檔案管理制度【精品管理資料】

1、文件名稱檔案管理制度部 門發(fā)布日期文件編號(hào)版本號(hào)0次1編制:審核:批準(zhǔn)：共 9 頁(yè)第一章 目的第一條 為規(guī)范公司檔案業(yè)務(wù)工作，進(jìn)一步提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的管理水平，開發(fā)檔案信息化，更好地為公司提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，根據(jù)國(guó)家及省、市檔案管理規(guī)范、細(xì)則，結(jié)合公司具體情況，特制定本制度。第二章 適用范圍第二條 本制度適用于公司各項(xiàng)檔案的管理工作。第三章 術(shù)語第三條 文書檔案是指反映公司行政管理等工作的檔案。第四條 技術(shù)檔案是指反映技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)等工作的檔案。第五條 音像檔案是指記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影像、錄音帶、錄像帶等。第六條 電子文件檔案是指以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載

2、體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募n案。第七條 案卷是指由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管公司。第八條 立卷是指將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。第九條 歸檔是指辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理、遞交綜合檔案室保存的過程。第四章 職責(zé)第十條 分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公司的檔案、資料的管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查（對(duì)口分管領(lǐng)導(dǎo)審批專業(yè)對(duì)口部門員工和外公司人員的復(fù)印檔案申請(qǐng)）。第十一條 辦公室負(fù)責(zé)公司檔案的收集、編號(hào)、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、修改、借閱、開發(fā)利用、銷毀等工作。對(duì)各部門及直屬公司文件材料的形成、積累、整理情況進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第十二條 各部門負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、

3、積累和保管工作，并按照本細(xì)則的要求及時(shí)移交辦公室綜合檔案室存檔。第五章 管理內(nèi)容第十三條 檔案室基本任務(wù)負(fù)責(zé)檔案的接收、收集、整理、保管和提供利用工作，科學(xué)管理檔案，便于查找和利用。(一) 負(fù)責(zé)做好檔案庫(kù)房的防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫、防有害氣體工作，確保檔案的安全。(二) 負(fù)責(zé)做好保密工作，嚴(yán)防失、泄密現(xiàn)象發(fā)生。(三) 接收、移出和銷毀檔案要嚴(yán)格履行審批手續(xù)，認(rèn)真造冊(cè)登記。(四) 檔案人員要保持相對(duì)穩(wěn)定，確因工作需要調(diào)整的，應(yīng)在離職之前辦理交接手續(xù)。負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)、上報(bào)工作。第十四條 生產(chǎn)技術(shù)檔案管理檔案管理人員對(duì)承辦部門或公司交來的檔案、圖紙、資料應(yīng)進(jìn)行分類、編目、登

4、記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理。公司在安全生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、安全管理、設(shè)備等技術(shù)管理中形成的文件資料應(yīng)加以整理歸檔。為便于檔案的管理和利用，生產(chǎn)技術(shù)檔案分以下四類：生產(chǎn)技術(shù)類；安全管理類；基本建設(shè)類；設(shè)備類。第十五條 文書檔案管理(一) 檔案管理人員按照文件材料歸檔范圍、要求及移交手續(xù)，及時(shí)做好接收工作。(二) 公司在生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的各種錄音、錄像、照片、底片、磁盤、光盤等應(yīng)及時(shí)歸檔。(三) 按照案卷質(zhì)量要求整理立卷。(四) 按規(guī)定進(jìn)行編目、排架。 (五) 積極做好利用工作，編制檢索工具，如案卷目錄、聲像檔案目錄、專題目錄、文號(hào)索引、全宗介紹等。第十六條 底圖管理(一) 底圖是我公司

5、在生產(chǎn)等活動(dòng)中形成的重要檔案，底圖要集中統(tǒng)一歸檔案室保管。(二) 歸檔的底圖要建立臺(tái)帳，按照底圖的保管要求形式存放在底圖柜內(nèi)，妥善保管不得丟失。(三) 查閱、復(fù)制圖紙時(shí)，必須注明查閱理由、用途以及復(fù)制的份數(shù)，復(fù)制底圖時(shí)需經(jīng)主管副總批準(zhǔn)。(四) 底圖原則上不準(zhǔn)修改，確因工作需要修改的，要經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并要注明修改者姓名、修改日期、修改內(nèi)容。第十七條 圖紙修改補(bǔ)充管理(一) 圖紙修改必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、總工辦經(jīng)理、設(shè)計(jì)者審批，由設(shè)計(jì)部門指定專業(yè)人員憑修改通知單進(jìn)行修改，其他人不得擅自更改。(二) 需要定期更改的圖紙，應(yīng)由有關(guān)部門每隔一段時(shí)間將原底圖復(fù)查一次，若有變動(dòng)及時(shí)更改。(三) 圖紙更改完畢后，

6、要將更改通知單與修改好的藍(lán)圖、底圖同時(shí)歸檔。(四) 底圖修改一般采用杠改、刮改和更換新圖三種方法，更改時(shí)必須用繪圖墨水或碳素墨水。(五) 修改較少時(shí)，可直接在圖面上“杠改”、“刮改”，修改人應(yīng)在修改處注明“修改標(biāo)記”，并簽署本人姓名和修改時(shí)間。(六) 修改內(nèi)容影響原圖使用時(shí)，應(yīng)另出新圖代替，原來圖紙作廢，新圖列入原圖紙目錄，并且注明所代替的原圖圖號(hào)，作廢的圖紙應(yīng)注明新圖的編號(hào)，根據(jù)需要另行保管。(七) 檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查更改后歸檔的圖紙，如發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定更改的或更改模糊不清的，或只更改藍(lán)圖未更改底圖者，要責(zé)成有關(guān)人員限期更改。第十八條 立卷歸檔(一) 歸檔范圍：凡是記述和反映公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)

7、的具有保存價(jià)值的文件材料（包括人事、行政、財(cái)務(wù)、工程建設(shè)等工作中形成的文件材料），均屬歸檔范圍。(二) 歸檔時(shí)間文書檔案一般應(yīng)于次年6月底前立卷歸檔完畢。會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)整理立卷，暫在本部門保管一年，期滿后向檔案室移交。生產(chǎn)技術(shù)檔案應(yīng)于一項(xiàng)工程或其它技術(shù)項(xiàng)目工程完工后1個(gè)月內(nèi)或告一段落后，向檔案室移交，購(gòu)進(jìn)和引進(jìn)設(shè)備的圖紙、說明書等文件材料應(yīng)及時(shí)交檔案室統(tǒng)一管理。聲像檔案應(yīng)于一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后半月內(nèi)歸檔。(三) 歸檔要求凡屬歸檔范圍內(nèi)的各種文件材料，必須由檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為己有。所有工程及設(shè)備招標(biāo)工作中任何人不能將與招標(biāo)有關(guān)的文件私自帶走，主辦部門必須將所有

8、與招標(biāo)有關(guān)的需存檔的資料收集后交檔案室存檔，檔案室按照主辦部門所列清單進(jìn)行登記和辦理資料移交手續(xù)。歸檔的文件材料必須收集齊全、完整，并加以系統(tǒng)整理，組成保管公司，符合案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，便于保管和利用。各類文件材料一般歸檔一式一份，公司發(fā)文及重要會(huì)議材料要?dú)w檔三至四套。永久、長(zhǎng)期案卷內(nèi)文件材料，凡有圓珠筆、鉛筆、彩色墨水或復(fù)寫、復(fù)印等不耐久字跡的必須進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制件同原件一并立卷、歸檔。凡是向檔案室移交的文件材料，應(yīng)編制依據(jù)目錄一式兩份，移交時(shí)雙方應(yīng)在移交目錄上簽字，各存一份。第十九條 檔案保密管理(一) 認(rèn)真執(zhí)行公司關(guān)于檔案保密的有關(guān)規(guī)定。(二) 不在家屬親友和無關(guān)人員面前討論公司機(jī)密。(三) 不

9、準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露檔案內(nèi)容，攜帶秘密檔案、資料外出工作時(shí)，不得違反保密規(guī)定，不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容和保管情況。(四) 嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)密檔案的借閱審批手續(xù)和借閱手續(xù)，在指定地點(diǎn)閱覽，不得隨意抄錄。(五) 檔案在立卷歸檔、整理保管、鑒定銷毀、提供利用等各個(gè)環(huán)節(jié)上都應(yīng)注意保密。(六) 檔案的提供利用、復(fù)制、摘抄，應(yīng)根據(jù)秘密等級(jí)經(jīng)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理有關(guān)手續(xù)。(七) 檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案情況，發(fā)現(xiàn)泄密或可能泄密時(shí)應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。第二十條 檔案庫(kù)房管理(一) 檔案庫(kù)房是公司機(jī)要部門，一切人員未經(jīng)許可，不得擅自進(jìn)入庫(kù)房。(二) 庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁吸煙和存放其

10、他物品。(三) 檔案庫(kù)房應(yīng)備有“九防”設(shè)備和措施，出入庫(kù)房的檔案，要仔細(xì)清點(diǎn)登記。第二十一條 檔案鑒定銷毀(一) 檔案鑒定應(yīng)成立工作小組，由檔案管理專員組織專業(yè)人員和有關(guān)部門的人員對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。(二) 對(duì)到期的檔案，要分析其內(nèi)容、來源、時(shí)間、完整程度，做到逐件、逐張的審查，便于統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量、提高效益，防止錯(cuò)誤銷毀檔案。(三) 要銷毀的檔案應(yīng)辦理手續(xù)，寫出鑒定銷毀報(bào)告，登記銷毀清冊(cè)，一式兩份經(jīng)鑒定小組鑒定并經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方能銷毀。(四) 在銷毀檔案時(shí)要指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽字。第二十二條 檔案利用(一) 檔案室應(yīng)設(shè)立檔案閱覽室，配置必

11、要的閱檔設(shè)備，為開展檔案利用工作提供必要的條件。(二) 利用范圍1、 公司保管檔案均為現(xiàn)行檔案，主要供公司和上級(jí)公司使用，不屬于開放范圍，一般不對(duì)外提供利用。2、 機(jī)密檔案只限于公司高管、董事會(huì)成員及相關(guān)部門借閱，而且必須經(jīng)過總經(jīng)理或主管副總批準(zhǔn)，方能在檔案室查閱，不準(zhǔn)帶出檔案室。(三) 利用方式1、 在檔案室利用。2、 借到各部門辦公室利用。(四) 利用手續(xù)1、 凡利用檔案者都應(yīng)規(guī)定填寫檔案借閱登記簿，利用檔案解決重大問題或取得較大經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益的事例，應(yīng)及時(shí)向檔案部門反饋，填寫檔案利用效果登記表，交檔案部門存查。2、 利用本部門檔案和其他部門非機(jī)密檔案者，檔案管理人員可直接提供利用。3

12、、 檔案一般不提供給外公司利用，外公司確需利用檔案者，必須持公司介紹信，注明利用者的身份、查檔內(nèi)容和利用目的，經(jīng)接待部門經(jīng)理、主管副總批準(zhǔn)方可利用。(五) 以下情況應(yīng)立即將檔案歸還檔案室1、 因事外出，請(qǐng)假超過7天者。2、 檔案室因工作需要需收回者。3、 因工作調(diào)動(dòng)、退（離）職者等。(六) 利用檔案要求1、 各種檔案的利用，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。2、 利用者應(yīng)愛護(hù)檔案資料，保證所用資料的完好無損，不得隨意折疊和圈劃，嚴(yán)禁拆卷、涂改、勾畫、加注，增刪和抽頁(yè)，不得轉(zhuǎn)借他人。3、 利用者可根據(jù)工作需要摘抄或復(fù)制檔案內(nèi)容。需摘抄或復(fù)制一般檔案時(shí)，需經(jīng)檔案管理人員同意；摘抄和復(fù)制重要機(jī)密檔案必須按公司有

13、關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的范圍，并經(jīng)檔案管理人員審查同意，方可進(jìn)行，不得抄錄或與查檔目無關(guān)的檔案內(nèi)容。4、 檔案借出時(shí)間一般不超過1個(gè)月，如遇特殊情況，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可延長(zhǎng)借閱時(shí)間，歸還時(shí)經(jīng)清點(diǎn)無誤，檔案管理人員方可簽收。5、 凡借出檔案發(fā)生遺失或損壞時(shí)，利用者應(yīng)立即報(bào)告檔案管理專員或檔案管理員，采取彌補(bǔ)措施，對(duì)所產(chǎn)生的后果利用者負(fù)全部責(zé)任，并按公司有關(guān)規(guī)定處理。6、 外公司利用檔案，一般不得借出或復(fù)制檔案，且只能在檔案室查閱檔案。第二十三條 檔案整理(一) 檔案整理工作的原則是保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。(二) 檔案整理工作的主要內(nèi)容：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、立卷、案卷的排列、案卷目錄的編制以及全宗排列等。(三) 檔案整理工作的工作程序：確定分類方案編寫立卷類目平時(shí)歸卷立卷案卷排列給定檔號(hào)編制案卷目錄等。第二十四條 技術(shù)資料管理(一) 為保證技術(shù)資料信息的共享，公司所有技術(shù)資料由檔案室統(tǒng)一保存和管理。(二) 技術(shù)資料訂閱：每季度由檔案室通知各部門訂閱技術(shù)資料有關(guān)事項(xiàng)。各部門將欲訂閱的技術(shù)資料目錄、費(fèi)用、份數(shù)等計(jì)劃匯總至檔案室， 由檔案室管理人員編制采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)經(jīng)