公司辦公例會管理等條例

1、1 主題內(nèi)容及文件適用范圍1.1 本文規(guī)定了公司辦公例會管理辦法，旨在督促公司對其日常運營、管理工作進行定期檢查跟蹤，發(fā)現(xiàn)存在的問題并及時改進，加強公司內(nèi)部各部門工作的溝通，規(guī)范公司管理。1.2 本制度適用于 各地公司的辦公例會管理。2 管理與組織2.1 總部企業(yè)規(guī)劃管理部制訂本制度并負責(zé)修訂解釋。2.2 高級行政總監(jiān)負責(zé)對所轄行政大區(qū)內(nèi)各公司例會的執(zhí)行情況進行檢查和監(jiān)督。2.3 公司行政總監(jiān)負責(zé)本公司辦公例會的召集主持和管理工作。2.4 公司行政部負責(zé)辦公例會的具體組織、會議記錄、會后任務(wù)跟蹤檢查等工作。3 管理內(nèi)容3.1 會議目的：檢查、掌握公司日常運營、管理工作執(zhí)行情況，加強公司內(nèi)部各部

2、門工作的溝通，規(guī)范公司管理。3.2 會議周期和時間：每周例會，每周第一個工作日召開，會議時間應(yīng)控制在3小時之內(nèi)（各公司可結(jié)合實際情況確定會議時間）。3.3 會議地點：公司所在地會議室。3.4 責(zé)任部門：公司行政部。3.5 會議召集及主持人：公司行政總監(jiān)（助理行政總監(jiān)）3.6 參會人員：高級行政總監(jiān)（如有）、高級商務(wù)總監(jiān)（如有）、行政總監(jiān)（助理行政總監(jiān)）、商務(wù)總監(jiān)（助理商務(wù)總監(jiān)）、各部門經(jīng)理級員工、行政總監(jiān)（助理行政總監(jiān)）認為有必要參加例會的其他員工。3.7 會議議程3.7.1 上周例會決定事項執(zhí)行情況的跟進總結(jié)；3.7.2 各部門通報上周工作總結(jié)、下周工作計劃；3.7.3 針對存在的問題進行溝

3、通研討，制定解決方案；3.7.4 傳達、解釋總部的最新政策、文件和要求；3.7.5 其他需要溝通、交流的事項。3.8 會議程序：3.8.1 公司行政部負責(zé)會議通知、會議室安排、所需文字材料、儀器設(shè)備等的準(zhǔn)備工作。上述工作應(yīng)在會議召開前10分鐘就緒。3.8.2 與會人員必須嚴格遵守會議時間，應(yīng)盡量提前兩分鐘到達開會地點，如有特殊原因臨時不能與會者，應(yīng)提前通知主持人，并安排部門員工參會。3.8.3 行政部需負責(zé)做會議內(nèi)容記錄，會后整理會議紀(jì)要，會議紀(jì)要要標(biāo)明會議召開的時間、地點、參加及缺席人員的情況及會議議題，簡明扼要反映會議內(nèi)容，并準(zhǔn)確真實地反映與會人員的意圖，在會后1個工作日內(nèi)整理完畢電郵發(fā)送

4、參會人員，抄送行政大區(qū)高級行政總監(jiān)、片區(qū)高級商務(wù)總監(jiān)和總部企業(yè)規(guī)劃管理部。3.8.4 會議內(nèi)容的跟蹤落實：與會人員及各有關(guān)部門要認真執(zhí)行會議決定的事項，嚴格按照會議決定的內(nèi)容開展相關(guān)工作并及時向行政總監(jiān)、商務(wù)總監(jiān)和有關(guān)負責(zé)人匯報工作進展情況。3.9 會議紀(jì)律3.9.1 與會人員必須認真對待會議主題，積極發(fā)表自己的見解，對發(fā)表意見的真實性、可行性負責(zé)。并且要注意條理清晰，簡明扼要。3.9.2 會議期間，所有與會人員應(yīng)將隨身攜帶的手機調(diào)至振動狀態(tài)，中途不得隨意離場。3.9.3 辦公例會上討論的問題屬于公司機密，參會人員必須遵守公司的保密制度保守公司機密。 3.10 處罰規(guī)定:3.10.1 無故缺席

5、人員罰款300元，并給予通報批評；無故遲到人員每遲到1分鐘罰站5分鐘，以此類推。3.10.2 違反3.9.3規(guī)定的人員將視嚴重程度給予行政處分降級降薪、留職查看直至開除。必要時，對于情節(jié)嚴重者公司將訴諸法律解決。3.10.3 本條涉及的罰款將作為員工活動經(jīng)費由公司行政部統(tǒng)一保管，行政總監(jiān)（助理行政總監(jiān)）批準(zhǔn)后使用。3.11 工作周報管理辦公例會要求各部門采用工作周報的方式，向全體與會人員通報本部門上周工作完成情況及下周工作計劃。周報具體要求如下：3.11.1 提交周報的時間：每周五下班前交公司行政總監(jiān)工作郵箱。3.11.2 周報內(nèi)容要求：3.11.2.1 工作周報包括本周工作總結(jié)與下周工作計劃

6、（請按附件模版要求填寫）3.11.2.2 周工作總結(jié)要求3.11.2.2.1 對照周計劃目標(biāo)，逐條總結(jié)完成情況及主要工作，總結(jié)中應(yīng)說明工作重點、達到的效果以及工作經(jīng)驗和教訓(xùn)。3.11.2.2.2 對存在的問題要作出簡要說明及分析，分析對目標(biāo)實現(xiàn)產(chǎn)生重要影響的問題及導(dǎo)致該問題的關(guān)鍵因素。3.11.2.2.3 對未盡工作和存在問題提出進一步解決方案。 3.11.2.3 下周工作計劃3.11.2.3.1 要逐條列出下周部門各項工作計劃，各項工作要有量化的目標(biāo)，對不可量化的目標(biāo)要盡可能細化。3.11.2.3.2 要指明各項工作預(yù)計的結(jié)束時間、本周的工作目標(biāo)、是否需要上級或其它部門的配合等內(nèi)容。3.11.3 工作周報的考核3.11.3.1 無正常理由，未按時提交工作周報的，予以通報批評（扣除部門負責(zé)人當(dāng)月績效工資的50%。3.11.3.2 由于特殊原因（出差、休假、重要事宜處理等）未按時提交工作周報者，應(yīng)及時向行政總監(jiān)（助理行政總監(jiān)）說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后，可在事由結(jié)束后二日內(nèi)補交工作周報。3.11.3.3 上述考核由行政總監(jiān)（助理行政總監(jiān)）負責(zé)。4 附件4.1