圖書館項(xiàng)目管理工作應(yīng)用

1、圖書館項(xiàng)目管理工作應(yīng)用 1.項(xiàng)目管理在圖書館應(yīng)用的可行性分析 項(xiàng)目管理的歷史最早起源于美國2。項(xiàng)目管理就是把各種知識(shí)、技能、手段和技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目活動(dòng)之中，以達(dá)到項(xiàng)目的要求；項(xiàng)目管理是通過應(yīng)用和綜合諸如啟動(dòng)、規(guī)劃、實(shí)施、監(jiān)控和收尾等項(xiàng)目管理過程來進(jìn)行的；項(xiàng)目管理的對(duì)象是一系列的臨時(shí)性活動(dòng)或任務(wù)，目的是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的預(yù)定目標(biāo)。項(xiàng)目管理的應(yīng)用能夠使項(xiàng)目組人員責(zé)任分工明確，通過項(xiàng)目經(jīng)理的溝通、協(xié)調(diào)，團(tuán)隊(duì)成員間的互助、合作，避免因工作范圍梳理不清而帶來的扯皮與推諉，提高工作人員效率、效益。項(xiàng)目型工作在圖書館是普遍存在的，如新館搬遷、機(jī)房建設(shè)、畢業(yè)生集體退卡、大型專題展覽等。因此，吸收和應(yīng)用項(xiàng)目管理的思想和方

2、法指導(dǎo)圖書館工作是切實(shí)可行的3。973項(xiàng)目第二階段的工作，作為一個(gè)獨(dú)立的管理過程，具有臨時(shí)性，且資源（人力、物力、財(cái)力等）有限，目標(biāo)明確，具備項(xiàng)目一般特征2。因此，在工作中應(yīng)用項(xiàng)目管理相關(guān)的知識(shí)、技能、方法和技術(shù)，無疑能夠在最短的時(shí)間內(nèi)，用最好的質(zhì)量、最快的速度、最少的費(fèi)用完成數(shù)據(jù)的加工任務(wù)，最大限度地降低工作中資源的浪費(fèi)。 2.項(xiàng)目管理在圖書館實(shí)際工作中的應(yīng)用 2.1項(xiàng)目啟動(dòng)與計(jì)劃 項(xiàng)目立項(xiàng)后將正式啟動(dòng)項(xiàng)目，項(xiàng)目啟動(dòng)就是以書面正式的形式肯定項(xiàng)目的成立與存在，同時(shí)為項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行授權(quán)，以及確立項(xiàng)目各項(xiàng)規(guī)章制度。我館通過召開“973”課題動(dòng)員會(huì)的形式正式啟動(dòng)項(xiàng)目，以領(lǐng)導(dǎo)委派的方式確定圖書館副館長為

3、本項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目的管理與協(xié)調(diào)。項(xiàng)目計(jì)劃是一個(gè)用來協(xié)調(diào)所有其他計(jì)劃，以指導(dǎo)項(xiàng)目執(zhí)行和控制的可操作文件。計(jì)劃的制定和完善是一個(gè)“滾動(dòng)式”的過程，每一位項(xiàng)目組成員都應(yīng)參與項(xiàng)目計(jì)劃設(shè)計(jì)與制定。通過不斷檢查、修正和完善，將前期積累的工作經(jīng)驗(yàn)反映到更新的項(xiàng)目計(jì)劃中去。項(xiàng)目計(jì)劃必定包括項(xiàng)目的整體介紹，項(xiàng)目的組織描述，項(xiàng)目所需的管理程序和技術(shù)程序，以及所需完成的任務(wù)，時(shí)間進(jìn)度和預(yù)算等。由于本文篇幅有限，只能對(duì)我館項(xiàng)目組織架構(gòu)做簡(jiǎn)要介紹，供同行參考。如圖1所示，我館采用弱矩陣組織形式，抽調(diào)各個(gè)職能部門14位館員組建臨時(shí)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，項(xiàng)目組成員須在完成各自職能工作的基礎(chǔ)上，利用業(yè)余時(shí)間進(jìn)行項(xiàng)目工作，任務(wù)

4、完成后，各部門人員復(fù)位。我館采用“從上到下”的方式，將項(xiàng)目分解為最小單元工作包(WBS,workbreakdownstructure)，使項(xiàng)目組成員明確各自分工及工作目標(biāo)。 2.2項(xiàng)目實(shí)施與控制 好的計(jì)劃是項(xiàng)目成功的一半，而另一半就是實(shí)施與控制。項(xiàng)目實(shí)施的過程實(shí)際上就是執(zhí)行項(xiàng)目計(jì)劃，將計(jì)劃付諸于行動(dòng)的過程4。項(xiàng)目控制貫穿于項(xiàng)目實(shí)施整個(gè)過程，在項(xiàng)目偏離計(jì)劃時(shí)采取適當(dāng)糾正措施，以使項(xiàng)目回復(fù)到正常軌道，保證實(shí)現(xiàn)計(jì)劃目標(biāo)。我館項(xiàng)目控制過程包括3個(gè)方面。 2.2.1進(jìn)度控制 項(xiàng)目進(jìn)度控制的關(guān)鍵是監(jiān)控項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度，及時(shí)地將它與計(jì)劃進(jìn)度進(jìn)行比較，采取必要的措施糾正偏差5。我館依據(jù)進(jìn)度計(jì)劃甘特圖中各項(xiàng)活動(dòng)的

5、時(shí)間安排，對(duì)影響973課題數(shù)據(jù)加工進(jìn)度的因素進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，以便在必要時(shí)及時(shí)采取措施加以糾正，確保各項(xiàng)活動(dòng)的按時(shí)完成。 2.2.2質(zhì)量控制 質(zhì)量控制指采取有效措施監(jiān)控項(xiàng)目的執(zhí)行結(jié)果，確保項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃和目標(biāo)得以圓滿實(shí)現(xiàn)的過程。課題組定期將加工完數(shù)據(jù)上傳給項(xiàng)目經(jīng)理，由項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行最后的數(shù)據(jù)校驗(yàn)，對(duì)校驗(yàn)過程發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤操作及時(shí)予以糾正，并將問題通過QQ群告知每一位課題組成員，避免類似問題發(fā)生，進(jìn)而提高工作效率。 2.2.3成本控制 項(xiàng)目成本是指為完成項(xiàng)目目標(biāo)而付出的費(fèi)用和耗費(fèi)的資源，項(xiàng)目成本控制的主要目標(biāo)是確保在批準(zhǔn)的預(yù)算范圍內(nèi)完成項(xiàng)目所需的各個(gè)過程。由于973計(jì)劃項(xiàng)目的預(yù)算費(fèi)用比較有限，如控制稍有不慎

6、，就可能會(huì)超出預(yù)算。我館對(duì)于項(xiàng)目各項(xiàng)費(fèi)用支出嚴(yán)格控制，必須向項(xiàng)目經(jīng)理申請(qǐng)，并報(bào)館長批準(zhǔn)。 3.數(shù)據(jù)加工項(xiàng)目收尾 通過項(xiàng)目收尾管理，可確定項(xiàng)目第二階段預(yù)期的目標(biāo)是否達(dá)到，項(xiàng)目或規(guī)劃是否合理有效。通過分析評(píng)價(jià)找出成敗的原因，對(duì)實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題提出改進(jìn)建議，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并通過及時(shí)有效的信息反饋，為下一階段工作提供指導(dǎo)和借鑒，提高項(xiàng)目經(jīng)理的決策和管理水平。成本未超出應(yīng)用項(xiàng)目管理相關(guān)知識(shí)整合了圖書館的各類人才資源，提升了圖書館的管理水平，拓展了圖書館的管理思路及方法。項(xiàng)目化管理使我館承擔(dān)973計(jì)劃項(xiàng)目相關(guān)的第二階段工作得以圓滿完成，整個(gè)過程中館員間的溝通、協(xié)作能力與團(tuán)隊(duì)精神得到充分的培養(yǎng)和檢驗(yàn)，有效降低了管理層決策所要花費(fèi)的時(shí)