強化采購風險管控提高企業(yè)采購效能

1、精品好文檔.推薦學習交流強化采購風險管控提高企業(yè)采購效能強化采購風險管控提高企業(yè)釆購效能財政部會計司解讀企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第7號一一采購業(yè)務企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第7號一一采購業(yè)務中所稱采購，是指企業(yè)購買物資（或接受 勞務）及支付款項等相關(guān)活動。其中，物資主要包括企業(yè)的原材料、商品、工程物資.固 立資產(chǎn)等。采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的起點，既是企業(yè)的“實物流”的重要組成部分，又與“資金流”密切關(guān)聯(lián)。眾所周知，采購物資的質(zhì)量和價格、供應商的選擇、采購合同的訂 立.物資的運輸、驗收等供應鏈狀況，在很大程度上決左了企業(yè)的生存與可持續(xù)發(fā)展。采 購流程的環(huán)節(jié)雖不很復雜，但蘊藏的風險卻是巨大的*基于以上考慮，企業(yè)

2、內(nèi)部控制應 用指引第7號一一采購業(yè)務對采購的主要流程進行了梳理，明確了釆購業(yè)務的主要風險 點，針對性地提出了相應的控制措施。本文就此進行解讀。企業(yè)在健全采購業(yè)務內(nèi)部控制時，應當比照健全資金、資產(chǎn)業(yè)務內(nèi)部控制，著力從全 而梳理相關(guān)流程入手。在此過程中，企業(yè)應當對采購業(yè)務管理現(xiàn)狀進行全而分析與評價， 既要對照現(xiàn)有采購管理制度，檢查相關(guān)管理要求是否落實到位，又要審視相關(guān)管理流程是 否科學合理、是否能夠較好地保證物資和勞務供應順暢、物資釆購是否能夠與生產(chǎn)和銷售 等供應鏈其他環(huán)節(jié)緊密銜接。在此基礎(chǔ)上，要著力健全各項采購業(yè)務管理制度，落實責任 制，不斷提髙制度執(zhí)行力，確保物資和勞務采購按質(zhì)按量按時和經(jīng)濟髙

3、效地滿足生產(chǎn)經(jīng)營 的需求。一、采購業(yè)務流程采購業(yè)務流程主要涉及編制需求計劃和采購計劃、請購、選擇供應商、確泄采購價 格、訂立框架協(xié)議或采購合同、管理供應過程、驗收、退貨、付款、會計控制等環(huán)節(jié)。如 下圖所示。該圖列示的采購流程適用于各類企業(yè)的一般采購業(yè)務，具有通用性。企業(yè)在實 際開展采購業(yè)務時，可以參照此流程，并結(jié)合自身情況予以擴充和具體化。釆購業(yè)務的后評估二、各環(huán)節(jié)的主要風險點及管控措施(-)編制需求訃劃和采購計劃采購業(yè)務從計劃(或預算)開始，包括需求計劃和采購訃劃。企業(yè)實務中，需求部門 一般根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出物資需求汁劃，采購部門根據(jù)該需求計劃歸類匯總 平衡現(xiàn)有庫存物資后，統(tǒng)籌安

4、排采購計劃，并按規(guī)泄的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。該環(huán)節(jié)的 主要風險是：需求或釆購計劃不合理、不按實際需求安排采購或隨意超訃劃采購，甚至與 企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃不協(xié)調(diào)等。主要管控措施：第一，生產(chǎn)、經(jīng)營.項目建設(shè)等部門，應當根據(jù)實際需求準確、及時 編制需求計劃。需求部門提出需求訃劃時，不能指泄或變相指定供應商。對獨家代理、專 有、專利等特殊產(chǎn)品應提供相應的獨家、專有資料，經(jīng)專業(yè)技術(shù)部門研討后，經(jīng)具備相應 審批權(quán)限的部門或人員審批。第二 采購計劃是企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃的一部分，在制定 年度生產(chǎn)經(jīng)營訃劃過程中，企業(yè)應當根據(jù)發(fā)展目標實際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學 安排采購計劃，防止采購過高或過低。第三，采購

5、汁劃應納入采購預算管理，經(jīng)相關(guān)負責 人審批后，作為企業(yè)剛性指令嚴格執(zhí)行。（二）請購請購是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計劃和實際需要，提岀的采購申請。該環(huán)節(jié)的主 要風險是：缺乏采購申請制度，請購未經(jīng)適當審批或超越授權(quán)審批，可能導致采購物資過 量或短缺，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營。主要管控描施：第一，建立釆購申請制度，依據(jù)購買物資或接受勞務的類型，確左歸 口管理部門，授予相應的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責權(quán)限及相應的請購程序。企 業(yè)可以根拯實際需要設(shè)置專門的請購部門，對需求部門提出的采購需求進行審核，并進行 歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購計劃。第二，具有請購權(quán)的部門對于預算內(nèi)采購項目，應 當嚴格按照預算

6、執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理釆購申請。對于超預算 和預算外采購項目，應先履行預算調(diào)整程序，由具備相應審批權(quán)限的部門或人員審批后， 再行辦理請購手續(xù)。第三，具備相應審批權(quán)限的部門或人員審批采購申請時，應重點關(guān)注 采購申請內(nèi)容是否準確、完整，是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要，是否符合采購訃劃，是否在采購 預算范圉內(nèi)等。對不符合規(guī)左的采購申請，應要求請購部門調(diào)整請購內(nèi)容或拒絕批準。（三）選擇供應商選擇供應商，也就是確立采購渠道。它是企業(yè)采購業(yè)務流程中非常重要的環(huán)節(jié)。該環(huán) 節(jié)的主要風險是：供應商選擇不當，可能導致采購物資質(zhì)次價髙，甚至出現(xiàn)舞弊行為。主要管控措施：第一，建立科學的供應商評估和準入制度

7、，對供應商資質(zhì)信譽情況的 真實性和合法性進行審查，確立合格的供應商淸單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應商網(wǎng)絡。企業(yè)新 增供應商的市場準入、供應商新增服務關(guān)系以及調(diào)整供應商物資目錄，都要由采購部門根 拯需要提出申請.并按規(guī)左的權(quán)限和程序?qū)徍伺鷾屎螅{入供應商網(wǎng)絡。企業(yè)可委托具有 相應資質(zhì)的中介機構(gòu)對供應商進行資信調(diào)查。第二 采購部門應當按照公平、公正和競爭 的原則，擇優(yōu)確左供應商，在切實防范舞弊風險的基礎(chǔ)上，與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。 第三，建立供應商管理信息系統(tǒng)和供應商淘汰制度，對供應商提供物資或勞務的質(zhì)量、價 格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進行實時管理和考核評價，根據(jù)考核評 價結(jié)果，提出供

8、應商淘汰和更換需單，經(jīng)審批后對供應商進行合理選擇和調(diào)整，并在供應 商管理系統(tǒng)中作出相應記錄。（四）確定采購價格如何以最優(yōu)“性價比”采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。該環(huán)節(jié)的主 要風險是：釆購左價機制不科學，釆購龍價方式選擇不當，缺乏對重要物資品種價格的跟 蹤監(jiān)控，引起釆購價格不合理，可能造成企業(yè)資金損失。主要管控措施：第一，健全釆購左價機制，采取協(xié)議釆購、招標采購、詢比價采購、 動態(tài)競價采購等多種方式，科學合理地確定采購價格*對標準化程度高、需求訃劃性強、 價格相對穩(wěn)泄的物資，通過招標.聯(lián)合談判等公開、競爭方式簽訂框架協(xié)議。第二.采購 部門應當立期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場

9、價格變動趨勢，確宦重要物資品種的 采購執(zhí)行價格或參考價格。建立采購價格數(shù)據(jù)庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價 格走勢商情分析并合理利用。（五）訂立框架協(xié)議或采購合同框架協(xié)議是企業(yè)與供應商之間為建立長期物資購銷關(guān)系而作出的一種約立。采購合同 是指企業(yè)根據(jù)采購需要、確立的供應商、采購方式、釆購價格等情況與供應商簽訂的具有 法律約束力的協(xié)議，該協(xié)議對雙方的權(quán)利.義務和違約責任等情況作出了明確規(guī)泄（企業(yè) 向供應商支付合同規(guī)泄的金額、結(jié)算方式，供應商按照約左時間、期限、數(shù)量與質(zhì)量、規(guī) 格交付物資給采購方）.該環(huán)節(jié)的主要風險是：框架協(xié)議簽訂不當，可能導致物資采購不 順暢：未經(jīng)授權(quán)對外訂立采購合同，合同

10、對方主體資格、履約能力等未達要求、合同內(nèi)容 存在重大疏漏和欺詐，可能導致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。主要管控措施：第一，對擬簽訂框架協(xié)議的供應商的主體資格、信用狀況等進行風險 評估：框架協(xié)議的簽訂應引入競爭制度，確保供應商具備履約能力。第二，根據(jù)確左的供 應商、采購方式、釆購價格等情況，擬訂釆購合同，準確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、 義務和違約責任，按照規(guī)左權(quán)限簽署采購合同。對于影響重大、涉及較髙專業(yè)技術(shù)或法律 關(guān)系復雜的合同.應當組織法律.技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專 家參與相關(guān)工作。第三，對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，應當作出統(tǒng)一規(guī)（六）管理供應過程管理供應過程，主

11、要是指企業(yè)建立嚴格的采購合同跟蹤制度，科學評價供應商的供貨 情況，并根據(jù)合理選擇的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜，實時掌握物資采 購供應過程的情況。該環(huán)右的主要風險是：缺乏對采購合同履行情況的有效跟蹤，運輸方 式選擇不合理，忽視運輸過程保險風險，可能導致采購物資損失或無法保證供應。主要管控措施：第一，依拯采購合同中確左的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能 影響生產(chǎn)或工程進度的異常情況，應出具書而報告并及時提出解決方案，采取必要措施， 保證需求物資的及時供應。第二，對重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點檢和 監(jiān)適制度。對需要監(jiān)造的物資，擇優(yōu)確定監(jiān)造單位，簽訂監(jiān)造合同，落實監(jiān)造責任

12、人.審 核確認監(jiān)造大綱，審定監(jiān)造報告，并及時向技術(shù)等部門通報。第三，根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進度和 采購物資特性等因素，選擇合理的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜。第四， 實行全過程的釆購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。（七）驗收驗收是指企業(yè)對采購物資和勞務的檢驗接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)立或產(chǎn)品質(zhì)量 要求。該環(huán)節(jié)的主要風險是：驗收標準不明確、驗收程序不規(guī)范、對驗收中存在的異常情 況不作處理，可能造成賬實不符.采購物資損失。主要管控措施：第一，制左明確的采購驗收標準，結(jié)合物資特性確左必檢物資目錄， 規(guī)怎此類物資岀具質(zhì)量檢驗報告后方可入庫。第二，驗收機構(gòu)或人員應當根據(jù)采購合同及 質(zhì)量

13、檢驗部門岀具的質(zhì)量檢驗證明，重點關(guān)注采購合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購物資的數(shù) 量.質(zhì)量、規(guī)格型號等核對一致。對驗收合格的物資，填制入庫憑證，加蓋物資“收訖 章”，登記實物賬，及時將入庫憑證傳遞給財會部門。物資入庫前，采購部門須檢查質(zhì)量 保證書、商檢證書或合格證等證明文件。驗收時涉及技術(shù)性強的、大宗的和新.特物資， 還應進行專業(yè)測試，必要時可委托具有檢驗資質(zhì)的機構(gòu)或聘請外部專家協(xié)助驗收。第三， 對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超釆購預算 釆購的物資、毀損的物資等，驗收機構(gòu)或人員應當立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機構(gòu)報告， 相關(guān)機構(gòu)應當查明原因并及時處理。對于不合格物資

14、，采購部門依據(jù)檢驗結(jié)果辦理讓步接 收、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產(chǎn)建設(shè)損失的，采購部門要按照合同約左索（八）付款付款是指企業(yè)在對釆購預算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，按 照采購合同規(guī)怎及時向供應商辦理支付款項的過程。該環(huán)節(jié)的主要風險是：付款審核不嚴 格、付款方式不恰當、付款金額控制不嚴，可能導致企業(yè)資金損失或信用受損。主要管控描施：企業(yè)應當加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責 任和權(quán)力，嚴格審核采購預算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證.審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無誤后 按照合同規(guī)泄，合理選擇付款方式，及時辦理付款。要著力關(guān)注以下方而：第一，嚴格審 査釆購發(fā)票等票據(jù)的

15、真實性、合法性和有效性，判斷采購款項是否確實應予支付。如審查 發(fā)票填制的內(nèi)容是否與發(fā)票種類相符合、發(fā)票加蓋的印章是否與票拯的種類相符合等。企 業(yè)應當重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，如果發(fā)現(xiàn)異常情況，應當拒絕向供應商付 款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。第二，根據(jù)國家有關(guān)支付結(jié)算的相關(guān)規(guī)立和企業(yè)生產(chǎn) 經(jīng)營的實際，合理選擇付款方式，并嚴格遵循合同規(guī)左，防范付款方式不當帶來的法律風 險，保證資金安全。除了不足轉(zhuǎn)賬起點金額的采購可以支付現(xiàn)金外，采購價款應通過銀行 辦理轉(zhuǎn)賬。第三，加強預付賬款和左金的管理，涉及大額或長期的預付款項，應當怎期進 行追蹤核査，綜合分析預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收

16、回風險等情況，發(fā)現(xiàn) 有疑問的預付款項，應當及時采取措施，盡快收回款項。（九）會計控制會計控制主要指采購業(yè)務會計系統(tǒng)控制。該環(huán)節(jié)的主要風險是：缺乏有效的采購會汁 系統(tǒng)控制，未能全而真實地記錄和反映企業(yè)采購各環(huán)節(jié)的資金流和實物流情況，相關(guān)會訃 記錄與相關(guān)采購記錄、倉儲記錄不一致，可能導致企業(yè)采購業(yè)務未能如實反映，以及采購 物資和資金受損。主要管控措施：第一，企業(yè)應當加強對購買.驗收、付款業(yè)務的會計系統(tǒng)控制，詳細 記錄供應商情況、采購申請、采購合同、釆購通知、驗收證明.入庫憑證、退貨情況.商 業(yè)票據(jù)、款項支付等情況，做好采購業(yè)務各環(huán)右的記錄，確保會計記錄、采購記錄與倉儲 記錄核對一致。第二，指左專人通過函證等方式，泄期向供應商寄發(fā)對賬函，核對應付賬 款、應付票據(jù)、預付賬款等往來款項，對供應商提岀的異議應及時査明原因，報有權(quán)管理 的部門或人員批準后，做出相應調(diào)整。三、釆購業(yè)務的后評估