文員崗位職責4篇

1、文員崗位職責 4 篇本文目錄1. 文員崗位職責2. 行政文員崗位職責3. 文員崗位職責4. 文員、計調(diào)員、統(tǒng)計員崗位職責行政人事部文員在行政人事部經(jīng)理領導下工作，對行政人事部經(jīng)理負責。 履行以下行政文員工作職責：1. 協(xié)助主管對人員的招聘。（按招聘流程）2. 新進人員的入廠和離職人員的出廠手續(xù)之辦理。3. 協(xié)助主管對新進人員的教育訓練之準備與后序工作之進行。4. 全廠人員檔案的建立與管制。（電腦化）5. 對試用人員之試工與考核調(diào)查。6. 負責全廠人事異動工作。（轉(zhuǎn)正 /升職/ 調(diào)動/ 降職等手續(xù)之辦理）7. 全廠獎懲手續(xù)之辦理。8. 對各類資料進行簽收，整理并分類歸檔。（廠內(nèi)程序文件 / 內(nèi)部

2、聯(lián)絡 /外 部聯(lián)絡/會議資料/各類培訓資料 /考勤資料/獎懲資料/人事異動資料等分類整 理）9. 每日/ 月對全廠職員工的考勤工作。（每日 /月之考勤日報表 / 每月人力流 動統(tǒng)計表 / 請假、放假手續(xù)辦理 / 平時查卡、監(jiān)卡 / 加班申請手續(xù)等）10. 月底對相關報表的整理并交于財務。11. 月底新工卡及飯卡的發(fā)放，月初對全廠職員工上月的工卡查核并及時交 于財務室。12. 對全廠鑰匙之管理13. 配合舍監(jiān)對宿舍名單的修改和月底水電之統(tǒng)計。14. 職員工勞動合同暫住證及各類保險之辦理。15. 完成主管臨時交付的任務行政文員的主要工作是：1、協(xié)助公司的各項規(guī)章制度和維護工作秩序；2、負責公司員工

3、的考勤管理；3、負責公司全體員工的后勤保障工作，包括發(fā)放辦公用品、印制名片、辦 理餐卡、定水、定票、復印、郵寄等事務；4、負責接待來賓，接聽或轉(zhuǎn)接外部電話5、負責與工作內(nèi)容相關的各類文件的歸檔管理；6、負責例會的會議記錄等7. 完成上級安排的其他工作任務。行任公司行政文員工作職責一、接聽前臺電話1、前臺任意一臺電話機在鈴聲響起三聲之內(nèi)接起電話，即使是你正在接聽 一個電話。2、做好前臺電話的轉(zhuǎn)接工作，有人需要轉(zhuǎn)接到總經(jīng)理辦公室、財務室時需 要與總經(jīng)理、財務相關人員溝通好后方可接入。3、出現(xiàn)電話沒有辦法轉(zhuǎn)接或是需要聽電話的員工不在辦公室時及時留下顧 客的電話與姓名，方便公司員工與他取得聯(lián)系。二、接

4、待好來公司拜訪的客戶1、來公司上門維修的顧客先將顧客的維修機做一個初步檢查方可將機器交 到維修員手中并告知此機器的詳細故障后維修員再進行詳細檢測，在維修員給 顧客檢測時可以請顧客做下喝水或是介紹公司的相關新產(chǎn)品。2、在接待上門下載客戶時做好客戶下載登記，多詢問顧客的使用情況及周 圍朋友有無在使用同類產(chǎn)品，留下客戶的重要信息資料。3、來公司洽談業(yè)務的客戶先讓客戶做下喝杯水再來通知此項目的相關負責 人洽談相關業(yè)務。4、一次性接待顧客三個以上時可以叫維修員幫忙接待上門維修客戶。5、認真接待每一位顧客，做好公司的形象窗口。三、及時處理與打印公司相關文檔資料1、商場在辦理相關事項需要公司出示相關證明時及

5、時打印。2、公司有相關新品訂價與貨品調(diào)價時出示相關貨品價格通知。3、公司有員工調(diào)動是及時出示調(diào)動通并及時更改公司的通訊錄。4、每月 9 日、17日、 25日、 1日將公司商場部的電子報表與批條按照合 理的格式通過打印機打印出來交給財務。5、及時整理電腦中的文檔資料，合理歸檔。四、考勤的制作1、文員在每日早晨做好考勤的嚴格把關。2、每月月初將上個月的考勤用電子表格制作出來，在制作過程中注意請 假、轉(zhuǎn)正人員及已滿周年人員的詳細標注。五、人事處理1、新員工在入職時一定要將入職書、個人擔保書及擔保人的身份證復印件 一起存檔放入檔案庫中。2、新員工在入職后要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。3

6、、所有員工離職均要辦理好公司的離職書并及時發(fā)放離職員工通知告之公 司所有部門同事。4、員工離職后均有一份離職書保存在公司檔案資料。六、后勤處理1、為公司所有員工名片制定的確定與核實。2、及時收取公司電子郵箱的電子信件。3、收理好送上公司的包裹。4、公司日用品的采購。5、報銷公司相關開支費用及公司的郵寄費用。6、及時處理好客戶的投訴問題。七、與維修部的緊密合作，及時收取維修費用并將維修費用上交到公司財 務。八、業(yè)務部客戶資料的入檔1、每天早上到公司提醒業(yè)務員及時整理昨天的工作日記，在業(yè)務員整理完 畢之后輸入到電腦電子檔案之中，分企業(yè)與客戶電子檔案兩份資料進行輸入。2、業(yè)務員沒有及時填寫的要向他的

7、上級反應要求及時補加功課。九、協(xié)助倉庫整理一些新貨的入倉蓋章。 十、熟悉公司每一個品牌、每一個型號的下載工作。 人事文員的工作職責 協(xié)助主任做好日常管理工作。樹立為領導服務、其它部門服務的思想。 辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)）工作職責：1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。3. 負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。4. 做好會議紀要。5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。6. 負責傳真件的收發(fā)工作。7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。8. 做好公司宣傳專欄的組稿。9.

8、 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。10. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。11. 每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。12. 接受其他臨時性工作。13. 管理好員工人事檔案材料 , 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借 檔手續(xù)。14. 社會保險的投保、申領。15. 統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。16. 管理辦公各種財產(chǎn) ,合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率 , 提倡節(jié)儉。1、人事管理工作：招聘、辭退手續(xù)，人員培訓等。2、人事事務處理，員工檔案編檔與管理有序化。3、辦公室工作：文檔打印、收發(fā)傳真，日?？记?。 行政人事文員崗位職責 行政人事部文員在行政人

9、事部經(jīng)理領導下工作，對行政人事部經(jīng)理負責。履行以下職責：一、負責公司文印刷、文件收發(fā)、資料整理、印章的使用和保管。二、負責辦理員工的進廠、請假、調(diào)動、辭工離廠手續(xù)；員工檔案資料建立。三、全面負責員工考勤工作。四、負責員工的就醫(yī)和簡單醫(yī)療應急處理。五、辦公、勞保、文化娛樂等用品的采購申請、質(zhì)量驗收、發(fā)放、登記、管理。六、外來客人的接待和服務。七、外來電話、傳真的接聽（受）、記錄、傳達（送）。八、復印機、傳真機的管理和使用。九、公司內(nèi)部其它事務性工作。十、領導交辦的其它工作行政文員崗位職責文員崗位職責（ 2） | 返回目錄一、執(zhí)行辦公用品的采購、發(fā)放、管理1、新員工入職時，由部門經(jīng)理根據(jù)辦公用品實

10、際需要，提出申請，向行政 文員簽領取。其余時間，員工急需領取辦公用品，必須簽，并寫清楚領用時 間、項目、數(shù)量等。2、員工離職時，部門經(jīng)理應認真清點其辦公用品，并到行政部填寫移交清 單并簽。3、行政文員每月對辦公用品進行一次盤點，辦公用品采購原則上由各部門 向行政部提出申請后統(tǒng)一采購，特殊物品采購由部門主管、副總同意后另行購 買。二、信件的收發(fā)、文件資料打、復印，傳真管理1、公司所有打印、復印文檔工作及信件、報刊收發(fā)管理工作由行政文員統(tǒng) 一負責。收到信件資料由行政文員及時通知或遞送給收件人。對投遞錯誤的信 件，退回或轉(zhuǎn)移。 發(fā)件時，由發(fā)件人填寫好資料，再由行政文員執(zhí)行發(fā)送。2、行政文員妥善保管外

11、部提供的文件資料打印、復印或快遞的結(jié)賬單據(jù)， 并負責核對單據(jù)數(shù)量、金額，便于財務結(jié)算。3、員工不得利用公司機器打印或傳真與工作無關的文件，行政文員有權(quán)監(jiān) 管教育。三、執(zhí)行印制名片的聯(lián)系、校稿與管理1、公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政文員依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè) 務。2、需做名片的員工，先填寫名片印制申請單，經(jīng)部門經(jīng)理簽后交由行政文 員負責辦理。3、名片印制前需校稿，確認名片職務、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等 需確認無誤。自確認名片內(nèi)容起，一周內(nèi)，行政文員將做好的名片發(fā)放給名片 印制申請者。四、執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理1、負責對公司的固定資產(chǎn)進行盤點、登記。做到編好號、貼標碼、注明使

12、用狀況、統(tǒng)計數(shù)量、并責任到具體員工。使用者離開本公司時，公司資產(chǎn)收歸 行政部管理。對需要報廢的資產(chǎn)進行報廢登記處理。2、行政文員根據(jù)盤點狀況，制作公司固定資產(chǎn)使用情況登記表，發(fā)給 公司相關負責人。3、行政文員負責對打印機、傳真機等其它辦公設備、設施的保養(yǎng)維護和聯(lián) 系維修工作。五、執(zhí)行書籍、文件、資料的規(guī)范管理1、公司所有書籍應編碼貼號、做好編目、分類存放、按順序排列整齊，及 時更新登記表。2、公司員工借書、領取文件資料時，必須簽登記。應注明“日期、姓名、 編號、項目名稱、數(shù)量、歸還日期、備注”等。3、員工借書的限期不超過一個月，行政文員應提醒催還。員工離開公司 時，應歸還所領文件、資料給行政文

13、員。書籍、資料被歸還時，行政文員應備 注說明歸還日期。六、執(zhí)行公司證照、年檢及員工社保卡的申辦1、公司變更或申請辦理分支機構(gòu)，先準備辦理營業(yè)執(zhí)照相關資料，然后到 工商局領取營業(yè)執(zhí)照登記申請表；營業(yè)執(zhí)照申辦完畢后，持營業(yè)執(zhí)照原件及公 司法人代表身份證復印件辦理組織機構(gòu)代碼證；組織機構(gòu)代碼證辦理完畢后， 準備相關資料辦理稅務登記證。2、公司年檢一般從三月份開始，至六月底結(jié)束?？傻卿洝吧钲谑泄ど绦姓?物價管理局”網(wǎng)站，了解當年度辦理年檢的需要的資料，先進行網(wǎng)上申請，再 交實物資料到工商局辦年檢。3、需辦理社?？ǖ膯T工，先提交“勞動保障局數(shù)碼照片回執(zhí)”，行政部打 印“制證清單”后，行政文員到社保局四樓

14、交錢辦理。后憑社保局回執(zhí)領取社 ?？?。七、飲用水管理、訂餐、訂會議廳、訂房、訂票等1、根據(jù)飲用水的飲用情況，及時負責公司飲用水的訂送。確認送水桶數(shù)、 空桶回收數(shù)量。2、公司負責人或其它部門根據(jù)實際需要，提出訂餐、訂會議廳、訂票、訂 房申請時，行政文員予以代辦，結(jié)款方式根據(jù)實際情況而定。3、訂餐、訂會議廳、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前23天知會行政文員，訂餐、訂房一般提前 12天，訂會議廳一般提前1020 天）。八、來訪者接待、會議活動、員工考勤統(tǒng)計管理1 、負責公司來訪客戶的禮貌接待與服務。2、公司會議，由行政文員統(tǒng)一發(fā)出通知。如需投影設備，會前應做好會場布置及設備調(diào)試。會議所述

15、內(nèi)容由行政文員記錄、整理存檔。會后，行政文員 負責清理會場、查收設備。協(xié)助客服部，負責做好課程活動前，宣傳資料、橫 幅、食品、水杯等相關物品的準備。3、每月需制作考勤簽到表。負責員工每月病假、事假、加班、遲到等考勤 的管理與統(tǒng)計。九、執(zhí)行公司領導交待的其它臨時性的突發(fā)事情。1、優(yōu)先完成公司領導交辦的各類緊急事務。2、規(guī)定時限內(nèi)完成不了的，應向領導說明其原因，并盡力盡快完成，最終 匯報完成結(jié)果。3、有任何工作困惑，可通過郵件或面談的方式提出，記?。和该鳒贤ǎ?作暢通。文員崗位職責文員崗位職責（ 3） | 返回目錄一: 深入了解企業(yè)各個環(huán)節(jié)的管理規(guī)定 ,如果有脫節(jié)或不完善的管理制度 ,要 及時向

16、上級領導提出改善或補救辦法 , 并起草書面文稿呈交上級領導審閱批示 .二, 文員應做好企業(yè)外部來函的接收 , 登記,報送,報批, 復函, 內(nèi)部發(fā)送 , 傳 閱 , 回收以及文件起草等工作 .三: 文件資料校對是文員工作中比較重要的一個環(huán)節(jié) , 文件格式書寫是否規(guī) 范,文,標點是否正確 都直接印象企業(yè)的外部形象 ! 應特別注意校對 .四:負責文件資料的管理工作 ,可根據(jù)文件來源對文件進行編號 , 分類,歸檔 等處理, 以方便企業(yè)內(nèi)部人員查找 , 使用.五: 經(jīng)常對公司內(nèi)部相關事務進行多方面 , 全方位的調(diào)查 , 歸納總結(jié)后 , 為領 導提供一些真實的分析數(shù)據(jù) .六:負責本部門的日常工作 ,包括清

17、潔工作 ,外事接待,客戶聯(lián)絡,日常打印,登記臺帳 ,考勤統(tǒng)計, 等事務.文員的確可以稱為多面手 甚至很多公司的文員還發(fā)放員工工資 , 總之 , 文員 是一份比較復雜的工作 , 上面這些只是最基本的職責 , 其實文員因企業(yè) , 公司不 同,還有很多內(nèi)部職責 ,我們在具體崗位上還需要嚴格執(zhí)行 , 認真對待 !辦公室文員工作職責辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)） 工作職責：1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整 理工作。3. 負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。4. 做好會議紀要。5. 負責公司公文、信件、郵件、

18、報刊雜志的分送。6. 負責傳真件的收發(fā)工作。7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。8. 做好公司宣傳專欄的組稿。9. 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。10. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收 納、保管。11. 每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。12. 管理好員工人事檔案材料 , 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借 檔手續(xù)。13 社會保險的投保、申領。14 統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。15 管理辦公各種財產(chǎn) , 合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率 ,提倡節(jié)儉。16. 接受其他臨時工作 .人事文員工作職責(1) 、行政隸屬上級主管：行政部經(jīng)理

19、工作對象：各辦事處(區(qū)域)相關業(yè)務人員(2) 、主要職責a 協(xié)助主管組織月度和季度考評，并及時完成統(tǒng)計、整理和發(fā)布工作。b 負責營銷系統(tǒng)員工的薪酬計算與統(tǒng)計工作，并將考評和薪酬調(diào)整結(jié)果 記入檔案。c 負責營銷系統(tǒng)員工的人事檔案的日常維護工作。d 協(xié)助主管解決員工考評和職位調(diào)整中發(fā)生的異議與糾紛。e 辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調(diào)、獎懲和離職等具體手續(xù)。f 部門經(jīng)理交辦的其他事宜。行政人事文員崗位職責行政人事部文員在行政人事部經(jīng)理領導下工作，對行政人事部經(jīng)理負責。 履行以下職責：一、負責公司文印刷、文件收發(fā)、資料整理、印章的使用和保管。二、負責辦理員工的進廠、請假、調(diào)動、辭工離廠手續(xù)；員工

20、檔案資料建 立。三、全面負責員工考勤工作。四、負責員工的就醫(yī)和簡單醫(yī)療應急處理。五、辦公、勞保、文化娛樂等用品的采購申請、質(zhì)量驗收、發(fā)放、登記、 管理。六、外來客人的接待和服務。七、外來電話、傳真的接聽（受）、記錄、傳達（送）。八、復印機、傳真機的管理和使用。九、公司內(nèi)部其它事務性工作。十、領導交辦的其它工作行政文員在工作中應具備的條件和要求 :一、學歷：中專高中以上文化程度比較合適；二、工作經(jīng)驗：有文件管理工作經(jīng)驗 , 有一定的交流經(jīng)驗會更好；三、應具備的知識：1、具備文秘方面的知識工作中經(jīng)常會遇到 秘書 方面的工作；2、文件管理 , 文檔知識 ,這應該算文員基本要求了；3、會做賬表也就是能

21、操作辦公軟件 ,word,excel 之類的；四、具有強烈的責任心與團隊意識 ,你會經(jīng)常處理公司人力 , 員工崗位調(diào)動 等工作, 沒有責任心是不行的；五 工作內(nèi)容及方法簡述1、負責公司各類文件及外來文件的收集、發(fā)放、存檔、借閱工作；2、負責起草公司行政會議及其他例會的會議紀要；3、負責各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的 接受、整理、保管和統(tǒng)計工作，實行集中統(tǒng)一管理；4、負責各類文件檔案的入庫工作并做好統(tǒng)計；5、負責檔案的借閱、復制和利用，根據(jù)需要，編制必要的檢索工具和參考 資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提供方便，認真做好使用記 錄；6、及時收集各類檔案，做好

22、平時的立卷工作，并做好整理、修復、裝訂、 編目和歸檔工作；7、負責歸檔文件的驗收、鑒定，做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整 齊、分類科學、使用方便；8、負責定期清查檔案，及時催討借出的檔案，做到賬物相符；9、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實防盜、防火、防塵等安 全措施，對損壞或變質(zhì)的檔案，及時進行修補和復制；10、完成部門經(jīng)理臨時交辦的相關任務。1、對文件數(shù)據(jù)的準確性負責；2、對所保管的文件安全保密負責；對工作程序的執(zhí)行效果負責。權(quán)利有權(quán) 拒絕不符合公司要求的部門或人員查閱文件所謂行政，是具有一定保密制度的崗位 !文員的接待工作規(guī)范與職責文員的接待工作 ,顧名思義,也就是關于接待方面

23、的工作規(guī)范 ,職責,包括對 來訪者的一些基本情況進行登記 ,接洽來訪工作等 .要求態(tài)度熱情,主動問好,問 清來訪意圖 , 并迅速做出判斷 , 給予恰當安排 .工作地點不同的文員可能根據(jù)工作內(nèi)容有一些區(qū)別 , 按照精細分工 , 我們下 面分別介紹在前臺和在辦公室工作的文員如何進行接待工作一; 負責前臺的清潔工作 .二:熱情接待來訪者 ,做到主動,熱情.大方,平等禮貌的對待每一位來客 .三:看到客人,必須起身,然后問候,并點頭微笑.四：如果是事先預約的客人,要確認一下：您是XXX先生嗎？并帶其到接待室.五: 如果同時還有別的客人訪問其他負責人時, 要代為接待 , 引見.六：如果是沒有約好而老訪的客

24、人 .要問清客人姓名 ,公司,及來訪意圖等,再 詢問上級是否接見 . 如果同意才能進入接待室 !七：負責報刊,信件,郵件的收發(fā)與保管 .八： 負責下班后前臺電源的關閉和正門關閉 .九： 檢查辦公設備 , 發(fā)現(xiàn)故障后及時報修 .十： 領導接待重要客人時 , 要根據(jù)服務規(guī)范要求 , 做好各項工作 , 不得馬虎 !一:要有強烈的責任心 ,不得隨意離崗,要勤觀察,掌握接見狀況 ,及時配合領導的接待工作 .十二:嚴格執(zhí)行安全保密制度 , 不得隨意讓他人進入接待室 !十三:負責各類文件資料的打印 ,復印. 整理資料 ,文件.十四:負責收發(fā)各類傳真 ,信函, 郵件等以上這些可以適用于大多數(shù)不同崗位文員的接待

25、工作 , 大家可具體看情況而 選擇.采購文員工作職責(1) 請購單、驗收單之登記。(2) 訂購單與合約的登記。(3) 交貨記錄及跟蹤。(4) 供應商來訪的安排與接待。(5) 采購費用的統(tǒng)一申請與報支。(6) 進出口商品文件及手續(xù)之申請。(7) 電腦作業(yè)與檔案管理。(8) 承辦保險、公證事宜。文員的工作權(quán)限文員工作中要注意自己的權(quán)限范圍 ! 除了處理企業(yè)行政事務或接受上司授權(quán) 處理有關業(yè)務或事務之外主要要明白以下幾點 :一: 不能代表上司做決策 , 否則就是越權(quán) !二: 不能代表上司發(fā)號指令 , 否則會令上司反感 , 這也是一種對領導不尊重的 行為!三: 不能在過做時間處理自己的私人問題 , 這

26、是一個起碼的公司規(guī)范 , 任何公 司都是不允許的 !以上只是幾個大概的主要方面 , 作為文員最值得注意的是 越位行為 越位 主要表現(xiàn)在幾個方面 :1: 決策越位 :文員只能 謀而不能 斷 有的文員混淆了決策和 輔助決策的內(nèi)容 , 擅做 主張, 按照自己的想法去處理重大問題 !, 有可能造成比較嚴重的失誤 ! 即使僥幸 沒有出什么問題也是不值得提倡的 , 記住了 , 你的領導才是決策者 , 你只能提供參 考!2: 表態(tài)越位 :表態(tài): 是表面對一件事情可行的肯定答復 , 但是表態(tài)是需要一定的身份 的作 為文員 , 你必須要在有領導授權(quán)的情況下才有發(fā)言權(quán) , 否則你的態(tài)度只能代表你 自己而已 !3:

27、 工作越位 : 領導和文員都有自己的職責范圍 , 該由領導去完成的工作盡量 讓領導去做 , 作為文員 , 你可以提供最全面的協(xié)助 , 千萬不要為了給領導留下工作 積極, 表現(xiàn)能力 , 或者認為自己甚至比領導還能干 , 這是典型的出風頭 不可取 !4: 社交越位 :文員經(jīng)常會陪同領導參加一些社交活動 , 應該注意的是盡量突出領導的地位 , 自己哪怕是口才超越領導也要退居二線 , 因為你是文員 , 場面上的應酬你能應付 , 一旦具體到公司具體事務以后 , 你就會發(fā)現(xiàn)自己仍然需要請示身邊被你冷落的領 導! 這會讓場面變得很糟糕 , 也會讓自己在領導眼里成為一個 不懂得尊重自己 的人!文員工作中要注意

28、自己的權(quán)限范圍 ! 除了處理企業(yè)行政事務或接受上司授權(quán) 處理有關業(yè)務或事務之外主要要明白以下幾點 :前臺文員工作職責1. 負責前臺服務熱線的接聽和電話轉(zhuǎn)接，做好來電咨詢工作，重要事項認真記錄并傳達給相關人員，不遺漏、延誤；2. 負責來訪客戶的接待、基本咨詢和引見，嚴格執(zhí)行公司的接待服務規(guī) 范，保持良好的禮節(jié)禮貌；3. 對客戶的投訴電話，及時填寫登記表，并于第一時間傳達到客戶服務團隊，定期將客戶投訴記錄匯總給副總經(jīng)理；4. 負責公司前臺或咨詢接待室的衛(wèi)生清潔及桌椅擺放，并保持整潔干凈；5. 接受行政經(jīng)理工作安排并協(xié)助人事文員作好行政部其他工作；認真執(zhí)行目標卡的管理規(guī)定，完成本部門分配的工作和任務

29、。 前臺文員服務規(guī)范造訪：客戶或來訪者進門，前臺馬上起身接待，并致以問候或歡迎辭。如站著則先于客人問話而致以問候或歡迎辭。單個人問候標準語如下：“先生，您好！”或“先生，早上好！”“小姐，您好！”或“小姐，早上好！”“您好！歡迎來到 xx 公司?！眮碚呤嵌?，標準問候語則為：二位先生好！“二位小姐好”“先生、小姐，你們好！”來者為三人以上，標準問候語則為：“各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好”“大家好！”或“大家早上好！”“大家下午好！”對已知道客戶或來訪者姓名的，標準問候語如下：“x先生好！”“x小姐好！”對已是第二次或二次以上來公司的客戶、來訪者，在沿用“單個人問候標 準語”并看到客

30、戶點頭或聽到客戶跟說“你好”之后，還可選用如下標準問候 語：“先生，我記得您前不久 （ 以前）來過我們公司，今天光臨，再次表示歡 迎！”a）引導客戶或來訪者到咨詢廳就座，遞上茶水，送上公司營銷宣傳資料；b）當場解答或電話通知相關業(yè)務接待人員出現(xiàn)，介紹時先介紹主人，后介 紹客人；c）引領客戶或來訪者接觸相關人員，行走時走在客戶或來訪者側(cè)前位置，并隨時用手示意。途中與同事相遇，點頭行禮，表示致意；d）進入房間，要先輕輕敲門，聽到回應再進。進入后，回手關門；e）介紹雙方，退出。如相關人員抽不開身回應，則安撫客戶或來訪者稍 等，退出。當值前臺為女性，著職業(yè)套裝，化淡妝。男性，則著西裝，打領帶。 禁忌：

31、頭發(fā)臟且蓬亂；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿襪；口腔不衛(wèi)生。電話：1聽到鈴響，至少在第三聲鈴響前拿起話筒；2聽話時先問候，并自報公司、部門。標準語如下：“您好， xx 公司！”或“您好，這里是 xx 公司！” 對方講述時留心聽并記下要點，未聽清時，及時告訴對方。隨后根據(jù)對方 的初次問話，迅速判斷出他有何需求？作出標準回話。咨詢家裝業(yè)務：先生 （小姐），關于這方面情況 （家裝咨詢） ，讓我們公司客 戶顧問 x 先生為您服務吧，他可以全面、專業(yè)地解釋您所想了解的問題，我把 電話轉(zhuǎn)過去，請稍等。聯(lián)系業(yè)務：與本公司關聯(lián)的業(yè)務則轉(zhuǎn)接相關部門相關人員；無關聯(lián)業(yè)務， 則直接回答：先生 （小姐） ，我們公司現(xiàn)在沒有這方

32、面需要，請您聯(lián)系其他公司 吧，謝謝！找人：先生 （小姐） ，您找的 x 先生（小姐） 名叫什么？您跟他 （她） 預約了 嗎？請您稍等。 （然后接通本公司 x 先生的電話，詢問轉(zhuǎn)接與否。 ）不指明的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上把電話轉(zhuǎn) 給能處理的人，在轉(zhuǎn)交前，應先把對方所談內(nèi)容簡明扼要地告訴接話人；通話簡明扼要，不應長時間占線。結(jié)束時應說“謝謝！”，禮貌道別，待對方切斷電話，再放下聽筒。商務文員工作職責與流程文員隨從事務的類型很多，諸如隨領導進行商務調(diào)查研究、隨領導出席會 議、談判、商務出訪（出縣、出省、出國）。隨從事務，往往內(nèi)容不同，時間 有短長，但其工作程序都大致雷同。以

33、隨從領導出訪為例，其工作程序大致可 分為三個階段：1、準備階段當領導確定出訪后，文員要在出發(fā)前做好充分的準備工作，包括思想、組 織、物質(zhì)和資料等方面的準備工作。（1）思想準備。文員要了解商務出訪的意圖、目的；出訪的內(nèi)容和重點； 邀請單位和對象；參加出訪的有關人員；出訪的大致日程安排；希望邀請單位 做哪些準備工作等。（2）組織準備。文員要做到：根據(jù)領導指示擬制出訪方案；通知有關部門 確定參加出訪的隨從人員名單，并進行編組和分工；組織所有人員參加預備 會，聽取領導關于預備工作的指示，學習有關文件，布置具體任務；印發(fā)出訪 方案和日程安排；與邀請單位聯(lián)系，使其有所準備。（3）資料準備。文員要收集：邀請

34、單位的歷史沿革，領導班子，當前工作 發(fā)表及評價的資料；同出訪工作相關的領導指示政策，法規(guī)性文件；同出訪中 心內(nèi)容相關的理論和典型經(jīng)驗方面的資料；出訪地區(qū)有關地理、氣候、交通情 況以及風土人情方面的資料。（4）物質(zhì)準備。文員要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費以及照相機、 收錄機等文化用品。2、出訪階段（1）做好組織安排。領導商務出訪免不了有察看商品生產(chǎn)現(xiàn)場，召開座談 會或個別訪問等形式。這就要求隨從文員為之安排好時間、地點和有關人員。 無論哪種活動，隨從文員都要做好記錄，以便事后分析、研究。文員看到、聽到的情況要及時、準確地向領導匯報。（2）主動提出建議。在出訪階段，隨從文員如發(fā)現(xiàn)問題，應主動向

35、領導提 出如何處理的建議。（3）及時同企業(yè)聯(lián)系。在領導出訪期間，文員要同原企業(yè)及時溝通信息。 如將外出領導的活動情況及時用通訊工具告知企業(yè)，使企業(yè)留守領導者掌握外 出領導的狀態(tài)。同時也要從企業(yè)內(nèi)部獲取信息，使外出領導及時了解領導的重 要指示，以及原企業(yè)的工作動向，保證領導信息靈通，以利實施不間斷的指 揮。（4）處理好日常事務。隨從文員要主動處理日常的事務工作。在組織安排 中碰到人事、時間、地點等方面的矛盾，要主動協(xié)調(diào)，盡量做好事半功倍，提 高效率。還要盡可能保證首長的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入 工作。3、結(jié)束階段隨從文員要做好出訪活動的善后工作，這個階段主要有：（1）做好返程安排

36、。聯(lián)系安排好返程的交通工具，預定好車、船、機票， 安排好途中食宿，確保領導的安全。（2）整理調(diào)查資料?；仄髽I(yè)后，要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條，提 出改進工作、解決問題的建議。（3）抓緊有關問題的落實。在出訪時，領導答應辦的事，回企業(yè)后文員要 及時通知、督促有關部門抓好落實，做到言而有信，件件有著落，事事有回4）報銷差旅費。隨從文員要協(xié)助領導結(jié)算開支、報銷差旅費、償還預借（5）回顧總結(jié)。隨從文員工作要對自己跟隨領導出訪期間的工作進行回顧 總結(jié)，主動征求領導的批評、幫助，這對文員自身的提高不失為一種有效的辦 法。文員在整個跟隨領導外出活動期間要時刻注意維護領導的威信，執(zhí)行政 策，遵守紀律，謙虛

37、謹慎，平易近人，為領導、也為文員自身樹立良好的形 象。外貿(mào)跟單員的職責跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務流程運作過程中，以客戶定單為依據(jù)，跟 蹤產(chǎn)品（服務）運作流向并督促定單落實的專業(yè)人員，是各企業(yè)開展各項業(yè) 務，特別是外貿(mào)業(yè)務的基礎性人才之一。一名合格的跟單員需要掌握外銷、物 流管理、生產(chǎn)管理、單證與報關等綜合知識。國際商務單證員處理的是國際間的商品買賣過程中的單證制作、驗審等工 作（解決單證從無到有的過程）。他的工作范圍是包括收證、審證、制單、審 單、交單、歸檔等一系列業(yè)務活動。外銷員是指在具有進出口經(jīng)營權(quán)的企業(yè)從事進出口貿(mào)易工作的專業(yè)人員， 主要工作內(nèi)容有從事國際貿(mào)易交流活動、外貿(mào)立項、談判、

38、合同的制作、簽 定、執(zhí)行等。報關員的主要工作就是根據(jù)國家的法律法規(guī)、海關的辦事程序判斷某些貨 物需要何種手續(xù)并準備相關文件，按要求制作報關單等并向海關申報，還要配 合海關查驗、繳納相關稅費等。他的工作的主要目的是為了能讓貨物順利出 口，而單證員的工作則是為了制作符合信用證，合同規(guī)定的單證，實現(xiàn)順利結(jié) 匯、收匯。生產(chǎn)跟單員職責首先是從板單跟起1 接到 hk 客人板單先對進行文處理，翻譯成中文。2 進行逐項檢查板單，看清楚客人要求： a. 首先是主料，如面料的品種、 紗支、組織、克重、顏色，弄清楚是否有特別要求，比如磨毛、絲光，防靜 電、防皺等處理；然后注明要求下單給布廠訂板布（或者提供面料小樣給

39、布廠 分析組織成分要對方報價提供板布） b. 看需要何種輔料，包括底面縫紉線、拉 鏈（是否特指，如 ykk ）、紐扣、雞眼、人帶、花邊、丈巾、羅紋、主標、水 洗標、吊牌、裝飾牌等。整理清楚查尋本廠是否有倉存物料可用，如沒有速下 單訂購。3. 根據(jù)客戶板單要求，研究是否有不合理的地方，著重看一下有無特殊要 求，如有指示不明的地方要及時和客戶溝通，如客戶無特別要求則可按照常規(guī) 操作自行設計工藝和制作要求，制定自己的工藝單。4. 工藝單要注明面輔料要求，洗水方式，用線要求，縫制要求，印、繡花 及其它處理，交板日期等，（如果客戶板單中對印、繡花方面沒有詳細的資料 和明確指示，僅僅是要求有繡花或印花，但

40、效果要好，那么跟單員就要揣測客 戶的心態(tài)，自己主動去創(chuàng)新設計一些東西，聯(lián)系印花和繡花廠盡快出樣供客戶 選擇批核）。5. 完整的樣板工藝生產(chǎn)通知單 +齊全的面輔料交給樣板房起頭板6. 板房做好樣衣后交給跟單員安排洗水，跟單員查看樣衣符合各項要求后 交給聯(lián)系好的洗水廠并交代清楚洗水要求。如果有特別要求的要事先車好褲筒 確認洗水 ok 后才可以洗樣衣。洗水回來由跟單員檢查核對符合要求后交給板房 做后整，（如不合要求需要再返洗或重新做板）。7. 板房整理好樣衣檢查輔料齊全，尺寸無誤后交給跟單員。跟單員要自己 在檢查核對（并做好度尺記錄）無誤寄給客人。、送樣 跟進核價1. 跟單員寄出樣板同時要安排進行核

41、價，并填寫核價單，在填寫核價單時 一定要認真，清晰、力求準確（核價單資料后附）包括面料、紗支、克重、幅 寬，用量，單價，印、繡花價格和各種物料價格和用量；加工費，洗水費，出 貨運輸文件費，以及利潤等一覽表。2. 核實板單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關面料生產(chǎn)的產(chǎn)難易度，主要是與布廠同事溝通，落實確定后明確面料價格資料，方便 用料的價格核算。由裁床核算樣板用量或者跟單員自己核算。3 跟單員要對輔料情況（特別是有些客戶對輔料指定供應廠家的，要對輔 料的價格進一步落實好，以免以后大貨投產(chǎn)后出現(xiàn)價格上的差異）進行詳細了 解，要廣泛尋求輔料供應商進行尋價，避免報價失誤，造成不必要的損失。4 跟單員提

42、供板單及樣衣給生產(chǎn)部對照，進行生產(chǎn)量及加工費的計算和報 價。5. 有關洗水印花（繡花）問題的價格問題一定要在做板時就和各加工廠確 認談好價格，避免落單后做貨價格有出入。6. 匯總資料，核算價格。如果客戶有特殊要求的時候，一定要有明確指 示，如面料有特殊要求或牽扯到面料檢測及成衣檢測、跟單員一定要特別注 意，還有輔料比較奇特的（比如需要起模的），印、繡花，洗水價格等。所有 這一切,都必須詳細準確的寫到核價資料里 ,以備后查 .跟單員的職責跟單員的職責 1: 跟單員是業(yè)務員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單，而 是要主動的進行業(yè)務開拓，對準客戶實施推銷跟進，以達成訂單為目標，既進 行業(yè)務跟單。因此，

43、跟單員要：（1）尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。（2）設定目標：主要客戶和待開發(fā)的客戶。我們的工作著重點及分配的工 作時間。（3）傳播信息：將企業(yè)產(chǎn)品的信息傳播出去 . from（4）推銷產(chǎn)品：主動與客戶接洽，展示產(chǎn)品，為獲取訂單為目的。（5）提供服務：產(chǎn)品的售后服務，及對客戶的服務。（6）收集信息：收集市場信息，進行市場考察。（7）分配產(chǎn)品：產(chǎn)品短缺時先分配給主要客戶。跟單員的職責 2: 跟單員是業(yè)務助理；跟單員在許多時候扮演業(yè)務經(jīng)理助理 的角色，他們協(xié)助業(yè)務經(jīng)理接待，管理，跟進客戶，因此跟單員要：1）函電的回復：2）計算報價單3）驗簽訂單4）填對帳表5）目錄，樣品的寄送與登記

44、6）客戶檔案的管理7）客戶來訪接待8）主管交辦事項的處理9）與相關部門的業(yè)務聯(lián)系跟單員的職責 3: 跟單員是協(xié)調(diào)員：跟單員對客戶所訂產(chǎn)品的交貨進行跟蹤，即進行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點是生產(chǎn)進度，貨物報關，裝運等。因此，在 小企業(yè)中，跟單員身兼數(shù)職，既是內(nèi)勤員，又是生產(chǎn)計劃員，物控員，還可能 是采購員。在大企業(yè)，則代表企業(yè)的業(yè)務部門向生產(chǎn)制造部門催單要貨，跟蹤 出貨。跟內(nèi)單的流程跟單除了專業(yè)技術(shù)之外，還有的就是要注意和工廠的關系處理，這是一個 很重要的關鍵。跟單的步驟包括：產(chǎn)前樣的確認，船樣的確認，生產(chǎn)中工廠和公司之間的 銜接溝通，原料的質(zhì)量鑒定，生產(chǎn)技術(shù)，產(chǎn)品包裝方式，交期的跟催和跟進， 等等，總

45、之包括生產(chǎn)的全過程。還有的一種跟單是業(yè)務跟單，多為外貿(mào)公司，對技術(shù)的知識要求不是太 高，主要是負責生產(chǎn)工廠和客人的聯(lián)系，并安排出貨方式和船期，付款等 。當 然對于面料（服裝）的質(zhì)量也相當重要。跟內(nèi)單的大致流程如下：從客戶下單到簽定完合同，根據(jù)排料室提供的排 版圖進行前期的面料準備工作，同時可著手下投產(chǎn)資料單給各個部門（包括計 劃辦、品質(zhì)部、技術(shù)部、采購部）。面料到廠后可根據(jù)工廠的實際情況到車間 跟蹤一下生產(chǎn)進度，以便更好的與客人溝通，并及時讓客人了解工廠的大貨操 作情況，以備在出現(xiàn)特殊情況下（如交期不及時、不能按時交貨等）讓客人在 第一時間得到消息，避免出現(xiàn)客人提前訂好船期或空運，因退倉不及時

46、而給工 廠造成不必要的損失。外貿(mào)跟單文員詳細工作職責與流程外貿(mào)跟單員實際上已經(jīng)可以稱為 高級文員了 相對薪資比較豐厚 ,但是要求 也相當高 ,希望大家能不斷充實自己 !挑戰(zhàn)自己 !1、“要做老板，先做業(yè)務員；要做總經(jīng)理，先做跟單員?！比绻阆雽W 管理，最好的就是從跟單員開始。毫不夸張的講：“在一個工廠里，相對而 言，除跟單員外，幾乎所有的工作都是執(zhí)行性質(zhì)的，唯跟單員工作是計劃性、管理性的。 奇怪嗎？不奇怪 。一個工廠所有的工作都是以客戶和訂 單為中心去展開，作為站在訂單的高度上去工作的跟單員，當然就沒有 誰比 他更抽象、更有管理性了！”2、跟單員的工作其實真的很重要：a. 面對客戶、面對訂單開

47、展工作的跟單員，在當今社會競爭日益激烈 的市場經(jīng)濟環(huán)境下，重要性不斷突顯出來，在很多公司，跟單員成了老板們 的 “特別助理”b. 跟單員是企業(yè)與市場、業(yè)務員與客戶之間聯(lián)系的紐帶c. 隨著商品市場的多樣化、小批量化以及節(jié)奏的加快，跟單員工作質(zhì) 量的好壞直接影響公司的服務品質(zhì)和企業(yè)形象d. 跟單員工作是一項非常“綜合性”和“邊緣性”的“學科”：對外 要有業(yè)務員的素質(zhì)，對內(nèi)要有生產(chǎn)管理的能力。e. 作為一個企業(yè)的接單、跟單、出貨的窗口 ，跟單員不了解工廠生產(chǎn) 環(huán)節(jié)的運作情況，那是難以想象的f .在訂單的生產(chǎn)來說，執(zhí)行者是生產(chǎn)部門 ，跟單員對客戶負責而追求 的交期達成率就幾乎“掌握在” 生產(chǎn)部門的手里

48、了。于是，溝通、跟催等 能 力就特別致命。這是跟單員工作的挑戰(zhàn)性所在。g.有些時候，跟單員是業(yè)務經(jīng)理的助理；有些時候，跟單員是業(yè)務部門所有業(yè)務人員的助理；有些時候，跟單員是老板的助理；更多的時候，跟 單 員是客戶的助理。3、跟單員這個崗位是對傳統(tǒng)組織架構(gòu)的一種超越：它可能掛在業(yè)務部 ， 也可能掛在總經(jīng)理室或廠長室，但它的工作卻是跨部門的，它似乎要去“指 揮”很多部門。 于是它不只是對傳統(tǒng)組織形式的一種超越，同時更是對傳統(tǒng)“官本位” 組織作風的一種超越。是的，可以不必夸張的說 ：自從有了 跟單員這個崗位，中國企業(yè)的管理似乎也上了一個新的臺階。（1）一個企業(yè)之存在，一個企業(yè)之生存與發(fā)展，都是以訂單為主線條 的，作為訂單的跟進者，跟單員的工作跨越了一個企業(yè)運作體系的每一個環(huán) 節(jié)！中國文員（2）站在訂單和客戶要求的角度，跟單員的“官”雖然小，但是，“權(quán) 力”卻大著呢！ 問題的關鍵只在于，你是否能把它用好。（3）跟單員的“權(quán)力”是做事做出來的：事是別人在做，而你又不是別 人的頂頭上司，于是，你的溝通技巧、借力使力、四兩搏千斤的能力和手