機(jī)物料采購流程和制度

1、機(jī)物料采購流程和制度第一章 總則第一條 為了加強(qiáng)對公司采購與付款的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，根據(jù)國家法規(guī)和本公司實(shí)際，制定本制度。第二條 本制度適用于公司所屬的各項(xiàng)經(jīng)營、建設(shè)業(yè)務(wù)的采購，主要包括：原料采購、一般經(jīng)營物品采購、工程物資采購、服務(wù)采購。第三條公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)公司內(nèi)部控制制度的設(shè)計和監(jiān)督，包括采購與付款內(nèi)部控制制度第四條 總經(jīng)理對公司采購與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施以及采購與付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。第二章餐飲原料采購第五條餐飲原料是指通過加工用來為顧客提供菜品和食品的餐飲主料和輔料，包括蔬菜、肉類、海鮮、調(diào)味品、糧食、食用油、奶品等。

2、購入可以直接銷售的、不需要分裝的飲品和食品作為商品管理。第六條請購提出與審批1、請購由餐飲部廚房于到貨的前一日15 時之前提出，填寫一式4 聯(lián)（餐飲部、采購部、收貨、財務(wù)）的餐飲原料采購單；2、采購部根據(jù)餐飲原料價格清單確定的價格，審核和完成餐飲原料采購單中各項(xiàng)原料的價格。3、餐飲原料的請購由廚師長提出，餐飲部經(jīng)理或者餐飲總監(jiān)簽署，采購部經(jīng)理復(fù)審，酒店總經(jīng)理審批。第七條詢價詢價與確定供應(yīng)商1、資產(chǎn)部為詢價的主管部門，會同餐飲部、財務(wù)部和采購部對餐飲原料進(jìn)行詢價，制定餐飲原料價格單。餐飲原料價格單每半個月更新一次。2、餐飲原料價格以市場批發(fā)價格為基礎(chǔ)，變動范圍不能超出市場平均零售價格。3、詢價應(yīng)

3、采取多方比價的方式進(jìn)行，在詢價的過程中提供相應(yīng)供應(yīng)商信息。供應(yīng)商報價應(yīng)以書面形式4、采購部為供應(yīng)商的主管部門，在資產(chǎn)部詢價的基礎(chǔ)上，收集供應(yīng)商的報價、資信、法律文件等信息， 作出書面對比報告并提出供應(yīng)商選擇建議。 原則上選擇三家入圍供應(yīng)商作為合作伙伴。5、財務(wù)部和餐飲部對供應(yīng)商進(jìn)行評價。6、總經(jīng)理審批確定供應(yīng)商。7、餐飲原料價格不應(yīng)包含任何運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等因素，供應(yīng)商提出運(yùn)費(fèi)稅費(fèi)等條件的應(yīng)單獨(dú)計費(fèi)，并作為供應(yīng)商選定條件。8、供應(yīng)商提供的信用期作為選擇供應(yīng)商的條件之一。公司不支付任何信用成本，即不能因信用期而增加單價。第八條采購合同的訂立與審計1、采購部與審批確定的供應(yīng)商簽訂供貨協(xié)議，明確供貨的范圍

4、、時限、質(zhì)量、價格、信用和結(jié)算等條款。2、餐飲部和財務(wù)部對供貨協(xié)議進(jìn)行審核后，按照有關(guān)合同簽訂要求送審。3、資產(chǎn)部每季度對餐飲原料的采購情況進(jìn)行評價，向財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理提交評價意見。第九條采購與驗(yàn)收1、采購部將物品、 價格、審批等填寫齊全的食品原料采購單于到貨前一日17 時之前提交供應(yīng)商。并將填寫齊全的餐飲原料采購單（三聯(lián)：餐飲部、收貨、財務(wù)）提交收貨部門。2、收貨部門根據(jù)餐飲原料采購單收貨，并填寫與餐飲原料采購單一致的一式5 聯(lián)收貨單（收貨、財務(wù)、餐飲部、采購部、供應(yīng)商），分別由收貨人、送貨人、驗(yàn)收人簽字。3、收貨部門將填寫齊全的收貨單供應(yīng)商聯(lián)交給供應(yīng)商，將填寫齊全的收貨單和餐飲原料采購單分

5、別交給財務(wù)部和餐飲部，收貨單采購聯(lián)交采購部。4、收貨嚴(yán)格按照餐飲原料采購單列明的種類和數(shù)量收貨。具有最小訂貨包裝的不允許出現(xiàn)誤差，對于鮮活物品誤差不應(yīng)超過10，對于其它餐飲原料誤差不應(yīng)超過5，第十條庫存登記與會計記錄1、收貨部門根據(jù)收貨單和餐飲原料采購單登記庫存系統(tǒng)，直接計入餐飲部庫存。2、財務(wù)部根據(jù)填寫齊全的收貨單和餐飲原料采購單審核庫存單據(jù)，生成會計憑證，登記應(yīng)付賬款。第十一條付款審批與付款執(zhí)行。1、財務(wù)部根據(jù)資金和應(yīng)付款狀況通知采購部辦理付款手續(xù)；2、采購部按照采購部留存的收貨單與供應(yīng)商提交的收貨單核對一致，填寫支出憑單；3、財務(wù)部根據(jù)賬務(wù)記錄審核支出憑單；4、財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理分別簽字后

6、付款。第十二條緊急采購處理例外緊急需求的特殊采購由酒店總經(jīng)理審批，并按照以下要求辦理：1、緊急采購的范圍在餐飲原料以內(nèi)；2、緊急采購的價格不能超出詢價核定的價格；3、緊急采購的應(yīng)在次日上班后2 個小時內(nèi)補(bǔ)辦并提交到收貨人員；不符合以上條件的緊急采購應(yīng)提前報知總經(jīng)理，并由總經(jīng)理審批補(bǔ)辦的手續(xù)。第三章一般經(jīng)營物品采購第十三條 一般經(jīng)營物品是指除餐飲原料以外的、經(jīng)營用的有形物品，主要包括：固定資產(chǎn)、庫存經(jīng)銷或代銷商品、經(jīng)營消耗品、辦公用品、維修用品、農(nóng)資、宣傳用品第十四條請購提出與審批1、各使用部門每月向資產(chǎn)部提出經(jīng)營物品需求計劃；2、資產(chǎn)部根據(jù)經(jīng)營計劃和財務(wù)預(yù)算，審核使用部門的需求計劃，結(jié)合經(jīng)營物

7、品物品的庫存情況，每月 提出請購報告；3、每月的請購計劃由總經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)審批。4、請購計劃應(yīng)列明每個物品的庫存數(shù)量、月均預(yù)計使用數(shù)量、預(yù)計期末庫存數(shù)量、申請采購數(shù)量等。5、資產(chǎn)部加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，資產(chǎn)部應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)； 對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目， 資產(chǎn)部應(yīng)對需求部門提出的申請進(jìn)行審核后報批。6、公司應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的請購審批制度。對于每月例行采購，應(yīng)有批準(zhǔn)的請購計劃才能辦理采購訂貨。 對于臨時的采購， 應(yīng)由使用部門提交的請購單或者請購報告， 經(jīng)過資產(chǎn)部審核，連同采購訂單一同報批。第十五條詢價與確定供應(yīng)商1、資產(chǎn)部為詢價的主管部門，會同使用部門、 財

8、務(wù)部和采購部對一般經(jīng)營物品進(jìn)行詢價，制定一般經(jīng)營物品價格控制單。價格控制單至少3 個月更新一次。2、對于經(jīng)常使用的一般經(jīng)營物品，價格以市場批發(fā)價格為基礎(chǔ)。采用多方比價和議價的方式確定。比價或議價不能少于 3 個供應(yīng)商。3、除專營性存貨， 對于單項(xiàng)采購金額5 20 萬元元， 或者批次采購金額20 100 萬元的，要采取議標(biāo)。超過的采取招標(biāo)的形式確定一般經(jīng)營物品的價格。4、資產(chǎn)部在詢價的過程中要提供相應(yīng)供應(yīng)商信息。供應(yīng)商報價應(yīng)以書面形式確認(rèn)。5、采購部為供應(yīng)商的主管部門，在資產(chǎn)部詢價的基礎(chǔ)上，收集供應(yīng)商的報價、資信、法律文件等信息， 作出書面對比報告并提出供應(yīng)商選擇建議。 原則上選擇三家入圍供應(yīng)商

9、作為合作伙伴。6、財務(wù)部和資產(chǎn)部以及特定的使用部門對供應(yīng)商進(jìn)行評價。7、財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批確定供應(yīng)商。8、供應(yīng)商提供的信用期作為選擇供應(yīng)商的條件之一。公司不支付任何信用成本，即不能因信用期而增加單價。9、供應(yīng)商供貨期限為一年。對供應(yīng)商每年評價一次，擇優(yōu)選定。第十六條采購合同的訂立與審計1、采購部與審批確定的供應(yīng)商簽訂供貨協(xié)議，明確供貨的范圍、時限、質(zhì)量、價格、信用和結(jié)算等條款。2、資產(chǎn)部和財務(wù)部以及特定的使用部門對供貨協(xié)議進(jìn)行審核后，按照有關(guān)合同簽訂要求送審。3、資產(chǎn)部每季度對一般經(jīng)營物品的采購情況進(jìn)行評價，向財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理提交評價意見。4、對于臨時采購的臨時供應(yīng)商，可以通過比價、招標(biāo)形式

10、直接簽訂供貨協(xié)議。第十七條采購與驗(yàn)1、采購部將資產(chǎn)部的請購計劃或請購單、請購報告等，在選定的供應(yīng)商和價格范圍內(nèi)擬定采購訂單2、采購訂單由采購部填具、財務(wù)部根據(jù)請購計劃等審核；3、財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批采購訂單；4、采購部將填寫齊全的采購單于提交供應(yīng)商，并同時將填寫齊全的采購單提交收貨部門。5、收貨部門根據(jù)采購單收貨，并填寫與采購單一致的一式4 聯(lián)收貨單（收貨、財務(wù)、采購部、供應(yīng)商），分別由收貨人、送貨人、驗(yàn)收人簽字。6、收貨部門將填寫齊全的收貨單供應(yīng)商聯(lián)交給供應(yīng)商，將填寫齊全的收貨單和采購單分別交給財務(wù)部和采購部。7、收貨嚴(yán)格按照采購單列明的種類和數(shù)量收貨。具有最小訂貨包裝的不允許出現(xiàn)誤差，對于

11、散裝的存貨誤差不超過5。第十八條庫存登記與會計記錄1、收貨部門根據(jù)收貨單和采購單登記庫存系統(tǒng)。2、財務(wù)部根據(jù)填寫齊全的收貨單和采購單審核庫存單據(jù)，生成會計憑證， 登記應(yīng)付賬款。第十九條付款審批與付款執(zhí)行。1、財務(wù)部根據(jù)資金和應(yīng)付款狀況通知采購部辦理付款手續(xù)；2 、采購部按照采購部留存的收貨單與供應(yīng)商提交的收貨單核對一致，填寫支出憑單；3、財務(wù)部根據(jù)賬務(wù)記錄審核支出憑單；4、財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理分別簽字后付款。第二十條緊急采購處理例外緊急需求的特殊采購由總經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)審批，并按照以下要求辦理：1、緊急采購的為急需存貨；2、緊急采購的價格不能超出詢價核定的價格，或經(jīng)過資產(chǎn)部確認(rèn)；3、緊急采購的應(yīng)在次

12、日上班后1 個小時內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)并提交到收貨人員4、手續(xù)補(bǔ)辦之前，資產(chǎn)部備查登記（一）組織規(guī)劃控制。1.不相容職務(wù)的分離。應(yīng)當(dāng)加以分離的職務(wù)通常有：授權(quán)進(jìn)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離；執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)與審核該項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離；執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)與記錄該項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離；保管某項(xiàng)財產(chǎn)的職務(wù)與記錄該項(xiàng)財產(chǎn)的職務(wù)要分離等等。 2.組織機(jī)構(gòu)的相互控制。一個單位組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置和職責(zé)分工應(yīng)體現(xiàn)相互控制的要求。 具體要求是： 各組織機(jī)構(gòu)的職責(zé)權(quán)限必須得到授權(quán)，并保證在授權(quán)范圍內(nèi)的職權(quán)不受外界干預(yù)； 每類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在運(yùn)行中必須經(jīng)過不同的部門并保證在有關(guān)部門進(jìn)行相互檢查；在對每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的檢查中， 檢查者

13、不應(yīng)從屬于被檢查者，以保證被檢查出的問題得以迅速解決。（二） 授權(quán)批準(zhǔn)控制。 授權(quán)批準(zhǔn)控制指對單位內(nèi)部部門或職員處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的權(quán)限控制。單位內(nèi)部某個部門或某個職員在處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時，必須經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)才能進(jìn)行，否則就無權(quán)審批。首先， 要明確一般授權(quán)與特定授權(quán)的界限和責(zé)任；其次，要明確每類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)程序；再次，要建立必要的檢查制度，以保證經(jīng)授權(quán)后所處理的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的工作質(zhì)量。（三）預(yù)算控制。預(yù)算控制是內(nèi)部控制的一個重要方面，包括籌資、融資、采購、生產(chǎn)、銷售、投資、 管理等經(jīng)營活動的全過程。對單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)編制詳細(xì)的預(yù)算和計劃，并通過授權(quán)， 由有關(guān)部門對預(yù)算或計劃的執(zhí)行情況進(jìn)行控制，其基本要求

14、是： 第一， 所編制預(yù)算必須體現(xiàn)單位的經(jīng)營管理目標(biāo)，并明確責(zé)任；第二，預(yù)算在執(zhí)行中，應(yīng)當(dāng)允許經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)對預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，以便預(yù)算更加切合實(shí)際；第三，應(yīng)當(dāng)及時或定期反饋預(yù)算的執(zhí)行情況。（四） 實(shí)物資產(chǎn)控制。第一，限制接近，以嚴(yán)格控制對實(shí)物資產(chǎn)及與實(shí)物資產(chǎn)有關(guān)的文件的接觸，如現(xiàn)金、銀行存款、有價證券和存貨等，除出納人員和倉庫保管人員外，其他人員則限制接觸， 以保證資產(chǎn)的安全。第二，定期進(jìn)行實(shí)物資產(chǎn)清查，保證實(shí)物資產(chǎn)實(shí)有數(shù)量與賬面記載相符，如賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，及時處理。除上述外，實(shí)物資產(chǎn)控制從廣義上說，還包括對實(shí)物資產(chǎn)的采購、保管、發(fā)貨及銷售全過程進(jìn)行控制。（五）成本控制?，F(xiàn)代成本控制可分為“粗放型 ”和 “集約型 ”兩種。粗放型成本控制，是指在生產(chǎn)技術(shù)、 產(chǎn)品工藝不變的情況下，單純依靠減少耗用材料，合理下料來降低成本的控制法；集約型成本控制， 是指依靠提高技術(shù)水平來改善生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品工藝， 從而降低成本的控制法。這兩種方法結(jié)合起來，就是現(xiàn)代成本控制。（六） 審計控制。審