整理制造企業(yè)材料采購(gòu)管理辦法

1、制造企業(yè)材料采購(gòu)管理辦法第一章 總則第一條 目的為加強(qiáng)企業(yè)規(guī)范化管理， 選擇合格的供應(yīng)商并對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行嚴(yán) 格的控制， 確保供貨商提供的物料滿(mǎn)足公司的規(guī)定要求， 最大限度的 降低采購(gòu)成本，特制定本辦法。第二條 適用范圍 本辦法適用于公司各項(xiàng)物料采購(gòu)時(shí)，價(jià)格之審核、下單、訂購(gòu)、 驗(yàn)收等，除另有規(guī)定外，悉依本辦法處理。第三條 職責(zé)劃分1、由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)物料的采購(gòu)工作。2、生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)提供產(chǎn)品相關(guān)技術(shù)要求、質(zhì)量保證條件等。3、倉(cāng)管部負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)回的物料進(jìn)行數(shù)量驗(yàn)收和品質(zhì)驗(yàn)證，檢驗(yàn) 試驗(yàn)室和物料使用部門(mén)負(fù)責(zé)進(jìn)廠材料的質(zhì)量檢驗(yàn)。4、總經(jīng)理或經(jīng)理對(duì)于重要材料的采購(gòu)，可直接與供應(yīng)商或代理 商議價(jià)。專(zhuān)項(xiàng)用料

2、， 必要時(shí)由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專(zhuān)人或指定部門(mén)協(xié)助 辦理采購(gòu)作業(yè)。第二章 采購(gòu)審批第四條米購(gòu)計(jì)劃的制定1、米購(gòu)部根據(jù)公司的月生產(chǎn)計(jì)劃結(jié)合市場(chǎng)供應(yīng)情況，核對(duì) 倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存量，確定物料的品種、規(guī)格、數(shù)量等方面的實(shí)際缺口，編 制當(dāng)月采購(gòu)月計(jì)劃，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施采購(gòu)。產(chǎn)成品庫(kù)存量應(yīng)根據(jù)企業(yè)銷(xiāo)售渠道的特點(diǎn)， 以一個(gè)季度銷(xiāo)售量的 一倍庫(kù)存量為宜。原材料存量應(yīng)以?xún)蓚€(gè)月使用量為限， 物料及備用品 庫(kù)存量不得超過(guò)3個(gè)月的用量。各項(xiàng)物資的庫(kù)存量要依據(jù)庫(kù)存變動(dòng)的 情況和對(duì)市場(chǎng)的預(yù)測(cè)進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。2、采購(gòu)月計(jì)劃經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后，采購(gòu)部與財(cái)務(wù)部各持一份， 采購(gòu)部依采購(gòu)月計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)作業(yè)。財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)月計(jì)劃 安排采購(gòu)所需的資

3、金。第五條計(jì)劃外零星物資的請(qǐng)購(gòu)1、請(qǐng)購(gòu)部門(mén)的劃分各項(xiàng)材料的請(qǐng)購(gòu)部門(mén)如下：1）常備材料：生產(chǎn)管理部門(mén)2）預(yù)備材料：物料管理部門(mén)3）非常備材料：應(yīng)急使用部門(mén)或物料管理部門(mén)2、請(qǐng)購(gòu)單的開(kāi)立、遞送1）請(qǐng)購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)依存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參酌庫(kù)存情況 開(kāi)立請(qǐng)購(gòu)單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng) 經(jīng)主管審核后依請(qǐng)購(gòu)核決權(quán)限呈核并編號(hào)，然后將“請(qǐng)購(gòu)單”送采購(gòu) 部門(mén)辦理采購(gòu)。2）需用日期相同且屬同一供應(yīng)廠商供應(yīng)的統(tǒng)購(gòu)材料，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)應(yīng)以請(qǐng)購(gòu)單附表，一單多品方式，提出請(qǐng)購(gòu)。3） 緊急請(qǐng)購(gòu)時(shí)，由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)于“請(qǐng)購(gòu)單”“說(shuō)明欄”注明原因, 并顯著表明“緊急采購(gòu)，*月*日前使用”，并以緊急文件遞送。

4、4）材料檢驗(yàn)須待試車(chē)方能實(shí)施者，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)應(yīng)于“請(qǐng)購(gòu)單”上 注明“試車(chē)檢驗(yàn)”及“預(yù)計(jì)試車(chē)期限”。第六條呈核及核決權(quán)限編制各類(lèi)物資“請(qǐng)購(gòu)單”后，送交對(duì)應(yīng)上級(jí)主管審核決定是否采 購(gòu)，核決通過(guò)后審核人在請(qǐng)購(gòu)單上簽批。各類(lèi)物資按照下述核決權(quán)限 報(bào)請(qǐng)核決：1. 原物料：1）請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1萬(wàn)元以上者，由部門(mén)經(jīng)理核決。2）請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1萬(wàn)元至5萬(wàn)元者，由副總經(jīng)理核決。3）請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在5萬(wàn)元以上者，由總經(jīng)理核決。2固定資產(chǎn)支出：1）請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在2000元以下者，由部門(mén)經(jīng)理核決。2）請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在2000元至2萬(wàn)元者，由副總經(jīng)理核決。3）請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在2萬(wàn)元以上者，由總經(jīng)理核決。3. 辦公及生活用品：1）

5、請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1000元以下者，由部門(mén)經(jīng)理核決。2）請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1000元至1萬(wàn)元者，由副總經(jīng)理核決。3）請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1萬(wàn)元以上者，由總經(jīng)理核決。第七條免開(kāi)請(qǐng)購(gòu)單部分下列總務(wù)性物品免開(kāi)請(qǐng)購(gòu)單，并可以使用部門(mén)直接辦理，但其核 決權(quán)限另訂，其列舉如下：1、賀奠用物品：花籃、禮物、花圈等。2、招待用品：飲料、香煙等。3、書(shū)報(bào)（含技術(shù)性書(shū)籍及定期刊物）、名片、文具等。4、工作人員執(zhí)行外勤直接消費(fèi)的材料項(xiàng)目。第八條選擇供應(yīng)商采購(gòu)單位于接到請(qǐng)購(gòu)單時(shí)，立即選擇合格供應(yīng)商、辦理詢(xún)價(jià)、議 價(jià)，并將詢(xún)議價(jià)結(jié)果記錄于請(qǐng)購(gòu)單。1、供應(yīng)商的選擇需從批準(zhǔn)的【合格供應(yīng)商名單】中選取；2、長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu)：凡經(jīng)常性使用，且使

6、用量較大宗的材料，采 購(gòu)部門(mén)應(yīng)事先選定廠商，議定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格，呈準(zhǔn)后通知各請(qǐng)購(gòu)部門(mén) 依需要提出請(qǐng)購(gòu)。第九條價(jià)格調(diào)查1、已核定之物料，采購(gòu)部必須經(jīng)常分析或收集資料，作為降低 成本之依據(jù)；2、本公司各有關(guān)部門(mén)，均有義務(wù)協(xié)助提供價(jià)格信息，以利采購(gòu) 部比價(jià)參考；3、已核定之物料采購(gòu)單價(jià)如需上漲或降低，應(yīng)附上書(shū)面之原因 說(shuō)明；4、采購(gòu)數(shù)量或頻率有明顯增加時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商適當(dāng)降低單價(jià)；5、采購(gòu)部應(yīng)隨時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)的浮動(dòng)數(shù)據(jù)，以利于更好的把握市 場(chǎng)；第十條詢(xún)價(jià)、比價(jià)和議價(jià)1、根據(jù)采購(gòu)物料的品種、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、和交付期的不同，采購(gòu)人元應(yīng)選擇至少三家符合采購(gòu)條件的供貨商作為詢(xún)價(jià)對(duì)象；2、采購(gòu)人員根據(jù)過(guò)去采購(gòu)的

7、情況，市場(chǎng)變化情況，以及公司成 本預(yù)算等情況，確定采購(gòu)目標(biāo)價(jià)格；3、在得到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息后，米購(gòu)人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)條件 進(jìn)行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面進(jìn)行核對(duì)，以保證供應(yīng)商可 以提供的物料符合公司實(shí)際的采購(gòu)要求， 并對(duì)供應(yīng)商所報(bào)的價(jià)格、交 付期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行分析比較，以便選擇條件最優(yōu)的供應(yīng)商；4、供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)之物料規(guī)格與請(qǐng)購(gòu)規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r(shí)， 采購(gòu)人員應(yīng)送請(qǐng)購(gòu)部門(mén)確認(rèn)；5、專(zhuān)用材料或用品，采購(gòu)部應(yīng)會(huì)同使用部門(mén)共同詢(xún)價(jià)與議價(jià)；6、對(duì)于廠商的報(bào)價(jià)資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價(jià)。在公司規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)，采購(gòu)人員應(yīng) 與供應(yīng)商進(jìn)行磋商，以使雙方最終在全

8、部條款上達(dá)成一致。7、對(duì)重大的物資采購(gòu)，無(wú)論是技術(shù)、商務(wù)談判，要保證參加人 數(shù)不少于兩人。有關(guān)價(jià)格、選型及其他重要的技術(shù)、商務(wù)談判，要求 有兩個(gè)以上的部門(mén)派人參加。第一條購(gòu)前核決及權(quán)限采購(gòu)經(jīng)辦人員經(jīng)與廠商初步溝通并完成詢(xún)價(jià)后，在“請(qǐng)購(gòu)單”上詳填列以下事項(xiàng)，呈報(bào)負(fù)責(zé)銷(xiāo)售上級(jí)核決：1、詢(xún)價(jià)或議價(jià)結(jié)果及擬訂“訂購(gòu)廠商” “交貨期限”與“報(bào)價(jià)有 效期限”；2、注明與廠商議定的付款條件；3、需與供應(yīng)廠商簽訂長(zhǎng)期合同者，外購(gòu)部門(mén)應(yīng)以簽呈及擬妥的 長(zhǎng)期合同書(shū)。核決權(quán)限按照請(qǐng)購(gòu)類(lèi)別和對(duì)應(yīng)的級(jí)別逐級(jí)呈銷(xiāo)售部主管、主管銷(xiāo) 售的副總經(jīng)理或總經(jīng)理核決?！罢?qǐng)購(gòu)單”經(jīng)核決后，如發(fā)生采購(gòu)數(shù)量、金額的變更時(shí)，請(qǐng)購(gòu)部 門(mén)應(yīng)依更

9、改后的采購(gòu)金額所需的核決權(quán)限重新呈核；但若更改后的核 決權(quán)限低于原核決權(quán)限時(shí)仍應(yīng)由原核決主管核決。第十二條價(jià)格復(fù)核與市場(chǎng)行情資料提供1、采購(gòu)部門(mén)應(yīng)調(diào)查主要材料的市場(chǎng)與行情，并建立廠商資料，作為采購(gòu)及價(jià)格審核的參考。2、采購(gòu)部門(mén)應(yīng)就企業(yè)內(nèi)各公司事業(yè)部所提重要材料的項(xiàng)目，提供市場(chǎng)行情資料，作為材料存量管理及核決價(jià)格的參考。第三章采購(gòu)的實(shí)施第十三條訂購(gòu)作業(yè)1、采購(gòu)經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的“請(qǐng)購(gòu)單”后，應(yīng)與供應(yīng)廠商進(jìn) 一步接觸，進(jìn)行正式的質(zhì)量、價(jià)格和后續(xù)服務(wù)談判。對(duì)金額較大的或批量采購(gòu)， 應(yīng)到對(duì)方生產(chǎn)工廠進(jìn)行實(shí)際考察， 在充分了解對(duì)方的資信 程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)后，向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意向。第十四條 簽訂訂

10、貨單1、在采購(gòu)作業(yè)所需的全部條款與供應(yīng)商達(dá)成一致后，采購(gòu)人員 需填寫(xiě)正式的采購(gòu)訂單，訂單需要列明至少下列條款：a、供應(yīng)商資料：包括名稱(chēng)、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；b、采購(gòu)物料的詳細(xì)描述：包括品名、型號(hào)、規(guī)格等，如有超出 標(biāo)準(zhǔn)的特殊要求需特別注明；c、訂單所采購(gòu)的數(shù)量/重量：?jiǎn)挝话b數(shù)量/重量；包裝件數(shù);d、價(jià)格：?jiǎn)蝺r(jià)，合計(jì)價(jià)、合同總額，定金或預(yù)付款e、交付期：分批交付時(shí)應(yīng)明確每批的交付時(shí)間和交付數(shù)量。f 、付款方式g、標(biāo)識(shí)：物料本身或包裝上的文字標(biāo)記（訂單號(hào)、供應(yīng)商、品 名、規(guī)格、單位包裝的數(shù)量 /重量、批號(hào)）。h、所需的質(zhì)量證明資料（檢驗(yàn)單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗(yàn)報(bào)告等）。i、質(zhì)量保證條款：

11、發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題時(shí)進(jìn)行退換或其他處理方法。j、裝箱清單（送貨單）和銷(xiāo)售發(fā)票的要求。2、采購(gòu)訂單原采購(gòu)項(xiàng)目核決人審核后，加蓋公司合同公章經(jīng)對(duì) 方簽章后生效。到供應(yīng)廠商處現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)的，有授權(quán)代理人簽字，對(duì)方 簽章后生效；采購(gòu)單一式二份，雙方各保存一份。采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)訂 單跟蹤和存檔。3、采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤控制物料訂購(gòu)交期，及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨 進(jìn)度。4、 發(fā)貨前要求供應(yīng)商于“送貨單”上注明“訂購(gòu)單編號(hào)”及“包 裝方式”，以便驗(yàn)收確認(rèn)。5、若屬分批交貨者，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)于“訂購(gòu)單”上加蓋“分批交貨”章以資識(shí)別。第十五條訂貨合同長(zhǎng)期定貨和大額進(jìn)貨，原則上均應(yīng)通過(guò)簽訂合同的辦法進(jìn)行。 應(yīng) 與承售商定買(mǎi)賣(mài)合同書(shū)一式

12、四份，第一份正本存采購(gòu)單位，第二份正 本存承售商，第三份副本存請(qǐng)購(gòu)單位，第四份副本及暫付款申請(qǐng)書(shū)的 第二聯(lián)送會(huì)計(jì)單位供整理定金或付款用。第十六條緊急訂貨采購(gòu)部門(mén)接到請(qǐng)購(gòu)部門(mén)以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購(gòu)案件，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢(xún)價(jià)、議價(jià)，接到請(qǐng)購(gòu)單后，按采購(gòu)程序明確專(zhuān)人 迅速辦理。第十七條進(jìn)度控制及事務(wù)聯(lián)系1、采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將采購(gòu)過(guò)程分為請(qǐng)購(gòu)、詢(xún)價(jià)、訂購(gòu)、交貨四個(gè)階段，以“米購(gòu)進(jìn)度控制表”控制米購(gòu)作業(yè)進(jìn)度。2、采購(gòu)經(jīng)辦人員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時(shí)，應(yīng)填制“進(jìn)度異 常反應(yīng)單”并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)呈主管核示 后轉(zhuǎn)送請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，依請(qǐng)購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)擬訂對(duì)策處理。第十八條米購(gòu)作業(yè)方式除一般采購(gòu)作

13、業(yè)方式外，采購(gòu)部門(mén)可依材料使用及采購(gòu)特性， 選 擇下列一種最有利的方式進(jìn)行米購(gòu)：1、集中計(jì)劃采購(gòu)：凡具有共同性的材料，須以集中計(jì)劃辦理采 購(gòu)較為有利者，可核定材料項(xiàng)目，通知各請(qǐng)購(gòu)部門(mén)依計(jì)劃提出請(qǐng)購(gòu)， 米購(gòu)部門(mén)定期集中辦理米購(gòu)。2、長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu)：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，采 購(gòu)部門(mén)應(yīng)事先選定廠商，議定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格，呈準(zhǔn)后通知各請(qǐng)購(gòu)部門(mén) 依需要提出請(qǐng)購(gòu)。第十九條退貨作業(yè)對(duì)于檢驗(yàn)不合格的材料退貨時(shí)，應(yīng)開(kāi)立“材料交運(yùn)單”并檢附有 關(guān)的“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”呈主管簽認(rèn)后，憑此異常材料出廠。第四章驗(yàn)收與付款第二十條貨物進(jìn)廠驗(yàn)收1、貨物進(jìn)廠供應(yīng)商交貨時(shí)采購(gòu)部通知倉(cāng)庫(kù)，實(shí)際清點(diǎn)件數(shù)或稱(chēng) 重，對(duì)貨物攜帶的

14、有關(guān)證件進(jìn)行驗(yàn)證，經(jīng)與請(qǐng)購(gòu)單內(nèi)容核對(duì)相符后簽 收，倉(cāng)庫(kù)出具收料單并有庫(kù)管員簽章入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)不符時(shí)，即通知采 購(gòu)部會(huì)同處理。2、對(duì)有專(zhuān)項(xiàng)質(zhì)量要求的原料，有檢測(cè)手段的同時(shí)通知檢驗(yàn)試驗(yàn) 室檢測(cè)驗(yàn)收，無(wú)檢測(cè)手段的物資同時(shí)通知使用部門(mén)派員驗(yàn)收。 驗(yàn)收合 格后于倉(cāng)庫(kù)出具收料單并有庫(kù)管員簽章、使用部門(mén)在驗(yàn)收欄加蓋印 章，檢驗(yàn)試驗(yàn)室出具驗(yàn)收單。3、分批交貨以分批方式收料時(shí)，必須以“分批收料單”（一式三 聯(lián)）辦理收料，其手續(xù)與本辦法第二十條規(guī)定相同。第二十一條付款結(jié)算1、物料管理部門(mén)應(yīng)按照已辦妥收料的“請(qǐng)購(gòu)單”連同“材料檢 驗(yàn)報(bào)告表”（其免填“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”部分，應(yīng)于收料單加蓋“免 填材料檢驗(yàn)報(bào)告表”章）送采購(gòu)部門(mén)，經(jīng)與發(fā)票核對(duì)無(wú)誤，于翌日前 由主管核章后送會(huì)計(jì)部門(mén)。會(huì)計(jì)部門(mén)應(yīng)于結(jié)賬前，辦妥付款手續(xù)。如 為分批收料者，“請(qǐng)購(gòu)單”的會(huì)計(jì)聯(lián)須于第一批收料后送會(huì)計(jì)部門(mén)。采用預(yù)付定金采購(gòu)的，對(duì)短交款項(xiàng)，應(yīng)依照倉(cāng)管部門(mén)實(shí)收數(shù)量， 進(jìn)行整理付款。須待試車(chē)檢驗(yàn)的材料，其訂立合同部分，依合同規(guī)定辦理付款， 未訂合同部分，依采購(gòu)部門(mén)呈準(zhǔn)的付款條件整理付款。第二十二條進(jìn)度控制及異常處理1、采購(gòu)部應(yīng)特別注意“請(qǐng)購(gòu)單”注明的到貨時(shí)間要求，掌握到 貨進(jìn)度。2、采購(gòu)部于供貨方發(fā)貨日期有延誤時(shí)，應(yīng)主動(dòng)與供貨廠商聯(lián)系 催交，并開(kāi)立“進(jìn)度異常反應(yīng)單”記明異常原因及處理對(duì)策，通知請(qǐng) 購(gòu)部門(mén)，并依請(qǐng)購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)處理。第二十三條質(zhì)