基于檔案管理的企業(yè)會(huì)計(jì)論文

1、基于檔案管理的企業(yè)會(huì)計(jì)論文 一、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的特殊性分析 (一)管理依據(jù)的特殊性 歸檔管理的會(huì)計(jì)檔案材料是財(cái)務(wù)管理工作中直接產(chǎn)生的，具有原始性、唯一性的文件材料，按照法定程序收集整理歸檔以后，更具有系統(tǒng)性和連貫性，成為可以作為法庭證據(jù)的依據(jù)性材料。為了保證會(huì)計(jì)檔案管理的合法有效，國家不僅在會(huì)計(jì)法中對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理做出了明確規(guī)范，并且專門制定、頒布了會(huì)計(jì)檔案管理辦法予以規(guī)范，這在其他門類檔案中是不多見的。在此基礎(chǔ)上，各個(gè)大型國有企業(yè)包括我公司在內(nèi)都制訂了專門的會(huì)計(jì)檔案管理制度，使會(huì)計(jì)檔案成為企業(yè)檔案管理中最為規(guī)范、明確、高效的門類之一。 (二)來源的特殊性 由于企業(yè)的自身特點(diǎn)，使檔案管理的前期階

2、段，即歸檔材料的形成、積累，歸檔前整理和按時(shí)移交，成為檔案管理中最難以規(guī)范化管理的階段。因?yàn)闅w檔材料的形成主體成分眾多，素質(zhì)參差不齊；歸檔材料產(chǎn)生的時(shí)間、處所及環(huán)境條件各異，所以歸檔材料質(zhì)量的可控性較難提高，會(huì)計(jì)檔案的來源同樣存在這些問題。雖然會(huì)計(jì)檔案歸檔材料是由專業(yè)的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)及會(huì)計(jì)人員移交給檔案部門，而且在移交歸檔前進(jìn)行過審查，但是會(huì)計(jì)憑證來源各異，數(shù)量繁多；會(huì)計(jì)賬簿專業(yè)性強(qiáng)，分類嚴(yán)格；其他會(huì)計(jì)資料種類繁雜，難以準(zhǔn)確分辨，這些特點(diǎn)在其它門類的檔案中都是不多見的。此外，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案歸檔材料積累、整理方法、質(zhì)量及歸檔時(shí)間界定等要素均有明確、嚴(yán)格的規(guī)定，同樣也有別于其它門類檔案。在歸檔時(shí)間上，當(dāng)年

3、的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后由財(cái)務(wù)部門自行保管一年，待下一個(gè)年度才移交歸檔；在整理方法上，會(huì)計(jì)檔案歸檔材料是由會(huì)計(jì)人員而不是檔案人員負(fù)責(zé)組卷及裝訂，以確保卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。 (三)管理的特殊性 會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的直接憑證，與企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的聯(lián)系非常緊密。因此，會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍必須涵蓋經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過程，必須如實(shí)反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)各環(huán)節(jié)之間的客觀聯(lián)系，這就要求會(huì)計(jì)檔案管理人員必須對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)部門和會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)工作有一定程度的了解并積極配合；會(huì)計(jì)檔案歸檔材料種類多樣，壽命周期長短各異，保管期限各不相同，有3年、5年、10年、15年、25年和永久等六個(gè)檔次，這是會(huì)計(jì)檔案獨(dú)有的特點(diǎn)；由于會(huì)計(jì)檔案數(shù)量多，特

4、別是短期保存的數(shù)量大，需要經(jīng)常進(jìn)行價(jià)值鑒定和及時(shí)銷毀。在我公司，只有會(huì)計(jì)檔案能夠做到定期組織進(jìn)行鑒定、銷毀。這些方面均與其他門類檔案有明顯區(qū)別。 (四)利用的特殊性 由于會(huì)計(jì)檔案涉及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，具有明顯的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和嚴(yán)格的保密要求，必須依法依規(guī)嚴(yán)格管理，無關(guān)人員不應(yīng)當(dāng)接觸。因此要求企業(yè)檔案部門做出適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案自身特點(diǎn)的專門規(guī)定，對(duì)利用會(huì)計(jì)檔案的主體、時(shí)間、地點(diǎn)及管理要求做出明確、細(xì)致的要求。要對(duì)利用者的資格進(jìn)行限制和審查，采取措施保證在利用會(huì)計(jì)檔案的過程中不致造成失密、泄密，要規(guī)定明確的利用程序并對(duì)整個(gè)利用過程實(shí)行嚴(yán)格有效的監(jiān)督管理，在確保館藏會(huì)計(jì)檔案完整與安全的前提下，積極開發(fā)館藏會(huì)計(jì)檔案

5、信息資源。 (五)信息化管理的特殊性 自2005年我公司檔案信息化建設(shè)起步以來，由于各門類檔案信息化建設(shè)難度不一，因此進(jìn)展步伐也各不相同，而會(huì)計(jì)檔案信息化就是其中特點(diǎn)比較鮮明的一類?？梢哉f，會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的速度是最快的，又是最慢的。所謂進(jìn)度最快，即會(huì)計(jì)檔案是最先完成案卷目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)的門類；所謂進(jìn)度最慢，即直到今天，我們也沒有完成會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，更不用說檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)了。事實(shí)上，會(huì)計(jì)檔案本身的特點(diǎn)已經(jīng)決定，后兩個(gè)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)既沒有必要性也沒有可行性。這個(gè)特點(diǎn)與其它門類檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作日新月異的局面形成鮮明的對(duì)比。 二、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)用方法 (一)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制

6、度的建立和實(shí)施控制 會(huì)計(jì)檔案和其它各門類檔案一樣，必須依法管理，堅(jiān)持“照制度辦事，按程序操作”的要求。 1.在制度建設(shè)方面應(yīng)當(dāng)抓好三個(gè)層次的工作：一是制訂專門的會(huì)計(jì)檔案管理制度；二是在國家相關(guān)法規(guī)修訂、企業(yè)實(shí)際情況變化等情況下，應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理制度進(jìn)行修訂；三是在實(shí)際工作中，應(yīng)逐步建立健全會(huì)計(jì)檔案接收、管理、利用和鑒定銷毀的具體操作程序，使會(huì)計(jì)檔案的管理真正處于有規(guī)可依、有章可循的良性環(huán)境。 2.在制度落實(shí)方面，要采取有力措施保證管理制度的有效實(shí)施和閉環(huán)控制，確保管理制度落到實(shí)處。應(yīng)當(dāng)做到三個(gè)納入：一是將檔案管理制度（包括會(huì)計(jì)檔案管理制度）納入企業(yè)的管理制度體系，確保檔案管理制度的效力；二

7、是將檔案管理制度的內(nèi)容納入職工培訓(xùn)課程，確保檔案管理制度的宣傳貫徹；三是將檔案管理制度的實(shí)施納入企業(yè)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核范圍，與各單位的工作績效掛鉤，這樣才能確保檔案管理制度的切實(shí)執(zhí)行。 (二)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案材料的歸檔前控制 歸檔前控制是檔案管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是一個(gè)容易被忽視的環(huán)節(jié)，在會(huì)計(jì)檔案管理工作中同樣如此。因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案在歸檔之前都是由專業(yè)會(huì)計(jì)人員管理，往往使檔案人員產(chǎn)生“會(huì)計(jì)檔案是歸檔前管理最規(guī)范的一類檔案”的慣性思維，從而放松對(duì)會(huì)計(jì)檔案材料的歸檔前控制。我們?cè)陂L期的管理實(shí)踐中認(rèn)識(shí)到，會(huì)計(jì)檔案管理人員必須提高對(duì)歸檔前控制這個(gè)環(huán)節(jié)重要性的認(rèn)識(shí)，必須采取有效手段確保檔案歸檔環(huán)節(jié)的質(zhì)量和效率

8、。會(huì)計(jì)檔案材料的歸檔前控制主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容。首先是對(duì)歸檔材料進(jìn)行現(xiàn)狀調(diào)研，切實(shí)掌握歸檔單位分管領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任人是否有變化，弄清應(yīng)歸檔材料的數(shù)量及保管現(xiàn)狀，以及可能影響歸檔工作進(jìn)度與質(zhì)量的其它情況，做到心中有數(shù)；其次是要與歸檔單位的領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任人保持溝通，建立經(jīng)常、及時(shí)、良性的信息交流；第三是針對(duì)調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行有的放矢的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，包括宣傳會(huì)計(jì)檔案管理法規(guī)與制度，傳授歸檔材料組卷、裝訂及保管的方法與要求，共同商討解決問題的思路與辦法等等，特別是在歸檔單位責(zé)任人員發(fā)生變動(dòng)后，這項(xiàng)工作的重要性更是不言而喻。一般來說，歸檔前管理工作越及時(shí)、主動(dòng)、細(xì)致，會(huì)計(jì)檔案材料的接收歸檔工作就會(huì)越順利。 (三)

9、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案材料的接收歸檔 會(huì)計(jì)檔案的接收歸檔工作是會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理不可缺少的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，必須按照“規(guī)范、明確、高效”的要求有序進(jìn)行。從上世紀(jì)九十年代末期開始，我們就逐漸摸索出一套行之有效的工作程序。每年剛過春節(jié)，我們就開始與歸檔單位溝通，在充分協(xié)商的基礎(chǔ)上制訂印發(fā)當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案歸檔計(jì)劃，確定各單位的歸檔次序、時(shí)間安排、歸檔材料內(nèi)容、歸檔手續(xù)以及聯(lián)系方式，當(dāng)然每年都要不厭其煩地重申歸檔要求，以保證歸檔計(jì)劃的可執(zhí)行性。然后就是為歸檔材料的進(jìn)館做好必要的準(zhǔn)備，包括柜架的規(guī)劃安排、位置調(diào)整、裝具準(zhǔn)備等各項(xiàng)工作，在此期間往往還要關(guān)注與指導(dǎo)歸檔單位制作歸檔材料交接清單的進(jìn)度與質(zhì)量。會(huì)計(jì)檔案歸檔材料的接收

10、工作既是技術(shù)活也是體力活。按照交接清單逐卷清點(diǎn)，核對(duì)名稱、編號(hào)、數(shù)量，精神高度集中，不敢稍有懈??；一卷檔案不過一兩斤重，但是要連續(xù)將幾千卷檔案在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行清點(diǎn)、搬運(yùn)、消毒、上架，不僅要求有較強(qiáng)的手腦協(xié)調(diào)能力，還要求有較好的身體素質(zhì)。 (四)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的安全保護(hù) 會(huì)計(jì)檔案接收入庫以后，雖然組卷、裝訂環(huán)節(jié)的工作已由會(huì)計(jì)人員完成，但是仍然有許多管理工作要做。首先是歸檔材料的清潔消毒就與其它檔案不同，其它檔案都是先消毒后裝訂，文件材料之間的間隙大而松散，臭氧氣體容易進(jìn)入，消毒時(shí)間不需要太長；而會(huì)計(jì)檔案是已經(jīng)裝訂完畢然后消毒，臭氧氣體難以順利進(jìn)入紙張之間，不但要求檔案在消毒柜中翻開擺放，還要適當(dāng)降低

11、檔案的擺放密度，適當(dāng)延長消毒時(shí)間，使消毒殺菌盡可能徹底。其次是會(huì)計(jì)檔案的裝具即卷盒種類多、規(guī)格多。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表的外形尺寸各不相同，因此除了會(huì)計(jì)報(bào)表與其它會(huì)計(jì)材料采用各門類檔案通用的卷盒外，我們還專門為會(huì)計(jì)憑證與會(huì)計(jì)賬簿量身定做了不同規(guī)格的卷盒。第三，會(huì)計(jì)檔案的保護(hù)、保密管理要求高。我公司于2013年為會(huì)計(jì)檔案庫房安裝了帶指紋鎖的門禁系統(tǒng)，改進(jìn)了防盜實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)，進(jìn)一步提高了會(huì)計(jì)檔案的安全防護(hù)水平。此外，還有會(huì)計(jì)檔案案卷封面、脊背、卷內(nèi)目錄和備考表的制作；總賬、分類賬和檢索工具的建立；由于檔案鑒定、銷毀而形成柜架空間，必須經(jīng)常進(jìn)行倒架調(diào)整，比其它檔案管理頻繁得多；會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量最

12、多，庫房面積最大，日常清潔衛(wèi)生工作量也最大。這些工作看起來瑣碎，但是缺一不可。 (五)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的利用管理 利用會(huì)計(jì)檔案最重要的就是要把握好開發(fā)檔案信息資源與保障檔案完整安全這兩者之間的辯證關(guān)系。首先，利用會(huì)計(jì)檔案的主體必須是持證上崗的專業(yè)會(huì)計(jì)人員，因此檔案部門應(yīng)當(dāng)掌握本企業(yè)的持證會(huì)計(jì)人員名單，并且定期與財(cái)務(wù)管理部進(jìn)行溝通，對(duì)名單進(jìn)行更新；其次，利用會(huì)計(jì)檔案必須事先經(jīng)公司財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)書面批準(zhǔn)，并有檔案部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，以確保利用的目的是因工作需要；第三，利用會(huì)計(jì)檔案必須在檔案部門設(shè)置的專用閱檔室內(nèi)進(jìn)行，必須有會(huì)計(jì)檔案管理人員現(xiàn)場服務(wù)，閱檔室內(nèi)還應(yīng)當(dāng)配備監(jiān)控?cái)z像頭、電話等必要設(shè)施；第四，如果需要

13、復(fù)制檔案，必須在審批手續(xù)中明確說明，并由會(huì)計(jì)檔案管理人員在檔案部門內(nèi)部進(jìn)行。 (六)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的鑒定及銷毀 到期會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理的最終環(huán)節(jié)，也是考驗(yàn)一個(gè)檔案工作者素質(zhì)的試金石。美國國家檔案館前館長、著名檔案學(xué)家巴克先生曾經(jīng)告誡我們：“人類的檔案遺產(chǎn)具有唯一性，不論由于何種原因失去其中任何一部分，都是整個(gè)人類的損失?！边@句話成為我們每次鑒定銷毀工作之前必須重溫的信條。為了確保會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作的質(zhì)量，首先必須組織鑒定工作小組，由企業(yè)總會(huì)計(jì)師擔(dān)任組長，財(cái)務(wù)部門、檔案部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員參加。其次應(yīng)由檔案人員制作案卷級(jí)鑒定清冊(cè)，并確保清冊(cè)的內(nèi)容與提交鑒定的檔案在順序、數(shù)量、內(nèi)容

14、各方面準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)。第三，采用逐卷鑒定的方法對(duì)到期的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。在鑒定前，應(yīng)要求參加鑒定的會(huì)計(jì)人員事先做好相應(yīng)準(zhǔn)備，對(duì)提交鑒定的檔案是否涉及未辦結(jié)的債權(quán)債務(wù)，是否涉及正在辦理的違法違紀(jì)案件等內(nèi)容要心中有數(shù)，以免造成珍貴證據(jù)的滅失。第四，鑒定工作結(jié)束后，檔案管理人員要按照鑒定結(jié)論，將經(jīng)過鑒定的檔案分為兩個(gè)部分，對(duì)應(yīng)當(dāng)繼續(xù)保存的檔案重新標(biāo)識(shí)、消毒、回庫；對(duì)應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案建立銷毀清冊(cè)，辦理審批手續(xù)后，送到有資質(zhì)的銷毀單位，采用化紙漿的方式進(jìn)行銷毀。最后，將銷毀清冊(cè)等鑒定工作資料完成簽字手續(xù)后，及時(shí)歸檔，永久保存。 (七)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)要點(diǎn) 我們必須清醒地認(rèn)識(shí)到，無論會(huì)計(jì)檔案有什么樣的特

15、殊性，信息化建設(shè)都是會(huì)計(jì)檔案管理的必由之路，這是不以我們意志為轉(zhuǎn)移的客觀規(guī)律。首先，扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)工作是信息化建設(shè)不可缺少的前提條件；其次，會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有機(jī)組成部分，并且應(yīng)與整個(gè)企業(yè)的信息化建設(shè)同步進(jìn)行；第三，會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)適應(yīng)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的實(shí)際情況，遵循其自身的客觀規(guī)律，實(shí)事求是地進(jìn)行。我們的設(shè)想是，對(duì)于會(huì)計(jì)賬簿類，數(shù)據(jù)庫建設(shè)到案卷級(jí)；在其他三個(gè)類別中，對(duì)于已經(jīng)歸檔的檔案，數(shù)據(jù)庫建設(shè)到案卷級(jí)，對(duì)于今后歸檔的檔案，在財(cái)政部下發(fā)的企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作方案正式實(shí)施后，根據(jù)實(shí)際情況，可能直接建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫。因?yàn)檫@個(gè)方案將對(duì)現(xiàn)行的會(huì)計(jì)檔案形成方式和載體形式做出重要調(diào)整：除會(huì)計(jì)憑證類繼續(xù)采用紙質(zhì)載體外，其它三類材料即會(huì)計(jì)賬簿類、會(huì)計(jì)報(bào)表類和其它會(huì)計(jì)材料類都將可能