淺談如何加強農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)檔案管理

1、淺談如何加強農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)檔案管理洪洞縣農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)辦公室農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)檔案管理是項目管理的一項重要內(nèi)容，是項目建設的依據(jù)和必要條件，也是國家、省、市對項目竣工驗收檢查的主要內(nèi)容之一，它對農(nóng)業(yè)開發(fā)事業(yè)的承前啟后持續(xù)發(fā)展有著重要的推動作用，更具有總結(jié)過去、指導現(xiàn)在、規(guī)劃未來的參考價值。因此，做好農(nóng)業(yè)開發(fā)項目檔案管理工作具有十分重要的意義。一、檔案管理工作應遵循的原則一是真實可靠性原則。農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目檔案包括了過去和現(xiàn)在項目管理工作中所形成并接受的各種項目資料，是當前和今后項目管理的重要資料。因此，歸檔的材料必須真實可靠，不能弄虛作假，擅自改變原始材料的內(nèi)容，更不能以假亂真，偽造資料。二是齊全完整性

2、原則。農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)工作既包括項目建設的工程量、工程質(zhì)量等外業(yè)方面，又包括工程投資、工程概預算、資金撥付、工程移交及工程管護責任落實等內(nèi)業(yè)情況。如果沒有齊全完整的檔案資料，農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)的檢查、考評等工作就難以進行。為此，項目檔案資料要按照項目進度及時收集、歸檔，確保檔案資料的齊全、完整。三是規(guī)范統(tǒng)一性原則。隨著農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)實踐時間增長，檔案數(shù)量將越來越多，作為查考的資料和原始憑證，不僅要做到承上啟下，避免重復，更要做到利用方便，查找快捷。為此，檔案要按照統(tǒng)一規(guī)格歸檔，統(tǒng)一標準分類，做到統(tǒng)一保管，分類存放。二、加強組織領導，高度重視檔案管理工作農(nóng)業(yè)開發(fā)檔案是農(nóng)業(yè)開發(fā)項目實施管理的真實載體和歷史記錄

3、，科學、規(guī)范、齊全的檔案資料對于指導項目實施、保證項目順利驗收、為領導提供決策依據(jù)具有十分重要的現(xiàn)實意義。因此要加強對農(nóng)業(yè)開發(fā)檔案的管理工作。一是加強領導力度，成立檔案管理小組，確定一名副主任直接負責檔案的管理工作，確定一名項目管理人員專門負責收集日常項目檔案資料，確定一名專門檔案管理人員對所收集的所有檔案進行分類、歸檔、管理等日常工作。二是加強基礎建設，配備檔案管理所需要的專用柜、電腦、復印機等檔案歸檔設施。三是建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，保證檔案管理工作規(guī)范化、制度化和科學化。三、采取有利措施，做好檔案資料的日常收集檔案齊全是檔案管理的最基本工作，在日常工作中，要明確責任，責任到人，狠

4、抓各類檔案資料的收集整理工作。對于文書檔案，要建立嚴格的收發(fā)文登記制度、由專人負責傳閱工作，做到收文不丟不壓，發(fā)文不缺不少。對于項目檔案，按照項目的前期工作、規(guī)劃設計、項目實施、項目竣工驗收、項目工程的移交管護等各個環(huán)節(jié)，由負責收集檔案資料的項目人員進行歸類收集，做到應收盡收，資料齊全完備。對于會計檔案，由會計人員在收集整理后定期入檔。四、確定農(nóng)業(yè)開發(fā)歸檔資料的內(nèi)容，制定合理的分類標準農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)開發(fā)檔案應分文書檔案、項目檔案、會計檔案等三個一級類目，在一級類目下還應設若干二級類目及三級類目。文書檔案分為指導類和綜合類。指導類應包括領導講話，上級來文，有關(guān)管理規(guī)定、辦法，會議材料，上機機關(guān)批準

5、的項目規(guī)劃，實施計劃等。綜合類應包括本單位發(fā)文、工作總結(jié)，典型材料，統(tǒng)計資料及簡報、雜志、規(guī)章制度等。項目檔案應分土地治理項目類和產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營項目類兩類，并按照形成時間、項目建設二條線整理土地治理項目類檔案的內(nèi)容應包括：、項目前期形成的文件，“一事一議”資料、項目建議書，擴初設計及其審定意見，可行性研究報告、計劃匯編、項目批復文件、資金指標、實施方案，項目區(qū)的規(guī)劃設計等。、項目建設過程中形成的文件，包括項目和資金公示、工程招投標文件、工程建設承包合同、單項工程設計、工程監(jiān)理、工程施工記錄、進度報表等。、項目完成后形成的文件，包括項目完工驗收單，工程竣工預決算表，項目區(qū)建設工作總結(jié)，項目竣工驗收請

6、示，項目竣工報告，項目資金審計報告，有關(guān)工程建設的圖片資料、錄象、照片，工程建后的管護制度，工程移交資料、“三圖”等。、科技項目培訓的培訓計劃，培訓會議通知，培訓資料，培訓人員簽到表，培訓記錄（講課內(nèi)容，授課人員，授課人員的資質(zhì)證明，培訓對象），培訓總結(jié)報告，有關(guān)圖像照片等。產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營項目檔案內(nèi)容包括：項目申報材料（項目可行性研究報告和申報書），有償資金財政承諾，產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營項目建議書，項目前期立項的審計報告，項目批復，項目實施計劃，項目建設工作總結(jié)，項目竣工驗收請示，項目竣工報告，項目資金審計報告，有償資金回收情況、風險預警報表等。五、提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)，狠抓歸檔資料的管理農(nóng)發(fā)工作的特殊性要求檔案管理人員既要熟悉農(nóng)業(yè)開發(fā)工作的具體業(yè)務，又要掌握檔案管理的專業(yè)知識，因此，檔案管理人員要加強學習，掌握農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目建設的各個流程，自項目立項論證準備初期就對項目檔案工作進行全盤考慮和統(tǒng)籌安排，做到心中有數(shù)。在學習掌握項目知識外，還要加強檔案管理專業(yè)知識、計算機操作技能的學習，以提高他們的專業(yè)素質(zhì)和檔案管理知識。各類文件資料整理歸檔是檔案管理的核心工作，必須嚴格規(guī)范，明確具體。為此在實際歸檔中，首先對收集到的檔案資料進行篩選分類，把不歸檔的資料剔除；其次，對需要歸檔的資料按形成時間、項目建設二條線進行整理；三是按檔案資料的具體內(nèi)容進行歸類立