內(nèi)部控制手冊-14.4備品備件采購_最新修正版

1、最新修正版14.4備品備件采購管理1.1 概述規(guī)定了 XX股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（參股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有關(guān)備品備件采購的申請、審批、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、驗(yàn)收入庫、結(jié)算的工作流程，旨在規(guī)范集團(tuán)備品配件采購管理，提高備品配件采購質(zhì)量，降低采購成本，提高集團(tuán)的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。1.2 適用范圍適用于XX股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司。1.3 相關(guān)制度備品備件采購管理程序人事管理規(guī)定請采購審批層次。1.4 職責(zé)分工使用部門：提出備品備件使用申請，制定采購計(jì)劃。采購部：執(zhí)行采購計(jì)劃，簽訂采購合同。授權(quán)審批部門：審批采

2、購申請，審核采購合同財(cái)務(wù)部：支付采購貨款，并入賬等。物流部：負(fù)責(zé)采購品驗(yàn)收、入庫1.5 流程圖14.4備品備件采購管理使用部門采購部授權(quán)審批部門財(cái)務(wù)部物流部最新修正版1.6控制目標(biāo)序號內(nèi)控手冊唯一具體控制目標(biāo)編號控制目標(biāo)目標(biāo)類別114.4-CT1確保備品備件采購數(shù)量合理經(jīng)營效率目標(biāo)214.4-CT2確保采購到符合集團(tuán)要求的備品備件經(jīng)營效率目標(biāo)314.4-CT3杜絕采購過程中可能存在的舞弊行為經(jīng)營效率目標(biāo)414.4-CT4確保采購經(jīng)過適當(dāng)授權(quán)審批經(jīng)營效率目標(biāo)514.4-CT5確保采購成本效率最優(yōu)化經(jīng)營效率目標(biāo)614.4-CT6確保采購價(jià)格合理經(jīng)營效率目標(biāo)714.4-CT7確保及時(shí)取得發(fā)票經(jīng)營效率

3、目標(biāo)814.4-CT8確保貨款支付得到適當(dāng)審批資產(chǎn)保全目標(biāo)914.4-CT9確保及時(shí)收到采購備件經(jīng)營效率目標(biāo)1014.4-CT10確保接收的貨符合訂單要求經(jīng)營效率目標(biāo)1114.4-CT11確保采購過程進(jìn)行了正確的賬務(wù)處理財(cái)務(wù)信息真實(shí)性目標(biāo)1214.4-CT12確保采購資料及時(shí)歸檔經(jīng)營效率目標(biāo)1.7控制矩陣會(huì)計(jì)1123414.4-R1各部門未按實(shí)際要 求提出備件請購 單，導(dǎo)致采購數(shù)量 超過實(shí)際需求，造 成集團(tuán)資源浪費(fèi)14.4-CT114.4-CA1制造部按各自實(shí)際需求進(jìn)行采購申請， 填寫備件請購單預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序請購單14.4-R2備件請購單對備件 要求不明確，導(dǎo)致 備件不符合實(shí)

4、際規(guī) 格，造成集團(tuán)經(jīng)濟(jì) 損失14.4-CT214.4-CA2備件請購單必須明確備件的規(guī)格預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序請購單14.4-R3采購計(jì)劃的制定、 審批、執(zhí)行、驗(yàn)收 等重要流程由一個(gè)14.4-CT314.4-CA3采購計(jì)劃的制定與審批、審批與執(zhí)行、執(zhí)行與驗(yàn)收均不能由同一人負(fù)責(zé)，應(yīng)做到不相容職責(zé)分離，采購各環(huán)節(jié)責(zé)任人經(jīng)辦/ 審批/ 驗(yàn)收預(yù)防型備品備 件采購 管理程采購計(jì) 劃流程 優(yōu)化VVV原材料-備品備件會(huì)計(jì)1234人負(fù)責(zé)，導(dǎo)致舞弊 風(fēng)險(xiǎn)，造成產(chǎn)品質(zhì) 次價(jià)高，采購人員 收受回扣相互牽制序14.4-R4采購人員未執(zhí)行定 期輪崗制度，導(dǎo)致 米購人員與供應(yīng)商 暗中操縱采購成 本，形成舞弊風(fēng)險(xiǎn)

5、， 給集團(tuán)造成經(jīng)濟(jì)損 失14.4-CT314.4-CA4采購相關(guān)人員實(shí)行定期輪崗， 并簽訂誠 信承諾書（或類似的行為保證書） ，承 諾在米購過程中不接受供應(yīng)商回扣或好處，避免發(fā)生與企業(yè)利益相沖突的行 為，并在存在利益沖突時(shí)向集團(tuán)及時(shí)報(bào) 告。預(yù)防型人事理規(guī)定管誠信諾書承VVV原材料品備件-備14.4-R5未具體明確各直屬 單位多少金額以上 的備品備件采購需 要向集團(tuán)公司申報(bào) 審批，導(dǎo)致備品備14.4-CT414.4-CA5對不同的備品備件采購金額應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的審批層級，超過一定金額的采購訂單應(yīng)報(bào)公司審批預(yù)防型備 件 管 序品采理備購程請購審批表單V原材料品備件-備會(huì)計(jì)三4件采購權(quán)限設(shè)置不 明確，造

6、成直屬單 位備品備件采購管 理混亂14.4-R6備品備件米購前未進(jìn)行相關(guān)市場調(diào) 查，未對零配件基 本情況信息進(jìn)行了 解從而影響備品備 件采購計(jì)劃的制定14.4-CT514.4-CA6備品備件米購計(jì)劃制定前應(yīng)進(jìn)行充分的備品備件市場調(diào)查，了解備品備件基本信息，合理預(yù)測市場變化趨勢， 形成 書面報(bào)告并提交設(shè)備管理部審核， 以便 合理制定采購年、月度計(jì)劃，避免備品 備件庫存短缺或積壓預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序市場調(diào)查報(bào)告14.4-R7未對市場價(jià)格變動(dòng) 進(jìn)行分析，預(yù)測市 場價(jià)格趨勢，導(dǎo)致 預(yù)期價(jià)格制定不合 理，增加采購成本14.4-CT614.4-CA7備品備件米購計(jì)劃制定前進(jìn)行充分的市場價(jià)格調(diào)查

7、，合理預(yù)測價(jià)格趨勢，形 成備品備件市場調(diào)查報(bào)告，提交評審委 員組審核，以確定合理采購時(shí)機(jī)，保證物資供應(yīng)，降低采購成本預(yù)防型價(jià)格分析表會(huì)計(jì)三414.4-R8備品備件采購計(jì)劃 制定不合理，導(dǎo)致 備品備件采購數(shù)量 超過實(shí)際需求量，14.4-CT114.4-CA8下屬單位的設(shè)備使用單位按時(shí)提交備品配件采購計(jì)劃，采購部根據(jù)使用單位 提交的備品配件采購計(jì)劃，結(jié)合本單位 生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)、設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)和修理，考慮設(shè)備的使用年限，按備品管理 辦法，提出備品配件的年、月采購計(jì)劃， 并按規(guī)定提交審批編制/審批預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序采購計(jì)劃V原材料-備品備件造成集團(tuán)資源浪費(fèi)14.4-CT114.4-CA9

8、備品配件采購的臨時(shí)采購計(jì)劃由設(shè)備使用部門根據(jù)生產(chǎn)需要提出，審批程序同一般采購計(jì)劃編制/審批預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序采購計(jì)劃V原材料-備品備件14.4-R9備品備件采購計(jì)劃 未經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及總 經(jīng)理審批，導(dǎo)致未 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批越權(quán)采14.4-CT414.4-CA10采購部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本單位的備品配件采購計(jì)劃的審批工作編制/審批預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序6.4采購計(jì)劃V原材料-備品備件會(huì)計(jì)11購，造成舞弊風(fēng)險(xiǎn)14.4-CT414.4-CA11采購部對超出本部門審批權(quán)限的備品配件采購計(jì)劃應(yīng)提出處理意見，報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批編制/審批預(yù)防型請米購 審批層 次采購計(jì)劃V原材料-備品備件14.4-R

9、10備品備件米購之前 未執(zhí)行詢價(jià)比價(jià)或 詢價(jià)比價(jià)不充分， 導(dǎo)致備品備件采購 價(jià)格過高，增加采 購成本14.4-CT614.4-CA12應(yīng)根據(jù)經(jīng)審批的采購計(jì)劃，按照采購詢 價(jià)管理制度相關(guān)規(guī)定組織詢價(jià)活動(dòng)，擬定編制詢價(jià)文件詢價(jià)單，經(jīng)審查批準(zhǔn)后 實(shí)施詢價(jià)；詢價(jià)供應(yīng)商原則上不少于二 家，并且被詢價(jià)供應(yīng)商之間沒有關(guān)聯(lián)關(guān) 系預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序詢價(jià)比價(jià)單14.4-R11設(shè)備管理部門領(lǐng)導(dǎo) 未經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)簽 訂采購合同，導(dǎo)致 舞弊風(fēng)險(xiǎn)，造成集 團(tuán)經(jīng)濟(jì)損失14.4-CT414.4-CA13對經(jīng)過審批的采購申請，應(yīng)按照規(guī)定授權(quán)層級，大額需求由總經(jīng)理及其他相關(guān)授權(quán)人員簽訂采購合同中清/審批預(yù)防型備品備

10、件采購 管理程 序米購審 批單采 購合同V原材料-備品備件會(huì)計(jì)11234514.4-R12備品備件采購合同 未經(jīng)相關(guān)部門及領(lǐng) 導(dǎo)會(huì)審，可能導(dǎo)致 合同條款存在風(fēng)險(xiǎn) 漏洞，包括交易數(shù) 量及價(jià)格、付款時(shí) 間及方式、違約責(zé) 任等，造成集團(tuán)經(jīng) 濟(jì)損失14.4-CT414.4-CA14對于非標(biāo)準(zhǔn)合同采購：采購人員應(yīng)與供 應(yīng)商就備品配件采購的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量、供貨周期、質(zhì)量保證、付款 時(shí)間及方式、違約責(zé)任等與供應(yīng)商仔細(xì) 協(xié)商，并就針對各合同條款與相關(guān)部門 及領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行會(huì)審， 達(dá)成一致意見后，按 規(guī)定的權(quán)限及時(shí)簽訂采購合同，按規(guī)定程序進(jìn)行報(bào)批中清/審批預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序采購合 同會(huì)簽 單V原

11、材料-備品備件14.4-CT414.4-CA15對于標(biāo)準(zhǔn)合同按正常生產(chǎn)采購審批流程14.4-R13未及時(shí)取得供應(yīng)商 開具的增值稅發(fā) 票，不能及時(shí)抵扣 稅款，造成集團(tuán)稅 務(wù)風(fēng)險(xiǎn)14.4-CT714.4-CA16對正常履行的采購合同，采購人員應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商催收相應(yīng)增值稅發(fā)票，并提交財(cái)務(wù)部門保管作相應(yīng)賬務(wù)處理預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序增值稅發(fā)票V應(yīng)交稅金會(huì)計(jì)2414.4-R14貨款支付未按規(guī)定 程序及權(quán)限審批， 導(dǎo)致資金管理混舌L,造成集團(tuán)資金 損失14.4-CT814.4-CA17明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，按應(yīng)付管理流程進(jìn)行審批中清/審批預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序付款申請單V應(yīng)付賬款

12、、銀行存款14.4-R15集團(tuán)支付貨款后， 供應(yīng)商未按合同及 時(shí)交貨，導(dǎo)致集團(tuán) 無法進(jìn)行正常生 產(chǎn)，造成集團(tuán)經(jīng)濟(jì) 損失14.4-CT914.4-CA18對已簽訂的采購合同，采購人員應(yīng)與供 應(yīng)商保持必要的聯(lián)系，關(guān)注供應(yīng)商對合 同的履行情況，發(fā)現(xiàn)或預(yù)測到備品配件 采購合同可能不能正常履行時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施，盡量減少由于該合同不能履 行而造成的經(jīng)濟(jì)損失預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序14.4-R16備品備件到貨后采 購人員未將所到貨 物與采購訂單進(jìn)行 核對，導(dǎo)致收貨數(shù) 量缺失，造成集團(tuán)14.4-CT1014.4-CA19建立嚴(yán)格的采購驗(yàn)收制度，確定檢驗(yàn)方式，由專門的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或驗(yàn)收人員根據(jù) 采購訂單或

13、合同對到貨數(shù)量進(jìn)行核對，核對無誤出具收貨單， 并遞交下一級驗(yàn)收程序相關(guān)人員采購/驗(yàn)收預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序收貨單 驗(yàn)收報(bào) 告V原材料-備品備件會(huì)計(jì) 12叵4資產(chǎn)損失14.4-R17備品備件入庫驗(yàn)收 時(shí)僅有集團(tuán)采購人 員參與，無其他相 關(guān)人員參與，包括 倉庫管理人員、集團(tuán)設(shè)備技術(shù)人員 等，導(dǎo)致舞弊風(fēng)險(xiǎn)， 造成集團(tuán)經(jīng)濟(jì)損失14.4-CT1014.4-CA20對采購項(xiàng)目的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量 等相關(guān)內(nèi)容的驗(yàn)收，應(yīng)由集團(tuán)設(shè)備技術(shù) 人員及倉庫管理人氏-同參與，驗(yàn)收無誤出具驗(yàn)收單。驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常 情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即 向有權(quán)管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)報(bào)告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)處理

14、采購/驗(yàn)收預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序收貨單 驗(yàn)收報(bào) 告14.4-R18備品備件入庫時(shí)未 記入備品備件臺(tái)賬 并開具入庫單，導(dǎo) 致財(cái)務(wù)無法及時(shí)入 賬，造成賬實(shí)不符14.4-CT1214.4-CA21到貨經(jīng)驗(yàn)收無誤后， 倉庫管理人員出具 入庫單，并登記備品備件庫存臺(tái)賬，入 庫單交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理采購/驗(yàn)收/記賬預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序記賬憑證V原材料-備 品備件會(huì)計(jì)鼻2414.4-R19備品備件驗(yàn)收完畢 后未出具相關(guān)的驗(yàn) 收單并由驗(yàn)收雙方 簽字確認(rèn)，導(dǎo)致備 品備件驗(yàn)收結(jié)果失 真，影響正常生產(chǎn) 使用14.4-CT1014.4-CA22完成驗(yàn)收后，相應(yīng)驗(yàn)收機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或驗(yàn)收人員均要在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并需送貨人員簽字方可啟效采購/驗(yàn)收預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序驗(yàn)收單V原材料-備品備件14.4-R20備品備件入庫后財(cái) 務(wù)未及時(shí)入賬，導(dǎo) 致財(cái)務(wù)賬記錄不完 整，賬實(shí)不符14.4-CT1114.4-CA23備品備件入庫后，財(cái)務(wù)部門人員應(yīng)