會(huì)務(wù)工作安排

1、做好會(huì)務(wù)工作要注意哪些事項(xiàng)？ 會(huì)務(wù)工作就是指會(huì)議的組織、保證與服務(wù)工作,就是會(huì)議活動(dòng)中的 重要組成部分。有序、高效地做好會(huì)務(wù)工作,就是會(huì)議取得預(yù)期效果的 重要保證。 會(huì)前:把握三個(gè)要點(diǎn) 制訂詳細(xì)的計(jì)劃。會(huì)前準(zhǔn)備工作涉及調(diào)查研究、安排議題、準(zhǔn)備 文件、會(huì)議接待、布置會(huì)場(chǎng)、會(huì)議編組等多項(xiàng)工作,必須制訂詳細(xì)的計(jì) 劃。對(duì)大型會(huì)議或規(guī)格較高的會(huì)議 ,應(yīng)成立秘書(shū)組、會(huì)務(wù)組、宣傳組、 后勤組、安全保衛(wèi)組等工作小組 ,若有室外活動(dòng)還應(yīng)成立交通秩序管理 組;對(duì)小型會(huì)議 ,也要成立秘書(shū)組或會(huì)務(wù)組。要將每一項(xiàng)任務(wù)、每一個(gè)細(xì) 小的環(huán)節(jié)、每一項(xiàng)具體工作的責(zé)任明確到人。 根據(jù)分工落實(shí)。秘書(shū)組提前確定會(huì)議議程,印制好領(lǐng)導(dǎo)講

2、話、會(huì)議 文件、典型材料等 ;會(huì)務(wù)組應(yīng)提前落實(shí)好日程安排、行程路線、會(huì)標(biāo)制 作等工作 ;宣傳組要提前組織好攝影攝像人員與錄音、記錄人員,保證會(huì) 議期間及時(shí)到位 ;后勤組要提前將參會(huì)人員的姓名、職務(wù)、性別、民族 掌握準(zhǔn)確 ,安排好食宿等 ,還要根據(jù)其她工作組的預(yù)算與意見(jiàn),及時(shí)提供 各項(xiàng)后勤保障 ;安全保衛(wèi)組要根據(jù)會(huì)議規(guī)格高低,做好會(huì)場(chǎng)及代表駐地 的安全保衛(wèi)工作。 會(huì)前反復(fù)檢查。會(huì)前檢查分為由領(lǐng)導(dǎo)人聽(tīng)取大會(huì)籌備處各組匯報(bào) 與現(xiàn)場(chǎng)檢查兩種方式 ,其中 ,現(xiàn)場(chǎng)檢查就是主要形式。會(huì)前檢查的重點(diǎn)就 是會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置以及安全保衛(wèi)工作等。大中型會(huì)議 的會(huì)前檢查還包括警衛(wèi)部署 ,票證檢驗(yàn)人員的定崗

3、定位 ,交通指揮及主 席臺(tái)服務(wù)人員的就位 ,會(huì)議播放唱片的檢查等。 會(huì)中 :搞好三項(xiàng)服務(wù) 會(huì)中就是從會(huì)議簽到至?xí)h結(jié)束時(shí)的這一段時(shí)間,從地點(diǎn)上可分為 場(chǎng)前服務(wù)、場(chǎng)內(nèi)服務(wù)、場(chǎng)外服務(wù)三個(gè)部分,各環(huán)節(jié)之間要統(tǒng)一協(xié)調(diào) ,并樹(shù) 立保密意識(shí) ,防止泄露機(jī)密。 場(chǎng)前服務(wù)。主要包括簽到與材料分發(fā)、引導(dǎo)入座等工作。對(duì)規(guī)模 較大、時(shí)間較長(zhǎng)的會(huì)議 ,要制訂場(chǎng)前服務(wù)活動(dòng)方案 ,明確工作人員 ,包括簽 到負(fù)責(zé)人、材料分發(fā)負(fù)責(zé)人、引導(dǎo)入座負(fù)責(zé)人等;對(duì)小型會(huì)議、時(shí)間較 短的會(huì)議與大型會(huì)議中的每次分會(huì) ,也要簽到 ,以便統(tǒng)計(jì)人數(shù) ,掌握情況。 簽到一般采取在簽到薄上簽名 ,發(fā)放入場(chǎng)證、簽到卡 ,在名單上圈到等形 式 ,并同時(shí)

4、分發(fā)會(huì)議文件與材料。大中型會(huì)議,專(zhuān)門(mén)成立文件分發(fā)處。分 發(fā)文件要注意編號(hào)、登記、按組分發(fā) ,須會(huì)后收回的文件 ,要注明“會(huì)后 收回”字樣與收文人姓名、收文時(shí)間。對(duì)于屬于國(guó)家機(jī)密的文件材料 更應(yīng)嚴(yán)格登記 ,及時(shí)收回 ,以免泄密。 參會(huì)人員進(jìn)場(chǎng)時(shí) ,一般由工作人員引 導(dǎo)入座 ,特別要注意引導(dǎo)主席臺(tái)就座人員入座。 場(chǎng)內(nèi)服務(wù)。主要包括會(huì)議記錄、錄音、攝影攝像以及其她會(huì)場(chǎng)服 務(wù)。對(duì)大中型會(huì)議或重要會(huì)議 ,需拍攝照片、錄音、錄像 ,以便留存。同 時(shí) ,在主席臺(tái)下設(shè)立 “值班席” ,以便處理臨時(shí)事項(xiàng) ,聯(lián)系內(nèi)外、 傳遞信息。 會(huì)議工作人員要謹(jǐn)慎行事 ,不要干擾會(huì)議的正常進(jìn)行。會(huì)議進(jìn)行中 ,如發(fā) 生臨時(shí)變動(dòng)情

5、況 ,要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示 ,并根據(jù)指示采取應(yīng)急措施 ,妥善處 理。 場(chǎng)外服務(wù)。主要包括場(chǎng)外安全保衛(wèi) ,預(yù)防突發(fā)性事件發(fā)生 ,維護(hù)會(huì)場(chǎng) 秩序 ;落實(shí)與會(huì)人員的食宿安排 ,根據(jù)實(shí)際情況作出臨時(shí)性調(diào)整 ;設(shè)立醫(yī) 療室 ,搞好醫(yī)療服務(wù) ;備好車(chē)輛 ,方便與會(huì)人員外出等。 會(huì)后 :抓好三件事 善后服務(wù)。主要內(nèi)容有組織與會(huì)人員離會(huì)、整理會(huì)議記錄、起草 會(huì)議紀(jì)要、撰寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、發(fā)布會(huì)議新聞等。組織與會(huì)人員離會(huì)時(shí),要 詳細(xì)了解與會(huì)人員返回原單位的時(shí)間與交通工具,協(xié)助購(gòu)買(mǎi)飛機(jī)票、車(chē) 票或提供其她服務(wù)等。對(duì)個(gè)別需要暫留的代表,要妥善安置住宿。對(duì)會(huì) 議的記錄、簡(jiǎn)報(bào)、新聞發(fā)布工作 ,要明確專(zhuān)人負(fù)責(zé) ,做好全程記錄。根據(jù)

6、 需要 ,及時(shí)起草會(huì)議紀(jì)要 ,或印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話。對(duì)會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì) 議紀(jì)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議新聞等材料的印發(fā)工作,要堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)審批制度 , 確保會(huì)議記錄、報(bào)道等內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明扼要、符合行文程序。 會(huì)后總結(jié)。召集會(huì)務(wù)工作人員認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),尋找工作差距 ,討論下 步意見(jiàn) ,使以后辦理同類(lèi)會(huì)議時(shí)有所借鑒。同時(shí),適當(dāng)對(duì)會(huì)務(wù)有功人員與 有關(guān)部門(mén)進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì) ,對(duì)在會(huì)務(wù)工作中未能盡職盡責(zé)的同志提出適當(dāng) 的批評(píng) ,如有嚴(yán)重失誤或玩忽職守的情況 ,則追究有關(guān)人員的責(zé)任。 會(huì)后督查。其目的就是對(duì)會(huì)議決定事項(xiàng)辦理情況進(jìn)行檢查與督促 , 確保會(huì)議精神落到實(shí)處 ,從三個(gè)方面做起 :一就是明確督辦人員。一般由 黨委辦、政府辦督查室同志兼任 ,也可根據(jù)工作需要從有關(guān)部門(mén)抽調(diào)。 明確分工 ,在某一階段專(zhuān)職專(zhuān)責(zé)。二就是健全登記制度,建立督查臺(tái)賬 , 逐項(xiàng)列出檢查催辦的事項(xiàng) ,下發(fā)督辦通知單 ,包括督辦內(nèi)容、督辦人、督 辦日期、被督單位、辦理情況、聯(lián)系人及電話等,定