高效會議管理培訓(xùn)

1、高效的會議管理目錄2一、會議的基本原則二、會議前的準(zhǔn)備三、會議的常見實(shí)行方法四、會議后的跟進(jìn)五、會議管理的流程固化一、會議的基本原則3思考會議的必要性最大限度地減少會議是否能與其他會議合并1. 是一定要召開的會議嗎？2. 不能由自己決定嗎？3. 沒有更好的方式嗎？1. 不能減少參加者嗎？2. 不能減少會議頻率、時(shí)間和資料嗎？3. 不能進(jìn)行更為妥帖的運(yùn)作嗎？1. 不能與其他會議一起召開嗎？2. 加入其他會議中就不是好的內(nèi)容嗎？三種思考一、會議的基本原則4第一個(gè)原則第二個(gè)原則第三個(gè)原則明確召開會議的目的和預(yù)期目標(biāo)。少開會，開短會。將時(shí)間定為1個(gè)小時(shí)，最多不超過1個(gè)半小時(shí)。將會議記錄整理成一張紙。三

2、個(gè)原則一、會議的基本原則5第一條規(guī)定，嚴(yán)格遵守時(shí)間，最大限度地減少時(shí)間浪費(fèi)。第二條規(guī)定，參加者為必要的合適人選和負(fù)責(zé)人，會議規(guī)模盡可能小。第三條規(guī)定，明確會議目的，不要轉(zhuǎn)移到其他主題上。第四條規(guī)定，事先分發(fā)會議資料，在參加會議之前進(jìn)行查閱。第五條規(guī)定，要讓所有參加者發(fā)言，并且相互尊重所發(fā)表的意見。第六條規(guī)定，盡可能減少會議記錄，僅記錄決定了的主要事項(xiàng)。六個(gè)規(guī)定一、會議的基本原則61. 只在必要時(shí)才召開；2. 事先已經(jīng)籌劃好了；3. 擬定和分發(fā)了議程表；4. 遵守時(shí)間；5. 一切按部就班；6. 請了最有經(jīng)驗(yàn)、才能和必要的人出席；7. 做出了結(jié)論和總結(jié)；8. 記錄所有決定和工作任務(wù)的負(fù)責(zé)人及完成時(shí)

3、間，并明確跟進(jìn)人。高效會議的八大特征二、會議的準(zhǔn)備7一、籌劃會議二、明確會議目的和目標(biāo)三、對會議事先進(jìn)行公告四、會議主持者必須具備的條件五、選定參加者六、事先分發(fā)會議資料七、分配時(shí)間八、準(zhǔn)備會場二、會議的準(zhǔn)備8 會議主持者在會議開始之前，應(yīng)當(dāng)立足于5W1H這6條原則進(jìn)行事先討論。WhyWhatWhereWhenWho尋求為什么必須召開這個(gè)會議，是否有除會議之外的能夠進(jìn)行解決的方法的答案對是否有能夠容納所有人的場所進(jìn)行確認(rèn)對議題是否符合會議目的進(jìn)行檢查對會議時(shí)間如何、是否很好地遵循時(shí)間進(jìn)行確認(rèn)讓適合議題的人出席會議How對如何得出符合議題的結(jié)論進(jìn)行討論5W1H二、會議的準(zhǔn)備91. 籌劃會議 為了

4、召開高效的會議，首先應(yīng)當(dāng)進(jìn)行徹底的會議準(zhǔn)備（明確目的、制定計(jì)劃、整理資料、通知開會、布置會場等）案例： 13年5月30日，空調(diào)事業(yè)部召開了5月品質(zhì)例會，轉(zhuǎn)型升級總顧問陳建民、事業(yè)部總經(jīng)理黎昕及品質(zhì)管理部總監(jiān)楊天剛等相關(guān)人員出席會議。會議按照以往的模式召開，對相關(guān)的內(nèi)外部品質(zhì)指標(biāo)達(dá)成、質(zhì)量異常情況進(jìn)行了通報(bào)，但會議開始十幾分鐘后就提前結(jié)束了。原因是什么呢？主要有以下幾點(diǎn)：一是為了通報(bào)而通報(bào)，重點(diǎn)放在數(shù)據(jù)指標(biāo)方面，沒有刨根問底，真實(shí)的反映出存在的 核心品質(zhì)問題到底是什么，原因分析不深入、不到位；二是整改的措施不具體、不到位，沒有明確的操作計(jì)劃、責(zé)任人及完成時(shí)間等，無法真正落地。二、會議的準(zhǔn)備10會

5、議主持者在舉行會議的過程中應(yīng)當(dāng)檢查的事項(xiàng)很多，主要有以下方面：確定好會議的目的、目標(biāo)和類型了嗎？確定好會議的議題、日期、時(shí)間了嗎？確定好會議參加者了嗎？準(zhǔn)備好會場和各種備置用品了嗎？準(zhǔn)備好要分發(fā)的資料并發(fā)放到位了嗎？會議順利地進(jìn)行了嗎？得出令人滿意的結(jié)論了嗎？二、會議的準(zhǔn)備11會議參加者也有要準(zhǔn)備的相關(guān)事項(xiàng)： 充分確認(rèn)會議目的和議題； 以自身的經(jīng)驗(yàn)、知識或信息等為基礎(chǔ)，就議題進(jìn)行協(xié)商； 對議題進(jìn)行分析，討論其中的問題是什么； 尋求問題的解決對策和可行方案； 在自己的立場上思考與主持者和其他發(fā)言者的互動(dòng)； 完成自己需要準(zhǔn)備的資料，如有必要，也復(fù)印一下其他人的資料。二、會議的準(zhǔn)備122. 明確會議

6、目的和目標(biāo) 會議準(zhǔn)備從會議目的開始，會議必須存在目的和明確的目標(biāo)，遵循目的的會議形式有： 信息傳達(dá)型 問題解決型 訂立計(jì)劃型 利益調(diào)整型舉例： 最近轉(zhuǎn)型升級小組相關(guān)人員發(fā)現(xiàn)，空調(diào)分廠每天召開的生產(chǎn)例會，會前很多未進(jìn)行充分的準(zhǔn)備，開會時(shí)要討論的具體內(nèi)容和要達(dá)成的目標(biāo)都未明確，為了開會而開會，流于形式，這樣的會議真正的價(jià)值又有多少？二、會議的準(zhǔn)備133.對會議事先進(jìn)行公告 如果必須召開會議，就應(yīng)當(dāng)在1周之前，至少在1天之前預(yù)先通知，以便做好會議事項(xiàng)的準(zhǔn)備工作。應(yīng)當(dāng)記入事前通知的項(xiàng)目： 會議名稱和目的、目標(biāo) 會議主題、討論項(xiàng)目和會議類型 召開日期、開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間 召開場所（地址、電話號碼、示意圖

7、） 主持者姓名 參加者名單 附加會議資料 其他（參加者事前必須準(zhǔn)備的資料）二、會議的準(zhǔn)備4.會議主持者必須具備的條件主持會議是所有經(jīng)營者必須做的最具挑戰(zhàn)性的工作之一。成功地引導(dǎo)會議議程是會議主持者的重要職責(zé)。遵守會議議程，所有參加者一起相互合作，這才是真正地召開會議。大部分會議無法實(shí)現(xiàn)所定的目標(biāo)，馬馬虎虎地結(jié)束，這是因?yàn)橹鞒终咴谕婧雎毷?。不受歡迎的會議主持者有如下10種類型：準(zhǔn)備不充分不能發(fā)揮自己的作用不具備領(lǐng)導(dǎo)能力不能進(jìn)行時(shí)間控制趨炎附勢會議進(jìn)行方式生硬不能充分整理參加者的發(fā)言強(qiáng)調(diào)自己的意見或感情不能保持氣氛不能得出結(jié)論14二、會議的準(zhǔn)備15 如何能夠僅讓必要的人員參加會議呢？對會議參加者進(jìn)

8、行選擇的條件： 讓具有決定權(quán)的人參加 即使是其他部門的人，如果與會議有關(guān)系，也讓其參加 讓對會議主題存在強(qiáng)烈疑問的人參加 讓與會議主題有關(guān)的專家參加 讓能夠正確表達(dá)自己意見的人參加5.選定參加者舉例 公司召開會議時(shí)經(jīng)常發(fā)生不需要參加的人參會、必須參會的相關(guān)人員未參會、沒有決定權(quán)或不了解情況的人卻代表參會，結(jié)果導(dǎo)致會上該決策的事項(xiàng)無人拍板，需事后再次溝通確認(rèn)，導(dǎo)致會議效果大打折扣。二、會議的準(zhǔn)備166.事先分發(fā)會議資料 為了開成有效的會議，就應(yīng)當(dāng)事先傳達(dá)議題并盡可能提前分發(fā)討論資料。讓與會者事先做好充分的準(zhǔn)備和了解，這樣會上耽誤的時(shí)間就會大大減少。同時(shí)參會者也能有的放矢，提出有建設(shè)性的意見和對策

9、。二、會議的準(zhǔn)備177.分配時(shí)間 會議主持人要在會議開始之前明確清楚會議議程，每一項(xiàng)討論必須控制時(shí)間，不能泛泛而談，海闊天空。有效引導(dǎo)會議的秘訣之一就是合理分配時(shí)間，不要因?yàn)橐粋€(gè)細(xì)節(jié)耽誤會議整體的進(jìn)度。舉例 公司開會時(shí)，有時(shí)原計(jì)劃1小時(shí)開完的會議，有時(shí)要開2小時(shí)，甚至3小時(shí)，主要原因有會議中有人跑題，不著邊際的扯不相關(guān)的事，或有人鉆牛角尖，限于某一個(gè)有分歧的議題不能自拔，或會議中爭論、扯皮太多，主持人未能進(jìn)行及時(shí)的制止和引導(dǎo)，導(dǎo)致會議時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過既定時(shí)間。次數(shù)多了，員工就會“談會色變”。二、會議的準(zhǔn)備188.準(zhǔn)備會場 會議場所是能夠提高會議效率的重要因素之一。合適的會議場所不僅能提高成效、促進(jìn)

10、交流，而且可以使參加者感到愉快、提高會議效率。 為保證會議能準(zhǔn)時(shí)開始，會議準(zhǔn)備人員需提前30分鐘到場準(zhǔn)備，需將會議室門提前打開，準(zhǔn)備好投影儀、電腦、音響等。舉例 有次商用海外組織俄羅斯訂單小組會議，會議召開時(shí)間已經(jīng)到了，與會人員都已到位，組織人員才開始手忙腳亂的借投影儀，電腦。原本14：00開始的會議，實(shí)際14:15才開始，會議召開僅半小時(shí)，會前耽誤15分鐘。19三、會議的常見實(shí)行方法一、推動(dòng)會議的召開二、概括重要內(nèi)容三、寫成會議記錄四、傳達(dá)會議內(nèi)容三、會議的常見實(shí)行方法20一、推動(dòng)會議的召開與會人員守時(shí)出席，主持人宣布會議議題及議程。通過圖文并茂、頭腦風(fēng)暴、SWOT分析等，全面調(diào)動(dòng)與會人員，

11、就議題展開充分的討論。經(jīng)過充分溝通，達(dá)成會議的目的和目標(biāo)，形成相關(guān)決議和工作任務(wù)。三、會議的常見實(shí)行方法21一、推動(dòng)會議的召開 彼得.德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學(xué)習(xí)研究，總結(jié)出了達(dá)成協(xié)議的如下步驟。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達(dá)成協(xié)議。估計(jì)各提案獲益率4征求反對意見51列舉或圖示各提案并討論2用“足夠多”時(shí)間檢視困難所在1 1客觀比較各提案優(yōu)劣，避免意氣之爭3確認(rèn)議事結(jié)果9組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位101尋求與會者對各提案之認(rèn)同7以中立角度檢視正反意見1 6對提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)8三、會議的常見實(shí)行方法22 會議主持者有必要在會議結(jié)束之前，對所有會議內(nèi)容進(jìn)行概括。這種確認(rèn)

12、工作是一個(gè)對雙方之間是否存在誤解及錯(cuò)誤傳達(dá)的事項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)的過程，同時(shí)也是一項(xiàng)對下次會議應(yīng)當(dāng)解決的議案進(jìn)行確認(rèn)的過程，因此不能草草了事。而且，再次強(qiáng)調(diào)一下今天的重要決定事項(xiàng)也是很重要的。會議記錄須與會議目的有直接關(guān)系，必須能夠回答如下問題： 我們聚集在一起開會的目的是什么？ 我們達(dá)到目的了嗎？ 下一步我們要做什么？二、概括重要內(nèi)容三、會議的常見實(shí)行方法23 在會議記錄中，應(yīng)當(dāng)包括對會議內(nèi)容摘要和結(jié)果進(jìn)行整理的方面。并且，也應(yīng)當(dāng)包括有關(guān)哪些事交給誰、何時(shí)完成、如何進(jìn)行反饋的內(nèi)容。 如果某項(xiàng)決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說明，避免會后互相推諉，影響決議的完成，這點(diǎn)特別重要，是公司的各

13、級管理人員經(jīng)常會犯的一個(gè)毛病。由于會議沒有形成決議，導(dǎo)致會議的作用沒有體現(xiàn)出來，更會讓一些管理人員誤認(rèn)為開會沒有意義，直接影響其不想主持開會或者參與開會。 三、寫成會議記錄三、會議的常見實(shí)行方法24 不管會議內(nèi)容記錄、整理得有多好，如果不傳達(dá)會議內(nèi)容并付諸實(shí)施，反而只會成為私人文件。因此，利用系統(tǒng)將所記錄的內(nèi)容迅速傳達(dá)給成員是非常重要的。這時(shí)，發(fā)揮作用的就是企業(yè)的內(nèi)部信息傳達(dá)系統(tǒng)。舉例：奧克斯集團(tuán)工作任務(wù)，工作溝通，騰訊通等傳達(dá)方式四、傳達(dá)會議內(nèi)容25四、會議后的跟進(jìn)一、會后切實(shí)整理會場二、下達(dá)會議記錄三、實(shí)行決定事項(xiàng)26會后整理檢查項(xiàng)目四、會議后的跟進(jìn)一、會后切實(shí)整理會場 在使用會議室時(shí)，會

14、后的會場整理也很重要。會后整理不是某個(gè)人要做的事，而應(yīng)當(dāng)由所有參加者協(xié)作完成。1. 桌子和椅子恢復(fù)原狀了嗎？2. 白板擦了嗎？3. 杯子和煙灰缸整理了嗎？4. 桌子上擦干凈了嗎？5. 沒有遺忘的東西嗎？6. 垃圾扔掉了嗎？7. 確認(rèn)電源開關(guān)等關(guān)閉了嗎？8. 會議器材歸還了嗎？27四、會議后的跟進(jìn) 在會議記錄中，應(yīng)當(dāng)包括對會議內(nèi)容摘要和結(jié)果進(jìn)行整理的方面。并且，也應(yīng)當(dāng)包括有關(guān)哪些事交給誰、何時(shí)完成、如何進(jìn)行反饋的內(nèi)容，形成工作任務(wù)清單。 會議記錄必須在會議結(jié)束后立即進(jìn)行整理，最遲也要在第二天之前整理并分發(fā)給相關(guān)人員。二、下達(dá)會議記錄28 務(wù)必要記住“散會不追蹤，開會一場空”。加強(qiáng)稽核檢查：要建立會議事后追蹤程序，會議每項(xiàng)決議和工