訂單下單流程及工作職責(zé)

1、客戶訂單及下單流程2016年3月28日客戶訂單下達(dá)流程接收客戶、銷售人員訂單I接單員主動(dòng)致電客戶方就其不詳之處與客戶進(jìn)行溝通，特殊不理解之處請(qǐng)示銷售經(jīng)理共同協(xié)客戶訂單接單流程說(shuō)明：1、客戶、銷售人員通過(guò)書(shū)面(傳真)下訂單到接單員。對(duì)于新進(jìn)客戶需做好客戶信息備案并錄入系統(tǒng)，老客戶進(jìn)行核對(duì)接單的類型:(1) 客戶以傳真形式下單：核對(duì)客戶傳真的內(nèi)容，如所列內(nèi)容不完整或不詳處，其負(fù)責(zé)該客戶的調(diào)解決客戶疑問(wèn)；接單員需認(rèn)真仔細(xì)地接聽(tīng)、受理顧客所下達(dá)的訂單及其他事項(xiàng)，按銷售 部客戶訂貨單所列的內(nèi)容核對(duì)并重復(fù)確認(rèn)；2） 由銷售人員受理的訂單：必須按銷售部客戶訂貨單所列的內(nèi)容提供手工訂單，并完整地向接單員提供下

2、單信息；4、5、接單員及時(shí)把通過(guò)以上形式受理的訂單按訂貨單所列內(nèi)容逐項(xiàng)核對(duì)訂單內(nèi)容的完整性。接單員根據(jù)所下訂單內(nèi)容進(jìn)行預(yù)估，及時(shí)回復(fù)，同時(shí)感謝顧客對(duì)公司的支持與關(guān)照及對(duì)您本人工作的理解。6、與客戶核對(duì)訂單內(nèi)容：依據(jù)客戶訂單，信息完整且依照銷售價(jià)格及生產(chǎn)工藝、原材料無(wú)疑問(wèn)的，直接由財(cái)務(wù)審核好價(jià)格回傳客戶確認(rèn)，即可下單生產(chǎn)； 客戶要求工藝、結(jié)構(gòu)、配件等更改非常規(guī)時(shí)，接單員需到技術(shù)部進(jìn)行技術(shù)確認(rèn)，并制圖給客戶確認(rèn)，是否可以生產(chǎn)依 （ 工藝配方是否改變 ） 原材料的請(qǐng)購(gòu)情況而定：根據(jù)公司現(xiàn)有的實(shí)際工藝要求及公司規(guī)定的制度，如果無(wú)法生產(chǎn)， 需及時(shí)告知銷售經(jīng)理具體情況，銷售經(jīng)理確認(rèn)或與客戶溝通及致歉，并給

3、客戶建議方案，贏得客戶的理 解，與客戶仔細(xì)認(rèn)真地溝通，根據(jù)要求及實(shí)際情況，建議客戶可操作的方案 如客戶仍堅(jiān)持按他要求工藝生產(chǎn)， 則進(jìn)行工藝配方的書(shū)面確認(rèn)并把預(yù)估的結(jié)果進(jìn)行告之。原材料的請(qǐng)購(gòu)情況直接影響成品交貨期的確認(rèn)，需由技術(shù)部和采購(gòu)部進(jìn)行下單前的確認(rèn)，確認(rèn)需對(duì)原材料儲(chǔ)備情況書(shū)寫(xiě)說(shuō)明（需簽名確認(rèn)），口頭確認(rèn)無(wú)效。接單員按客戶所需產(chǎn)品要求內(nèi)容： 根據(jù)公司銷售合同確認(rèn)付款方式， 根據(jù)以往交易記錄、 價(jià) 格執(zhí)行方案再次核對(duì)產(chǎn)品編號(hào)、規(guī)格及對(duì)應(yīng)的單價(jià)，如發(fā)現(xiàn)與價(jià)格或規(guī)格疑處，應(yīng)及時(shí)致 電銷售經(jīng)理核實(shí)，并上報(bào)銷售主管和總經(jīng)理，直到確認(rèn)清正確的單價(jià)或規(guī)格。7、8、9、10、接單員跟生產(chǎn)部確認(rèn)交貨日期及其他

4、需要核定的事項(xiàng)，初步預(yù)排成品交貨日期（為裝配完成后的交貨時(shí)間）生產(chǎn)部根據(jù)技術(shù)部、 原材料請(qǐng)購(gòu)情況接單將以上確認(rèn)的信息輸入 ERP系統(tǒng)下單中，再逐項(xiàng)逐條地將打印正本內(nèi)容進(jìn)行檢查無(wú)錯(cuò)后傳真給客戶確認(rèn)，并確認(rèn)對(duì)方已清晰接收傳真。與客戶確認(rèn)的交貨期為成品完成日期， 并不等同于發(fā)貨日期， 接單部可根據(jù)客戶的實(shí)際情況 （付款方式、訂單緩急程度） ，適當(dāng)調(diào)整預(yù)交日期（考慮適當(dāng)放寬交期） ?；貍骷仨氄J(rèn)真查驗(yàn)，如有錯(cuò)誤及簽名蓋章不清、特殊要求備注不詳?shù)?，必須耐心重新再確認(rèn)，收件清晰完全無(wú)誤后即形成生產(chǎn)指令單。客戶均需在收到經(jīng)確認(rèn)的客戶訂貨單 （需支付定金的客戶還需等定金到帳）的回傳后，下達(dá)生產(chǎn)指令單。如當(dāng)日未

5、收到客戶訂貨單回傳的，則預(yù)訂交貨日期自動(dòng)向后延期，次日下單后延一日，以此類推。銷售內(nèi)勤簽字確認(rèn)生產(chǎn)指令單，并送到生產(chǎn)部主管手中，再次明確指令單中的各項(xiàng)條款及數(shù)量，交期，生產(chǎn)日期，允許誤差，包裝要求，特殊規(guī)定等，并讓主責(zé)人在指令單上簽名或蓋章，以示明確。并送交一份給技術(shù)部。1）目前銷售部客戶訂單確認(rèn)書(shū)代替生產(chǎn)指令單，生產(chǎn)部所確認(rèn)的交貨期以先期書(shū)寫(xiě)說(shuō)明上的預(yù)定交貨日期交貨，不以客服部的銷售部客戶訂單確認(rèn)書(shū)上的交貨日期為準(zhǔn)。11、銷售助理按客戶確認(rèn)書(shū)上的各項(xiàng)監(jiān)督工作提示，對(duì)生產(chǎn)過(guò)程的進(jìn)度、產(chǎn)品質(zhì)量、數(shù)量、生產(chǎn)時(shí)間進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)溝通上報(bào)，以保證正常交貨。1）生產(chǎn)部在生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)生產(chǎn)、技術(shù)

6、等異常情況應(yīng)立即將情況告知客戶服務(wù)部，銷售內(nèi)勤應(yīng)明確情況后及時(shí)通知銷售員， 并上報(bào)客服主管及營(yíng)銷總監(jiān)。 客服主管及營(yíng)銷總監(jiān)應(yīng)匯同銷售員、 銷售內(nèi)勤就異常情況對(duì)客戶作出應(yīng)急處理方案，盡量取得客戶的諒解。12、客服部根據(jù)每日定時(shí)（或及時(shí)）的生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表數(shù)據(jù)，及時(shí)了解生產(chǎn)進(jìn)度及完成情況。1）銷售內(nèi)勤 （按銷售部客戶訂單確認(rèn)書(shū)要求） ，匯同質(zhì)檢部 （按產(chǎn)品出廠標(biāo)準(zhǔn) ）完成對(duì)制成品 （成品紙 ）的檢驗(yàn)，檢查產(chǎn)品的數(shù)量，外觀包裝，標(biāo)簽等要求全部達(dá)標(biāo)，由質(zhì)檢部完成成品交庫(kù)。13、對(duì)完成成品交庫(kù)的合格品， 銷售內(nèi)勤應(yīng)立即將訂單完成情況告知銷售員， 銷售內(nèi)勤根據(jù) 客戶銷售合同審核該客戶的交貨條件及付款條件，結(jié)算方

7、法等項(xiàng)目，送到財(cái)務(wù)部查實(shí)到款情況，財(cái)務(wù)簽批核實(shí)后，簽名或蓋章以示款項(xiàng)落實(shí)。1） A 類客戶根據(jù)客戶銷售合同條款審核，可直接安排發(fā)貨。（2） 銷售內(nèi)勤按生產(chǎn)成品數(shù)量為 BC類客戶提供余款催收通知書(shū)，銷售員與客戶催收余款 （貨款）。14、銷售內(nèi)勤開(kāi)據(jù)商品銷售發(fā)貨（申請(qǐng)）通知單手工發(fā)貨單） ，發(fā)貨員以此為據(jù)開(kāi)據(jù)銷售發(fā)貨單安15、16、排發(fā)貨。銷售內(nèi)勤在接收財(cái)務(wù)核對(duì)后， 再次審核與復(fù)查發(fā)貨條件及發(fā)貨單上各項(xiàng)數(shù)據(jù)， 審核確認(rèn)無(wú)誤后 （收貨地址、接收人員、聯(lián)系方式等單上所書(shū)項(xiàng)目的完全正確 ） ，才能通知發(fā)貨員準(zhǔn)備發(fā)貨。發(fā)貨員在未接到商品銷售發(fā)貨（申請(qǐng)）通知單 （手工發(fā)貨單）不得擅自發(fā)貨，銷售內(nèi)勤如遇緊急確實(shí)無(wú)法及時(shí)開(kāi)單的，應(yīng)上報(bào)客服主管，由客服主管通知發(fā)貨員先行發(fā)貨，手工單后補(bǔ)。按照發(fā)貨單上所書(shū)的內(nèi)容條款，逐項(xiàng)逐條地對(duì)發(fā)貨員進(jìn)行交待，對(duì)要求發(fā)貨人員填寫(xiě)的項(xiàng)目，要仔細(xì)交待并讓其復(fù)述以示明白。讓發(fā)貨員仔細(xì)填寫(xiě)發(fā)貨告知書(shū)需填寫(xiě)部分。發(fā)貨員發(fā)完貨物后，要認(rèn)真審核其填寫(xiě)內(nèi)容的真實(shí)性及具體的到貨時(shí)間是否符合確認(rèn)書(shū)條件，并立即向客戶傳送發(fā)貨告知書(shū) ，銷售內(nèi)勤電話確認(rèn)客戶已收到清晰傳真件，并致謝其公司及接收人，為此工作我們給他增添了麻煩。1）發(fā)貨員將電腦開(kāi)據(jù)的銷售發(fā)貨單按月移交客戶服務(wù)部銷售內(nèi)勤統(tǒng)一歸檔。17、銷售內(nèi)勤按發(fā)貨告知書(shū)