檔案的整理之一：文書(shū)檔案

1、2021/3/101 檔案的整理檔案的整理 檔案的來(lái)源：檔案的來(lái)源：檔案是文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文件是檔案的前身，檔案是文件的主要?dú)w宿。文件轉(zhuǎn)化成檔案需要經(jīng)過(guò)整理，以便于保管和利用。 檔案的整理檔案的整理：對(duì)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)化、條理化的過(guò)程。 檔案整理的基本要求檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。 檔案整理的基本方法檔案整理的基本方法：（1）以案卷為單位整理；（2）以件為單位整理。2021/3/102 以案卷為單位整理以案卷為單位整理就是立卷，立卷，即按照文件材料在形成和處理

2、過(guò)程中的聯(lián)系將其組合成案卷。案卷案卷就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。 以件為單位整理以件為單位整理即按照文件材料的自然形成單位“件”作為基本單位進(jìn)行整理，每份文件為一件。其中，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。2021/3/103 一、文書(shū)檔案的整理一、文書(shū)檔案的整理 （一）以案卷為單位整理（一）以案卷為單位整理 按照立檔單位的檔案分類方案，在文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)做好平時(shí)文件材料收集、分類工作的基礎(chǔ)上，將屬于歸檔范圍的文件材料按以下特征逐項(xiàng)分開(kāi)： 1、 分類分類 （1）分年度：注意文件內(nèi)容

3、針對(duì)時(shí)間和跨年度、專門(mén)年度形成的文件。 （2）分類別：注意分類的規(guī)范性，避免交叉。 （3）分問(wèn)題：注意問(wèn)題聯(lián)系的準(zhǔn)確性和文件數(shù)量多少。2021/3/104 （4）分保管期限:注意問(wèn)題的完整性和不同類型檔案的不同規(guī)定，注意不同級(jí)別的文件保管期限的不同。 2、組合組合 基本要求：以問(wèn)題為主，兼顧其它特征， 使文件材料之間的聯(lián)系緊密，分級(jí)適當(dāng)，問(wèn)題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。 基本方法：根據(jù)不同文件材料的特征采取不同的組合方法。 2021/3/105 3、 編目編目n （1）卷內(nèi)文書(shū)材料排列n （2）編頁(yè)號(hào)2021/3/106 （3）編制卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)備考表n 圖1：卷內(nèi)文件目錄格式

4、順序號(hào) 文 號(hào) 責(zé)任者 題 名 日期頁(yè)號(hào)備注2021/3/107 n圖2：卷內(nèi)備考表格式n 卷內(nèi)備考表 本卷情況說(shuō)明： 立卷人_ 檢查人_ 立卷時(shí)間_2021/3/108 （4）擬寫(xiě)案卷題名和填寫(xiě)案卷封面 大多數(shù)案卷題名的結(jié)構(gòu)為： 責(zé)任者責(zé)任者-主要內(nèi)容主要內(nèi)容-文種文種 由計(jì)劃、總結(jié)、記錄、簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)表等文件材料組成的案卷，其案卷題名的結(jié)構(gòu)一般為： 責(zé)任者責(zé)任者-時(shí)間時(shí)間-文種文種2021/3/109 圖3:案卷封面格式 （A） （B） （C）自 年 月至 年 月保管期限本卷共 件 頁(yè) 歸 檔 號(hào)全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)分類號(hào)2021/3/1010 年 度 全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào) 分類號(hào)圖4：案卷背

5、脊格式2021/3/1011 （5）案卷裝訂與蓋檔號(hào)章 以案卷為單位裝訂（需要在第一份檔案第一頁(yè)的右上方蓋檔號(hào)章）圖5：以案卷為單位裝訂的檔號(hào)格式 全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)2021/3/1012 以件為單位裝訂（需要在第一份檔案第一頁(yè)的右上方蓋檔號(hào)章） 圖6：以件為單位裝訂的檔號(hào)章全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào)件 號(hào)2021/3/1013（6）案卷排列、編號(hào)與編制案卷目錄 “三分開(kāi)”排列編號(hào)，即按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分年度或跨年度排列編號(hào)，并編制案卷目錄，以方便檢索。2021/3/1014 （二）以件為單位整理（二）以件為單位整理 在文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)做好平時(shí)文件材料收集、分類工作的基礎(chǔ)上，將屬于歸

6、檔范圍的文件材料按以下步驟進(jìn)行整理： 1、分類：、分類：（1）分年度；（2）分保管期限；（3）分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）。 2、排列：、排列： 同一年度、同一保管期限、同一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的文件材料按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度排列。2021/3/1015 3、編號(hào)：、編號(hào)：文書(shū)材料排列完畢后應(yīng)逐件編號(hào)，在每件材料首頁(yè)上端的空白處加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。 圖7、歸檔章格式 全宗號(hào) 年 度室編件號(hào)機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限館編件號(hào)2021/3/1016 4、裝訂、裝訂：以件為單位裝訂。 5、裝盒：、裝盒：同一保管期限的文件材料按件號(hào)順序裝入檔案盒，每一盒裝滿后再換下一盒。 圖8：檔案盒封面格式 _2021/3/1017 圖9：檔案盒背脊格式全 宗 號(hào)年 度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）起止件號(hào)室館盒 號(hào)2021/3/1018n圖10：盒內(nèi)備考表格式n 備考表盒內(nèi)文件情況說(shuō)明： 整理人： 檢查人： 年 月 日2021/3/1019 6、編目、編目歸檔文書(shū)材料應(yīng)依據(jù)室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。 圖11：歸檔文件目錄格式歸檔文件目錄歸檔文件目錄件號(hào)責(zé) 任者 文 號(hào) 題 名日 期頁(yè)數(shù)備 注2021/3/1020 圖12：歸檔文件目錄封面格式 歸歸 檔檔 文文 件件 目目 錄錄 全 宗 名 稱 年 度 保 管 期 限 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）