現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的知識素質(zhì)研究

1、河南財經(jīng)政法大學(xué)畢業(yè)論文學(xué)校代碼：123 學(xué) 號：1234567890河南財經(jīng)政法大學(xué)henan university of finance and economics自學(xué)考試（商務(wù)文秘專業(yè)）本科論文論文題目：現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的知識素質(zhì)研究專業(yè)名稱：商務(wù)文秘工作單位：河南環(huán)宇投資擔保有限公司作者姓名：王二麻子聯(lián)系方式：1234567890123i現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的知識素質(zhì)研究摘 要隨著科學(xué)技術(shù)和知識經(jīng)濟的發(fā)展，秘書的需求量越來越大，并扮演著溝通企業(yè)高層與基層的“橋梁”角色。企業(yè)對秘書的知識素質(zhì)要求也越來越高，對企業(yè)現(xiàn)代企業(yè)秘書向復(fù)合型人才方面發(fā)展，其所具備的知識要求系統(tǒng)化、全面化，但如何讓秘書在職

2、場競爭中提高自身的知識素質(zhì)能力，做一個成功的企業(yè)秘書，還有不少問題值得深入探討。現(xiàn)代秘書不僅要有過硬的辦公軟件操作知識以及辦文辦會的知識，還必須有較強的學(xué)習力和創(chuàng)新能力，提高自身的綜合素質(zhì)水平。因此，研究秘書應(yīng)具備的知識素質(zhì)問題有著重要的現(xiàn)實意義。本文著重從四個方面論述現(xiàn)代秘書的知識素質(zhì)，第一，現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的知識和能力；第二，現(xiàn)代秘書應(yīng)具備哪些素質(zhì)；第三，如何培養(yǎng)現(xiàn)代秘書的知識素質(zhì)；第四，現(xiàn)代秘書具備知識素質(zhì)的重要性和現(xiàn)實意義。 關(guān)鍵詞： 現(xiàn)代秘書，知識素質(zhì)，培養(yǎng)途徑，重要性abstractalong with the science and technology and the devel

3、opment of knowledge economy,the demand for more and more,and playing a communication enterprise top and base bridge role.enterprises secretary of the knowledge quality requirements are increasingly high,to the modern enterprise secretary to compound talents development,theknowledgerequiredforsystema

4、tic, comprehensive,but how to let the secretary in the market competition to improve their own knowledge quality and ability, to do a successful business secretary,and there are many issues worthy of further discuss. modern secretary should not only have excellent office software knowledge and do th

5、e office will be knowledge, must also have a strong learning ability and innovation ability,improve their overall quality level. therefore, to study the secretary should have the knowledge of quality issue has important practical significance.this paper discusses four aspects of modern secretarial k

6、nowledge quality, first, modern secretary should have the knowledge and ability;second, modern secretary should have the quality; third, how to cultivate the modern secretarial knowledge quality; fourth, the secretary of the modern knowledge quality importance and practical significance.keywords： mo

7、dernsecretary,knowledgequality,training method, importance目錄摘 要i引言- 1 -1現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的知識和能力- 2 -1.1基礎(chǔ)理論知識- 2 -1.2專業(yè)技能知識- 3 -1.3相關(guān)知識- 3 -1.4秘書應(yīng)具備的能力- 4 -2現(xiàn)代秘書應(yīng)具備哪些素質(zhì)- 5 -2.1職業(yè)道德素質(zhì)- 5 -2.2業(yè)務(wù)素質(zhì)- 6 -2.3心理素質(zhì)- 7 -3如何培養(yǎng)現(xiàn)代秘書的知識素質(zhì)- 9 -3.1認識秘書工作的重要性- 9 -3.2建立秘書隊伍成長機制- 10 -3.3加強內(nèi)在素質(zhì)提升- 10 -3.4積極發(fā)揮參謀作用- 11 -4現(xiàn)代秘書知識素質(zhì)

8、的重要性和現(xiàn)實意義- 11 -4.1適應(yīng)社會發(fā)展的客觀要求- 11 -4.2促進商務(wù)文秘工作的迫切需要- 12 -4.3加強商務(wù)文秘自身建設(shè)的重要保證- 13 -5結(jié)論- 14 -參考文獻- 15 -后記- 16 - 15 -引言隨著經(jīng)濟社會的跨越式發(fā)展，特別是改革開放以來各種性質(zhì)企業(yè)的大批涌現(xiàn)，職業(yè)秘書的社會需求量越來越大，考察當前我國各類組織的經(jīng)營運行模式，秘書的主要職責通常是溝通組織高層與基層的“橋梁”，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實施提供服務(wù)的人員。其活動的主要對象是領(lǐng)導(dǎo)者，根本職能是輔助管理，基本工作方式是處理信息和事務(wù)，他們對推動組織工作的順利、高效開展具有不可替代的作用,這一工作的重要性對從

9、業(yè)人員也提出了較高的素質(zhì)要求。從當前市場上的人力資源供求分析情況看，一方面大量的秘書人員由于經(jīng)驗缺乏、技能單一，以及對現(xiàn)代企業(yè)秘書工作認知和執(zhí)行上的局限，以致無法滿足企業(yè)運作的需要；另一方面市場對高素質(zhì)的企業(yè)秘書需求極為迫切。因此，企業(yè)秘書要適應(yīng)當前面臨的新形勢、新要求，就必須與時俱進，緊跟企業(yè)和專業(yè)發(fā)展的步伐，努力提高個人的知識素質(zhì)。既能深刻領(lǐng)會黨的路線、方針、政策，又能熟悉和掌握本地、本部門的情況，把“上情”與“下情”有機地結(jié)合起來，運用現(xiàn)代化辦公手段，創(chuàng)造性地開展工作，做好綜合服務(wù)，才能適應(yīng)時代要求，充分發(fā)揮秘書職能，成為領(lǐng)導(dǎo)的好幫手，為企業(yè)創(chuàng)造最大價值。1現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的知識和能力1.

10、1基礎(chǔ)理論知識（本段把所有英文的引號改成中文的引號）基礎(chǔ)知識和基本理論是秘書必備的本領(lǐng)，是秘書人員思維飛向更高的翅膀，也是秘書人員成長過程中的階梯。基礎(chǔ)知識越充足，融會貫通的能力就越強，也越容易學(xué)會新知識，掌握新理論。因此，淵博的基礎(chǔ)知識這根“萬年樁”，對今后從事秘書工作十分重要。秘書的基礎(chǔ)理論知識主要包括馬克思主義哲學(xué)、政治經(jīng)濟學(xué)、科學(xué)社會主義以及現(xiàn)代科學(xué)方法論知識。這部分基礎(chǔ)知識是幫助秘書人員解決政治方向和思想方法問題。學(xué)習這部分知識，就是要使秘書人員樹立正確的世界觀和方法論，能運用馬克思主義的立場、觀點和方法去分析問題、解決問題，從而提高秘書人員政治覺悟和看待以致分析問題的客觀性，科學(xué)性

11、。文化基礎(chǔ)知識，如語文、歷史、物理、化學(xué)、生物、歷史、地理是從事秘書工作最起碼的知識。培根也說過：歷史使人明智；詩歌使人靈秀；數(shù)學(xué)使人周密；自然哲學(xué)使人深刻；倫理使人莊重；邏輯學(xué)使人善辯。而這些我們上小學(xué)、初中乃至高中時就已學(xué)了這些基本方面的知識。當然，我們還需要不斷更新、擴展這些知識。需知秘書工作的綜合復(fù)雜性很強，這就要求秘書人員的知識要具有綜合、廣泛性，進而達到能得心應(yīng)手地應(yīng)對日常工作中紛至沓來的各種問題和挑戰(zhàn)。法律政策知識包括憲法、法律、法規(guī)、政策。秘書工作政策性很強，秘書人員如果沒有較高法律政策方面的知識修養(yǎng)，就會給領(lǐng)導(dǎo)工作幫倒忙、添亂子，嚴重的還會造成法律后果。現(xiàn)在是法治社會，任何社

12、會活動都要在憲法和法律的框架內(nèi)進行，秘書人員只有具備了一定此類知識，才能夠在憲法、法律、法規(guī)、政策的框架內(nèi)去發(fā)揮智慧，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。因此，秘書人員學(xué)習和掌握必要的法律政策知識尤為重要。由于我國的法律政策體系規(guī)模龐大，秘書人員應(yīng)當根據(jù)工作需要，在掌握一般的法學(xué)和政策理論基礎(chǔ)上，有針對性地學(xué)習有關(guān)的法律政策知識。重點有兩個方面：一是同秘書工作有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策；二是同服務(wù)單位的業(yè)務(wù)活動有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策。1.2專業(yè)技能知識精深的專業(yè)知識是秘書知識結(jié)構(gòu)中具有職業(yè)特點的主要部分，是形成秘書專業(yè)特長的主要知識。沒有精深的專業(yè)知識，就不是專業(yè)秘書人員，也不可能做好秘書工作，秘書的專業(yè)

13、知識主要包括以下內(nèi)容：1.秘書學(xué)知識。秘書人員對秘書學(xué)要有較深的研究。秘書學(xué)不僅對秘書、秘書部門、秘書工作等一系列理論構(gòu)建有較全面科學(xué)的論述，而且對秘書專業(yè)的實踐具有重要的指導(dǎo)作用。因此，秘書學(xué)知識就成為秘書專業(yè)知識中的核心部分。2.基本寫作知識。秘書必須精通公文寫作和各類應(yīng)用文體寫作，寫作知識同秘書學(xué)一樣，是秘書專業(yè)特長的標志，是從事秘書工作的重要技能。3.檔案管理知識。文書檔案工作是秘書工作的重要組成部分，秘書人員必須熟練準確地掌握運用這項工作的有關(guān)知識。要在文書檔案管理的綜合分析、開發(fā)利用上下功夫，以便更好地為領(lǐng)導(dǎo)者和群眾提供各類有價值的信息資料。4.調(diào)研知識。秘書人員經(jīng)常調(diào)查研究，組織

14、會務(wù)，處理來信來訪，向上下左右各方人士打交道，不掌握有關(guān)知識是開展不好工作的。1.3相關(guān)知識企業(yè)秘書工作涉及面廣，不論哪個方面的知識都要懂一些。因此，在日常工作和工作閑暇時博聞強記，盡可能掌握、熟悉專業(yè)以外的有關(guān)知識，如法律、公共關(guān)系、文學(xué)、藝術(shù)、數(shù)理、統(tǒng)計、科學(xué)方法等。1.外語知識。在企業(yè)中，涉外案件占有很大的比例，經(jīng)常涉及外國當事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經(jīng)常運用外語。我們要使自己成為既懂業(yè)務(wù)又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。 2.辦公技能知識。熟悉電腦操作和辦公自動化設(shè)備使用，極大促進了現(xiàn)代秘書人員發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)“千里眼、順風耳”的作用，首先應(yīng)快捷地獲取各種信息，這就需要熟

15、悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務(wù)向辦公自動化、辦公信息化發(fā)展。隨著辦公自動化的發(fā)展，以數(shù)據(jù)庫為中心的辦公自動化系統(tǒng)的運用引起了辦公方式的新變化。一些企事業(yè)、政府部門辦公室陸續(xù)使用計算機、傳真機、復(fù)印機、多功能電話機動性及光學(xué)符號閱讀器，縮微機、錄相機等等，這些現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用，有效地改變秘書人員傳統(tǒng)手抄手寫的手工勞動方式，極大地提高了辦公效益和管理水平。3.禮儀知識。秘書應(yīng)懂得基本的禮儀知識，比如迎賓禮儀，餐飲禮儀，拜訪禮儀，送客禮儀，會議禮儀，基本的禮儀知識能夠樹立企業(yè)良好的形象，具備核心競爭力。4.駕駛技能。現(xiàn)代秘書要會駕駛，隨時為領(lǐng)導(dǎo)的需要做準備。當然秘書所從事的企事業(yè)單位、政府部門可能有

16、專門的司機，但如果發(fā)生突發(fā)事件需要處理，而司機剛有事出去，加上時間緊迫，這時，如果秘書會駕駛，就剛好派上用場，可以使事件順利得到解決。1.4秘書應(yīng)具備的能力能力構(gòu)成屬于辦公室人員素質(zhì)結(jié)構(gòu)的中間層次，技能和知識僅僅使人們掌握了科學(xué)的工作方法，而能力能使人們能夠在某種狀態(tài)下做出一種自然而然的反映，會幫助人們更好的運用知識和能力。具備某種能力的人，會把與之相關(guān)的工作做得更好。1溝通能力2人際交往能力3管理能力（計劃、組織、控制、協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)、激勵等）2觀察能力3分析判斷能力4學(xué)習能力5時間管理能力6解決問題的能力（執(zhí)行能力）8環(huán)境適應(yīng)能力2現(xiàn)代秘書應(yīng)具備哪些素質(zhì)2.1職業(yè)道德素質(zhì)秘書人員要搞好本職工作

17、，一定有具有高尚的職業(yè)道德。所謂職業(yè)道德，是指擔負不同社會責任和服務(wù)的人員應(yīng)當遵循的道德準則。它通過人們的信念、習慣和社會輿論而起作用，成為人們評判是非、辨別好壞的標準和尺度。一個秘書人員，如果不能把“德”放在首位，即使有“滿腹經(jīng)綸”、“張良之才”，也不能算是一個合格的秘書。提高秘書人員自身的職業(yè)道德素質(zhì)，應(yīng)該注意以下幾點： 一、踏踏實實，做好本職工作。做秘書，最根本的一條就是實事求是、盡心盡責地工作。鄧穎超同志曾為秘書工作雜志寫過一篇文章，說秘書的高尚可貴之處，恰恰在于他的獻身精神、埋頭苦干精神、熱愛事業(yè)的精神、不計報酬待遇的精神。秘書不為名，不為利，任勞任怨，甘當無名英雄。經(jīng)常擬稿，但自己

18、不署名，也不拿稿費；經(jīng)常組織會議，但自己從不上主席臺；經(jīng)常熬夜，但白天還得正常工作；節(jié)假日他人可以逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂，但自己還得值班，不能休息；其他人員受了委屈還可以說幾句，而秘書必須以絕對服從為天職，等等。秘書人員責任重大，要求秘書人員在工作中要誠實，不能弄虛作假，不能越權(quán)或濫用職權(quán)。二、輔助領(lǐng)導(dǎo)，當好參謀。有人提過這樣的問題：當秘書，按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事與當參謀有時會產(chǎn)生矛盾，若是領(lǐng)導(dǎo)人的意見是錯的，他又不采納我的意見，怎么辦？這里要注意以下三點：首先不要指望領(lǐng)導(dǎo)人采納秘書人員的一切建議；其次不要以為自己的意見就是對的；最后要明確認識，領(lǐng)導(dǎo)人是決策者，秘書無權(quán)強要領(lǐng)導(dǎo)者采納自己的

19、意見。鄧小平同志說過：“我們的組織原則中有一條，就是下級服從上級，”“對于上級的決定、指示，下級必須執(zhí)行”。不自以為是是秘書人員職業(yè)品德的一個重要因素。三、為人正直，人格高尚。秘書在領(lǐng)導(dǎo)人身邊工作，隨時隨地需要向領(lǐng)導(dǎo)人匯報情況，提供對事物的看法。這種工作條件要求秘書必須公正、客觀、超脫。涉及人事，決不可借工作之便假公濟私說別人的壞話，這是一條美德，也是一條紀律。四、謙虛謹慎，平易近人。秘書的工作性質(zhì)決定秘書人員應(yīng)服從領(lǐng)導(dǎo)和上司，關(guān)心體貼下屬。如果秘書人員自恃有才干而不服從領(lǐng)導(dǎo)或因為自己有地位而不尊重下屬，那他就缺乏了最起碼的職業(yè)品德修養(yǎng)。最終將是三國時禰衡的例子。此人很有才能，很會寫文章，但是

20、性格怪異。在曹操那嫌禮遇不厚而大罵曹操；轉(zhuǎn)到劉表那里，又多次冒犯劉表；再到江夏太守黃祖處當秘書，黃重用他，很佩服他的文采，但終究在下棋時又把黃祖罵了，導(dǎo)致不可收拾的后果。五、實事求是，恪盡職守。秘書人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞，在一定程度上直接影響著一個單位的作風建設(shè)。只有樹立較強的責任意識，秘書人員才能隨時隨地注意維護單位的形象和聲譽，才能做到工作認真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng)，才能真正提高秘書工作的質(zhì)量和水平。如果秘書人員在工作中不負責任，辦事拖拉，得過且過，勢必會給工作帶來損失，給單位帶來影響，同時也是缺乏道德素養(yǎng)的具體體現(xiàn)。

21、2.2業(yè)務(wù)素質(zhì)秘書人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)集中體現(xiàn)在工作能力和工作方法上，一個秘書人員只有在平時工作中勤于學(xué)習、勤于鉆研、勤于調(diào)查、善于總結(jié)，才能不斷提高自己的政治水平和文化水平。政治水平指的是馬克思、列寧主義理論修養(yǎng)，認識問題的能力，對現(xiàn)行政策的理解和掌握。文化水平指的是基礎(chǔ)知識、文字能力等等。這是秘書業(yè)務(wù)素養(yǎng)的土壤和肥料，也是業(yè)務(wù)素養(yǎng)的構(gòu)成部分。那么，秘書人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)在工作中是如何加強的呢？下面是必須學(xué)習的幾點：第一，必須認識到理論學(xué)習的重要性，一方面要掌握扎實的基礎(chǔ)知識，包括法律、外語、經(jīng)貿(mào)以及對業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關(guān)注的法學(xué)領(lǐng)域的新的發(fā)展動態(tài)。 第二，要注意總

22、結(jié)工作中好的經(jīng)驗，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進行經(jīng)驗交流，要多向有經(jīng)驗的人學(xué)習。 第三，秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務(wù)，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。第四，作為一名成功的文秘人員，能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意放心是天職，要想做到這些，必須得具備過硬的業(yè)務(wù)技能，必須具備秘書人員要具備的各方面的能力。如：對問題的理解、分析和處理能力，應(yīng)變能力、社交能力，在實際生活中表現(xiàn)為替領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，排憂解難。在順境中，能讓領(lǐng)導(dǎo)更借東風，在逆境中能幫領(lǐng)導(dǎo)力挽狂瀾。秘書的辦事才干有許多方面，如領(lǐng)會能力、語言表達能力、組織協(xié)調(diào)能力等。秘

23、書與領(lǐng)導(dǎo)人共事，經(jīng)常接受任務(wù)，匯報工作。領(lǐng)導(dǎo)人說話各自有不同的特點：或簡或詳、或快或慢、或直或曲，千差萬別。有時，他說了，就認為秘書懂了。而事實上，秘書聽到的與領(lǐng)導(dǎo)人頭腦中想的總有一定差距。這就全靠秘書領(lǐng)會了。只有把意圖領(lǐng)會了，把握準確了，才能很好地執(zhí)行。秘書的表達能力在發(fā)揮辦事職能方面起著重要的作用。在日常工作中，對上對下，都不能說話過快、過慢、啰嗦、冗長，詞不達意。而應(yīng)簡練明白，富于感染力，忠于事實。只有這樣，在上傳下達過程中才能協(xié)調(diào)好、組織好。而協(xié)調(diào)、組織的能力要在平時的工作中不斷地學(xué)習、積累和總結(jié)。由此可見，秘書人員應(yīng)該具備一定的“謀略”，應(yīng)是足智多謀，善于謀劃，是文秘者必備的素質(zhì)，倘

24、能謀劃得當，受到領(lǐng)導(dǎo)的嘉獎，定能在文秘路上綻放異彩。2.3心理素質(zhì)心理素質(zhì)是秘書人員基本素質(zhì)的基礎(chǔ)。面對紛繁復(fù)雜的日常工作和社會上一些人士的世俗偏見及一些心術(shù)不正的秘書利用職務(wù)之便進行一些不法行為，不道德交易以獲得自身利益。給社會，人們造成了極壞的影響，帶給人們對這一職業(yè)的偏見，給秘書帶來極大的心理壓力。一個秘書如果沒有良好的心理素質(zhì)，是難以勝任這項工作的。要想成為一個成功的文秘人員，必須學(xué)會調(diào)整自己的心理平衡保持良好的心態(tài)，堅定信心和意志，完善個人的樂觀、豁達的性格。要時刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會

25、充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。首先，平衡心態(tài)，情感是人的喜怒哀樂等心理狀態(tài)。秘書的情感是秘書對客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗。優(yōu)秀的秘書應(yīng)自覺培養(yǎng)自己良好的情感品質(zhì)，清醒把握自己的情緒狀態(tài)，保持穩(wěn)定的心境，能鎮(zhèn)靜、從容、敏捷、果斷地處理問題。要加強情操的修養(yǎng)，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。其次，堅定信心，超強的自信，堅韌的意志是秘書人員心靈的護衛(wèi)和保障。一種披荊斬棘、破釜沉舟、不惜任何代價、任何犧牲都要達到其目標的決心、恒心、信心，是秘書用以克服、解除一切困難的鑰匙。具有堅韌的意志，不但是一切成就大事業(yè)的人們的心理特征，而且也是平凡崗位上默默無聞，

26、不是“紅花”而甘為“綠葉”者的一種典型心理特征。做一件事，完成某項工作，能否有不達目的不肯放手的勁頭和毅力，是評判秘書是否具備堅韌的意志力的一個標準。一般情況下，許多人都能隨眾而向前，順利時也肯努力奮斗?？墒牵趧e人都已退出，或者都已向后轉(zhuǎn)的情況下，對于一個既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)的秘書，如果不具有這種始終如一的信心和意志，他的工作就會虎頭蛇尾，有始無終，難以令人滿意。有了這種貫穿始終的信心和意志，他就能兢兢業(yè)業(yè)，滿懷信心，勝利到達理想的彼岸。最后，完善性格，性格是表現(xiàn)在人的態(tài)度和行為方面的比較穩(wěn)定的心理特征的總和。秘書作為“內(nèi)管家”，要處處關(guān)心工作，關(guān)心集體和關(guān)心群眾，對集體不能漠不關(guān)心，

27、對待群眾，要盡力合群，融洽相處，不要孤獨怪僻，脫離群眾。性格內(nèi)向的，要多看到工作中有利條件，增強自強，自信、自愛，千方百計地完成工作任務(wù)。不同性格的上級，待人處世的方式往往不一樣；有些人眼中的可愛，會成為另外一些人心中的忌諱，性格的差異造成了不同的相處狀態(tài)。有些領(lǐng)導(dǎo)眼中的可愛，會成為另外一些領(lǐng)導(dǎo)心中的忌諱，性格的差異也同樣造成了不同的相處狀態(tài)。秘書工作的特殊性，對秘書人員的性格要求是豁達開朗、意志堅強、敏捷應(yīng)變、幽默風趣和友愛合作。所以說秘書是一個富于挑戰(zhàn)的職業(yè)，必須在情感的基礎(chǔ)上，上升為意志，才能激勵秘書在到達目標的山路上攀爬。作為秘書，要想在人群中脫穎而出，出類拔萃，就必須放棄以往保守被動

28、的心理，而以積極的進取心來迎接一切。在建設(shè)有中國特色社會主義宏圖大業(yè)中，各行各業(yè)、各級黨政機關(guān)需要有大批精明能干的秘書，才能適應(yīng)現(xiàn)代社會高效率的管理。盡管秘書人員級別不同，行業(yè)各異，“聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻”，其秘書心理素質(zhì)不能不增強，不能不控制。有良好的心理素質(zhì)，秘書功能才能得到最佳發(fā)揮，秘書職能才會高效運轉(zhuǎn)。因此，秘書人員在不斷擴充理論、應(yīng)用知識、提高各種辦事能力的同時，必須自覺加強秘書的心理素質(zhì)?？傊貢刭|(zhì)的三個方面之間是相輔相成，缺一不可的。時代對秘書人員提出了更高的要求，各行各業(yè)從事秘書工作的人員只有不斷地加強自身的職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)，才能克服思想及行為上的偏差，才

29、能在本職崗位上得心應(yīng)手并取得更大的成績。3如何培養(yǎng)現(xiàn)代秘書的知識素質(zhì)3.1認識秘書工作的重要性 秘書工作是一項十分重要的工作，也是一項十分具體的工作，秘書隊伍的建設(shè)已迫在眉睫。就領(lǐng)導(dǎo)層來講，需要提高認識，解放思想，大膽培養(yǎng)文秘人才；就秘書人員來說，要努力使自己成為懂經(jīng)營、會管理、能寫作、有思路的復(fù)合型人才，才能在職場競爭中展現(xiàn)秘書工作的價值。秘書工作是一門學(xué)問，秘書是一個以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策和領(lǐng)導(dǎo)工作為宗旨，以辦文、辦會、辦事為主要內(nèi)容并為領(lǐng)導(dǎo)提供參謀作用的角色。秘書工作是一項十分重要的工作，秘書工作提供的信息是否準確，提供的依據(jù)是否充分，直接影響領(lǐng)導(dǎo)決策。秘書工作也是一項十分具體的工作，既有大型文

30、字材料的寫作把關(guān)，又要處理大量鎖碎的具體事務(wù)，還要負責文件處理，秘書工作非常繁重。一是要認識到秘書工作不單純就是文字工作，參謀助手作用、督促檢查作用、信息反饋作用才是秘書角色的應(yīng)有體現(xiàn)。二是要認識到秘書崗位是綜合性崗位，相比其他崗位更能掌握單位全面工作動態(tài)，把握領(lǐng)導(dǎo)工作思路，更能鍛煉復(fù)合型人才，秘書不是從屬于領(lǐng)導(dǎo)、從屬于業(yè)務(wù)工作的。三是要認識到秘書工作體現(xiàn)單位整體工作形象，高質(zhì)量的文字真實反映單位工作狀況，文件體現(xiàn)單位決策的權(quán)威，需要秘書具有較高素質(zhì)和責任心。 3.2建立秘書隊伍成長機制一是建立評價機制。結(jié)合國家秘書職業(yè)資格認證，建立秘書等級評價機制，按照評價資格等級享受相應(yīng)待遇。既便于對秘書

31、人員的科學(xué)管理, 又有利于激發(fā)和調(diào)動他們工作的積吸性，真正做到優(yōu)者提升，平者培訓(xùn)，劣者淘汰。二是開展秘書節(jié)活動。秘書節(jié)也稱為國際秘書日，安排在每年4月最后一個完整星期中的星期三，目的是為肯定秘書行業(yè)在職場上的貢獻，并鼓勵人們投入此專業(yè)生涯發(fā)展。給“雜家”、“出氣筒”、“老黃?！钡拿貢鴤円粋€放松的機會，讓秘書們以擁有自己的節(jié)日而倍感榮耀。三是多崗位交流。有針對性的對秘書進行崗位交流，從而多方面提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強秘書隊伍活力，“流水不腐，戶樞不蠹”，始終保持秘書隊伍是一池活水。四是建立交流平臺。采取內(nèi)培外訓(xùn)等多種形式，不定期組織秘書進行業(yè)務(wù)交流。 3.3加強內(nèi)在素質(zhì)提升現(xiàn)代秘書的內(nèi)在素質(zhì)具有

32、十分豐富的內(nèi)涵，能夠產(chǎn)生對他人吸引力的內(nèi)在素質(zhì)和外在表現(xiàn)。一個人只有具備了在性格上有個性、氣質(zhì)上高雅、能力上突出、思想上開放、道德上高尚、情感上親和、學(xué)識上淵博的形象，才能具有人格魅力。秘書工作處在承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)八方的中樞地位，是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手，是聯(lián)系群眾的橋梁紐帶。因此，秘書作為職場中的特殊群體，注重內(nèi)在素質(zhì)的提升顯得尤為重要。3.4積極發(fā)揮參謀作用所謂“身在兵位，胸為帥謀”，秘書要有敏銳的觸覺、清晰的頭腦、長遠的目光，胸懷大局意識，立足長遠，著眼當前，要善學(xué)、善思、善寫、善言，努力提高自身綜合素養(yǎng)。要超前思維主動服務(wù)，深入分析公司安全生產(chǎn)過程的各種問題、數(shù)據(jù)資料，結(jié)合公司管理

33、重心，總結(jié)提煉出自己對安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理等方面的個人觀點，供領(lǐng)導(dǎo)決策，從而有效發(fā)揮參謀的作用，為企業(yè)的發(fā)展作出貢獻。秘書要保持既積極進取、又淡泊名利的人生態(tài)度，以如履薄冰、時不我待的精神，勤勉工作，無愧人生。當然，不能指望每一份付出，都有一份相應(yīng)的收獲，但相信有付出肯定有收獲。一個稱職的秘書人員要做到，工作方法由經(jīng)驗性向規(guī)范性轉(zhuǎn)變，工作形式由事務(wù)型向思考型的轉(zhuǎn)變，工作重心由熟悉局部向熟悉全局的轉(zhuǎn)變，工作思維由微觀思考向宏觀思考的轉(zhuǎn)變。 4現(xiàn)代秘書知識素質(zhì)的重要性和現(xiàn)實意義4.1適應(yīng)社會發(fā)展的客觀要求現(xiàn)代社會科學(xué)發(fā)達，組織嚴謹，社會大生產(chǎn)的管理強調(diào)科學(xué)化、規(guī)范化。隨著自動化程度的不斷提高、計算機

34、應(yīng)用技術(shù)的日益普及，很多生產(chǎn)和管理工作要求有規(guī)范統(tǒng)一的標準和程序。追求效率，是現(xiàn)代世界一個共同的課題。一場無情的效率競賽正在世界范圍內(nèi)進行。各行各業(yè)，每一項工作都以高標準、高質(zhì)量和高效率為目標。全球經(jīng)濟一體化和區(qū)域集團化進一步發(fā)展，國際市場的統(tǒng)一性日趨加強，國際協(xié)作關(guān)系普遍建立。經(jīng)濟的接軌和統(tǒng)一，導(dǎo)致管理思想、經(jīng)營策略和行為方式的更新，生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理的國際化規(guī)范正在逐步推行。另外，現(xiàn)代社會的法制越來越健全，產(chǎn)生于社會化大生產(chǎn)基礎(chǔ)上的市場經(jīng)濟是一種法治經(jīng)濟，市場經(jīng)濟活動受相對完整的法律體系的約束和調(diào)整。任何企業(yè)和個人都不能違背現(xiàn)行的政策規(guī)定和法律規(guī)范。由于現(xiàn)代社會這些顯著特點的影響和制約，為

35、投資經(jīng)營者和商務(wù)管理者服務(wù)的商務(wù)文秘跟其它社會職業(yè)一樣，也必須建立科學(xué)嚴謹、實用的工作規(guī)范，以此來指導(dǎo)實踐，約束行為，考核和檢驗工作情況，從而達到全面履行商務(wù)文秘社會職能，最大限度地提高工作效率的目的。這是時代的要求，也是普遍的社會期望。廣大企業(yè)負責人和經(jīng)營者都希望自己的佐助者既精明能干，富于謀略，又全面掌握辦公室的工作程序和行為標準，嫻熟自如地處理職能范圍內(nèi)的各種事務(wù)，穩(wěn)妥有效地輔助經(jīng)營決策。做到忙不亂序，謀不逾規(guī)，高效運作，竭誠盡力。只有這樣，商務(wù)文秘活動才能適應(yīng)時代的需要，滿足社會期望，才能在經(jīng)濟建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。 4.2促進商務(wù)文秘工作的迫切需要目前的商務(wù)文秘工作，從整體上說還處于

36、邊實踐邊探索的初始階段。盡管它的地位作用己為社會所公認，但用規(guī)范化、科學(xué)化來衡量，還有很大差距。它們職責要求不夠統(tǒng)一，規(guī)章制度不夠健全，能級原則尚未確立。不少企業(yè)和經(jīng)營者聘任的商務(wù)文秘只是從事值班收發(fā)、迎進送出等事務(wù)性工作，有的還充當服務(wù)員、隨從和保鏢的角色，而在處理信息、輔佐決策方面花的智力不多，甚至沒有接觸到。一些重要的工作項目缺乏應(yīng)有的程序和統(tǒng)一標準，匆促忙亂、各行其是、被動應(yīng)付的現(xiàn)象不同程度的存在。這種狀況滯后于市場經(jīng)濟的發(fā)展，影響了商務(wù)文秘工作的作用和功效。究其主要原因，一方面因為商務(wù)文秘工作是在市場經(jīng)濟條件下迅速展開并受到重視的，時間較短、經(jīng)驗不足。加上它的運作環(huán)境還不穩(wěn)定，市場經(jīng)

37、濟體制的確定有一個過程，現(xiàn)代企業(yè)制度剛剛開始建立，這就使得商務(wù)文秘工作不能一步到位，需在實踐中不斷發(fā)展和完善；另一方面商務(wù)文秘隊伍中多是新人新手。無論是從行政秘書母體中分離出來的，還是應(yīng)聘上崗的，對新的服務(wù)對象、管理形式和行為方式等，都不很熟悉，對商務(wù)文秘工作特點和規(guī)律的了解把握還不一致。另外，商務(wù)文秘還沒有一個職級標準，沒有完整的激勵機制，秘書人員內(nèi)在的潛力和創(chuàng)造性、主動性不能很好地調(diào)動和發(fā)揮，往往謀職就業(yè)求高薪欲望勝于事業(yè)的開拓和創(chuàng)造，被動聽差勝于主動勤業(yè)。鑒于以上情況，我們迫切需要認真總結(jié)實踐經(jīng)驗，借鑒國外的成功做法，喚起商務(wù)文秘人員積極進取的職業(yè)意識，綜合各界人士殷切的社會期望，逐步建

38、立起切實可行的商務(wù)文秘工作規(guī)范，以促進商務(wù)文秘工作健康發(fā)展，迅速跟上時代步伐，創(chuàng)造新的局面。 來源:考試4.3加強商務(wù)文秘自身建設(shè)的重要保證 商務(wù)文秘人員兼有經(jīng)理助手、商戰(zhàn)智囊、行政管理者、公共關(guān)系活動家等多重角色，肩負輔佐和服務(wù)的重要使命，是經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場一支不可缺少的生力軍。由于商務(wù)文秘的特殊地位和作用，越來越多的人自動走進它的行列。這樣一個新出現(xiàn)的人數(shù)較多、影響較大的社會職業(yè)群體，如果沒有建立起嚴格科學(xué)、操作性強、具有約束和激勵作用的工作規(guī)范，他們就不能全面、清楚地了解應(yīng)該做些什么和怎樣去做，不懂得如何恰當?shù)匕缪莺枚嘀亟巧?，就可能陷入茫然不知所從的境地，或者輕重不分，顧此失彼，甚至屢出紕漏，給工作和事業(yè)造成損失。實際工作中這種不懂規(guī)范，不嚴格按規(guī)定標準運作而出錯，以至損失慘重的教訓(xùn)時有發(fā)生。如一次活