文件編寫編碼管理辦法

1、精心整理XXX精鍛有限公司文件編號：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件編寫管理辦法版本號：A修訂號：0頁次：1/101.目的:為統(tǒng)一公司內(nèi)部管理文件編寫格式及編碼規(guī)則，使其格式化、標準化，特制訂 本管理辦法，作為文件編寫及編碼的依據(jù)。2. 范圍：2.1本管理辦法涵蓋所有一、二、三級文件和質(zhì)量記錄表單的格式標準。包括：首 頁、內(nèi)頁、文件結(jié)構、段落章節(jié)等。2.2與產(chǎn)品相關的技術文件（圖紙、作業(yè)指導書），其編碼依據(jù)“技術文件管理 制度”中編寫編碼要求執(zhí)行。3. 職責3.1編寫：各部門負責人依據(jù)工作需要，應指派專人負責編寫某項作業(yè)流程的相關 文件。3.2編號管理：編寫文件人員

2、必須向文件管理員取得文件的特定編號4.定義：文件等級文件種類文件名稱文件格式架構一級制度文件質(zhì)量手冊09001:2000標準條款的格 式二級程序文件.程序文件七/八段結(jié)構丨三級程序文件所 延伸的作業(yè)說 明管理辦法七/八段結(jié)構操作規(guī)程檢驗規(guī)程作業(yè)指導書技術文件依專業(yè)特征，個別制 訂記錄表單記錄表報告記錄單備注：屬于需呈報外部政府機關的文件不受上述規(guī)定限制5.程序5.1文件格式：5.1.1質(zhì)量手冊及程序文件首頁格式參見附頁2精心整理1）修訂號：0, 1, 2, 3, 4, 5,每一份文件的任何一頁修訂 5次以上則文件改版。如果文件一次性更改內(nèi)容較多，可以看情況考慮換版。版次以A、B、C依序編制，使

3、用至Z版后，應重新發(fā)放，原有編號應作廢不再使用。2） 文件版次變更后，將變更頁次詳細填寫在首頁制訂/修訂記錄的頁次欄內(nèi)。5.1.2質(zhì)量手冊及程序文件首頁，必須使用附頁 4,內(nèi)頁必須使用附頁3特定的格 式，并在每一頁右上角標識文件編號、生效日期、版本號、修訂號。5.1.3不設首頁的三級文件格式見附頁 5。5.1.4質(zhì)量記錄表單的格式見附頁 6。5.1.5文件封面見附頁2。5.2文件結(jié)構：XXX精鍛有限公司文件編號：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件編寫管理辦法版本號：A修訂號：0頁次：2/105.2.1四段結(jié)構1）總則2）職責3）控制要求4）相關文件5.2.2七/八段結(jié)

4、構1）目的2）適用范圍3）職責4）定義（適用時）5）程序6）相關文件7）質(zhì)量記錄表單8）附頁（適用時）5.3文件編寫結(jié)構說明5.3.1目的簡述編寫本程序的用途與宗旨。5.3.2適用范圍概略說明文件的適用范圍：區(qū)域、部門、人員、產(chǎn)品，以確定文件適用廣度。5.3.3職責簡述文件中主要責任部門與相關責任部門5.3.4定義說明一些不常用專有名詞、專業(yè)術語、縮寫字、符號、計算公式或活動解釋，或 在此文件中的特定意義。5.3.5程序1）文件的核心部分，如有必要編寫時搭配流程圖，依據(jù)邏輯的先后次序，以段落 方式詳細敘述相關文件要求。2）清楚敘述每項工作完成步驟并劃清界限，說明前后步驟的關聯(lián)性或影響，每個 段

5、落應有標題，以便詳細了解程序的作業(yè)要求。3）編寫內(nèi)容應注意：簡潔、完整、明確。文字力求清晰易懂、句子簡短、語意肯定。536流程圖將程序所要求的職責、程序步驟以流程圖方式表達，各圖表內(nèi)的文字表示應力求簡 潔。主要圖型/符號說明如下：起點/終點表示流程之起點或最終點均用此符號 處理流程圖到此階段所進行的操作、處理等工作決策或判定指檢驗、判定、審核、承認、簽章、核準所使用的符號XXX精鍛有限公司文件編號：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件編寫管理辦法版本號：A修訂號：0頁次：3/10流向線流程和方向的標示關聯(lián)線作業(yè)與作業(yè)之間為非直接相關，為間接協(xié)助或輔助性的標示。轉(zhuǎn)接點表示

6、本頁結(jié)束（連接下頁），續(xù)頁開始（承接上頁）5.3.7相關文件詳細記錄與本程序有關的一切其他文件。5.3.8附件：文件中所用的表單及其它文件。5.4段落章節(jié)構成：依據(jù)下列數(shù)字、文字順序排列。1. 1.11.1.11）2）a）b）（1）1.22. 5.5文字格式標準化5.5.1統(tǒng)一使用MicrosoftWord建文件，文件封面及各表單必須有公司徽標，正文 統(tǒng)一采用宋體，小四號，文件編號及數(shù)字統(tǒng)一采用小四號TimesNewRoma字體；文件、表單封面及正文具體要求詳見附頁（2、3、4、6）。如文件不設封面，封面上 的編制/審核/批準等相應信息，可放至文件末，見附頁 5。文件放大張貼時，字體 可相應放

7、大。5.5.2依據(jù)文件結(jié)構段落要求編寫文件時，若沒有資料可寫，則在該段落之后注 “ N.A”。5.6文件表單、編號說明1）編碼格式：程序文件 LC-XX-YYYY-ZZ2）編號意義LC-龍城縮寫XX-文件代號QM質(zhì)量手冊QP程序文件QD 三層管理類文件QT三層技術類文件QC 三層檢驗類文件QR質(zhì)量記錄YYYY對應標準要素代碼4200-8500ZZ-順序碼01-993）編碼范例：質(zhì)量手冊LC-QM-2004文 件 LC-QP4200-01LC-QD4200-01. . I . - - - LC-QC4200-01LC-QR4200-01XXX精鍛有限公司文件編號：LC-QD4200-01生效日期

8、：2004年07月01日文件編寫管理辦法版本號：A修訂號：0頁次：4/105.7文件編寫、編碼完成后，需按“文件控制程序LC-QP4200-01要求呈送相關部門負責人審核，經(jīng)批準后實施。如果文件較為簡單可將審核、批準簡化為審批，不 需要審核批準的表單可只留編制。5.7.1文件經(jīng)批準后發(fā)布，自生效日期生效。5.8文件制定/修訂流程圖見附件16. 相關文件LC-QP4200-01文件控制程序LC-QD4200-02技術文件管理制度7. 質(zhì)量記錄表單N.A8. 附頁附頁1:文件制訂/修訂流程圖附頁2: 封面格式附頁3:文件內(nèi)頁格式附頁4:文件首頁格式附頁5:不設首頁的三級文件格式附頁6:質(zhì)量記錄表格

9、式精心整理附頁1文件制訂/修訂流程圖XXX精鍛有限公司文件編號：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件編寫管理辦法版本號：A修訂號：0頁次：5/10文件登記文件發(fā)布XXX精鍛有限公司職責部門相關說明表單各部門職責人員文件封面格式 文件內(nèi)頁格式各部門職責人員1. 文件的審核2. 審核責任人會 簽,1S審核會簽欄各部門職責人員文件批準批準欄文件管理員11.1i件、表單編號說明文*1 1文件管理員文件發(fā)布范圍接收人簽收分發(fā)部門、文 件發(fā)放簽收表文件持有人各文件制訂人 各部門責權人依實際需要實施培 訓文件發(fā)放部門各部門責任人注明文件更改內(nèi) 容文件更改申請文件管理員文件回收及銷毀文

10、件回收記錄文件銷毀記錄文件編號：LC-QD4200-01精心整理XXX精鍛有限公司文件編號: 生效日期:1.1.1 .版本號：修訂號: 頁次：文件名稱三號黑* -/ /、體，字間小三號隸XXX精鍛有限公司文件編號：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件編寫管理辦法版本號：A修訂號：0頁次：8/10均為小四號宋附頁4:文件首頁四號TimesNewRoman字體 *正文，采用小四號宋體二號隸書，前 后字之間空iXXX精鍛有卩一文件編號：LC-QD四號黑體三號黑體分發(fā)部門編制:文件名稱小一號黑體后字之間不空格總經(jīng)理常務副總管理者代 表財務部供銷部技術部質(zhì)檢部生產(chǎn)部質(zhì)保部公司辦公

11、室受控特性：發(fā)放編號:審核: 批準:XXX精鍛有限公司文件編號：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日版本號：修訂號:發(fā)布日期：生效日期:生效日期：2004年07月01日文件編寫管理辦法版本號：A修訂號：0頁次：7/10文件編寫管理辦法版本號：A修訂號：0頁次：9/10附頁5:不設首頁的三級文件格式XXX精鍛有限公司文件名稱文件編號：LC-QD*-*發(fā)布日期：生效日期:頁碼：X/Y 以上表頭八 以下正文_ 11.11.1. 1小四號TimesNewRomian字體 /表頭其它字為小四號宋體字丿小二號黑體字體J正文，小四號宋體字以上正文-編制/日期：審核/日期：批準/日期： 版本號：修訂號：受控特性：發(fā)放編號:I;XXX精鍛有限公司I亡/文件編寫編碼管理辦法廠此二行采用、Z小四號宋體字上下兩文件編號：LC-QD4200根線條為丿生效日期：2004年07月01 日版本號：A修訂號：0頁次：10/10以下末尾僅在文件最后一頁顯示以下內(nèi)容分發(fā)部門總經(jīng)理常務副總管理者代 表財務部供銷部技術部質(zhì)檢部生產(chǎn)部質(zhì)保部公司辦公1 : s. * /室附頁6:質(zhì)量記錄表單格式二號隸書，前XXXi鍛有1限公司 I后字之間不空J表單名稱小二號黑體，前后不空版本號：修訂號：表單序號:文件編號：LC-QR4200-.XTimes newRo表格內(nèi)宋用小實際需要而定，文