技術(shù)檔案管理制度

1、附件二技術(shù)檔案管理制度1 總則：11 為建立、健全公司技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)檔案， 充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用，更好地為公司各生產(chǎn)技術(shù)部門服務(wù)。 特制訂本管理制度。12 本公司技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門（包括車間）在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、 設(shè)備、基建等技術(shù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技 術(shù)資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。13 公司技術(shù)職能部門、車間要把技術(shù)檔案工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作 中，保證其技術(shù)文件材料的積累，達(dá)到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時(shí)歸檔。 以保證全公司技術(shù)檔案工作的順利開展。14 按照集中統(tǒng)一管理

2、技術(shù)檔案的基本原則，公司技術(shù)部設(shè)立綜合檔案室，并配 備專職人員管理。綜合檔案室在技術(shù)主管的直接領(lǐng)導(dǎo)下，集中統(tǒng)一管理全公司的生 產(chǎn)、開發(fā)、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作，達(dá)到全公司 技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。2 技術(shù)文件資料的歸檔：21 每一個(gè)技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，并按公司形成技術(shù)文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的技術(shù)文件資料加以 系統(tǒng)的整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由技術(shù)主管審查后及時(shí)向公司綜 合檔案室移交歸檔。22 各部門或技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時(shí)，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)（參見PD4

3、23文件控制程序表碼PD423-02），簽字歸檔備查。凡不符 合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。23 凡需歸檔的技術(shù)文件資料，應(yīng)盡量符合國標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到 書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆和復(fù) 寫紙打印。24 凡各部門形成的圖紙類文件，應(yīng)描制底圖一份，并經(jīng)技術(shù)責(zé)任簽字后，向檔 案室移交歸檔。25 凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、設(shè)備入廠的圖紙、使用說明書、 電氣線路圖等在開封前，有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。在 未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。3 綜合檔案室的任務(wù)和管理人員的職責(zé)：31

4、綜合檔案室的任務(wù)：31 1 集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案，維護(hù)技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確 和安全，并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。因工作嚴(yán)重失職，造成技術(shù)檔案原件遺失、缺 漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任，嚴(yán)重者調(diào)離 崗位。312 協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和正確地整理、 立卷歸檔工作。31 3 承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為全 公司有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。32 技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)：32 1 認(rèn)真貫徹公司技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證 技術(shù)檔案工作任務(wù)的完成。積極主動(dòng)地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術(shù)

5、資料。32 2 科學(xué)地管理全公司技術(shù)檔案，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編 目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及繪制檢索工具等工作。323 遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。324 嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。325 保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。4 技術(shù)檔案的鑒定和銷毀：41 認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù) 制后，原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報(bào)廢，保管期限 為一年。 42 凡要銷毀的技術(shù)檔案，必須造具清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定 監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，防止失密。有

6、關(guān)鑒定報(bào)告和銷毀清冊必須及時(shí)歸檔。5 技術(shù)檔案的保管和借閱：51 對接收來的技術(shù)檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理，編制 檔案查閱目錄，做到定位存放，妥善保管，方便利用。52 認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳 檔一致。并于 12月 30日以前整理出檢查報(bào)告，交技術(shù)主管審查。技術(shù)主管根據(jù)檢 查報(bào)告的結(jié)果，對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進(jìn)行整改，并對檢查報(bào)告的真實(shí)性進(jìn) 行復(fù)查。53 做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清 潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉 爛等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人

7、員要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。54 技術(shù)檔案的保密制度：54 1 全公司職工必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包 括外來、外購的資料，隨儀器、設(shè)備回公司的文件資料，原始底圖等），要由技術(shù) 主管批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。54 2 技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報(bào)并采取措施作妥善處 理。543 非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)檔案。55 技術(shù)檔案的借閱：55 1 凡本公司技術(shù)人員、工作人員，因生產(chǎn)需要都可借閱技術(shù)檔案。由管理人 員填寫文件借閱登記表，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理 人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。55 2 技術(shù)檔案和各

8、種設(shè)備說明書等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出 檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時(shí)，需 經(jīng)技術(shù)主管批準(zhǔn)方能借出。55 3 經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時(shí)間為三天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使 用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦 理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負(fù)責(zé)催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔 案管理員根據(jù)所借資料的實(shí)際價(jià)值（各類書籍按標(biāo)價(jià)、資料按制作價(jià)格）報(bào)技術(shù)主 管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。事后借閱者如能 歸還所借檔案，根據(jù)其時(shí)間的長短，可按處罰金額的 1/2 至全額返回。55 4

9、 借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和 丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā) 現(xiàn)問題或有損壞者，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重 要性進(jìn)行處罰，由檔案管理員報(bào)技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部，對 檔案借閱人進(jìn)行處罰。6 技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放：61 凡歸檔的技術(shù)文件資料，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份 一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應(yīng)及時(shí)復(fù)制補(bǔ)充完整。62 需加工制作的工裝類圖紙文件，應(yīng)曬制三套。一套用于技術(shù)員作工藝后發(fā)放 采購部備料，以及轉(zhuǎn)交質(zhì)量部進(jìn)行木模、坯料檢

10、查，其中裝配圖發(fā)放于模具保管， 供工裝的管理使用；一套發(fā)放生產(chǎn)部或采購部，用于加工訂貨；一套用于檔案室存 檔，供日常借閱使用。63 用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收依據(jù)的鑄件圖、加工圖等應(yīng)曬制四份，發(fā)放生產(chǎn)車 間、質(zhì)量部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。經(jīng)會(huì)簽后的鑄件圖還應(yīng)至少發(fā)放一份至顧 客處，其中，重油廠需發(fā)放三份。64 用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收依據(jù)的泥芯圖，應(yīng)曬制四份，發(fā)放外協(xié)辦、生產(chǎn)車 間、質(zhì)量部、及檔案室存檔。65 用作指導(dǎo)生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等，應(yīng)曬制三份，發(fā) 放生產(chǎn)車間、分管技術(shù)員及檔案室存檔。66 作為驗(yàn)收依據(jù)的檢驗(yàn)卡片，應(yīng)曬制三份，發(fā)放質(zhì)量部、分管技術(shù)員及檔案室 存檔。67

11、因工作原因，需要發(fā)放各使用場所的技術(shù)資料，應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi) 發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應(yīng)編制文件發(fā)放清單（參見 PD423文件控制程序表碼PD423-01），發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準(zhǔn) 后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所，發(fā)放時(shí)注明發(fā)放場所、發(fā)放 號、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個(gè)人，應(yīng) 提出申請，填寫文件領(lǐng)用申請單（參見PD423文件控制程序表碼PD423-06）， 經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文件編制部門主管批準(zhǔn)后，可簽名領(lǐng)取。68 發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條 件限制，破壞或污損至無法使用時(shí)，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資 料由檔案室回收后報(bào)廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā) 放時(shí)，文件使用者應(yīng)承擔(dān)重復(fù)發(fā)放文件的資料費(fèi)用，其金額按復(fù)（曬）制資料的實(shí) 際價(jià)格核算，由檔案管理員報(bào)技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送交公司財(cái)務(wù)部。7 技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改：71 當(dāng)文件編制部門需對技術(shù)檔案實(shí)施更改或補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)有更改通知單。對用戶 提供的文件資料進(jìn)行更改時(shí)，還應(yīng)有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改 人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對技術(shù)檔案實(shí)施更改。修改時(shí)統(tǒng)一做好修改標(biāo)記，堅(jiān)持技術(shù)