行政處罰檔案管理辦法

1、余姚市行政處罰檔案管理辦法余姚市行政處罰檔案管理辦法 余姚市檔案局 樓潔芳第一章第一章 總則總則 第一條 為推進依法行政，提高行政機關實施行政處罰的質量和水平，規(guī)范行政執(zhí)法行為，根據中華人民共和國行政處罰法、中華人民共和國檔案法等法律法規(guī)制定本辦法。第一章第一章 總則總則 第二條 行政處罰檔案是指本市各級具有行政處罰權的行政機關,包括法律、法規(guī)授權的具有管理公共事務職能的組織或依法受委托實施行政處罰的組織，在實施行政處罰工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄。第一章第一章 總則總則 第三條 行政處罰檔案是國家檔案的重要組成部分，是涉及公民、法人或者其他組

2、織切身利益的重要信息資源，各單位和公民個人都有保護行政處罰檔案的義務。第一章第一章 總則總則 第四條 各級具有行政處罰權的行政機關要高度重視行政處罰檔案管理工作，將其納入檔案基礎業(yè)務建設范疇；市檔案行政管理部門將依法加強行政處罰檔案工作的監(jiān)督和指導。第一章第一章 總則總則 第五條 行政處罰檔案原則上應由本單位檔案部門集中統(tǒng)一管理，任何單位和個人不得據為己有。確因工作需要，可以由業(yè)務部門管理，每年向本單位檔案部門移交行政處罰檔案目錄。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 第六條 行政處罰檔案管理部門應根據有關規(guī)定，建立健全行政處罰檔案文件材料的形成、積累和歸

3、檔制度，確保行政處罰檔案的齊全完整。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 第七條 行政處罰檔案歸檔范圍： （一）簡易程序 1.行政處罰決定書； 2.當場處罰備案表； 3.繳納罰款收據。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 （二）一般程序 1.立（受）案文書； 2.案件移送文書； 3.現(xiàn)場檢查（勘驗）筆錄； 4.調查（詢問）筆錄； 5.先行登記保存證據文書； 6.檢驗、監(jiān)測、檢疫、鑒定、專家評審文書；第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 7.案件處理內部審批文書； 8.行政處罰事先告

4、知（含聽證告知）文書； 9.陳述申辯材料 10.聽證通知書、聽證筆錄、聽證報告； 11.案件調查終結報告； 12.行政處罰決定書；第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 13.送達回證； 14.罰沒款（物）審批表、清單、票據材料； 15.行政處罰強制執(zhí)行申請文書； 16.結案報告； 17.重大案件集體討論記錄； 18.案件合議記錄。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 第八條 行政處罰檔案整理方法： （一）行政處罰檔案設單獨檔案門類進行整理，行政處罰檔案應在案件辦結后一個月內按規(guī)范要求整理歸檔。第二章第二章 行政處罰檔案

5、的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 （二）行政處罰檔案保管期限：責令停產停業(yè)、暫扣或者吊銷許可證、暫扣或者吊銷執(zhí)照、行政拘留、處罰金額5萬元以上或對社會有較大影響的行政處罰檔案保管期限為永久；警告、沒收違法所得、沒收非法財物或處罰金額5萬元以下的行政處罰檔案保管期限為長期。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 （三）適用簡易程序的行政處罰案件檔案每五十個案件的責令改正（更正）通知書、現(xiàn)場處罰決定書等組成一個案卷。適用一般程序（聽證程序）的行政處罰案件檔案按“一案一卷”的原則組卷，同一案件文件材料數量過多時，可適當調整成若干分卷。第二章第二章

6、行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 （四）行政處罰檔案采用年度保管期限分類法，歸檔案卷在分類方案的最低一級類目內，按案件辦結時間順序排列，正卷在前，副卷在后，一卷一號。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 （五）行政處罰檔案的檔號按DA/T13-1994規(guī)定編制。由全宗號、目錄號（或類別號）、案卷號組成。檔號采用以下兩種結構中的一種： 全宗號-目錄號-案卷號 全宗號-類別號-案卷號第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 全宗號：檔案館（室）給定每一個全宗的代碼。全宗號用阿拉伯數字標識某一全宗的進

7、館順序號。 目錄號：全宗內案卷所屬目錄的代碼。以三位阿位伯數字標識。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 類別號：館（室）藏檔案類別的代碼。是由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數字組成的代碼標識。不同級位之間可用間隔符 “ ”分開。類別號一般不應超過三級。 案卷號：案卷排列的順序號。案卷號用三位阿拉伯數字標識。若設分卷的案卷，則在案卷號后用阿拉伯數字標識，并加“（）”。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 （六）行政處罰檔案卷內文件材料應按照辦理程序的客觀進程所形成文件材料時間的自然順序，兼顧文件材料之間的內在聯(lián)系進行排列。

8、一般結論性的放在前面，印證性的材料放在后面。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 行政處罰案件檔案卷內文件材料的一般排列順序是：1、行政處罰決定；2、上級部門交辦、其他部門移送、群眾舉報案件的材料；3、案件受理、立案審批表；4、現(xiàn)場檢查筆錄；5、登記保存（封存）（扣押）決定書；6、調查筆錄；7、案件討論記錄；8、通知存根； 9、行政處罰告知書第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 10、送達回證；11、解除登記保存（封存）（扣押）決定書；12、案件移送書；13、案件辦理報批書；14、聽證申請書，舉行聽證通知書及聽證筆錄；

9、15、建議書；16、檢驗（檢定）（鑒定）委托書；17、涉案物品清單；18、強制執(zhí)行申請書；19、涉案物品處理記錄、處理憑證；20、結案報告；21、其他應歸檔的文件材料。 第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 （七）行政處罰檔案卷內文件有圖文的頁面均應編寫頁號。頁號編寫位置：單面書寫文件在右上角；雙面書寫文件，正面在右上角，背面在左上角。各分卷之間不連續(xù)編頁號。頁號以阿拉伯數字三位數編寫，如“032”。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 （八）行政處罰檔案應編制案卷封面、案卷目錄、卷內文件目錄、備考表。紙質文件材料須采

10、用A4標準無酸紙制作。文件材料字跡必須清楚、整潔，符號正確，簽屬完備。載體和書寫材料應符合耐久性要求。 第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 案卷封面填寫主要包括以下內容： 全宗名稱：即立檔單位名稱，用全稱或規(guī)范化簡稱。 檔案類別：行政處罰案件檔案。 案件名稱：簡要寫明違法主體和違法行為。 處理結果：處罰決定中確認的處罰內容，或者復議決定確認的處罰內容或者訴訟確認的處罰內容。要求分項寫明行政處罰的方式。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 卷內文件起止時間：卷內文件形成的起止日期。 保管期限：根據檔案保管期限表劃定的保

11、管期限。 卷內文件數量：本案件共有的案卷數量及各卷內的文件份數和頁數。 歸檔號：行政處罰案件檔案的歸檔順序號。 案卷封面示例見附錄A。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 案卷目錄包括序號、檔號、案件名稱、起止日期、頁數、保管期限、備注等項目。 案卷目錄示例見附錄B。 卷內目錄包括以下內容： 順序號：卷內文件的排列序號。用阿拉伯數字從“1”起依次標注卷內文件的順序，一份文件只標注一個順序號。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 文號：文件編號。文件制發(fā)過程中由制發(fā)機關、團體或個人賦予文件的順序號。文件編號包括發(fā)文字號、

12、科研試驗報告流水號、標準規(guī)范類文件的統(tǒng)編號、圖號等。 責任者：對檔案內容進行創(chuàng)造、負有責任的團體或個人。責任者只有一個時，照原文填寫。責任者有多個時，第一順序選擇立檔單位責任者；立檔單位不是責任者時，選擇主要責任者填寫。責任者用全稱或規(guī)范化簡稱。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 題名：文件的標題一般應照實抄錄。沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內容的文件, 應根據文件內容重新擬寫或補充標題，外加“ ”號。 日期：文件形成的日期，即文件的簽發(fā)時間（落款時間）。用8位阿拉伯數字表示，第1-4位數表示年，第5-6位數表示月，第7-8位數表示

13、日。月、日不足兩位時前面加“0”。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 頁號：每份文件首尾頁上標注的頁號?！?25-029”。 備注：留待對卷內文件變化時作說明之用。 卷內備考表內容包括： 本卷情況說明：說明卷內文件的件數、頁數，不同載體文件的數量，缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，組卷情況。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 立卷人：由責任立卷者簽署。 檢查人：由案卷質量審核者簽署。 立卷時間：完成案卷立卷的日期。 案卷的排列，按照行政處罰決定書字號或結案時間順序排列。 卷內目錄示例見附錄C。第二章第二章 行政處

14、罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 （九）行政處罰案卷格式按GB/T9705-1988規(guī)定。案卷封面采用硬封面和軟封面兩種形式。采用軟封面的，逐卷裝訂后，裝入檔案盒。 封面用材按照DA/T24-2000執(zhí)行。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 硬封面尺寸規(guī)格采用300mm220mm（長寬）。封底尺寸同封面尺寸。卷脊可根據需要分別設10、15、20mm三種厚度。封面和封底翻口處要另有25mm的折疊保護紙舌，案卷脊背左右兩側各留20mm寬的裝訂紙舌。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 軟封面的規(guī)格為

15、封底封面尺寸相同。封面內頁可打印或印制案卷卷內目錄，封底內頁可印制案卷備考表。 案卷裝訂采用三孔一線的裝訂方式，并由立卷人在裝訂線結扎處貼封條后加蓋騎縫章，以示負責。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 （十）行政處罰檔案應使用余姚市檔案行政管理部門認可的檔案管理系統(tǒng)，將行政處罰檔案案卷目錄、卷內目錄輸入計算機管理，并打印一套紙質案卷目錄。 （十一）與行政處罰案件檔案相對應的歸檔電子文件整理按GB/T18894-2002規(guī)定執(zhí)行。第三章第三章 行政處罰檔案的保管和統(tǒng)計行政處罰檔案的保管和統(tǒng)計 第九條 行政處罰檔案管理部門應建立行政處罰檔案保管、保密、利用、

16、鑒定銷毀、統(tǒng)計制度，確保行政處罰檔案規(guī)范化管理。 第十條 行政處罰檔案管理部門要配備必要的保管設備和防護設施，保證行政處罰檔案的安全。第三章第三章 行政處罰檔案的保管和統(tǒng)計行政處罰檔案的保管和統(tǒng)計 第十一條 行政處罰檔案管理部門應定期對檔案進行檢查清點，確保檔案不丟失，不損壞。發(fā)現(xiàn)破損、蟲蛀、褪色或字跡模糊等現(xiàn)象時，應及時修補、復制或進行其它技術處理。 第十二條 行政處罰檔案管理人員調動工作時，應在離職前辦好交接手續(xù)。第三章第三章 行政處罰檔案的保管和統(tǒng)計行政處罰檔案的保管和統(tǒng)計 第十三條 行政處罰檔案管理部門應對行政處罰檔案的收集、管理、利用、鑒定銷毀等情況進行準確統(tǒng)計，填寫檔案工作基本情況

17、統(tǒng)計報表，定期報送本機關檔案管理部門。第四章第四章 行政處罰檔案的利用行政處罰檔案的利用 第十四條 行政處罰檔案管理部門應對行政處罰檔案的利用權限作出明確規(guī)定，建立檔案借閱登記簿，健全借閱檔案登記、審批手續(xù)，做好利用效果反饋登記，掌握檔案的利用情況。第四章第四章 行政處罰檔案的利用行政處罰檔案的利用 第十五條 司法部門因依法執(zhí)行公務查閱行政處罰檔案，各單位應按規(guī)定提供相關檔案。各單位保存的行政處罰檔案一般不得借出利用。第四章第四章 行政處罰檔案的利用行政處罰檔案的利用 第十六條 行政處罰檔案管理人員和利用者應嚴格遵守檔案管理有關規(guī)章制度，任何部門、單位和個人不得抽取、篡改、損毀、偽造檔案。第五章第五章 行政處罰檔案的鑒定銷毀行政處罰檔案的鑒定銷毀 第十七條 行政處罰檔案保管期滿后，應由業(yè)務部門提出初步存毀意見，會同本機關檔案部門共同鑒定。 第十八條 經鑒定對確無保存價值的行政處罰檔案應進行登記造冊，存放兩年后，經本單位負責人同意，并在檔案銷毀清冊上簽署意見后銷毀。第五章第五章 行政處罰檔案的鑒定銷毀行政處罰檔案的鑒定銷毀 第十九條 銷毀行政處罰檔案應當在指定的銷毀