辦公室5S標(biāo)準(zhǔn)

1、辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)1(a)(a) 椅子椅子 無人座時(shí)，將椅子靠進(jìn)桌子內(nèi) 椅子背貼管理責(zé)任者(b)(b) 桌子桌子 桌面清潔，下班時(shí)無文件擺放 下班后桌子上只能有臺(tái)歷、水杯、電話、鼠標(biāo)、鍵 盤、共用文具，( (c c) ) 日歷日歷 放置在桌子中間或按照定位線放置(d)(d) 水杯水杯 放置在電腦旁 只允許放一個(gè)( (e e) ) 電話電話 按照定位線放置，建議按照圖示位置放置( (f f) ) 文件文件 做好文件名稱標(biāo)識，并放到制定的位置( (g g) ) 垃圾桶垃圾桶 做好虛線標(biāo)識，將垃圾桶擺放好( (h h) ) 桌子屏風(fēng)桌子屏風(fēng) 桌子高擋板上可以擺放個(gè)人目標(biāo)、計(jì)劃或照 片（A4

2、紙一樣大?。?、只能擺放2張A4紙，短邊 電話上方擺放電話簿； ( (i i) ) 照片，像框照片，像框 放在高擋板一側(cè)，電腦旁邊整頓方法整頓方法辦公桌辦公桌 面上面上C Ca ab bd de ef fg gh h左上角桌面擺放幾情況：h hf f1 1f f2 2f f3 3i i辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)2電話放在矮的擋板一側(cè)：有兩種情況電話放在矮的擋板一側(cè)：有兩種情況(a)(a) 電話擺放（橢圓形）標(biāo)識電話擺放（橢圓形）標(biāo)識（詳見：左圖） 標(biāo)簽張貼距桌面上端邊1010cm， 距離左或右邊緣2525cm;( (b b) ) 電話定位角標(biāo)識電話定位角標(biāo)識（詳見：左圖） 定位角(為藍(lán)色膠帶)

3、：長4cm4cm，寬1.21.2cm 對角左上角和右下角張貼；必須貼在左上角及右下角； 左上角張貼在距離桌子邊0.5cm0.5cm處 右下角張貼在距離桌子上邊24cm24cm，距離桌子左或右邊緣20cm20cm；( (c c) ) 電話緊急聯(lián)絡(luò)方式電話緊急聯(lián)絡(luò)方式 將聯(lián)絡(luò)方式貼在電話手柄上部 將本機(jī)號碼油性筆填寫清楚( (d d) ) 臺(tái)歷擺放位置臺(tái)歷擺放位置 臺(tái)歷標(biāo)簽張貼位置距離桌上邊1cm，距電話 標(biāo)識14.5cm及32cm處張貼； 臺(tái)歷標(biāo)簽的尺寸：長：12cm,寬：5cm( (e e) ) 電話簿電話簿 電話簿貼于矮擋板的一側(cè)緊挨著金屬邊張貼； 整頓方法整頓方法辦公桌辦公桌 面上面上 電

4、話電話a a10cm24cm0.5cmb b20cm25cm38cmb b20cm38cm25cm10cm第第1種情況種情況第第2種情況種情況24cm14.5cm32cm1cm1cmd dc ce e桌邊 辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)3水杯臺(tái)歷放在高的擋板一側(cè)：水杯臺(tái)歷放在高的擋板一側(cè)：(a)(a) 水杯擺放標(biāo)識水杯擺放標(biāo)識 將藍(lán)色圓圈標(biāo)識（直徑6.0cm）張貼在矮檔板 的一側(cè)，距離桌上邊緣1cm，距離臺(tái)歷標(biāo)識16cm處張貼標(biāo)識并擺放；( (b b) ) 筆桶筆桶 放在矮的擋板一側(cè)，與電腦屏幕相平行擺放； 距離水杯標(biāo)識16cm，距離上邊緣3cm；（標(biāo)識用4cm的條交叉成十字張貼）(c)(c)照

5、片，像框照片，像框 相片：可以打印成a4紙大小，貼于高擋板一側(cè) 帶像框的照片：也放于高擋板一側(cè)，距離上邊緣6cm，距離顯示器底座18cm處張貼標(biāo)識（貼一個(gè)長4cm的條）；整頓方法整頓方法辦公桌辦公桌 面上面上 16cm1cm16cm3cm6cm18cmabc辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)4(a)(a) 顯示器顯示器標(biāo)識標(biāo)識 標(biāo)識尺寸：藍(lán)色條長4cm，寬1.2cm 張貼方法: 貼三個(gè)，1比1的比例張貼 在顯示器的左下角張貼“下班后，請關(guān)閉主機(jī)及顯示器；( (b b) ) 液晶顯示器液晶顯示器標(biāo)識標(biāo)識 標(biāo)識尺寸：藍(lán)色條長4cm，寬1.2cm 在顯示器的左下角張貼“下班后，請關(guān)閉主機(jī)及顯示器；( (c

6、 c) ) 筆記本電腦筆記本電腦標(biāo)識標(biāo)識 標(biāo)識尺寸：藍(lán)色條長4cm，寬1.2cm 對四個(gè)角進(jìn)行定位。 整頓方法整頓方法辦公桌辦公桌 面上面上 顯示器顯示器 acb辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)5 ( (a a) ) 垃圾桶垃圾桶 只能裝雜物 保持垃圾桶周圍清潔 不能掉剩水，請將剩水倒到洗手間 ( (b b) ) 定位標(biāo)識定位標(biāo)識 定位線使用深蘭色線標(biāo)識 標(biāo)識: 寬：1.5cm 長：2.5cm 圓圈的直徑：20cm 張貼間距為1：1的比例 整頓方法整頓方法垃圾桶垃圾桶a a55mm100mma ab bc c辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)6 ( (a a) ) 會(huì)議桌標(biāo)識會(huì)議桌標(biāo)識 標(biāo)識上分地址名和

7、編號 地址名：填寫桌子的地點(diǎn)，如：公共會(huì)議桌 就寫公共就可以； 編 號 ：按坐位的數(shù)量編號 標(biāo)簽張貼時(shí)，距邊緣32cm處，左右兩邊尺 寸一樣；( (b b) ) 會(huì)議桌會(huì)議桌 椅子標(biāo)識椅子標(biāo)識 與會(huì)議桌相同方法填寫 張貼在椅子的右邊，標(biāo)識距在椅子的側(cè)面 黑色塑料上張貼，距離上方1cm處張貼。注意：桌子和自已的位置張貼時(shí)要對應(yīng)好，使 用后按編號擺放整齊； (c) 桌子和椅子的定位標(biāo)識桌子和椅子的定位標(biāo)識 應(yīng)藍(lán)色膠帶裁成長4cm，寬1.5cm的尺寸，將桌子椅子的位置擺好，對角張貼標(biāo)識整頓方法整頓方法會(huì)議桌會(huì)議桌32cm1cma a b b c c32cm1cma ab bc c辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室

8、整頓標(biāo)準(zhǔn)7 ( (a a) ) 文件柜抽屜文件柜抽屜 貼標(biāo)簽在左上方 區(qū)分物品擺放，1層辦公用品，2層文件資 料，3層為個(gè)人用品。 ( (b)b) 管理負(fù)責(zé)人標(biāo)簽管理負(fù)責(zé)人標(biāo)簽 推柜筒右上角（距離左邊1cm），填 寫部門名稱，物品名稱以及負(fù)責(zé)人 ( (c c) ) 推柜內(nèi)部推柜內(nèi)部 柜筒內(nèi)擺放整齊 整頓方法整頓方法推柜推柜 標(biāo)識標(biāo)識a ad dc cb b1cm辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)8(a)(a) 姓名標(biāo)識姓名標(biāo)識 椅子背貼使用者姓名,距椅 子頂端1cm處 ，填寫部門、物品名稱、管理 責(zé)任者； 人員不在坐位時(shí)，請將椅子推回原位； 整頓方法整頓方法辦公椅子辦公椅子 面上面上a a1cm辦公

9、室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)9一一. .文件的廢棄和縮減的方法文件的廢棄和縮減的方法 在辦公室，總會(huì)有各種各樣的文件，如果不經(jīng)常進(jìn)行管理的話，就會(huì)造成空間浪費(fèi)、查找時(shí)間增加、保存文件時(shí)間增加、購買文件柜增加等很多的浪費(fèi)，成為阻礙業(yè)務(wù)效率的白色污染。因此必須對文件及時(shí)處理，處理文件一般方法如下：1.1.資料盡量共享資料盡量共享 對個(gè)人所有的資料和文件進(jìn)行分類，不必要的文件徹底削減，實(shí)行資料的共享化，防止信息的私有 化，最大限度的減少部門文件量；2.2.保管、保存、廢棄的分類保管、保存、廢棄的分類 對部門所有文件的保管（放在辦公室里），保存（放在文件倉庫），把不必要的處理掉（參考QA對文件要求程序 文

10、件或部門內(nèi)區(qū)分時(shí)參考下面表格判定基準(zhǔn)）。辦公室文件管理辦公室文件管理區(qū)分判斷基準(zhǔn)處理方法備注必要品A一周內(nèi)使用一次以上在作業(yè)區(qū)內(nèi)保管劃區(qū)放置區(qū)域必要品B一周至六個(gè)月內(nèi)使用一次辦公室或工程內(nèi)保管搬到文件柜或合適的場所必要品C六個(gè)月至一年內(nèi)使用一次部門內(nèi)的倉庫或資料室內(nèi)保管搬到資料室內(nèi)不必要品不必要品A-一年內(nèi)一次都沒使用的B-超過保管期的過期文件C-不可能使用的A-返還倉庫B-廢棄C-返還、廢棄3.3.推進(jìn)無紙化推進(jìn)無紙化 推進(jìn)辦公自動(dòng)化，利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，對簡單的資料利用電子郵件等形式，實(shí)現(xiàn)無紙化瀏覽與審批；辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)10二二. .文件的保管方法文件的保管方法 對保管的文件裝訂成

11、夾，并保證對任何人對必要文件對保管的文件裝訂成夾，并保證對任何人對必要文件3030秒內(nèi)能夠取出，提高工作效率，具體按照如下方法進(jìn)行：秒內(nèi)能夠取出，提高工作效率，具體按照如下方法進(jìn)行：1.1.原則：只保管一個(gè)文件夾原則：只保管一個(gè)文件夾 使公司文件不重復(fù)保留，在指定的場所只保管一本原件，禁止文件夾個(gè)人所有（保密文件除外）；2.2.確立分類項(xiàng)目確立分類項(xiàng)目 確立文件進(jìn)行分類，進(jìn)行文件夾管理，文件夾側(cè)面標(biāo)明大分類：所屬部門，文件編號，文件名稱、 文件的管理責(zé)任人，保存期限；3.3.制定目錄制定目錄 制定文件擺放位置的清單目錄，方便任何人查找4.4.可視化管理可視化管理 文件擺放的位置要做到一眼就能看

12、清楚，利用顏色標(biāo)簽對文件擺放后畫一條斜線，進(jìn)行定位；5.5.文件管理體系的運(yùn)行及維持文件管理體系的運(yùn)行及維持 明確文件管理責(zé)任，選定資料管理責(zé)任者，尤其對文件的保管（存放在辦公室）和保存（存放在資 料室）進(jìn)行明確區(qū)分，定期進(jìn)行資料整理（及時(shí)廢棄過期文件，更換新文件）和維持；4.4.會(huì)議資料電腦化會(huì)議資料電腦化 會(huì)議資料要盡量電腦化，避免會(huì)議一結(jié)束就扔掉資料5.5.削減復(fù)印量削減復(fù)印量 復(fù)印會(huì)造成時(shí)間、人工、紙張的浪費(fèi)，所以提倡“一個(gè)原則”盡量減少復(fù)印文件，通常采用的手段有公告 欄， 傳閱，內(nèi)部電子郵件等方式；辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)11(a)(a) 臨時(shí)臨時(shí)文件筐文件筐 中間張貼文件的分類

13、，每層屬于哪一類的文件， 用黃色紙打?。ㄈ纾号R時(shí)周轉(zhuǎn)文件等） 1.原則上文件和資料要共同保管，不得個(gè)人所有，但臨時(shí)文件根據(jù)具體 業(yè)務(wù)的性質(zhì)，允許個(gè)人保管，個(gè)人保管臨時(shí)文件時(shí)，在個(gè)人辦公桌規(guī)定的臨時(shí)保管文件筐內(nèi)保管。 2.所謂的臨時(shí)文件是指制定、處理當(dāng)中的文件、日常文件（記錄類，處理當(dāng)中的采購書等），個(gè)人臨時(shí)參照使用的業(yè)務(wù)指南（業(yè)務(wù)處理手冊等），個(gè)人參考的資料等。 標(biāo)識尺寸：長：7cm，寬：1.5cm ( (b b) )文件筐文件筐 文件筐的標(biāo)識按照擺放文件的類型進(jìn)行編寫, 用白色紙打印 標(biāo)識尺寸：寬：6cm，高：5.3cm整頓方法整頓方法辦公桌辦公桌 面上面上 文件筐文件筐(a)(b)辦公室整

14、頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)12 (a) (a)文件文件 ( (標(biāo)簽標(biāo)簽) ) 中文件和大文件夾側(cè)面距離頂部2cm處 張貼，小文件夾側(cè)面距離頂部1cm張貼 標(biāo)簽上分別填寫：ALSTOM的司標(biāo)，所屬部門，文件編號，文件名稱、文件的管理責(zé)任人或公共（是大家公共使用的）； ； ( (b b) ) 文件文件 ( (定位標(biāo)識定位標(biāo)識) ) 文件定位標(biāo)識采用寬：1cm的斜線進(jìn)行。 從左下角頂端開始往上張貼，標(biāo)識角度以第一個(gè)文件夾角度1cm為準(zhǔn)； ( (C C) ) 文件文件夾內(nèi)隔頁紙夾內(nèi)隔頁紙 標(biāo)識標(biāo)識 按文件夾內(nèi)文件類型或著日期自己隔 頁，更加容易方便找到文件；整頓方法整頓方法文件夾文件夾小文件夾中文件夾大文件

15、夾公司標(biāo)部門名文件編號文件名稱 管理人 2cm1cm2cma ab b1cm大文件夾小文件夾中文件夾C辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)13 (a) (a)文件文件 ( (標(biāo)簽標(biāo)簽) ) 中文件和大文件夾側(cè)面距離頂部2cm處 張貼，小文件夾側(cè)面距離頂部1cm張貼 標(biāo)簽上分別填寫：ALSTOM的司標(biāo)，所屬部門，文件編號，文件名稱、文件的管理責(zé)任人或公共（是大家公共使用的）； ； ( (b b) ) 文件文件 ( (定位標(biāo)識定位標(biāo)識) ) 文件定位標(biāo)識采用寬：1cm的斜線進(jìn)行。 從左下角頂端開始往上張貼，標(biāo)識角度以第一個(gè)文件夾角度1cm為準(zhǔn)； ( (C C) ) 文件文件夾內(nèi)隔頁紙夾內(nèi)隔頁紙 標(biāo)識標(biāo)識

16、按文件夾內(nèi)文件類型或著日期自己隔 頁，更加容易方便找到文件；整頓方法整頓方法文件夾文件夾小文件夾中文件夾大文件夾公司標(biāo)部門名文件編號文件名稱 管理人 2cm1cm2cma ab b1cm大文件夾小文件夾中文件夾C辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)14整頓方法整頓方法文件夾文件夾 (a) (a)文件文件 ( (標(biāo)簽標(biāo)簽) ) 藍(lán)色文件和大白文件夾側(cè)面距離頂部2cm處 張貼； 標(biāo)簽上分別填寫：ALSTOM的司標(biāo)，有部門按項(xiàng)目分就標(biāo)出項(xiàng)目，文件編號，文件名稱、文件的管理責(zé)任人或公共（是大家公共使用的）； 管理人 或公共2cm公司標(biāo)按項(xiàng)目文件編號文件名稱 2cma a藍(lán)文件夾大白文件夾辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整

17、頓標(biāo)準(zhǔn)15（a a）文件柜編號：編號張貼在每個(gè)框的正中間，六個(gè)格的貼1-6的編號，四個(gè)格的貼1-4的編號； （b b） 文件柜管理LIST LIST中包括部門、管理責(zé)任人、每個(gè)框內(nèi)的文件分類名稱；全部填寫清楚。（c c）文件擺放在文件柜內(nèi)，用不同顏色的線對文件進(jìn)行定位，防止擺放時(shí)出錯(cuò)。 整頓方法整頓方法文件柜文件柜 a ab bc c辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)16 (a) (a) 4 4門柜子門柜子 每個(gè)小柜子張貼管理LIST， 填寫部門、柜子的編號、管理責(zé)任人 物品填寫清楚。 (b) (b) 2 2門柜子門柜子 每個(gè)小柜子張貼管理LIST，填寫部門、柜子的編 號、管理責(zé)任人 物品填寫清楚。

18、 整頓方法整頓方法柜子柜子 a ab b辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)17公共文具公共文具 (a)(a) 用一個(gè)文具盒，做影子版 ( (b b) ) 將實(shí)物對應(yīng)影子版擺放整齊，各規(guī)各位。 ( (C C) ) 并將擺放的盒子做好定位標(biāo)識 （用長4cm，寬1.2cm的藍(lán)色膠帶張貼）。 公共文具名稱標(biāo)識：長17cm，寬5.5cm； 整頓方法整頓方法辦公用品公共文具辦公用品公共文具 a ab bc c辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)18辦公用品管理方法辦公用品管理方法和文件一樣一起混放使用的辦公用品，如果不進(jìn)行管理，會(huì)造成尋找的時(shí)間或數(shù)量過多等經(jīng)費(fèi)方面的浪費(fèi)，我們?nèi)绾喂芾砟兀?.首先要明確管理對象和場所首先

19、要明確管理對象和場所 對象包括：文具、各種用紙、樣品或活動(dòng)用品； 場所包括：物品倉庫及柜子、個(gè)人辦公桌、個(gè)人抽屜；2.減少個(gè)人抽屜物品減少個(gè)人抽屜物品 對不要文具根據(jù)抽屜內(nèi)的輪廓擺放各類文具（如：筆、橡皮等） 3.創(chuàng)建公共文具筐創(chuàng)建公共文具筐 為了減少文具的浪費(fèi)，可以設(shè)立一個(gè)公共文具筐，把相關(guān)文具，制作一個(gè)影子版或用海面挖 出各種文具的輪廓分類擺放（如：大的訂書器，打孔器，膠帶等）4.制定辦公用品的保管基準(zhǔn)制定辦公用品的保管基準(zhǔn) 所謂保管基準(zhǔn)，是指部門內(nèi)制定的個(gè)人或辦公用品的規(guī)格和數(shù)量的規(guī)定，執(zhí)行基準(zhǔn)能夠準(zhǔn)備的徹底消除辦公室散放的文具，從而減少了很多浪費(fèi)。（參看：保管基準(zhǔn)事例）用品名稱用品名稱

20、規(guī)格規(guī)格私人用私人用公用公用訂書器訂書器大大1 1個(gè)個(gè)剪刀剪刀得力得力1 1把把鉛筆鉛筆2B2B1 1支支簽字筆簽字筆黑、籃黑、籃1 1支支各各1 1支支辦公用品保管基準(zhǔn)辦公用品保管基準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)19 (a) (a) 打印機(jī)位置打印機(jī)位置 打印機(jī)位置定位 （用長4cm，寬1.2cm的藍(lán)色膠帶張貼）。 (b)(b) 打印紙位置打印紙位置 用1.5cm的藍(lán)色膠帶區(qū)分標(biāo)識 （區(qū)分:A4白紙、雙面紙） 距離邊緣：4cm處張貼, 寬：為27cm 整頓方法整頓方法公共打印機(jī)公共打印機(jī) a ab bb b辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)20 (a) (a) 安全帽安全帽 擺放擺放 安全帽按照自

21、己部門的標(biāo)識擺放在帽架上， 安全帽擺放時(shí)，將自己帽子的工號朝前擺放； ( (b b) ) 衣服衣服/ /衣架衣架 擺放擺放 衣架按照部門已經(jīng)用標(biāo)識進(jìn)行區(qū)分，每個(gè)人按 照自己部門懸掛即可； 大衣存放就要放到大衣指定的衣架上； ( (c c) ) 安全鞋安全鞋 擺放擺放 鞋柜只限存放安全鞋，按鞋柜上姓名存放，禁止 存放其他雜物； 整頓方法整頓方法更衣間內(nèi)更衣間內(nèi) 擺放擺放a ab bc c辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)21 (a) (a) 雨傘雨傘 擺放擺放 將長傘放在傘桶里，短傘掛在傘桶內(nèi)的掛鉤上； 下班后請將雨傘拿走； ( (b b) ) 雨傘雨傘 部門標(biāo)識部門標(biāo)識 按照張貼部門箭頭指示的方向擺放雨傘； ( (c c) ) 傘桶定位標(biāo)識傘桶定位標(biāo)識 傘桶擺放固定位置，張貼標(biāo)識； 使用寬：1.5cm寬，長4cm的膠帶張貼；整頓方法整頓方法雨傘雨傘 擺放擺放a ab bC C辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)22( (a a) ) 玻璃門玻璃門 推、拉標(biāo)識推、拉標(biāo)識 在門把手上，高：6cm，門邊距7cm處貼上 推、拉標(biāo)識( (b b) ) 木頭門木頭門 推、拉標(biāo)識推、拉標(biāo)識 一扇是固定門，一扇是活動(dòng)門 距離門把手高6cm，距門邊1.5cm 在固定門上，與推、拉標(biāo)識平行位 置處貼上固定門標(biāo)識整頓方法