新時(shí)期抓好辦公室行政管理研究

1、新時(shí)期抓好辦公室行政管理研究 辦公室作為一個(gè)綜合、全面的辦事機(jī)構(gòu)，既擔(dān)負(fù)著執(zhí)行、調(diào)研、智囊等宏觀管理職能，又擔(dān)負(fù)著文件起草、督辦協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)接待、通訊收發(fā)、后勤保障等微觀服務(wù)任務(wù)，是一個(gè)單位承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的“樞紐”。新時(shí)期新形勢(shì)對(duì)辦公室強(qiáng)化政務(wù)、搞好事務(wù)、規(guī)范服務(wù)等方面提出了更高要求。結(jié)合工作實(shí)際，筆者就做好新時(shí)期辦公室行政管理工作進(jìn)行了一些思考。 一、充分認(rèn)識(shí)辦公室工作的重要地位 辦公室是一個(gè)單位的“窗口”，地位和作用非常重要。作為辦公室人員，必須充分認(rèn)識(shí)辦公室的地位和作用，適應(yīng)新的形勢(shì)和任務(wù)的需要，努力提高服務(wù)企事業(yè)單位工作的綜合素質(zhì)。一方面，從辦公室的地位看，辦公室是綜合性辦

2、事部門，是保持一個(gè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的“橋梁”和“紐帶”，大量地、經(jīng)常性地聯(lián)系上下的工作是通過辦公室及其工作人員來進(jìn)行的。行政管理崗位往往被設(shè)在辦公室的“窗口”位置上，它擔(dān)負(fù)著日常的辦公室事務(wù)工作，盡管大多是瑣碎的事務(wù)、重復(fù)的服務(wù)，然而人們往往從這個(gè)“窗口”來看待和評(píng)價(jià)單位的工作。比如，習(xí)以為常的電話接轉(zhuǎn)，看似很簡(jiǎn)單，但它卻是代表著聯(lián)系內(nèi)外、左右的單位第一形象，它有上級(jí)指示、有各種問訊、有情況反映等等，只有做到了既了解單位的整體基本情況，又注意講話的態(tài)度、藝術(shù)，才能使來電者滿意、信服。另一方面，從提高辦公室整體效率看，單位各業(yè)務(wù)部門只負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作，而每一項(xiàng)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的合理、準(zhǔn)確、及時(shí)的銜

3、接，都要靠辦公室綜合協(xié)調(diào)、處理、解決。只有找準(zhǔn)、認(rèn)識(shí)到行政管理工作特定的位置和職能，才能牢固樹立全方位服務(wù)觀念，積極努力、耐心細(xì)致地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)，以良好的“窗口”形象，提高辦事效率，促進(jìn)辦公室的各項(xiàng)工作有序開展。 二，正確把握辦公室的行政管理職能 從行政管理的角度來看，辦公室面對(duì)的工作主要是上級(jí)部門以及本單位下達(dá)的各項(xiàng)行政工作，面對(duì)的人員主要是領(lǐng)導(dǎo)和各部門工作人員。辦公室的行政管理職能主要體現(xiàn)在四個(gè)方面。一是助手作用。辦公室對(duì)上級(jí)單位的部署結(jié)合本單位領(lǐng)導(dǎo)的意見貫徹執(zhí)行并組織實(shí)施和檢查落實(shí)執(zhí)行結(jié)果，對(duì)加強(qiáng)單位管理、維護(hù)正常工作秩序、保證工作質(zhì)量起到組織、執(zhí)行的重要作用。二是

4、參謀作用。辦公室人員要經(jīng)常深入工作一線，了解基層情況并聽取意見、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提出改進(jìn)建議，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出建設(shè)性參考意見，作好領(lǐng)導(dǎo)參謀。三是協(xié)調(diào)作用。辦公室在管理工作中需要負(fù)責(zé)單位的協(xié)調(diào)工作，以維持正常的工作秩序，及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)傳送上級(jí)主管部門以及本單位領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)指示精神，主動(dòng)協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，起著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用。四是保障作用。辦公室既要保證上級(jí)主管部門以及本單位分派和布置的各項(xiàng)具體事務(wù)工作及時(shí)有效地完成，保證領(lǐng)導(dǎo)集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要同單位內(nèi)各部門建立良好的工作關(guān)系，傾聽他們的意見，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性，齊心協(xié)力完成各項(xiàng)任務(wù)。三、辦公室工作要處理三個(gè)矛盾一是大局

5、和小局的矛盾。辦公室作為一個(gè)綜合職能部門，其性質(zhì)和其他部門的區(qū)別主要體現(xiàn)在服務(wù)性上這就要求辦公室把“一切服從大局，一切服務(wù)大局”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，當(dāng)部門工作與單位的整體工作、小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時(shí)候，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。同時(shí)盡力做好小局工作，因?yàn)樾【止ぷ魇亲龊么缶止ぷ鞯幕A(chǔ)和前提。二是主動(dòng)和被動(dòng)的矛盾。辦公室工作的服務(wù)性職能決定了其工作的被動(dòng)性，但要做好辦公室工作，又必須發(fā)揮主動(dòng)性，善于在被動(dòng)中求主動(dòng)，變被動(dòng)為主動(dòng)。對(duì)一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動(dòng)著手，提前準(zhǔn)備。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)、應(yīng)急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要有靈活的應(yīng)

6、變能力，做到忙而不亂。三是“過”與“不及”的矛盾。為領(lǐng)導(dǎo)出主意、當(dāng)參謀，一定要把握“度”，掌握分寸。辦公室在領(lǐng)導(dǎo)決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。要積極諫言，但不能瞎摻和。 四、做好辦公室行政管理工作的關(guān)鍵 發(fā)揮好辦公室的整體功能，關(guān)鍵要提高辦公室人員的整體素質(zhì)，培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)。在行政管理崗位上必須做到忠于職守、善于思考、勇于創(chuàng)新、樂于奉獻(xiàn)。一是要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，敢于面對(duì)矛盾和問題。在繁雜的事務(wù)中保持頭腦清醒，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，甘于吃苦，樂于奉獻(xiàn)，講究原則性、規(guī)范性。要保持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、一絲不茍的作風(fēng)，嚴(yán)格用各種紀(jì)律和規(guī)章制度要求自己。無論是大事、小事，都要時(shí)刻堅(jiān)持認(rèn)真細(xì)致的原則，做到不漏辦、不誤辦、不錯(cuò)辦。二是要努力提高能力，主動(dòng)適應(yīng)辦公室工作的新要求。辦公室工作面廣，綜合性強(qiáng)，行政管理人員不僅要正確高效地處理好日常事務(wù)，還要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀、助手。要始終保持良好的工作心態(tài)，在被動(dòng)服務(wù)中尋找主動(dòng)，探索做好行政事務(wù)工作的新路子，要注重對(duì)新知識(shí)、新問題的學(xué)習(xí)研究，在規(guī)范服務(wù)、搞好事務(wù)上要主動(dòng)去想、主動(dòng)去做。三是要強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)觀念，注重與同事建立良好的合作關(guān)系