文檔管理制度

1、XXXXf限公司正式文檔管理辦法0001編制：人力資源部審核：批準：使用部門:2018年01月8日發(fā)布 2018 年01月8日實施XXXX有限公司批準XXXXt限公司文檔管理辦法目的為加強公司文件的標準化管理，完善公司的質(zhì)量管理制度，便于文件的識別、 追溯和控制，規(guī)范存檔，確保公司重要文件具有唯一編號， 保證公司文件體系有 效運轉(zhuǎn)。范圍適用于本公司質(zhì)量管理體系要求的文件與外來文件、資料識別，以及質(zhì)量管 理體系實施過程中有關質(zhì)量記錄的標識。責任質(zhì)量負責人本企業(yè)各項質(zhì)量管理文件的起草、修訂、審核、分發(fā)、保管，以 及收集意見對各文件的修改、撤銷、替換、銷毀。各部門負責人負責本部門管理制度文件的具體執(zhí)

2、行，在評審意見分歧較大時, 通過傳閱或會審提供意見和建議?？偨?jīng)理負責對本制度的批準與廢除、并督促各部門對本制度的實施。項目文檔編寫規(guī)范文檔版本管理1文檔狀態(tài)變遷規(guī)則項目文檔狀態(tài)分為“草稿”、“正式”和“修改”三種。文檔剛建立時，具狀 態(tài)為“草稿”。文檔通過評審后，其狀態(tài)變?yōu)椤罢健?。此后若更改文檔，其狀態(tài) 變?yōu)椤靶薷摹?。修改完畢重新通過評審時，其狀態(tài)又變?yōu)椤罢健薄?文檔版本號文檔的版本號規(guī)則與文檔的狀態(tài)相關。(1)處于“草稿”狀態(tài)的文檔版本號格式為，YZ的數(shù)字范圍為0199,隨著文檔草稿的修正，YZ的取值應遞增。YZ的初值和增幅由文檔創(chuàng)建人或修改人 自己把握。(2)處于“正式”狀態(tài)的文檔版本

3、號格式為，X為主版本號，取值范圍為19。Y為次版本號，取值范圍為09。文檔第一次成為“正式”文件時，版本號為。如果文檔的升級幅度較小，版本號 Y值可適量增加，Y值增加一定程度，X 值將適量增加。檔文檔升級幅度較大時，才允許直接增大X值。(3)處于“修改”狀態(tài)的文檔版本號格式為，文檔正在修改時，一般只增 加Z值，值保持不變。當文檔修改完畢通過評審，狀態(tài)成為“正式”時，將 Z 值設為0,增加值。參見上述規(guī)則(2)。文檔標識項目所產(chǎn)生的文檔都有唯一、特定的編碼，具構成如下：項目標識 -文檔類 型-日期標號-版本號/序號。其中:項目標志：本項目的標識，表明本項目是“ xxxx ；文檔類型：商務文檔00

4、,項目管理文檔01,項目開發(fā)文檔02。日期編號：文檔創(chuàng)建日期；版本號：本文檔的版本號。序號：四位數(shù)字編碼，指明該文檔在項目文檔庫的總序號。？?一個文檔編碼的例子為：0015。項目文檔管理制度項目文檔按內(nèi)容分為三類，商務文檔，項目開發(fā)文檔，項目管理文檔其中，項目商務文檔有合同及附件、招標書、投標書、技術方案、談判會議 紀要、廠商報價清單、廠商技術方案、廠商授權書、財務的制度等；項目開發(fā)文 檔有需求規(guī)格說明書、概要設計說明書、詳細設計說明書、測試記錄及測試報告（單元測試、業(yè)務聯(lián)測）、用戶使用手冊、培訓材料、項目相關專業(yè)文檔、技術驗收報告、業(yè)務驗收報告及其它相關文檔；項目管理文檔有項目章程、項目管理

5、 計劃、項目范圍說明書、WBS項目進度計劃、項目進度控制表、項目成本計劃、 成本估算表、項目人員配置計劃、項目例會紀要、演示文件。文檔的保密和安全。根據(jù)文檔安全管理需要，大致可劃分為三個保密級別I級：具有比較高的保密需求，僅有文檔作者和項目負責人對文檔享有查閱及使用權，其他人員查閱需經(jīng)文檔作者和項目負責人同意，包括各種項目商務類文檔、各類軟件授權許可。R級：限制性保密需求文檔，只允許項目組內(nèi)部相關人員操作使用的文檔，包括需求文檔、系統(tǒng)分析設計文檔、開發(fā)文檔、測試文檔等開發(fā)文檔及項目成本 相關管理文檔，如因工作和業(yè)務需要，須經(jīng)過嚴格地審批程序才能外發(fā)。田級：一般保密性文檔，正常業(yè)務流轉(zhuǎn)文檔及一般

6、審批流轉(zhuǎn)文檔， 包括項目 計劃、項目進度等。項目文檔歸檔項目經(jīng)理必須在項目開發(fā)過程中，重視項目文檔的建立、整理、保存，并確保項目歸檔文件的完整性、真實性、可靠性和匹配性。項目組文檔管理員在文檔管理服務器上生成文檔存放目錄，項目組其他相關人員僅設置只讀權限。項目經(jīng)理或有關人員按文檔命名要求定期負責將項目文檔提交給文檔管理員。文檔管理員審核后上傳至文檔管理服務器。項目組負責人應會同文檔管理員定期檢查文檔的質(zhì)量、是否齊全、是否符合命名規(guī)范等。項目文檔調(diào)閱公司內(nèi)部人員因工作需要調(diào)閱文檔，必須由借閱人填寫項目文檔借閱單（見附件一），經(jīng)所在項目組經(jīng)理批準后提交各項目組文檔管理員，經(jīng)本組項目經(jīng)理審核后，開放

7、調(diào)閱權限。調(diào)閱的權限統(tǒng)一設置為：只讀。 對于電子文檔的權限開放應設置期限，到期后， 調(diào)閱人的權限將被關閉。對于紙質(zhì)文檔的調(diào)閱，相關人員應在借閱期內(nèi)及時歸還。如需延期借閱，需重新辦理相關手續(xù)。第十條 項目文檔保存方式分為電子和紙質(zhì)，原則上應以電子方式保存。電子文件應盡量轉(zhuǎn)換成PDF格式，統(tǒng)一設置為“不能修改”模式，并視需要設置為 “不能打印”模式。應確保相關電子文檔無病毒感染。第十一條項目組文檔管理員應按對項目文檔進行清點，核準無誤后正式接收移交的電子文檔和紙質(zhì)文檔，并視作該項目歸檔工作的完成。若發(fā)現(xiàn)有關清單和文檔不符合歸檔規(guī)范要求的，項目組文檔管理員有權要求對文檔重新進行編制和完善，直至符合歸

8、檔規(guī)范。第十二條項目組文檔管理員對項目文檔實施統(tǒng)一保管，并負責定期進行刻盤備份，保證歸檔項目文檔的安全可靠。檔案日常管理?（一）借閱?1、借閱手續(xù)：?（ 1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。?（ 2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。?（ 3） 檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。?2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復印和摘抄檔案。?3、借閱人確因工作原因需

9、要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經(jīng)辦公室主任批準。4、借閱人應于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。（二）銷毀1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的檔案銷毀清冊，報公司負責人審核批準，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀。檔案銷毀清冊需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。檔案銷毀清冊需永久保管。3 、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項； 正在項目建設期間的建設單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應單

10、獨抽出立卷，直到事項完結時為止。（三）移交1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制檔案移交登記表，報公司負責人審核批準并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交。檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，檔案移交登記表一 式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。（四）保密1、檔案室的任務是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。2 、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。3、愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。附件一項目管理文檔借閱單項目文檔借閱單 編號：借閱日期：計劃歸還日期：借閱事由：序 文件編力及右稱媒質(zhì)密級實際歸還日期1