中服公司企業(yè)信息化的ERP系統(tǒng)選擇.doc

1、中服公司企業(yè)信息化的 ERP 系統(tǒng)選擇一、 中服公司概況1. 組織概況中服公司創(chuàng)建于 1950 年 9 月，是國家 120 家企業(yè)集團試點單位之一，主要經(jīng)營各類紡織原料、半成品、服裝、針棉毛織品以及其他商品的進出口業(yè)務，同時通過合資、聯(lián)營等方式，參與國內(nèi)批發(fā)、零售業(yè)務和紡織服裝工業(yè)、電梯制造、技術合作與開發(fā)、餐飲業(yè)、賓館服務業(yè)等，年經(jīng)營額從最早的幾千萬美元發(fā)展到現(xiàn)在的幾十億美元，已成為中國最大的進出口企業(yè)之一。公司現(xiàn)有在編人員 800 人，在國內(nèi)擁有 22 家直屬子公司和 20 多個分支機構，并有 20 余家 海外企業(yè)或代表處。中服公司組織結構如圖 1 所示。中服公司二級公司總公司本部海外企業(yè)

2、原料公司棉花公司辦公室財務部紗布公司化纖公司企劃部資金部針織公司服裝公司人力資源部審計處東方公司漢東公司信息部黨委辦公室工會紀檢辦公室1老干部處法律部圖 1中服公司組織結構圖2. 發(fā)展概況在 50 年的發(fā)展歷程中，中服取得了輝 煌的成就。但由于歷史原因，公司的經(jīng)營管理在體制和機制上都不可避免地帶有相當濃重的計劃經(jīng)濟色彩。中服公司真正進入市場，開展自主經(jīng)營是在1993 年。在當時的情況下，由于各項業(yè)務的開展還擁有相當不錯的政策支持和外部環(huán)境，經(jīng)營規(guī)模的擴大從總體來講還是一種粗放型的規(guī)模擴張，經(jīng)營活動也是在較低水平、較淺層次上的數(shù)量延伸，因此，公司經(jīng)營管理水平的提高遠未跟上企業(yè)發(fā)展的需要，特別是在

3、企業(yè)經(jīng)營環(huán)境發(fā)生重大變化的情況下，管理方面的薄弱和不足之處就突出的顯現(xiàn)出來，極大地影響了企業(yè)的健康發(fā)展。例如：由于部分子公司領導對風險，特別是資金和信用風險的防范意識較薄弱，僅片面強調(diào)增強本部門的自主性和靈活性，使得總公司的信用和資金資源的安全性和流動性缺乏足夠的保證手段。例如：業(yè)務方面，由于流程的規(guī)范化建設抓得不夠，過多地注重結果，對過程的監(jiān)控不力，造成了當經(jīng)營中出現(xiàn)問題苗頭時公司不能及時和有效的處理。二、 中服公司企業(yè)信息化的前期工作1997 年 3 月，中服 公司成立信息部。部門職責：為公司各級管理層提供有助于支持決策的業(yè)務及相關信息，為各職能部門及子公司提供信息技術支持等。軟硬件配置：

4、公司內(nèi)部建立了局域網(wǎng)，但沒有統(tǒng)一聯(lián)接的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)。網(wǎng)絡操作系統(tǒng)是 Novell 4.0 或 Windows NT 4.0。使用的基本上 是小型數(shù)據(jù)庫，只有一家 SQLSERVER6.5。前端開發(fā)工具有Basic，C+， Notes， FoxBASE， Power Builder ，Access 等。即使在同一局域網(wǎng)內(nèi)，現(xiàn)行業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)之間也沒有接口，子公司向總公司上報財務和業(yè)務數(shù)據(jù)時 ，基本是上報紙面材料，很少報盤。各子公司均沒有系統(tǒng)的業(yè)務軟件管理體系，大部分業(yè)務都是手工操作。在業(yè)務執(zhí)行的各個關鍵點控制上，由于人工操作，難以保證業(yè)務整體的準確性、真實性和快捷性。業(yè)務相似的子公司之間的業(yè)務

5、流程及組織結構設置差別也很大，對業(yè)務過程的監(jiān)控顯得尤為困難，并且人員和工作分工也很不均衡。如：有的公司業(yè)務員對業(yè)務一竿子插到底，所有業(yè)務程序均由業(yè)務員一人獨立完 成；有的公司業(yè)務環(huán)節(jié)有分工，但不連貫，造成銜接上有疏漏?？傊捎诠旧形唇⑵疠^完善的MIS ，信息“孤島”現(xiàn)象的存在，已明顯制約了公司的進一步健康發(fā)展，同時，潛伏著的巨大經(jīng)營風險因為不能 得到有效的監(jiān)控，而隨時都有爆發(fā)的可能。1997 年 6 月，應外 經(jīng)貿(mào)部要求（中服是外經(jīng)貿(mào)部直屬企業(yè)），公司成立了2信息化領導小組，負責公司信息化的長遠規(guī)劃工作，經(jīng)過幾個月的廣泛調(diào)研和分析， 1999 年 2 月，制定了“關于中服 MIS 建設的

6、原則、目標及實施步驟”的方案。方案建議中服 MIS 建設按照總體規(guī)劃、分步實施、循序漸進的原則進行，目標是建立以財務為核心，進出口業(yè)務為基礎的高度集成的，能將公司的物流、資金流全部、及時地轉(zhuǎn)化為信息流，使決策層能夠準確、及時地了解企業(yè)最新 運作情況地系統(tǒng)。近期目標是要提高辦公效率，降低勞動成本，實現(xiàn)風險防范 和財務監(jiān)控機制；中期要啟動電子商務并將公司國內(nèi)外所有業(yè)務活動納入系統(tǒng)； 遠期要最大限度地吸納外部信息源，實現(xiàn)戰(zhàn)略財務和強大的決策支持功能。1999 年 4 月，總公 司批準了 MIS 建設方案，并責成信息部負責遴選最能滿足公司 MIS 建設要求的系統(tǒng)開發(fā)商。三、 ERP 系統(tǒng)的選擇過程經(jīng)過

7、一段時間的市場調(diào)研，認識到，只有 ERP 系統(tǒng)最能從思想上滿足公司 MIS 建設的要求，然而通過前后接觸 7 家國內(nèi)外有名的 ERP 廠商，發(fā) 現(xiàn)它們的產(chǎn)品價格相差懸殊（見表 1），而功能，據(jù)各廠商的營銷經(jīng)理們介紹，各有特點。如何確定這項耗資巨大而又意義深遠的投資項目。表 1 各 ERP 系統(tǒng)報價單軟件名稱單位軟件價格每年升級實施費合計合計維護萬美元數(shù)ABC歐元495060.0084160.20675676.591254896.79130.01ABM美元445110.00116179.00822208.001383515.00138.35WALK美元417500.00104625.001711

8、90.00693315.0069.33BP美元391800.0045300.00347000.00784100.0078.41JD美元277291.8940105.82445740.00763137.7176.31友連人民幣3734815.32639505.80720000.005094321.1261.54正方人民幣3290000.00460000.00480000.004230000.0051.10注：匯率折算按 1999 年 5 月 7 日銀行報價 827.81 元/100 美元， 857.61 元/歐元，1.035998599美元 /歐元德華咨詢公司（以下簡稱“德華”）是作為 ERP

9、廠商之一 ABC 的實施顧問來拜訪中服的，其目標是想爭取充當中服ERP 系統(tǒng)建設的實施顧問。考慮到德華是中國最大的專業(yè)ERP 系統(tǒng)咨詢公司，對市場上領先的各類ERP軟件具有深入的了解且已有相當?shù)捻椖繉嵤┙?jīng)驗，“可否委托德華協(xié)助公司進行ERP系統(tǒng)的評估和選擇？”該設想得到建設小組的同意及總公司的批準。1999年4月21 日，中服和德華 簽定了項目協(xié)議書，約定德華自 4 月 23 日起用五周的時間完成該遴選項目。由于在實踐中，德華已積累了一整套專有的“系統(tǒng)管理方法論 ”（SMM）用于 MIS 的選擇、開發(fā)和實施及控制項目的風險，根據(jù)中服項目的特點，項目組從 SMM 中提取了相應的內(nèi)容，將項目的工作

10、方法概括為以下內(nèi)容： 需求調(diào)查；詳細需求定義；分析侯選供應商；3軟件演示并確定最終方案。同時，鑒于中服從主業(yè)上來說，是一家專業(yè)性的外貿(mào)公司，這是中國在計劃經(jīng)濟下的產(chǎn)物，迄今在德華的數(shù)據(jù)庫中尚沒有可完全借鑒的國內(nèi)外行業(yè)實施案例，因此，項目組決定把需求定義作為本項目的重點。1.需求調(diào)查項目組分成兩個小組，一組分別對中服總裁、各位副總裁進行訪談，了解公司的戰(zhàn)略構想及決策層對MIS 建設的戰(zhàn)略意圖，然后對關鍵的職能部門，企管、財務、人事、資金、信息等部門的領導作訪談，了解這些職能部門具體的管理要求及對現(xiàn)行系統(tǒng)的意見和建議；另一組負責調(diào)查業(yè)務部門對MIS 的需求，中服在北京的子公司按從事進出口的商品可分

11、為三大類：原料、半成品和成品，同類商品公司的業(yè)務流程基本相同，為此小組選擇了原料、紗布、針織三家公司為代表，分別對它們的經(jīng)理、業(yè)務員、財務人員進行訪談，深刻了解各公司的業(yè)務流程、業(yè)務控制的關鍵點及流程優(yōu)化的可行方案等。2. 需求分析和定義通過對兩個小組需求調(diào)查的結果進行歸納和總結，結合對中服進口業(yè)務的現(xiàn)狀和未來發(fā)展的理解，項目組制作了中服的業(yè)務流程和需求分析文檔并據(jù)此完成了 MIS 需求報告的初稿。初稿在經(jīng)原料等三家代表公司確認以后，項目組進一步征求中服其他北京子公司對初稿的增改意見，經(jīng)過多次的調(diào)整并最終經(jīng)各公司確認后，項目組完成了中服MIS 需求報告的終稿。中服 MIS 的需求分為總體需求和

12、詳細功能需求?？傮w需求從公司整體角度出發(fā)提出MIS 建設的范圍、步驟和目標， 這和中服建設小組提出的方案是一致的；詳細功能需求分進出口業(yè)務、資金管理、財務管理、人事管理、對系統(tǒng)的基本要求五部分。進出口業(yè)務包括合同管理、許可證/配額管理、信用證管理、運輸和保險、審單和付款、制單托運、報關商檢等；財務管理包括財務合并、財務報表、總帳、應付、現(xiàn)金、固定資產(chǎn)管理等；系統(tǒng)基本要求包括支持安全控制、外部接口、多幣種、在線幫助、數(shù)據(jù)備份及恢復等。為評估各 ERP 產(chǎn)品和 MIS 需求的適應程度，項目組根據(jù)中服MIS 的詳細功能需求及德華的實施經(jīng)驗，設定了業(yè)務管理、財務管理、人事管理、技術、成本、供應商信譽六

13、項評估指標，每一項指標中再分成若干細項指標。如技術指標，下分 15 個細項指標：多級客戶 機/服務器架構、支持網(wǎng)絡 /瀏覽器架構、有自身的開發(fā)工具、圖形界面等等；供應商信譽指標，下分 15 個細項指標： 1998 年年收益、對 研發(fā)的投資比例、在中國的員工數(shù)量、在中國的戰(zhàn)略合作伙伴、在中國的實施經(jīng)驗等等。項目組根據(jù)其對六項評估指標各自在中服 MIS 建設中重要程度的理解和判斷，并結合以往實施項目的經(jīng)驗，分別為六項評估指標設置了權重，經(jīng)中服MIS 建設小組研究調(diào)整后，確定為：業(yè) 務管理占 40%、財務管 理 20%、人事管理 5%、技術 10%、成本 15%、供應商信譽 10%（見表 2）；將各

14、細項指標分成4必須具有、最好具有、可有可無三類，權重分別為3、2、1。表 2各 ERP 系統(tǒng)最后得分功能權重ABCWALKABMBP正方友連DJ外貿(mào)業(yè)務40%92.4888.6685.6487.8062.3587.6889.46財務20%99.9098.3798.5696.0677.9192.9992.41人事5%94.8797.44100.0066.6797.4494.8766.67技術10%100.00100.0095.12100.0075.6187.80100.00供應商信譽15%92.578.3395.0089.1775.8373.3388.33成本10%63.8293.0260.00

15、87.48100.0095.2188.44總計100%91.9891.0688.7389.7974.3387.7189.70項目組以六項評估指標及所含各細項指標為依據(jù)，設計出功能調(diào)查問卷并下發(fā)侯選的七家ERP 系統(tǒng)廠商，以調(diào)查各廠商在完成每一項功能上的能力和程度。功能調(diào)查問卷回收以后，項目組根據(jù)各廠商的答復先計算各廠商在每一大項指標上的得分為：（該大項指標中所含某一細項指標的權重廠商對該項答復所對應的分數(shù)） 100/ （各細項指標的權重之和 3），其中廠商的答復狀況分好、中、差三等，對應得分分別為 3、2、1；各廠商的最終得分為： （某一大項指標被賦予的權重廠商在該項指標上的分數(shù)）。（各廠商的

16、最 終 得分見表 2）3. 分析侯選供應商針對中服的 MIS 建設需求，根據(jù)各ERP 系統(tǒng)廠商對功能調(diào)查問卷中逐項問題的答復和德華在實踐中對各廠商的了解，項目組對各廠商的產(chǎn)品逐 一作出了評估。如：德國公司 ABC ，在 ERP 軟件市場占 有約 30%的市場分額，長處在：技術穩(wěn)定、功能完善、覆蓋面廣、自身有較強的開發(fā)工具、運行性能好；短處在：實施、服務、支持要求較高，成本較高、用戶使用較復雜；關鍵問題是：完整、全面、復雜、龐大。國內(nèi)公司友連，在國內(nèi)享有較高的知名度，長處在：國內(nèi)應用廣泛、用戶易于操作；短處在：新版本推出不久、系統(tǒng)集成度較弱、無行業(yè)解決方案；關鍵問題是：功能全面性、系統(tǒng)穩(wěn)定性和國

17、際經(jīng)驗。美國公司 WALK ，是總部位于硅谷的一家上市公司，長處在：有豐富的服務業(yè)經(jīng)驗，成熟、靈活、使用方便，行業(yè)針對性強，成本較低，用戶界面友好；短處在：功能較弱、內(nèi)含信息較少，可擴充性較弱，本地支持能力不夠 ； 關鍵問題是：針對性強、實施方案等。在此基礎上，項目組篩選出得分較高、相比更符合中服需求的 ABC 和 WALK 兩家公司作 為首選演示軟件商。4. 軟件演示并提出最終方案由于中服 MIS 需求的核心是強化財務監(jiān)控、加強資金管理，而這些功能要想通過短短 30 分鐘的軟件前臺演示來 體現(xiàn)是不可能的。因此，德華項目組給定的模擬環(huán)境主要是針對中服具體的進出口業(yè)務流程。 5 月 23 日， ABC 和 WALK 公司按要求 進行的系統(tǒng)臺演示在中服舉行。廠商在展示各自系統(tǒng)所具備處理功能的同時，對所獲數(shù)據(jù)進行了分析，并接受中服MIS 建設小組全體成員5的現(xiàn)場提問 。“中服公司