【知識(shí)】行政文秘必備知識(shí)

1、行政文秘必備學(xué)問(wèn)一、紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)1、進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置 挑選“文件”“頁(yè)面設(shè)置 ”挑選“頁(yè)邊距 ”附簽，上： 3.7 厘米，下： 3.5 厘米，左： 2.8 厘米，右： 2.6 厘米；挑選 “版式”附簽，將 “頁(yè)眉和頁(yè)腳 ”設(shè)置成 “奇偶頁(yè)不同 ”, 在該選項(xiàng)前打 “；”挑選 “文檔網(wǎng)格 ”附簽， “字體設(shè)置 ”，“中文字體 ”設(shè)置為 “仿宋”；“字號(hào)”設(shè)置成“三號(hào) ”，單擊 “確定”按鈕，選中 “指定行網(wǎng)格和字 符網(wǎng)格 ”；將 “每行”設(shè)置成 “28”個(gè)字符； “每頁(yè)”設(shè)置成“22”行；然后單擊 “確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置 成了以三號(hào)字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁(yè) 22行、每行 28個(gè)漢字的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；

2、2、插入頁(yè)號(hào)挑選“插入”“頁(yè)碼”，“位置”設(shè)置為 “頁(yè)面底端（頁(yè)腳） ”， “對(duì)齊方式 ”設(shè)置為 “外側(cè)”；然后單擊 “格式”按鈕， “數(shù)字格式 ”設(shè)置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊 “確定”按鈕完成頁(yè)碼設(shè)置；雙擊頁(yè)碼，在頁(yè)碼兩邊各加上一條全角方式的短線；并 將頁(yè)碼字號(hào)設(shè)置成 “四號(hào)”；字體任意；奇數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)置成右空一個(gè)漢字，偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)置成左空一個(gè) 漢字；3、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)制作挑選“插入”“文本框 ”“橫排 ”菜單項(xiàng)，鼠標(biāo)將會(huì)變成 “，”在 word 2000版面上單擊鼠標(biāo)左鍵，顯現(xiàn)一個(gè)文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)， 輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵“設(shè)置文本框

3、格式 ”，在這里來(lái)設(shè)置紅頭的屬性；挑選“顏色和線條 ”附簽， “顏色”設(shè)置成 “無(wú)填充顏色”；挑選 “大小”附簽， “高度”設(shè)置成 “2cm”；寬度設(shè)置成 “15.5cm”；注：用戶可依據(jù)實(shí)際情形調(diào)劑尺寸；挑選“版式 ”附簽，單擊 “高級(jí)”按鈕，水平對(duì)齊： “對(duì)齊方式 ”設(shè)置成 “居中 ”，“度量依據(jù) ”設(shè)置成 “頁(yè)面 ”；垂直對(duì)齊： “肯定位置 ”設(shè)置成 “頁(yè)邊距 ”， “下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”平行文標(biāo)準(zhǔn)， “8.0cm”上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可依據(jù)實(shí)際情形調(diào)劑尺寸； 然后單擊 “確定”；挑選“文本框 ”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊 “確定”完成；文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單

4、擊“確定 ”按鈕；選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成 “紅色 ”，字體設(shè)置成 “小標(biāo)宋簡(jiǎn)體 ”，字號(hào)依據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號(hào)，但要盡量布滿該文本 框，這樣，寬為 155mm、高為 20mm、距上 25mm的紅頭制作完成；4、紅線制作第一將 “視圖”“工具欄 ”“繪圖 ”選中，單擊“繪圖 ”工具條的直線工具，鼠標(biāo)會(huì)變成 “十”字形， 左手按住鍵盤上的 shift鍵，右手拖動(dòng)鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線， 然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵， 挑選 “設(shè)置自選圖形格式 ”，紅線的屬性在這里進(jìn)行設(shè)置；選擇“顏色和線條 ”附簽， “顏色 ”設(shè)置為 “紅色”； “虛實(shí)”設(shè)置為 “實(shí)線 ”；“粗線”設(shè)置為 “2

5、.25 磅”；挑選 “大小”附簽， “寬度 ”設(shè)置為 “15.5cm”；挑選 “版式”附簽，單擊“高級(jí) ”按鈕，水平對(duì)齊： “對(duì)齊方式 ”設(shè)置成 “居中”， “度量依據(jù) ”設(shè)置成 “頁(yè)面”，垂直對(duì)齊： “肯定位置 ”設(shè)置成“頁(yè)邊距 ”，“下側(cè)”設(shè)置成 “7cm” 平行文標(biāo)準(zhǔn)， “13.5cm”上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可依據(jù)實(shí)際情形 進(jìn)行調(diào)劑；單擊確定；5、文號(hào)制作平行文文號(hào)：文號(hào) 三號(hào)仿宋、居中顯示；上行文文號(hào)：文號(hào) 三號(hào)仿宋字體、左空一個(gè)字的距離；簽發(fā)人 三號(hào)仿宋字體；簽發(fā)人姓名 三號(hào)楷體、右空一個(gè)字的距離；注：文號(hào)肯定要使用六角符號(hào)；六角符號(hào)插入方 法：挑選 “插入”“符號(hào)”“符號(hào)”附簽，找到

6、六角符號(hào)后，將光標(biāo)置于預(yù)備插入的地方，單擊“插入” 按鈕即可；6、主題詞制作挑選“表格”“插入”“表格”，選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵 表格屬性 “表格 ”附簽，“對(duì)齊方式”設(shè)置為 “居中”；然后單擊 “邊框和底紋 ”按鈕，在 “預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表 格中填寫詳細(xì)內(nèi)容：主題詞用三號(hào)黑體；主題詞詞目 用三號(hào)小標(biāo)宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日 期用三號(hào)仿宋；7、儲(chǔ)存成模板文件單擊“文件”“儲(chǔ)存”，“儲(chǔ)存類型 ”：挑選“文檔模板（ *.dot ）”； “文件名 ”：給模板命名； “儲(chǔ)存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認(rèn)即可） ；至此，模板制作完成；以后全部屬于此種類型的公文都可以 調(diào)用該模板，直接進(jìn)行公文正文的排版；要對(duì)該模板進(jìn)行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：挑選“文件”“打開(kāi)”，找到相應(yīng)的模板路徑，如模板儲(chǔ)存 時(shí)按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的，然后單擊 “打開(kāi)”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改；二、公文正文排版1依據(jù)模板建立新公文：挑選 “文件 ”“新建”“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板；2制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容依據(jù)用戶的實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來(lái)，但必需遵循以下國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo) 題 二號(hào)小標(biāo)宋字體，居中顯示；主送機(jī)關(guān) 三號(hào)仿宋字體，頂格，冒號(hào)使用全角方式；正 文 三號(hào)仿宋字體；成文日期 三號(hào)仿宋字體，右空四個(gè)