電子文件歸檔范圍綜述

1、電子文件歸檔范圍綜述 我們在第一講中介紹了什么是電子文件，知道了電子文件的范圍很廣，那么，什么樣的電子文件需要?dú)w檔呢？嚴(yán)格來講，需要?dú)w檔的電子文件應(yīng)該是一份完整的，經(jīng)歷了從產(chǎn)生到成為定式文本的全過程的電子文件。如果單位沒有啟用電子公章，也應(yīng)該是經(jīng)歷了從產(chǎn)生到成為定稿的全過程的電子文件才有必要?dú)w檔。因此，只是利用計算機(jī)起草，工作中仍然采用紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的單位形成的電子文件的草稿和歷次修改稿都不必歸檔保存。 從電子文件的內(nèi)容上看，其歸檔范圍可以參照國家檔案局關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定來確定，各單位一般應(yīng)將反映本單位主要職能，包括行政許可、行政執(zhí)法、公共服務(wù)、城市管理以及“三定”規(guī)定中的其他職能所

2、涉及的、具有保存和利用價值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)庫文件等各種類型的電子文件納入歸檔范圍。國家檔案局關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定主要指機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定（國家檔案局令第8號，2006年12月制發(fā)）。之后，北京市檔案局根據(jù)此規(guī)定，結(jié)合北京市的實際情況，制發(fā)了北京市機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定實施細(xì)則（京檔發(fā)200711號）（以下簡稱實施細(xì)則）。實施細(xì)則是目前北京市各單位制定電子文件歸檔范圍的一個重要依據(jù)。電子文件的歸檔范圍并不等同于紙質(zhì)文件的歸檔范圍，而是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于文書檔案的歸檔范圍。從電子文件的內(nèi)容上看，它涵蓋了本單位工作的

3、各個領(lǐng)域。凡是反映本單位主要職能，記載了本單位承辦的主要工作，具有保存和利用價值的電子文件均應(yīng)納入歸檔范圍；從電子文件的形式上看，它是多種多樣的，各種門類和載體的檔案都會產(chǎn)生相應(yīng)的電子文件。例如，在會計核算工作中，如果使用了電算化管理軟件，就會形成會計核算電子文件；使用數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)拍攝，會形成圖像文件和影像文件所以，電子文件包含了文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)庫文件等各種類型。 文本文件指用文字處理技術(shù)形成的文件，例如用word、wps等軟件形成的各種公文都是文本文件；圖像文件既包括紙質(zhì)文件在數(shù)字化處理后得到的掃描圖像文件，也包括數(shù)碼照片采集來的圖像文件；圖形文

4、件指用計算機(jī)輔助設(shè)計或繪圖等軟件獲得的電子文件，如使用CAD制圖軟件形成的CAD圖紙；影像文件指用多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件，如數(shù)碼攝像機(jī)拍攝的圖像等；聲音文件指用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，如錄音筆等數(shù)字錄音設(shè)備錄制的聲音；數(shù)據(jù)庫文件指對業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和保存的數(shù)據(jù)庫。在確定電子文件歸檔范圍時，應(yīng)特別注意五種類型電子文件的歸檔工作。一是記錄本單位核心業(yè)務(wù)和重要工作成果的數(shù)碼照片、影像文件以及紙質(zhì)文件掃描獲得的圖像文件；二是本單位內(nèi)部管理、政務(wù)信息資源共享建設(shè)以及綜合統(tǒng)計工作中形成的數(shù)據(jù)庫文件；三是本單位公務(wù)活動中形成的具有保存和利用價值的電子郵件；四是本單位辦

5、公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和各類數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理軟件以及其他確保電子文件可讀取的專用軟件；五是與電子文件相對應(yīng)的元數(shù)據(jù)和背景信息。這五種類型的電子文件具體包含的內(nèi)容有：一是圖像和影像文件。數(shù)碼照片、音視頻文件經(jīng)常會由拍攝部門自行留存，凡是記錄本單位主要職能活動、重要工作成果、重要人物的數(shù)碼照片、音視頻文件材料，都應(yīng)該歸檔。如：領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動，本單位組織或參加的重要外事活動，本單位召開的各種會議、舉辦的各種活動，本單位考察、調(diào)研，記錄本單位重大事件、重大事故、駐地變化、基建工程等的數(shù)碼照片、音視頻文件均應(yīng)納入歸檔范圍。二是數(shù)據(jù)庫文件，具體包括內(nèi)部管理數(shù)據(jù)庫和政務(wù)信息數(shù)據(jù)庫。

6、內(nèi)部管理數(shù)據(jù)庫主要包括內(nèi)部機(jī)構(gòu)、人員管理、會計電算化等反映了本單位內(nèi)部管理的重要數(shù)據(jù)庫文件。政務(wù)信息數(shù)據(jù)庫主要包括人口、法人、空間與自然資源、宏觀經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展等基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫文件；各機(jī)關(guān)依據(jù)職能對社會事務(wù)、公共事務(wù)進(jìn)行監(jiān)督、管理形成的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫文件，如經(jīng)濟(jì)、科技、教育、司法、衛(wèi)生、社會保障、城市規(guī)劃管理等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫文件；為領(lǐng)導(dǎo)決策、為公民服務(wù)提供的各類信息的公共服務(wù)數(shù)據(jù)庫文件；對本地區(qū)、本系統(tǒng)、本行業(yè)開展的綜合統(tǒng)計工作形成的數(shù)據(jù)庫文件。三是電子郵件。 確定其歸檔范圍時要考慮電子郵件內(nèi)容的重要程度，體現(xiàn)了工作的處理過程，反映了與上下級單位或其他不相隸屬單位洽商工作、簽署

7、協(xié)議等內(nèi)容的電子郵件應(yīng)該歸檔，只是用于溝通信息的電子郵件則不需要?dú)w檔。四是軟件。北京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定（京檔發(fā)200414號）明確要求：“對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，需注明其軟件名稱、型號、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則應(yīng)連同專用軟件一并收集。”所以，當(dāng)電子文件是在通用軟件環(huán)境中形成時，就不用將相關(guān)軟件歸檔，而在專業(yè)系統(tǒng)中形成的電子文件，在相關(guān)軟件更新后應(yīng)將舊版軟件及時歸檔。例如，各單位普遍使用的MicrosoftOfficeWord、WPS文字等軟件現(xiàn)階段在北京市屬于通用軟件，就不需歸檔。五是元數(shù)據(jù)和背景信息

8、。它們反映了電子文件產(chǎn)生的環(huán)境及其形成、運(yùn)轉(zhuǎn)的全過程，對于保證電子文件的真實、完整、有效有著重要的意義。根據(jù)現(xiàn)階段的研究成果，有19項元數(shù)據(jù)和背景信息項是必須采集和記錄的，即：硬件環(huán)境，軟件環(huán)境，記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式，文件類別，載體編號，載體型號，載體類型，文件歸檔號（全宗號、目錄號、案卷號或文件號等），主題或題名，文件形成部門，文件形成時間，收文時間，責(zé)任者，主送者，抄送者，密級，保管期限，填表人，審核人。其中硬件環(huán)境包括主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號和制造廠商等，軟件環(huán)境包括操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和相關(guān)軟件等。 這19項元數(shù)據(jù)和背景信息分別記錄了電子文件賴以生存的環(huán)境，電子文件自身的特征、形成過程，電子文件歸檔后對其歸檔載體的管理、信息管理的方式和管理人員，包含了電子文件從產(chǎn)生到歸檔到脫機(jī)保存全過程的信息，能夠基本滿足系統(tǒng)發(fā)生變化時電子文件恢復(fù)、數(shù)據(jù)遷移的需要，是每個單位在電子文件歸檔時必須考慮的基本項、必備項。確定歸檔范圍之后還要明確電子文件的保管期限。各單位可以依據(jù)國家檔案局有關(guān)文件保管期限的規(guī)定，按照電子文件的保存和利用價值劃分電子文件的保管