圖紙資料的管理

1、圖紙資料的管理第一節(jié)：圖紙資料管理員的設(shè)立一. 作為一項建筑工程，從立項、審批、設(shè)計到開工建設(shè)、施工完成、 后期物業(yè)管理等將形成了大量的檔案資料，圖紙資料管理員的設(shè)立對做好這些資料的收集、管理、利用，對促進(jìn)工程建設(shè)，保障物業(yè)公司今后的運行與管理，具有十分重要的意義。二. 詳細(xì)、全面地收集圖紙、資料歸檔，確保管理員管理檔案資料的系統(tǒng)性、連續(xù)性和完整性。對于大型建筑辦公樓宜設(shè)立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，主要領(lǐng)導(dǎo)任組長并設(shè)置專職、兼職檔案管理員，具體負(fù)責(zé)工程項目資料的整理歸檔工作。三. 對于中小型辦公樓也可由工程部秘書兼任資料管理員。四. 對于大樓工程竣工圖紙（建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、電氣）、物業(yè)管理公司二次

2、裝修、工程機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約、工程設(shè)備維修保養(yǎng)、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測等資料詳細(xì)歸檔。工程階段驗收以后，應(yīng)全部交物業(yè)公司檔案室歸檔。第二節(jié)：圖紙資料的管理一.物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定1 公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。2 有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。3 物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。4

3、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。5 物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。6 物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。7 因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。8 公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。9 物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。二物業(yè)管理公司檔案管理1.物業(yè)管理公司驗收檔

4、案：1.1大樓土建、設(shè)備安裝竣工資料（圖紙、設(shè)備資料）；1.2大樓設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防等政府部門驗收合格文件；1.3大樓機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約；1.4大樓公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗收記錄（管理公司）；1.5大樓公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄（發(fā)展商、承包商與管理公司）；1.6單元驗收及移交記錄（承包商、業(yè)主與管理公司）；2.物業(yè)管理公司二次裝修檔案：2.1用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù)；2.2二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料；3.物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類：3.1各類設(shè)施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施；3.2各類設(shè)施設(shè)備有獨立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄；3.3主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工

5、作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄；3.4物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應(yīng)有回訪記錄；4.物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測類：4.1變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄；4.2電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告；4.3生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測報告，清洗工作應(yīng)有有效體檢證明；4.4避雷系統(tǒng)要有定期檢測報告；4.5應(yīng)有定期沉降檢測報告；4.6消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄，煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測試工作記錄；4.7其它設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料；第三節(jié)：圖紙的分類原則一產(chǎn)權(quán)資料1項目批準(zhǔn)文件；2用地批準(zhǔn)文件；3建筑執(zhí)照；4拆遷安置資料；5房地產(chǎn)平面圖；6面積測繪

6、報告；7國家建設(shè)征用土地通知書及紅線圖8同意使用土地通知書9建設(shè)用地批準(zhǔn)書10建設(shè)工程規(guī)劃許可證11市規(guī)劃局建設(shè)工程報建審核書12建筑設(shè)計防火審核意見書13建設(shè)工程規(guī)劃驗收合格證14建設(shè)工程竣工驗收質(zhì)量認(rèn)定書15建筑工程竣工消防審核意見書16工程建筑埋放線、驗線、驗收意見書17通信管線等各分項工程竣工驗收書/驗收報告18供水協(xié)議書19供用電合同20同意供電通知二工程文檔資料1地質(zhì)勘察報告；2工程合同及開工、竣工報告；3工程預(yù)決算；4圖紙會審記錄；5工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單（包括質(zhì)量事故處理記錄）；6隱蔽工程驗收簽證；7沉降觀察記錄；8竣工驗收證明書；9鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書；10

7、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書；11水、電、采暖、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗合格證書；12砂漿、混凝土試塊試壓報告；13供水、供暖的試壓報告；14園林綠化的圖紙和清樣；15設(shè)備清單、安裝調(diào)試記錄、使用注意事項說明、質(zhì)保書和保修單；16有關(guān)政府部門對分類項目的批文；17有關(guān)工程項目的其他重要技術(shù)決定和文件。三工程技術(shù)資料1建筑施工圖（結(jié)構(gòu)、建施、水施、電施、防雷、弱電等）2建筑竣工圖（包括總平面圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、電、防雷、弱電、設(shè)備安裝、附屬工程及隱蔽管線等）3其它項目竣工圖（綠化、景觀、二次裝修等）4設(shè)備設(shè)施檔案類文件材料歸檔范圍及保管期限表一級類目二級類目文件材料歸檔基本范圍保管期限類目類號

8、類名類號設(shè)備設(shè)施類5供電設(shè)備011供電設(shè)備臺帳、圖紙長期2設(shè)備安裝運行、崗位責(zé)任制長期3設(shè)備測試、檢查保養(yǎng)、運行記錄管理制度、臺帳長期4事故處理情況短期5其它電訊設(shè)備021電訊設(shè)備安裝運行、圖紙長期2電訊設(shè)備安裝運行、崗位責(zé)任制長期3電訊設(shè)備測試、檢查保養(yǎng)、運行記錄管理制度、臺帳長期4事故處理情況短期5其它電梯設(shè)備031備件清單長期2安裝調(diào)試檢驗記錄移交書長期3電梯維護(hù)使用說明書長期4，電梯安裝手冊長期5部件安裝圖、線路圖長期6購買合同長期7維修保養(yǎng)合同、簽報長期一級類目二級類目文件材料歸檔基本范圍保管期限類目類號類名類號設(shè)備設(shè)施類5電梯設(shè)備038電梯運行、維修記錄、改裝和報廢的文件材料長期9

9、電梯安裝質(zhì)量評定表長期10電梯安全檢驗報告長期11其它供水設(shè)備041備件清單長期2安裝調(diào)試檢驗記錄移交書長期3維修使用說明書長期4安裝手冊長期5部件安裝圖、線路圖長期6購買合同長期7維修保養(yǎng)合同、簽報長期8運行、維修記錄、改裝和報廢的文件材料長期9其它空調(diào)設(shè)備051備件清單長期2安裝調(diào)試檢驗記錄移交書長期3維修使用說明書長期4安裝手冊長期5部件安裝圖、線路圖長期6購買合同長期7維修保養(yǎng)合同、簽報長期一級類目二級類目文件材料歸檔基本范圍保管期限類目類號類名類號設(shè)備設(shè)施類5空調(diào)設(shè)備058運行、維修記錄、改裝和報廢的文件材料長期9其它長期消防設(shè)備061備件清單長期2安裝調(diào)試檢驗記錄移交書長期3維修使

10、用說明書長期4安裝手冊長期5部件安裝圖、線路圖長期6購買合同長期7維修保養(yǎng)合同、簽報長期8運行、維修記錄、改裝和報廢的文件材料長期9其它辦公設(shè)備071購置合同長期2使用、維修說明書長期3合格證、質(zhì)保書等長期4使用、維修記錄長期5開箱驗收清單短期6其它機(jī)械設(shè)備081設(shè)備購置申請、批復(fù)長期2設(shè)備購置合同、協(xié)議長期3設(shè)備裝機(jī)圖、零件圖長期一級類目二級類目文件材料歸檔基本范圍保管期限類目類號類名類號設(shè)備設(shè)施類5機(jī)械設(shè)備084設(shè)備安裝使用維修說明書長期5設(shè)備電路圖長期6設(shè)備測試安裝記錄長期7設(shè)備安全、操作規(guī)程長期8設(shè)備合格證、質(zhì)保書長期9設(shè)備運行、檢修記錄長期10其它運輸設(shè)備091購置合同長期2使用、維

11、修說明書長期3合格證、質(zhì)保書長期4使用、維修記錄長期5驗車單長期6圖紙長期7其它智能化設(shè)備101設(shè)備購置合同長期2設(shè)備租用文件材料長期3設(shè)備使用維修說明書長期4設(shè)備合格證、質(zhì)保書等長期5智能化設(shè)備使用維修記錄長期一級類目二級類目文件材料歸檔基本范圍保管期限類目類號類名類號設(shè)備設(shè)施類5智能化設(shè)備106設(shè)備開箱驗收清單長期7設(shè)備監(jiān)控、通訊、自動辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)圖長期8有關(guān)信息數(shù)據(jù)磁盤、光盤備份、監(jiān)控錄像磁盤長期9水、電、電話、網(wǎng)絡(luò)等收費記錄長期10其它5維修維護(hù)檔案類材料歸檔范圍及保管期限一級類目二級類目文件材料歸檔基本范圍保管期限類名類號類名類號 維 修 維 護(hù) 類 6 房 屋 維 修 、 維 護(hù) 011房屋維修合同長期2房屋維修、維護(hù)申請單（報修單）、委托書長期3房屋維修、維護(hù)計劃、批準(zhǔn)文件長期4房屋維修、維護(hù)質(zhì)量驗收文件長期5房屋維修、維護(hù)預(yù)算、結(jié)算文件短期6圖紙長期7房屋維修、維護(hù)制度長期8房屋維修、維護(hù)記錄短期9其它 公 共 施 維 修 、 維 護(hù) 021公共設(shè)施維修申請單、委托書長期2公共設(shè)施維修計劃、批準(zhǔn)文件長期3公共設(shè)施維修質(zhì)量驗收文件長期4公共設(shè)施維修委托施工文件 長期5公共設(shè)施更新、更改部