第三章__辦公室常規(guī)管理工作

1、將要談的內(nèi)容及說話的順序記錄下來，并準備必要的文件。準備記錄查清楚對方的電話號碼，再撥打電話（把常用的電話號碼整理好）當對方接聽電話時，先問好 ，接著告知自己單位的名稱、本人姓名，并詢問對方的姓名或身份在電話已撥通，對方尚未講話時，將話筒交給領導；如對方開始講話，就道歉地說：“對不起，請稍等一下”（代領導給上級或長輩打電話）說明事由；“我想與您談些關于某某方面的事，不知是否方便”再打或留言：告知簡要的內(nèi)容；方便的話，請對方回電；告知自己的姓名，并問清傳話人的姓名（對方不在時）打外線電話的流程（接后）將要講的話，簡明扼要地告知談完話，將重點部分重復一遍，或請對方復述一遍最后，說些禮貌的結束語然后

2、，再輕輕地掛上電話。雙方無論哪一方再打，都應表示：“對不起，剛才電話突然斷了”（電話中途斷線）（接上）接聽外線電話的流程電話鈴響三聲內(nèi)立即接聽，如沒能立即接聽，應向對方致歉：“對不起，讓你久等了”左手持話筒，右手準備記下對方的留言接聽其中一個電話，讓打來的另一方稍等或再打；待接聽第一個電話完畢，向打來的另一電話方表示：“剛才在接電話，很抱歉，讓您久等了”拿起話筒，先說出自己的單位的名稱和自己的姓名，使對方確知是打對了號碼1、把這種情況告訴對方：“抱歉，聽不清楚請再說一遍好嗎？”或“請稍等，我換一個電話接聽”。2、如周圍很吵，切換到安靜的分機收聽。3、如由于電話本身的問題則改用另一線電話。4、請

3、對方調(diào)整說話的音量。很少用重新?lián)艽蚍绞浇鉀Q（聽不清對方聲音時）（兩個電話同時響起時）（接下）根據(jù)對方來電，給予適當、合理的解答，不失禮貌告訴對方自己的電話號碼，以確定對方是否打錯。對方致歉時則回答：“不用客氣”（對方打錯電話時）接到給領導打來的電話，留心確認對方的目的，不遺漏要點，如不清楚，應再加確認對方要求留言時，需要問清留內(nèi)容，需否回電，回電給誰，聯(lián)系對象，并復述內(nèi)容以便確認，并報上自己的姓名。如領導在開會或面談中有緊急電話可用便條傳遞給領導（領導不在時）將對方來電目的簡要匯報給領導，以省卻對方復述確認對方身份，并詢問理由，不可隨意告知（對方問領導私事）（接下）如領導不能立即接聽，則請對方：”他現(xiàn)在有事，要稍等片刻才能接聽，可否請你稍等或請他回電“電話結束，以結束語致意等對方掛上電話后再輕輕掛機（接上）電話記錄單來（去）電單位：來（去）電號碼：編號：對方姓名：電話內(nèi)容記錄辦理情況記錄人來（去）電時間： 年 月 日 時 分介紹信使用申請單用 印 登 記 表印章類型： 公章 光敏印、原子印、滲透印*公司國慶假期輪流值班表值班職責：1、負責來人接待工作。2、負責對全廠生產(chǎn)安全進行監(jiān)督。3、處理來電、來信、來文。4、