SMDSASOP任務(wù)單和宴會(huì)協(xié)議書的存檔及銷售協(xié)議的借閱流程

1、標(biāo)準(zhǔn)操作流程standard operation procedure部門/分部門division/dept./section：smd/sa流程編號(hào)sop no.：smd-sa-sop-203職位job title: 宴會(huì)協(xié)調(diào)副理主旨subject：任務(wù)單和宴會(huì)協(xié)議書的存檔及銷售協(xié)議的借閱流程 變更版本記錄edition：2011年5月 第二次修訂傳達(dá)范圍communicated to: 宴會(huì)協(xié)調(diào)員頁數(shù)pages：4-1做什么what to do如何做how to do為什么why1.宴會(huì)協(xié)調(diào)員收到宴會(huì)協(xié)議方可根據(jù)協(xié)議填寫任務(wù)單。如遇特殊情況，銷售人員未能及時(shí)提供協(xié)議，需向上級(jí)主管報(bào)批。2.宴會(huì)

2、協(xié)議原件、任務(wù)單的存檔。3.宴會(huì)協(xié)議原件的借閱、復(fù)印。1. 宴會(huì)協(xié)調(diào)員收到銷售人員簽訂的宴會(huì)協(xié)議原件后方可根據(jù)協(xié)議制作任務(wù)單。特殊情況的處理方式：a、銷售員無法提前（小型宴會(huì)提前2天，大型宴會(huì)提前3天）提供銷售協(xié)議至本部的，需以郵件形式向營(yíng)銷總監(jiān)或資深銷售經(jīng)理報(bào)備并獲批準(zhǔn)后，本部根據(jù)該郵件內(nèi)容制作任務(wù)單，銷售員需于任務(wù)單發(fā)出3日內(nèi)將銷售協(xié)議原件補(bǔ)交本部。b、無法提供宴會(huì)協(xié)議至本部，銷售人員需提供書面報(bào)告說明其原因，送至營(yíng)銷總監(jiān)或資深銷售經(jīng)理簽批后抄送本部，本部根據(jù)該書面報(bào)告制作任務(wù)單。2.1宴會(huì)協(xié)調(diào)員需將宴會(huì)協(xié)議原件、經(jīng)簽批的任務(wù)單、最后一次更新版任務(wù)單一并裝訂存檔。2.2.每月底制作一份當(dāng)月

3、任務(wù)單目錄（見附件1），內(nèi)容包括宴會(huì)時(shí)間、公司名稱等相關(guān)信息。2.3.每日需將前一天已結(jié)束的宴會(huì)任務(wù)單及協(xié)議根據(jù)時(shí)間順序存入檔案柜中。每月3日之前必須將上月的宴會(huì)任務(wù)單及協(xié)議整理密封存檔，并附上目錄以備查閱。每年1月15日之前需將上一年度宴會(huì)任務(wù)單及協(xié)議整理送往營(yíng)銷辦存檔。3.1銷售員或酒店其他部門需查閱以往宴會(huì)協(xié)議原件，需經(jīng)宴會(huì)協(xié)調(diào)副理或主管同意；如需將宴會(huì)協(xié)議原件借離本部，需填寫宴會(huì)協(xié)議借閱單，并在1日內(nèi)歸還；如需將宴會(huì)協(xié)議原件復(fù)印或借閱時(shí)間超過1日時(shí)須報(bào)營(yíng)銷總監(jiān)或資深銷售經(jīng)理批準(zhǔn)后方可實(shí)行。3.2宴會(huì)協(xié)議借閱單（請(qǐng)見附件2.）須與原協(xié)議一并存檔，以備查閱。1.規(guī)范編制任務(wù)單的程序；便于宴會(huì)協(xié)議原件的存檔及以后的查閱。2.便于以后查閱。3.規(guī)范宴會(huì)協(xié)議原件的借閱、復(fù)印流程，防止協(xié)議的外流、丟失。相關(guān)表格：附加1.：任務(wù)單、宴會(huì)協(xié)議存檔目錄任務(wù)單、宴會(huì)協(xié)議存檔目錄（實(shí)際運(yùn)用使用excel文檔）序號(hào)發(fā)單時(shí)間任務(wù)單編號(hào)公司/旅行社名稱負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式銷售人員1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.附件2.：宴會(huì)協(xié)議借閱單宴會(huì)協(xié)議借閱單合同名稱：合同簽訂日期： 任務(wù)單編號(hào)：借閱時(shí)間：