信息時代電子會計檔案管理探討

1、信息時代電子會計檔案管理探討 一、會計信息化工作在電子會計檔案管理方面存在諸多問題 一是檔案管理人員的知識水平不夠全面。由于很多單位開展會計電算化時間不長，沒有意識到電子會計檔案管理的重要性，沒有采取措施加大會計檔案保管人員的業(yè)務(wù)培訓，很多單位負責會計檔案管理的人員沒有電子檔案管理的經(jīng)驗和業(yè)務(wù)素質(zhì)，缺少電子檔案管理和計算機應(yīng)用等方面知識。 二是會計檔案管理安全隱患突出。雖然計算機系統(tǒng)技術(shù)先進，功能強大，但也存在著不少缺陷：由于電子會計數(shù)據(jù)被記錄在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，計算機系統(tǒng)存儲電子會計數(shù)據(jù)容易不留痕跡被非法修改，而且磁盤、光盤容易損壞，如果不及時備份，一有突發(fā)事件可能損失極大；網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)容

2、易受到計算機病毒的危害，計算機中的會計系統(tǒng)軟件易被破壞，電子會計信息易被非法增刪改、竊取或泄露，不僅很難發(fā)現(xiàn)，而且破壞性極大。 二、要建立健全會計檔案管理制度 要保證會計資料準確、可靠，必須首先建立嚴格的會計內(nèi)控制度并嚴格執(zhí)行，嚴格的會計內(nèi)控制度能保證電子會計檔案材料全面及時歸檔、運行安全可靠。如建立會計歸檔登記簿、借閱登記簿等防止檔案丟失、泄密和毀損。建立嚴格的電子檔案管理認證制度，引進電子檔案加密技術(shù)可有效保證電子會計數(shù)據(jù)的安全性，防止外人非法進入電子會計檔案系統(tǒng)，認證技術(shù)包括指紋認證、口令認證、全息認證等。建立授權(quán)操作制度，可設(shè)立系統(tǒng)管理員、操作員、主管等崗位，專人專職避免越權(quán)操作，不同

3、崗位的職責和權(quán)限不同，相互牽制和監(jiān)督。 三、要加強會計數(shù)據(jù)安全風險防范 計算機取代傳統(tǒng)會計核算后，電子會計數(shù)據(jù)主要存儲于光盤、磁盤等磁性介質(zhì)，一旦發(fā)生盜竊、火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件，就可能導致全部數(shù)據(jù)丟失和毀損。因此，要高度重視加強會計檔案管理工作，一方面，要加強會計數(shù)據(jù)的日常安全，養(yǎng)成及時備份電子會計數(shù)據(jù)的習慣，注明備份時間和操作員的編號，備份文件最好用質(zhì)地優(yōu)良的光盤刻錄確保數(shù)據(jù)安全。年終要將本年度所有會計檔案整理歸類，標明內(nèi)容目錄、日期、備份人姓名等內(nèi)容。另一方面，要做好會計檔案保管工作。會計檔案室應(yīng)滿足防塵、防蟲、防磁、防火、防潮、防變形、防磨損、防強震等要求，有條件的單位應(yīng)安裝監(jiān)控和報警防

4、盜設(shè)備，一旦有火災(zāi)發(fā)生，可及時報警。 四、提高會計檔案保管人員的業(yè)務(wù)素質(zhì) 由于會計信息化條件下，保管電子會計檔案需要保管人員有更高的素質(zhì)，因為保管人員要定期對電子會計檔案進行檢測，及時做好數(shù)據(jù)維護工作。保管人員應(yīng)掌握檔案學、會計學和計算機應(yīng)用等方面的基本知識和技能，定期對電子會計數(shù)據(jù)庫進行優(yōu)化和備份，及時對已經(jīng)存檔備份的會計檔案數(shù)據(jù)進行檢查和核對，以便及時解決發(fā)現(xiàn)的問題。同時，還要定期進行病毒查殺和人工檢查，防止財務(wù)系統(tǒng)專用計算機感染病毒。因此，要采取措施提高電子會計檔案保管人員的素質(zhì)，比如加大對現(xiàn)有的會計檔案保管人員培訓力度、選拔招聘符合條件的保管人員等等。 五、總結(jié) 總之，電子會計檔案有很多優(yōu)點，但也有不足的一面。做好電子會計檔案管理的基礎(chǔ)工作，才能充分發(fā)揮電子會計檔案的強大功能