探究機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

1、 探究機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理 摘要：新修訂中華人民共和國檔案法將于2021年1月1日正式施行，這是我國檔案法治建設(shè)進程中一個新的里程碑，是檔案工作適應(yīng)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化要求，走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化的重要標志。新修訂檔案法新增設(shè)檔案信息化建設(shè)專章，第一次從法律的角度對檔案信息化建設(shè)作出全面系統(tǒng)的規(guī)定。其中對電子檔案管理提出具體要求的有2條5款，明確規(guī)定電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求，為新時代電子檔案管理適應(yīng)“數(shù)字轉(zhuǎn)型”這一全球性大趨勢、服務(wù)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化、留存好數(shù)字時代的記憶指明方向。關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；電子檔案管理；措施引言隨著

2、信息技術(shù)的發(fā)展，在網(wǎng)絡(luò)化發(fā)達的今天，單一的紙質(zhì)檔案已經(jīng)漸漸被電子檔案所取代。電子檔案的出現(xiàn)不僅可以提高工程單位的檔案管理效率，還可以保證工程內(nèi)部機密信息不被泄露，在一定程度上節(jié)省了資源和時間。但是在實際情況中，工程電子檔案的管理也存在一些問題，本文即針對存在的問題進行分析并提出相應(yīng)對策。1機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理問題1.1電子檔案管理不規(guī)范電子檔案管理缺乏標準化規(guī)范化，導(dǎo)致電子檔案的真實有效性得不到保障。比如：電子文件的歸檔格式不統(tǒng)一；電子檔案的鑒定不準確，帶有主觀性和隨意性；元數(shù)據(jù)項不能全面描述電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個管理過程，不能滿足業(yè)務(wù)利用和文件管理的需求；元數(shù)據(jù)的取

3、值不準確或格式不統(tǒng)一，不利于后期利用；未對系統(tǒng)用戶進行嚴格的權(quán)限設(shè)置，電子檔案信息存在泄密隱患。究其原因，是因為開發(fā)前期未制定完善的管理規(guī)范，又或是規(guī)范缺乏針對性和可操作性，難以落實，系統(tǒng)設(shè)計時沒有將規(guī)范內(nèi)置于系統(tǒng)之中，導(dǎo)致系統(tǒng)在對電子檔案的收集、整理、利用、處置等過程進行管控時無章可循。1.2電子文件歸檔質(zhì)量不高電子文件歸檔質(zhì)量包括真實性、完整性、可用性。真實性達不到要求是指電子文件版本不準確，與對應(yīng)紙質(zhì)文件內(nèi)容不一致等；完整性達不到要求是指屬于歸檔范圍的文件未歸檔，電子文件的組件缺失，元數(shù)據(jù)缺失；可用性達不到要求是指數(shù)據(jù)格式不符合要求或電子文件被損壞而不能正常打開等。導(dǎo)致歸檔質(zhì)量問題的原因

4、是業(yè)務(wù)系統(tǒng)未對電子文件進行前端控制，使得業(yè)務(wù)系統(tǒng)中大量電子文件處于失控狀態(tài)，最終導(dǎo)致進入電子檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量不高。2機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理措施2.1做好檔案收集和整理工作檔案的收集與整理工作十分重要，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作在時間和空間方面要求比較高，限制也比較大，為了做好電子信息化檔案管理工作，就需要在實際的工作中做好規(guī)范化的檔案管理和收集工作，提升工作的邏輯性和系統(tǒng)性，方便檔案查閱。檔案往往有多個卷宗，而在一些年代較為久遠的檔案中缺乏一定的編號，在后期的部門變動和發(fā)展中往往會出現(xiàn)十分混亂的現(xiàn)象，無法更好地進行檔案的管理。為了實現(xiàn)規(guī)范化的發(fā)展，就需要建立起檔案分類管理的工作模

5、式，科學(xué)地進行檔案分類，從而提升檔案管理工作的延續(xù)性。另外，需要建立其規(guī)范化的管理指標與體系，盡最大的努力完善檔案資料。制度的保證對于電子信息化檔案管理至關(guān)重要，這也是提升檔案管理工作水平的必經(jīng)之路，需要將檔案管理工作納入考核工作體系中，建立起覆蓋全面的工作體系，在此項工作中完善保管制度、查閱制度、安全管理制度等，杜絕不規(guī)范行為的發(fā)生。2.2全面梳理并改進現(xiàn)有電子檔案管理模式一些單位的電子檔案管理模式較為松散，沒有形成體系，造成檔案數(shù)據(jù)遺失的同時，在整體上影響了管理效率，與引入電子化管理的初衷背道而馳?；诖耍仨毴媸崂聿⒏倪M現(xiàn)有的電子檔案管理模式。第一，從檔案的錄入、存儲、保管、調(diào)取等方面

6、詳細審查相關(guān)流程，找出疑似問題。比如一些單位的檔案管理人員年齡較大，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案幾乎如數(shù)家珍，在短時間內(nèi)即可迅速找到；但通過計算機搜索目標檔案時，或是因為操作水平有限，或是由于設(shè)備本身性能有待提高，實際處理過程花費的時間甚至比原來更高。面對此種問題，負責人員應(yīng)該予以重視，查清根源所在并及時解決。第二，電子檔案相比紙質(zhì)檔案優(yōu)勢明顯，但這并非轉(zhuǎn)變工作態(tài)度的理由。管理人員在日常工作中，應(yīng)該以更加嚴格的標準要求自己，對檔案中的每一個細節(jié)均應(yīng)該反復(fù)對照，保證信息真實、準確。比如城市公安局下屬街道派出所戶籍科，主要負責居民身份信息的管理，包含戶口遷入、遷出。根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，具備外省戶口的居民通過結(jié)婚

7、，以“夫妻投靠”的方式進行戶口遷入，辦理時間為40天。在此過程中，如果身份證號、生日（具體到“日”）、姓名等任何信息錄入出現(xiàn)差錯，均會耽誤至少半個月的時間，給居民的正常規(guī)劃造成極大的“破壞”。很多時候，計算機系統(tǒng)端的檔案數(shù)據(jù)并非即時可改，而是需要經(jīng)過層層審查。因此，改進現(xiàn)有電子檔案管理模式已經(jīng)成為人們的迫切需求。2.3切實推進數(shù)字信息資源庫建設(shè)，大力加強電子檔案歸檔工作為了加強電子信息化檔案管理工作建設(shè)，需要在以下幾個方面提升工作的能力，更好地服務(wù)于電子信息化檔案管理工作。第一，需要在本單位的歸檔工作中，增大數(shù)字化的管理力度，做好數(shù)據(jù)庫的分類工作；第二，對于沒有及時歸檔的文件，需要集中做好統(tǒng)一

8、化的管理工作，根據(jù)檔案的類型進行掃描工作，根據(jù)相關(guān)的工作經(jīng)驗進行判別；第三，提升檔案管理人員的工作能力，在不斷發(fā)展的過程中，檔案管理事業(yè)具有更高的工作要求和技術(shù)方面的挑戰(zhàn)，這就需要檔案管理工作者無論是科班出身還是半路出家，都需要提升個人的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，在原有知識的基礎(chǔ)上不斷提升自身的能力與素養(yǎng)，將現(xiàn)代化的檔案管理相關(guān)知識落實到位，更好地服務(wù)于檔案管理的相關(guān)工作。專業(yè)知識方面，需要工作人員在檔案管理理論、檔案編纂理論、檔案保護技術(shù)等方面進行深入的學(xué)習，還需要在專業(yè)技能如計算機應(yīng)用技術(shù)、縮微攝影技術(shù)、光盤技術(shù)、復(fù)印復(fù)制技術(shù)等方面不斷操練，提升工作能力，從而使自身的素質(zhì)能力和綜合能力都得到提升。除

9、了進行理論和技能的學(xué)習之外，檔案管理工作人員之間也需要不斷探討，加強學(xué)習與交流，從而取長補短完成相關(guān)的工作，不斷發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和不足，對檔案管理工作進行優(yōu)化與提升。結(jié)語綜上分析，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)新時代的發(fā)展，電子檔案的出現(xiàn)徹底打破了以往的管理模式，將檔案管理工作的效率提升了一個高水平，使人社局的檔案管理工作變得更加快捷與多元化，這也是未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢與主要方向。因此，在人社局今后的檔案管理中，需要檔案管理者熟練掌握電子檔案管理的方法與技術(shù)，這也是未來發(fā)展的關(guān)鍵因素與重要體現(xiàn)，作為新時代的檔案管理人員，在新時期的檔案管理過程中，我們要不斷學(xué)習，大膽創(chuàng)新與實踐，將檔案管理信息化發(fā)展到最大化，在電子檔案的融合下，充分利用檔案管理信息化的快捷性，使人社局的檔案管理工作發(fā)展更上一個臺階。參考文獻1楊桂明,許鳳姣.大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展對策分析j.檔案管理,2020(02):84