zé)清掃職責(zé)是日常工作程序的一部分。是日常工作程序的一部分。 保持并改進(jìn)整潔和井井有條的保持并改進(jìn)整潔和井井有條的工作場(chǎng)所工作場(chǎng)所STABILIZE（維持）（維持） 保持和改進(jìn)前保持和改進(jìn)前3個(gè)個(gè)S的標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)4S的目標(biāo)的目標(biāo) 日文：日文： SEIKETSU 英文：英文： STANDARDIZE（維持）（維持）4S不僅保持，而且不僅保持，而且改進(jìn)改進(jìn)已經(jīng)規(guī)整到位的東西已經(jīng)規(guī)整到位的東西5

20、S過程過程4S策略策略 消滅可能堆積物品的過多存放區(qū)和平面消滅可能堆積物品的過多存放區(qū)和平面 對(duì)布置對(duì)布置/家具作出改動(dòng)，使其容易保持整齊干凈家具作出改動(dòng)，使其容易保持整齊干凈 使用檢查表建立每日的規(guī)整和清潔活動(dòng)（使用循環(huán)日歷安排提示信息使用檢查表建立每日的規(guī)整和清潔活動(dòng)（使用循環(huán)日歷安排提示信息） 進(jìn)行自我評(píng)價(jià)進(jìn)行自我評(píng)價(jià) 確定防止倒退的方法確定防止倒退的方法5S過程過程4S檢查表指南檢查表指南 在每個(gè)區(qū)域張貼檢查表在每個(gè)區(qū)域張貼檢查表 包括包括“整理后整理后”照片來顯示標(biāo)準(zhǔn)照片來顯示標(biāo)準(zhǔn) 讓同事計(jì)劃突擊審核讓同事計(jì)劃突擊審核 經(jīng)常尋求反饋和意見經(jīng)常尋求反饋和意見 使用檢查表記錄改善機(jī)會(huì)和建

21、議使用檢查表記錄改善機(jī)會(huì)和建議 使用問題解決過程確定根本原因使用問題解決過程確定根本原因 定期執(zhí)行糾正措施和改善措施定期執(zhí)行糾正措施和改善措施5S過程過程4S檢查表實(shí)例檢查表實(shí)例建立每日、每周和每建立每日、每周和每月任務(wù)，保持前月任務(wù)，保持前3個(gè)個(gè)S在日歷上安排任務(wù)，在日歷上安排任務(wù)，作為提示信息作為提示信息評(píng)價(jià)家具和記錄方法評(píng)價(jià)家具和記錄方法的效果的效果Name:_Month:_Day of month:123456789 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31DAILY TASKS:Review W

22、IP and store appropriatelyOffice tools present and in correct locationUpdate Outlook calendarReview email inbox, prioritze and dispositionSort through incoming mailWEEKLY TASKS:Dust deskClean computerPurge e-mail inboxMONTHLY TASKS:Scrub white boardRotate calendarCheck phone list for current revisio

23、n根據(jù)你的業(yè)務(wù)需要量身定做根據(jù)你的業(yè)務(wù)需要量身定做5S過程過程5S評(píng)價(jià)評(píng)價(jià)編制審核的標(biāo)準(zhǔn)程序編制審核的標(biāo)準(zhǔn)程序堅(jiān)持使用表格測(cè)量所有工作區(qū)堅(jiān)持使用表格測(cè)量所有工作區(qū)域的域的5S效果效果包括對(duì)電子包括對(duì)電子/數(shù)字過程的回顧數(shù)字過程的回顧用于自我評(píng)價(jià)和內(nèi)部審核用于自我評(píng)價(jià)和內(nèi)部審核5S過程過程1S - 清理清理2S - 整理整理3S - 清潔清潔4S - 維持維持5S - 素養(yǎng)素養(yǎng)5S過程步驟過程步驟5S過程過程5S定義定義SHITUSKE始終遵守紀(jì)律。始終遵守紀(jì)律。 是指日復(fù)是指日復(fù)一日、年復(fù)一年地遵守標(biāo)準(zhǔn)一日、年復(fù)一年地遵守標(biāo)準(zhǔn)并保持使工廠安全高效的秩并保持使工廠安全高效的秩序。序。 養(yǎng)成清理、整理、清潔和改善養(yǎng)成清理、整理、清潔和改善你的工作場(chǎng)所的習(xí)慣你的工作場(chǎng)所的習(xí)慣每個(gè)人都接受每個(gè)人都接受5S，將其作為個(gè)，將其作為個(gè)人目標(biāo)人目標(biāo)SUSTAIN（素養(yǎng)）（素養(yǎng)）實(shí)現(xiàn)妥當(dāng)保持正確實(shí)現(xiàn)妥當(dāng)保持正確5S程序程序的紀(jì)律和習(xí)慣的紀(jì)律和習(xí)慣5S的目標(biāo)的目標(biāo) 日文：日文： SHITSUKE 英文：英文： SUSTAIN（素養(yǎng)）（素養(yǎng)）5S就是改變你文化的紀(jì)律就是改變你文化的紀(jì)律5S過程過程5S策略策略 自律以維持自律以維持5S程序程序 將將5S擴(kuò)大到整個(gè)業(yè)務(wù)范圍擴(kuò)大到整個(gè)業(yè)務(wù)范圍 互相監(jiān)督保持可持續(xù)性的責(zé)