行政事務管理工作（中小型房地產(chǎn)企業(yè)事務制度）

1、 行政事務管理制度行政事務管理工作第一節(jié) 總則第一第一條 為規(guī)范公司行政事務管理工作，特制定本制度。第一第二條 公司各部門凡涉及到行政管理各類事項，均應依照本管理制度執(zhí)行。第一第三條 公司行政部具體負責公司行政管理工作，并監(jiān)督其它部門的執(zhí)行情況。第二節(jié) 印信管理第一第四條 印信是印章及證信的統(tǒng)稱。第一第五條 印章包括公司公章、法定代表人名章、財務負責人名章、財務專用章、合同專用章及因工作需求而使用的部門章、個人名章。證信包括介紹信、證明信、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、企業(yè)代碼證、資質(zhì)證書及公司獲批的各類許可證書等。第一第六條 印信由公司指定專人管理。財務專用章、法定代表人名章、財務負責人名章由公司財

2、務部專人管理。第一第七條 印信保管人員在外出或因請假不能履行保管職責時，公司應指定人員臨時保管。印信保管人員應是公司正式員工并應相對穩(wěn)定。第一第八條 印章使用的范圍： （一）以公司名義上報、下發(fā)的各類文件。（二）重要文件，如經(jīng)濟類預（決）算合同、采購合同、協(xié)議書、授權(quán)書、委托書、銀行貸款書、擔保書等。（三）日常報表，如財務報表、統(tǒng)計報表等。（四）商品房銷售合同。（五）以公司名義或員工所需使用介紹信。第一第九條 各部門需用印章時，應事先填寫印信使用審批表，經(jīng)部門經(jīng)理、主管領導、總經(jīng)理簽批后，連同經(jīng)審核的文件、文稿交印信管理人員蓋印。第一第十條 公司商品房銷售合同按特定的程序辦理合同蓋印。第一第十

3、一條 印信管理人員不得在審核手續(xù)不完備的文本及空白介紹信、空白紙加蓋印章，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準。由于違反規(guī)定造成不良后果的，公司將追究部門負責人及印信管理人員的責任。第一第十二條 各部門因工作需求將印章拿到公司外辦理公務時，除正常履行審批程序外，印信管理人員將攜章隨同前往，保證印章使用過程中的安全性。第一第十三條 如有特殊情況，總經(jīng)理不能及時簽批時，可電話委托印信 管理人員先行辦理，事后補簽。第一第十四條 合同、協(xié)議用印應按照公司有關合同管理規(guī)定執(zhí)行審核程序，頁碼較多的要加蓋騎縫章。第一第十五條 刻制部門印章、指定業(yè)務印章，或因工作需要刻制個人名章的，應由其部門提出書面申請，經(jīng)部門主管領導、

4、總經(jīng)理審批后，由公司行政部負責制發(fā)。 第一第十六條 印章的印文由于長期磨損，加蓋時出現(xiàn)不清晰的問題時，印信管理人員應及時提出換印申請，經(jīng)部門負責人、主管領導、總經(jīng)理審批后，由公司行政部負責制發(fā)。新章使用前應在印模表中加蓋印模，標明制發(fā)日期，并由部門負責人及印信管理人員共同對舊印章進行銷毀。第一第十七條 印章如發(fā)生遺失情況時，印信管理人員應向該印章登記機關報備，并依法公告作廢。第一第十八條 除履行第十七條程序外，印信管理人員應及時提出補章申請，申請中要標明原印章種類、字體、制發(fā)日期、遺失經(jīng)過，由部門負責人、主管領導、總經(jīng)理審批后，由公司行政部負責制發(fā)，后制印章印文字體應有別于原印章，方便于區(qū)分。

5、第一第十九條 部門因工作需要使用公司證信時，應事先填寫印信使用審批表，經(jīng)部門負責人、主管領導、總經(jīng)理審批后，由印信管理人員負責辦理。第一第二十條 證信使用人發(fā)生將證信丟失或損壞的情況時，應立即告之公司領導，以便公司采取補救措施。第一第二十一條 印信管理人員應在當年結(jié)束后的一月內(nèi)，將上一年的介紹信存根及印信使用審批表整理歸檔，一本介紹信不得跨年度使用。第一第二十二條 印信管理人員應按工商等證照管理部門的要求，辦理營業(yè)執(zhí)照等各種證照的年檢工作（稅務登記證除外）。第三節(jié)公文管理第一第二十三條 公文管理是指收文、文本制作和發(fā)文。第一第二十四條 收文依以下程序辦理：（一）簽收：機要秘書按公文件數(shù)查收。（

6、二）拆封：公文由機要秘書拆封，非經(jīng)授權(quán)，他人不得代拆。（三）登記：機要秘書將收到的文件進行登記：1、收文日期；2、文件編號；3、保密等級；4、來文單位；5、文件標題；6、份數(shù)；7、辦理情況；8、備注。（四）傳閱：機要秘書將行政部經(jīng)理簽批的文件及時分送到公司相關領導、部門。收件人應在傳閱收文登記表上簽字，傳閱文件時間原則上不超過四個小時，以免發(fā)生扣壓、超時，影響他人傳閱的現(xiàn)象出現(xiàn)，文件不得橫向傳遞。（五）督辦：對承辦部門（或承辦人）承辦的事項由機要秘書進行督辦，隨時向公司領導提供進展情況。第一第二十五條 參加政府各部門召開的會議或其他外部會議帶回的文件材料應交公司行政部按收文程序辦理。第一第二十

7、六條 對傳閱、承辦完畢的外部公文，機要秘書要按歸檔要求及時存檔保存。第一第二十七條 公文制作。（一）公司常用公文種類為：請示、批復、報告、通知、通告、決定、函、會議紀要等。（二）以公司名義向政府各部門呈報的請示、批復及公司有關人、財、物方面的重要決定和規(guī)章制度等，發(fā)文字號為哈上字200x第xx號。第一第二十八條 總經(jīng)理辦公會議紀要發(fā)文字號為總經(jīng)辦紀字200x第xx次。第一第二十九條 各部門根據(jù)工作需要以公司名義發(fā)文的由部門承辦人擬稿，負責人審核，行政部核稿，公司總經(jīng)理簽發(fā)，行政部負責登記、編號、印章、分發(fā)。第一第三十條 行政部有權(quán)對文稿進行修改，內(nèi)容不實、格式不規(guī)范的文稿可退回擬稿部門。第一第

8、三十一條 公司各部門應指定專人（兼職）負責文書工作，做好各類文件的管理工作。第一第三十二條 公司各部門在工作中形成文書，包括文件、會議紀要、決議、照片圖表、影像等帶有保存價值的資料，都要由兼職文書收集、分類整理，并送至公司行政部門歸檔。第四節(jié) 會議管理第一第三十三條 會議分類：1、總經(jīng)理辦公會議2、公司周例會3、專業(yè)會議。（一）總經(jīng)理辦公會議由總經(jīng)理召集，行政部經(jīng)理負責組織，參加人為公司高管層，及根據(jù)會議需要應例席人員。會議內(nèi)容為對公司項目投資、人事、工程、制度、工資、獎罰等進行決策。會議每周三下午14：00召開，或在必要時臨時召開。（二）公司周例會由總經(jīng)理召集，行政部秘書負責組織，參加人為公

9、司高管層及各部門負責人。會議內(nèi)容為各部門負責人匯報上周工作及下周工作安排，會議將決定或處理公司日常工作中需研究或協(xié)調(diào)解決的問題。會議每周一上午8：30召開，或在必要時臨時召開。（三）專業(yè)會議由總經(jīng)理、副總經(jīng)理或部門（專業(yè)）負責人召集并主持，解決專業(yè)工作中存在的某些問題。會議根據(jù)需要不定期召開。第一第三十四條 會議管理。（一）公司行政部是公司各類會議的歸口管理部門，應提前召集參會人員并對會場進行布置、準備議題等。（二）總經(jīng)理辦公會議召開前，行政部經(jīng)理應向參會的公司各位高管人員征集會議議題，并形成文稿形式交公司總經(jīng)理，以備會議研討之用。（三）公司周例會召開前，行政部秘書應向參會各部門負責人收集工作

10、計劃，在開會前交公司總經(jīng)理，方便總經(jīng)理在會議期間及時參閱。（四）參會人員應準時參會，不準遲到或早退，特殊情況不能參會的或不能準時到會場的，須提前向會議召集人請假。否則將按公司相關規(guī)定予以罰款。（五）參會人員在會議期不得隨意走動，為保持會場安靜，手機應置于振動。（六）總經(jīng)理辦公會議由公司行政部經(jīng)理作會議紀要，公司周例會由行政部秘書作會議紀要，并相應作好紀要的編號、下發(fā)、存檔工作。第五節(jié) 檔案管理第一第三十五條 為加強公司各類檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為公司各項工作提供完善的檔案服務，特制定本制度。第一第三十六條 檔案是指公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營活動、企業(yè)文化建設中形成的對公

11、司及社會有保存價值的文字、圖表、聲像等歷史記錄。第一第三十七條 公司的檔案管理工作由公司行政部負責組織完成。公司財務檔案由財務部負責按照有關財務制度規(guī)定進行內(nèi)部管理。第一第三十八條 公司各部門在工作中形成的，具有查考利用價值的文件材料等，必須按規(guī)定期限向公司行政部移交，任何部門和個人不得據(jù)為已有。第一第三十九條 公司檔案管理采取年度分類法。類別分為行政管理、開發(fā)項目管理、人事勞資管理、固定資產(chǎn)管理、法律管理、宣傳、聲像等。第一第四十條 歸檔范圍。（一） 政府和外部單位文件材料應歸檔的有：（1）上級政府機關頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料。（2） 政府領導及友好單位領導檢查、參觀公司工作時的重要

12、指示、講話、題詞、照片和有特殊保存何時價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內(nèi)容的報刊；（3）有關業(yè)務機關對公司檢查工作中形成的重要文件；（4）其他單位與公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件等。（二）公司文件材料應歸檔的有：（1）公司頒發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿 ；（2）公司的請示與上級單位的批復文件；各部門的請示與公司的批復文件；（3）公司及各部門的工作計劃、總結(jié)、報告；（4）公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的文字、聲像材料；（5）公司領導公務活動形成的重要文件、記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料；（6）公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者

13、發(fā)表的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；（7）反映公司經(jīng)營和管理的各種文件、資料、合同、協(xié)議等； （8）公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料；（9）公司各類規(guī)劃設計資料、文件、建筑施工圖紙；（10）公司制定的規(guī)章制度；（11）公司的歷史沿革（包括公司簡介）、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（12）公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；（13）公司及各部門任免、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術(shù)職務評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲

14、等工作形成的文件材料；（14）公司員工檔案、社保報表；（15）公司外事活動中形成的計劃、請示、報告、總結(jié)、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（16）公司解決法律糾紛問題形成的文件材料；（17）公司固定資產(chǎn)采購工作中獲取產(chǎn)品的說明書、保修單等。第一第四十一條 歸檔要求。（一）公司各部門應在每月20日以前將上月需歸檔的文件材料整理、立卷，交公司行政部。（二）各部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件、材料，如檔案材料還需使用，應先立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。（三）各部門移交檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)。傳交到檔案管理員的檔案、資料，

15、檔案員須填寫接收清單（一式兩份），一份由檔案員保存，一份由傳交人保存。（四）歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。第一第四十二條 檔案保管期限。第一公司檔案保管期限將根據(jù)國家檔案法的相關規(guī)定，并結(jié)合公司具體情況分為永久、十年、五年、三年、一年。第一第四十三條 檔案借閱。（一）公司各部門因工作需要借閱本部門業(yè)務檔案及公司檔案的，需填寫借閱審批單，經(jīng)審批后方可借閱。（二）借閱秘密級以上（含秘密級）檔案的，須經(jīng)部門負責人、主管領導、總經(jīng)理審批。（三）對借閱的檔案不得泄密、涂改、拆散、復印、轉(zhuǎn)借和攜帶外出，如有特殊情況，須經(jīng)總經(jīng)理批準。

16、第一第四十四條 檔案的鑒定與銷毀。（一）公司行政部對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。（二）檔案鑒定工作由行政部主持，相關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。（三）可銷毀的檔案材料由鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關領導批準后，方可銷毀。（四）銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字確認。第六節(jié) 保密管理第一第四十五條 為保守公司秘密，確保公司經(jīng)營活動正常運行，特制定本制度。第一第四十六條 保密工作是指對可能發(fā)生的泄密和竊密活動所采取的系列防范措施。第一第四十七條 公司秘密是指涉及公司利益，在一定時間

17、內(nèi)只限一定范圍內(nèi)相關人員知悉的事項。第一第四十八條 公司行政部是公司保密工作的具體執(zhí)行部門，將對其它部門進行保密培訓，調(diào)查處理失密、泄密、竊密事件，所做的保密工作對公司總經(jīng)理負責。第一第四十九條 公司每位員工均有保守公司秘密的義務和制止他人泄密、竊密的權(quán)利。第一第五十條 保密范圍。（一）公司重大決策的秘密事項。（二）公司尚未實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策。（三）公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、議向書、專利發(fā)明、可行性報告、重要會議記錄（紀要）等。（四）公司財務預決算報告及各類財務報表、統(tǒng)計報表。（五）員工個人檔案 、人事情況等。（六）其他經(jīng)總經(jīng)理辦公會議確定應當保密的相關事項。第一第五十一條 公

18、司密級確定為“絕密”、“機密”、“秘密”三種。（一）絕密級。（1）公司領導的傳真、重要文件、書信；（2）非公開的規(guī)章制度；（3）財務資金流向及銀行存款；（4）公司領導個人情況；（5）項目選擇、招商及招標標底；（6）擬上項目的可研報告及資本運作方案；（7）擬簽署的合作意向書、合同、協(xié)議；（8）擬進行的專利申報；（9）工程項目設計的文本資料；（10）總經(jīng)理辦公會議確定的絕密級事項。（二）機密級。（1）經(jīng)營部門傳真、合同、重要商業(yè)往來信函；（2）總經(jīng)理辦公會議未公開的會議紀要、決定；（3）未公布前的人事任免事宜；（4）員工個人檔案；（5）年度發(fā)展計劃、經(jīng)營狀況及出現(xiàn)的組織機構(gòu)、人員編制變動；（6）財

19、務報表及財務計劃；（7）總經(jīng)理辦公會議確定的機密級事項。（三）秘密級。第一經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會議明確，在實際工作中所發(fā)生的應列為秘密級的相關事項。第一第五十二條 公司將根據(jù)工作需要和情況變化，可以對密級進行變更或解密，其審定權(quán)限交由公司總經(jīng)理辦公會議。第一第五十三條 保密制度。（一）絕密級只限公司總經(jīng)理指定人員知曉；機密級只限負責該項工作的負責人以及該負責人認為必須知道的人員知曉；秘密級只限相關人員知曉。（二）絕密級資料原則上不能摘抄或復印，如需要須經(jīng)公司總經(jīng)理批準；機密級需經(jīng)主管領導批準；秘密級需經(jīng)部門負責人批準；各密級資料原則上要求到公司行政部統(tǒng)一復?。粡陀∪藨獔?zhí)經(jīng)批準的復印審批單，單中應詳

20、細填復印份數(shù)、用途及分發(fā)去向。第一第五十四條 保密工作的基本要求。（一）不該說的話不說，不該問的事不問。（二）不該看的文件不看，不該記錄的事項不記。（三）不隨便談論保密事項，不在不利于保密的地方存放需保密的文件。（四）應答外來電話時，對于公司經(jīng)濟數(shù)據(jù)等應保持警惕，在未弄清對方意圖之前，應將電話轉(zhuǎn)到有關部門處理。（五）對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應當事先經(jīng)總經(jīng)理批準。（六）具有公司秘密內(nèi)容的會議和活動，主辦部門應選擇具備保密條件的場所，對參加涉密事項會議的人員予以指定。第一第五十五條 如發(fā)生或發(fā)現(xiàn)泄密情況，員工應立即報告公司行政部或相關領導，以便公司及時采取補救措施。第一第五十六條

21、保密文件及資料的管理。（一）擬稿：文稿的擬定者應準確確定出文稿的密級。（二）印制：文稿由公司行政部統(tǒng)一印制。（三）保管：密級文件由公司行政部統(tǒng)一保管，個人不得保存。如需借閱，按本辦法第四十三條第（二）項規(guī)定審批；如需傳閱，應嚴格限定傳閱范圍，并于當日收回。借閱或傳閱的保密文件資料不得公開放置，必須鎖在抽屜內(nèi)或文件柜內(nèi)。（四）歸檔：文件和資料存檔時要在扉頁上注明原定密級，并按本辦法第四十一條規(guī)定立卷。（五）銷毀：按本辦法第四十四條有關規(guī)定執(zhí)行。（六）行政部文件打字員要保守日常工作中所接觸的文件、資料機密。（七）各部門取送資料的人員不得在行政部打字員處逗留或觀看其它文件資料。（八）專用電腦只允許操

22、作人員或經(jīng)主管領導批準的人員使用。（九）保密文稿需保留時，由相關領導安排拷貝留存，同時刪除電腦內(nèi)存，不需保留的文稿應在文本輸出后當即刪除。（十）凡有保密內(nèi)容的廢棄紙張，由相關人員即時銷毀。第七節(jié) 外事接待管理第一第五十七條 公司內(nèi)外賓接待工作由公司行政部具體負責，業(yè)務部門的接待工作視其具體情況，由總經(jīng)理批準后，可自行安排。第一第五十八條 外事接待工作的基本原則是：認真負責、熱情周到、不卑不亢、言行得體、嚴守機密。第一第五十九條 接待工作要事先擬定接待方案，并報公司總經(jīng)理批準。第一第六十條 業(yè)務部門自行安排接待工作的，根據(jù)批準的接待方案，認真做好事前準備工作，洽談中遇有非權(quán)限內(nèi)的事項，來不及逐級

23、請示的，可直接請示公司總經(jīng)理。第一第六十一條 業(yè)務部門需行政部支持的，例如：車輛安排、酒店、酒樓預訂等，應事前告之行政部提前準備。第一第六十二條 在接待工作中，要認真做好安全保障工作。第八節(jié) 車輛及駕駛員管理第一第六十三條 公司行政部指定專人負責車輛的調(diào)配、保養(yǎng)、繳費、車檢、保險、交通事故處理、安全教育等方面的管理工作。第一第六十四條 各部門因公用車須事前向行政部申請，行政部依其重要性順序派車，駕駛員返回后應立即回行政部報到。第一第六十五條 車輛保險。 行政部對需參保的車輛提出書面申請建議，由公司總經(jīng)理根據(jù)車輛狀況及各種因素審批參保項目，辦理車輛參保事宜須到公司指定的保險公司辦理。第一第六十六

24、條 車輛加油。（一）公司實行所有車輛共用一張加油卡制度，加油卡由行政部專人管理，車輛需加油時，由行政部專人持卡陪同加油。（二）加油后行政部應做好車輛加油的記錄工作。（三）駕駛員如遇到外地公出的情況，途中可用現(xiàn)金加油，返回后公司予以報銷。第一第六十七條 駕駛員管理制度。（一）未經(jīng)總經(jīng)理批準，公司車輛不得借予公司之外人員使用。（二）每日下班后，駕駛員應將車輛停放在公司指定的停車場，并將車鑰匙交給車場管理人員統(tǒng)一保管。（三）因公務晚20：00以后存車的駕駛員，可乘出租車回家，公司報銷乘車費。如發(fā)現(xiàn)未返庫的行為，第一次罰款100元，第二次罰款300元，第三次辭退。（四）駕駛員工作至晚18：30后視為加

25、班，駕駛員應做好加班記錄，注明加班原因、日期、時間，并由用車人簽字，月底統(tǒng)一上報行政部。（五）駕駛員必須遵章駕車，安全行使。要保證乘車人舒適、安全。嚴禁酒后駕車，行使時要集中精力，嚴禁說笑打鬧。（六）注意車輛保養(yǎng)，每日出車前檢查車輛狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，不留隱患。（七）著裝整潔合體，語言文雅，不準說粗話、臟話；不準打聽不該知道的事，傳遞不利于團結(jié)的話。（八）同領導出車辦事時，未經(jīng)準許不得同領導共餐，如與領導共餐，必須做到少說話、快用餐，餐后禮貌離桌，在車上等候。（九）要養(yǎng)成給領導或貴賓開、關車門的習慣，做到彬彬有禮。（十）保持車輛清潔衛(wèi)生，勤清掃、擦洗，做到車內(nèi)空氣新鮮。嚴禁車內(nèi)放置有異味的

26、物品和其他易發(fā)出聲響的東西。經(jīng)檢查未達到要求的，每次罰款20元。（十一）經(jīng)查證未經(jīng)領導同意，使用公車處理個人業(yè)務或擅自開車回家，每次罰款100元，三次以上予以辭退。（十二）出車前未做基本檢查造成行車途中故障，每次罰款20元。（十三）駕駛員應自行處理被交警收證事宜，公司給予二天取證時間，超過二天按事假處理。（十四）駕駛員因自身違章造成責任事故而形成經(jīng)濟損失的，除自行負責修復外，公司將給予扣除工資的處罰。（1）一般事故（經(jīng)濟損失在2000元以下），扣除當月工資的20%；（2）重大事故（經(jīng)濟損失在2000元5000元），扣除當月工資的50%；（3）特大事故（經(jīng)濟損失在5000元以上），扣除當月全部工

27、資，并予以辭退。（十五）駕駛員有下列情況之一者，將被辭退。（1）經(jīng)常酗酒導致睡眼不足；（2）下班以后繼續(xù)為他人駕駛車輛導致疲勞過度；（3）駕駛技術(shù)明顯退步，反應遲鈍；（4）經(jīng)常無故違反交通規(guī)則；（5）因違反交通規(guī)則，由交警部門吊銷駕照。第一第六十八條 車輛維修制度。（一）單車行程5000公里以上保養(yǎng)一次，除車輛售后指定維修點外，辦公用車須到公司指定站點保養(yǎng)、維修。臨時保養(yǎng)不進廠的，由駕駛員自行負責。駕駛員隨時注意車輛運行狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，不準帶病車上路行駛。（二）送修手續(xù)。（1）送修車輛時，經(jīng)辦人必須填寫“車輛維修保養(yǎng)審批單”。車輛維修保養(yǎng)審批單應填寫清楚車牌號、車型、司機姓名、累計公里

28、數(shù)、維修項目等，經(jīng)總經(jīng)理簽字審批后交指定修配廠，修配廠憑此單確認項目的接修；（2）在維修過程中發(fā)現(xiàn)其他（維修計劃外）的故障，必須及時將情況反映給行政部，在取得領導同意且補交“車輛維修保養(yǎng)審批單”后方可繼續(xù)修理；（3）車輛維修宗旨應以修復為主，能不更換的零部件盡量不予更換。（三）維修費用。（1）收費標準應參照哈市同行業(yè)優(yōu)惠價格；（2）維修費用包括：工時費、材料費；（3）材料費即材料價格，在修配廠開具的正式維修發(fā)票中單獨列出。 （四）修后交接手續(xù)。（1）維修車輛結(jié)束后，經(jīng)辦人向修配廠索取“材料結(jié)算表”，并要求修配廠注明相關部件質(zhì)量保證期，如維修結(jié)果符合送修要求、維修費計算合理，經(jīng)辦人應在“材料結(jié)算

29、表”上簽字認可。此單多聯(lián)復寫交行政部存檔備查；（2）經(jīng)辦人負責向修配廠索要更換下來的舊件及更換和維修部件的合格證明，并由行政部予以驗收。（五）費用結(jié)算 第一公司維修保養(yǎng)費用累計超過貳萬元時，由修配廠出具正式發(fā)票并附以全部“材料結(jié)算表”，經(jīng)行政部核對無誤后報總經(jīng)理審批，財務以支票形式結(jié)算。（六）經(jīng)辦人在任何情況下都不得向修配廠索要任何形式的回扣，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將按相關管理制度予以處罰。第一第六十九條 公司行政部建立單車臺賬，用于統(tǒng)計所發(fā)生的各種費用，每月底進行統(tǒng)計、核算，形成報表后上報公司總經(jīng)理。第九節(jié) 公出及差旅費管理第一第七十條 凡公出人員必須事前填寫公出審批單，并按要求履行審批程序。第一第

30、七十一條 因特殊、緊急情況，未能填寫公出審批單的，應由其部門人員代填并報批。第一第七十二條 公出人員出差期間，需指定代理人代理其工作職責，以確保完成部門工作任務。第一第七十三條 公出人員在公出結(jié)束后，須向主管領導匯報公出情況，必要時提交書面報告。第一第七十四條 差旅費報銷標準（見圖）崗位交通工具省外直轄市、經(jīng)濟特區(qū)（元/天人）省外市地（元/天人）交通、伙食補助費住宿費交通、伙食補助費住宿費總經(jīng)理飛機實報實銷實報實銷高管人員飛機、軟臥120450100400部門經(jīng)理軟臥9035080300員工硬臥7020060180（一）在特殊、緊急的情況下，經(jīng)總經(jīng)理批準，部門經(jīng)理、員工公出時可乘飛機往返。（二

31、）住宿費超標準的，超出部分由個人承擔，如住宿自理的，按宿費標準的60%補貼個人。（三）公司高管人員因工作需要超出標準的須經(jīng)總經(jīng)理批準，否則按標準核銷。第一第七十五條 如因特殊情況，需要超出原訂出差天數(shù)時，公出人返回時應辦理延續(xù)手續(xù)，否則超過天數(shù)產(chǎn)生的費用不予核銷。第一第七十六條 公出期間確因工作需要招待客人的，應事先請示總經(jīng)理批準。第一第七十七條 經(jīng)查實公出人有借公出辦私事、繞道乘車或出外旅游的情況發(fā)生，公出人所發(fā)生的一切費用公司不予核銷，而且公司將按相關管理制度予以處罰。第十節(jié) 員工餐及員工餐廳管理第一第七十八條 作為公司福利，公司為員工提供免費的工作午餐和加班晚餐。（一）公司規(guī)定，員工午餐

32、標準為5元/人天，加班晚餐標準為8元/人天。（二）國家法定假日在公司值班或正常工作的，午餐標準為8元/人天，加班晚餐標準為10元/人天。（三）員工當月因特殊情況未能返回公司就餐的，應做好次數(shù)累計，月底隨考勤報公司行政部，在員工工資中給予補發(fā)。（四）公司各部門因工作需要加班的，應在當日下午15：30前通知行政部，以便餐廳做好相應的準備工作。（五）員工在餐廳就餐時，應遵守餐廳管理制度，保持好餐廳環(huán)境衛(wèi)生。（六）員工餐杜絕浪費，如發(fā)現(xiàn)員工有浪費現(xiàn)象，公司將按相關管理制度予以處罰。（七）公司行政部作為員工餐廳的管理部門，在控制好費用支出的前提下，認真抓好主、副食品的出品質(zhì)量，并在每季末召開一次員工代表

33、會議，聽取意見和建議，作好改進工作。第一第七十九條 員工餐廳管理工作。（一）餐廳工作人員必須每年進行一次體檢，持健康證上崗，體檢費用自理。（二）餐廳工作人員必須養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習慣，工作前作好個人衛(wèi)生，工作時要著工作服。（三）廚房衛(wèi)生必須保持清潔、規(guī)整、墻壁油污要及時擦拭，餐桌每日要用清潔劑擦拭，用餐期間餐桌要隨時擦拭干凈，地面保持干爽。（四）餐具、飲具要進行經(jīng)常性消毒，未經(jīng)消毒的不能使用。（五）要保證生熟食品分開存放，生熟砧板分開使用，食品擺放要規(guī)范、整潔、有序。（六）每周編排菜譜，合理搭配每日主、副食品種，保證飯菜可口，飯菜中絕對不能出現(xiàn)不潔物。（七）主、副食品例如：米、面、油、肉蛋、禽、蔬

34、菜等要保證質(zhì)量和新鮮程度。要保證采購有檢疫合格證的肉類品種。（八）行政部將安排專人對員工餐廳采購的主、副食品的數(shù)量和質(zhì)量隨時進行抽查檢斤。第十一節(jié) 辦公用品管理第一第八十條 為做好公司的后勤保障工作，確保公司各部門工作的正常運轉(zhuǎn)，本著節(jié)約開支、杜絕浪費、統(tǒng)一管理的原則，根據(jù)公司員工不同的工作性質(zhì)，發(fā)放適合的辦公用品。第一第八十一條 員工要保管好自己的辦公用品，要以“本人使用，本人負責”為使用原則。第一第八十二條 公司行政部負責公司各部門辦公用品、辦公耗材采購、保管、分發(fā)等管理工作。第一第八十三條 辦公用品的分類。（一）耐用型辦公用品：計算器、筆筒、文件架、文件夾、書立、票據(jù)夾等。（二）消耗型辦

35、公用品：各種筆、筆芯、鉛筆、橡皮、口取紙、復寫紙、曲別針、大頭針等。第一第八十四條 辦公用品的采購計劃。（一）每月30日前，公司各部門將由部門主管領導簽批的辦公用品需求計劃（計劃中必須標明使用人、數(shù)量等）交公司行政部，由行政部進行匯總，并根據(jù)庫存情況編制辦公用品采購計劃，并由總經(jīng)理簽批。（二）行政部依據(jù)總經(jīng)理審批后的采購計劃，每月2日前集中采購一次，特殊情況需臨時安排采購。第一第八十五條 辦公用品的分發(fā)。（一）辦公用品采購完畢后，行政部將通知各部門按需求計劃到行政部領取辦公用品。（二）辦公用品每月發(fā)放一次，時間為每月5日下午13：30-16：30。各部門需認真做好需求計劃，行政部不受理臨時性領

36、用（辦公耗材除外）。（三）新員工入職時，行政部將給予配備碳素筆，軟皮本等工作必需的辦公用品。第一第八十六條 辦公用品的保管。（一）行政部購買的辦公用品必須及時辦理入庫手續(xù)，財務部憑發(fā)票及入庫單方可報銷費用。（二）行政部在發(fā)放辦公用品時，應及時填寫出庫單并每月編制庫存報表，報公司財務部。財務部將不定期核查行政部辦公用品庫存數(shù)量情況。（三）行政部辦公用品庫存的品種、數(shù)量應做到周清、月結(jié)、賬物相符。（四）公司各部門應設兼職辦公用品管理員，按公司下發(fā)的辦公用品領用表設立領用人個人臺賬，臺賬中只填寫耐用辦公用品，員工發(fā)生人事變動時，如員工調(diào)離或離職，可由接替人變更使用人姓名后直接使用或?qū)⑥k公用品直接交回

37、公司行政部。（五）員工調(diào)（離）職時，由于保管或使用不當造成辦公用品丟失、損毀（消耗品除外）的應按價賠償，或自行購買補齊。第十二節(jié) 辦公設備管理第一第八十七條 為使公司各類辦公設備的使用具有長期性、有效性，保證公司日常工作的正常運行，特制定本制度。第一第八十八條 辦公設備泛指：辦公桌椅、辦公區(qū)隔斷、電腦、打印機、復印機、電話、碎紙機、傳真機、檔案柜、其它家電類。第一第八十九條 公司將按員工本人實際工作需要分配不同的辦公設備，并以“誰使用，誰負責”為管理原則。第一第九十條 辦公設備使用規(guī)定。（一）復印機。（1） 配置復印機的部門，應設專人對其進行維護保養(yǎng)，如出現(xiàn)故障或增添耗材時，應及時通知公司行政

38、部；（2） 公司各部門在日常工作中應養(yǎng)成積累二次用紙的習慣，除重要文件外，各部門所需復印的資料盡量采用二次用紙。（二）傳真機。第一傳真機由行政部秘書專職負責，公司各部門如有對外業(yè)務聯(lián)系需發(fā)傳真時，應到行政部做好傳真使用登記，并由行政部秘書將傳真發(fā)送，其它人員一律不許私自使用，如發(fā)現(xiàn)將按公司相關管理制度進行處罰。（三）電話機。（1） 將振鈴調(diào)到最低檔；（2） 通話后要將手柄輕放在機座上，避免用力拍擊卡簧；（3） 出現(xiàn)需維修的問題時，應及時通知行政部，不得自行隨意拆裝。（四）電腦。（1）員工在操作電腦時應按正確的開、關機步驟進入電腦程序。操作時要輕擊鍵盤和鼠標，自覺保護電腦；（2）在工作過程中不得

39、隨意拷貝、安裝自帶軟件，以免帶入病毒，影響正常工作；（3）操作時應進入自己工作范圍的程序，不得隨意進入他人程序進行操作，不得有竊取他人密碼進行非法登錄、破壞程序及消除文件等行為；（4）出現(xiàn)需維修的問題時，應及時通知行政部，嚴禁私自拆裝電腦。（五）辦公桌椅。（1） 工作時應注意，在移動桌上物品時不要把桌面劃出痕跡；（2） 淺色桌面上不許出現(xiàn)各種筆痕；（3） 不要把辦公桌抽屜鑰匙遺失；（4） 不要把重物放在辦公桌椅，更要避免銳器劃傷。（六）辦公區(qū)隔斷。（1） 不準在本區(qū)域隔斷上掛貼任何物品；（2） 搬運物品行走時不要碰傷隔斷；（3） 不要趴在隔斷上與其它人員交談，以免隔斷串位。（七）其它家電類。（

40、1）攝像機、照像機等由行政部統(tǒng)一保管，各部門使用時，要到行政部辦理借用手續(xù)，手續(xù)中應標明所借用物品的名稱、型號、現(xiàn)況、配件名稱及返回時間等；（2）歸還時，行政部保管人員要進行認證，在確定所借物品的完好性后，將借用手續(xù)還給借用人。第一第九十一條 辦公設備清潔。（一）各部門應指派專人對電腦、復印機、打印機、電話機、傳真機、碎紙機等在每周五下班前用洗潔精、抹布對機體外表面進行清潔；（二）各部門辦公桌椅每日進行清潔；（三）有隔斷設施的部門，每周五下班前對隔斷兩側(cè)玻璃、金屬柜等進行清潔。第一第九十二條 辦公設備交接。 第一員工發(fā)生崗位調(diào)動或離職時，應由本部門負責人，行政部派專人共同對該員工所使用辦公設備

41、情況進行認定，確定無問題時可辦理正常交接手續(xù)。如出現(xiàn)責任問題時，按第九十四條規(guī)定進行處罰。第一第九十三條 各類鑰匙管理。（一）公司各部門及各區(qū)域的門鑰匙由行政部保管一套；（二）各部門員工辦公桌與個人專用檔案柜鑰匙由員工本人保管；（三）在職員工及辦理離職手續(xù)的員工，如發(fā)現(xiàn)辦公桌或檔案柜鑰匙丟失的，由員工個人支付因換鎖所發(fā)生的費用。第一第九十四條 辦公設備損壞處罰規(guī)定。（一）辦公設備維修前，首先由維修人員、技術(shù)人員確定該設備的維修原因是人為造成還是設備本身有需要維修的情況；（二）人為造成需維修的，由當事人承擔實際發(fā)生的維修費用；（三）人為造成設備報廢的，由當事人承擔該設備折舊后的損失費用。第十三節(jié)

42、 巡查工作第一第九十五條 為提高公司各部門對公司各項規(guī)章制度的執(zhí)行力度，保證公司各項工作高效有序的運行，公司成立巡查工作小組，作為監(jiān)督機構(gòu)對公司各部門工作進行不定期的監(jiān)督檢查，力求使公司管理工作步入良性發(fā)展軌道。第一第九十六條 巡查小組對公司各部門日常工作質(zhì)量的檢查，是對其部門工作的加強和補充。第一第九十七條 巡查小組通過巡查，重點解決部門管理混亂、紀律渙散等問題，促使各部門負責人真正達到各司其職、各負其責。第一第九十八條 巡查工作也是總經(jīng)理考核部門負責人工作質(zhì)量的重要渠道。第一第九十九條 巡查工作由總經(jīng)理牽頭，公司行政部負責召集，成員由公司高管人員，部門負責人組成（人員不固定，隨機抽調(diào)，交叉

43、巡查），公司高管人員輪流參加，每次巡查不重復。第一第一百條 巡查范圍和次數(shù)。 （一）公司內(nèi)辦公的各職能部門。（二）公司外辦公的各職能部門。（三）項目施工現(xiàn)場。（四）一個月內(nèi)巡查部門不少于兩個。第一第一百零一條 巡查方式。（一）每次參加巡查的人員名單及時間由總經(jīng)理擬定，由公司行政部負責召集，但事先不公布所要巡查的部門。（二）總經(jīng)理帶隊直接對部門進行現(xiàn)場巡查，并由行政部經(jīng)理做好巡查記錄。第一第一百零二條 巡查內(nèi)容。（一）員工出勤情況。（二）員工儀表、儀容。（三）辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生。（四）遵守勞動紀律情況。（五）防火、防盜措施。（六）抽查員工電腦內(nèi)存情況。（七）辦公設備、設施的使用情況。（八）密級檔案

44、的保管情況。（九）公司發(fā)文的保管情況及公開性文件員工熟知程度。（十）項目施工現(xiàn)場防火、防盜、物品擺放、整體環(huán)境等。第一第一百零三條 巡查中發(fā)現(xiàn)問題的處理。（一）對巡查中發(fā)現(xiàn)的一般性問題，以巡查小組名義發(fā)出整改通知書，限期整改。如在第二次巡查中發(fā)現(xiàn)同樣的問題，公司將按相關制度規(guī)章對當事人和部門負責人予以通報批評，并處相應罰金。（二）對巡查中發(fā)現(xiàn)有嚴重違反公司有關規(guī)章制度的情況，將由巡查小組提出處理意見，經(jīng)總經(jīng)理辦公會議討論并做出處理決定。第一第一百零四條 巡查工作的要求。（一）巡查工作組在檢查中應注意資料的整理，做到信息反饋及時準確。（二）巡查人員要有良好的服務意識，注意工作方法，保證巡查工作質(zhì)量。第十四節(jié) 安全管理第一第一百零五條 為加強公司內(nèi)部的安全防范工作，保證公司經(jīng)營管理工作的正常開展，特制定本制度。第一第一百零六條 公司各部門內(nèi)部的安全管理工作，以“誰主管，誰負責”為原則，實行領導責任制。第一第一百零七條 公司各部門負責人是部門內(nèi)部管理的第一責任人，對公司總經(jīng)理負責。部門內(nèi)部可由負責人指派一名兼職安全員。第一第一