金碧物業(yè)有限公司分公司檔案管理辦法

1、金碧物業(yè)有限公司分公司檔案管理辦法為全面加強金碧物業(yè)有限公司各分公司檔案管理工作，確保分公司有關各類檔案資料充分、有效利用，實現檔案資料管理工作規(guī)范化和標準化，特制定本辦法。第一章 總則第一條 本管理辦法所稱的檔案資料是指金碧物業(yè)有限公司各地區(qū)分公司及下屬各客戶服務中心成立以來，在經營、管理工作和活動中形成的，具有查閱、利用價值的各種形式(紙質、電子、聲像、實物等)資質證照、文書、公文、公函、合同、圖紙、業(yè)戶資料、以及音像、圖表等檔案資料。第二條 檔案資料工作的基本原則：集中統(tǒng)一管理金碧物業(yè)有限公司各分公司及各下屬客戶服務中心有關存檔資料檔案，維護檔案資料的完整和安全，便于各項工作的開展和利用

2、。第三條 具體歸檔范圍、歸檔時間、保管期限及審批權限詳見附件一金碧物業(yè)有限公司分公司檔案資料歸檔范圍及審批權限參考表。第二章 權責第四條 檔案管理機構分為三個不同層級：集團物業(yè)管理中心、物業(yè)分公司和客戶服務中心，根據三者的需要分別保存檔案和資料。第五條 物業(yè)管理中心在集團檔案中心的指導下，對其內部檔案進行保存、利用和管理，制定有關檔案管理的方針、政策和指導意見等，并可根據權限和有關規(guī)定統(tǒng)一保管或調用、復制各物業(yè)分公司或各客戶服務中心的有關檔案和資料。第六條 各物業(yè)分公司檔案資料工作歸口于地區(qū)地產公司檔案中心指導、監(jiān)督、檢查，同時接受集團物業(yè)管理中心、檔案中心的檢查、監(jiān)督和指導。第七條 物業(yè)分公

3、司對本部檔案室進行直接的管理，同時對下屬各客戶服務中心的檔案管理工作進行業(yè)務指導和監(jiān)管，并承擔分公司總部及有關客戶服務中心檔案工作的管理責任，并可根據權限和有關規(guī)定統(tǒng)一保管或調用各客戶服務中心的有關資料。第八條 客戶服務中心負責所屬樓盤的有關檔案工作，承擔管理責任。第三章 人員配備和工作崗位職責第九條 物業(yè)分公司檔案采取分級管理模式，即物業(yè)分公司檔案室和下屬各客戶服務中心檔案室。物業(yè)分公司主要收集和保管分公司級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，下屬各客戶服務中心具體管理各自的物業(yè)檔案和資料。各物業(yè)分公司及下屬各客服中心均需設立獨立檔案室。第十條 各物業(yè)分公司須配備檔案管理的專責人員，下屬各客戶服務中心根據

4、自身實際情況，須指定專人負責或配置兼職檔案管理員（一般由行政人員兼管），具體管理本客服服務中心日常檔案資料。第十一條 檔案資料專員崗位職責1.物業(yè)分公司檔案資料工作人員主要職責有：（1）貫徹執(zhí)行檔案法、恒大地產集團檔案管理制度、金碧物業(yè)有限公司分公司檔案管理辦法等法律和規(guī)章制度，熟練掌握檔案資料業(yè)務知識，并負責起草和完善物業(yè)分公司及下屬各客戶服務中心檔案資料管理工作相關規(guī)章制度；（2）統(tǒng)籌規(guī)劃并負責物業(yè)分公司各類檔案資料的收集、整理、編號、裝訂、存放、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作，并按要求做好保密工作，加強檔案工作規(guī)范化、標準化、制度化建設；（3） 督促分公司各部門及下屬各客戶服務中心檔案資

5、料的移交工作。監(jiān)督落實同步歸檔制度，接收和保管集團各部門以及地產地區(qū)公司移交的檔案資料，進行整理、鑒定、統(tǒng)計、編目和研究，積極開展檔案資料歸檔和利用工作；（4）負責對下屬各客戶服務中心檔案資料工作人員或兼職檔案資料工作人員的培訓工作，并定期（每月至少一次）檢查、監(jiān)督、指導和考核各客戶服務中心檔案資料管理工作；（5）做好檔案室設備、設施的保管維護工作；維護檔案資料的完整和安全；負責檔案資料的借閱、登記、統(tǒng)計；同時完成上級安排的其它相關工作任務。2. 客戶服務中心檔案工作人員主要職責有：（1）負責客戶服務中心檔案資料的收集、整理、編號、裝訂、存放、保管、統(tǒng)計和提供利用工作，并按要求做好檔案資料的保

6、密工作；（2）做好檔案室設備、設施的保管維護工作；維護檔案資料的完整和安全。并完成物業(yè)分公司檔案室交待的其他相關工作任務。第四章 檔案資料的收集和整理第十二條 集團物業(yè)管理中心統(tǒng)一管理的檔案資料為：1. 各物業(yè)分公司經營活動中重要投資決策、各種重大工作計劃與總結、主要費用預算方案、主要工程圖紙備份、人事檔案（總經理助理以上員工電子版及紙質版人事檔案，各物業(yè)分公司普通員工電子版人事檔案）、對業(yè)主的年度收支公告、招投標資料等；2. 各物業(yè)分公司所涉及的重大事件及法律案件及下屬客戶服務中心所涉及的重大法律案件的文件材料，主要指整個事件過程材料或從立案、審案到結案的過程中形成的所有法律文書和公文；3.

7、 反映各物業(yè)分公司重要活動的報刊、簡摘、分公司組織沿革、發(fā)展史（含文字資料及圖片資料等）、分公司大事記等。第十三條 物業(yè)分公司主要統(tǒng)一收集和管理公司級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料：；字確認。.險柜內，若放于辦公桌或檔案柜內的必須加鎖封存。使用時 1.物業(yè)分公司公章和相關證照由物業(yè)分公司統(tǒng)一管理；2.文件、公函、工作計劃和上級來文、國家與當地有關的法律法規(guī)等檔案資料。主要指集團公司、地區(qū)地產公司、物業(yè)管理中心領導簽字的各類批示，以分公司及職能部門等名義發(fā)出或制定的文件以及與分公司職能有密切關系或由分公司承擔有關責任并需要執(zhí)行的重要文件；3重大、突發(fā)事件的處理資料。主要包括樓宇、交通、治安、公共配套設備設

8、施等方面及自然災害的突發(fā)重大事件的經過和處理過程記錄及相關材料；4合同檔案、管理監(jiān)察檔案、資產檔案資料等。主要包括分公司所簽訂的合同資料，監(jiān)察職能部門對分公司進行檢查的書面及取證材料以及分公司固定資產相關材料；5.人事檔案資料；6.實物、聲像類檔案，包括各種電子檔案。在實際工作中，實物、聲像檔案資料比較少，根據使用頻率及重要性選擇自行存放或移交分公司檔案室，自行保管時要注意保護完整性；7、榮譽類檔案；8.其他檔案資料。第十四條 各客戶服務中心管理自身樓盤、業(yè)主和經營相關的檔案和資料： 1.客戶服務中心業(yè)務章及相關證照由客服中心自行管理；2.小區(qū)基本情況材料（1）房產資料，包括房屋、設備及其附著

9、物清單、清冊及表格；（2）技術資料，包括竣工圖、地質勘察報告、工程預決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設備使用技術資料；（3）接管資料，包括驗收合格憑證、物業(yè)完好情況、接管文件。 3、業(yè)戶檔案資料（包括維修基金檔案資料）主要有入住通知書、住戶家庭情況登記表、房屋交接單、住戶入住合約、身份證明材料以及裝修申請表等。由于日常工作的需要，業(yè)戶檔案資料一般存放于各個客戶服務中心。因此，業(yè)戶檔案資料的管理是各客戶服務中心檔案工作的重點。對于業(yè)戶資料必須妥善保管并及時更新。具體收集整理要求如下：（1）業(yè)戶檔案資料包括：業(yè)戶姓名、地址、收樓時間、面積等,根據具體需要，選擇將檔案袋

10、裝進檔案盒內，并將業(yè)戶的檔案袋按樓層號、房間號的先后順序排列。在盒上面?zhèn)溆邢鄳獧n案標簽，將制作好的檔案標簽貼在檔案盒（夾）的側立面距頂部3cm位置上，并把檔案盒排列在檔案柜中。檔案柜必須加鎖封存；（2）及時做好業(yè)戶檔案的跟蹤、更新工作。 當發(fā)生情況變化時，如通訊電話聯絡方式發(fā)生變化時；業(yè)戶發(fā)生更替時，檔案管理人員應將變化情況記錄在業(yè)戶檔案中，及時做好業(yè)戶檔案資料的更新；（3）借閱方面，業(yè)戶檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須履行檔案借閱審批手續(xù)，并經主管領導簽字確認后方可查閱，業(yè)戶檔案應永久保存；（4）具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)戶資料輸入電腦，建立業(yè)戶電子檔案進行管理。同時做好電子檔案的更新。

11、4、日常管理服務資料（1）各部門日常的各種往來函件、值班記錄，各種內部通啟等文書資料的管理。（2）人事管理相關材料?？蛻舴罩行娜藛T設置、招聘、培訓、定崗定編、調配、變遷文件、人事勞資文件、技術職稱等文件。（3）物業(yè)經營管理材料。各客戶服務中心經營發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設文件、委外、合作文件。 （4）設備檔案管理，包括設備的標識、設備臺帳和設備資料等。 （5）工程圖紙檔案資料。可分為：建筑施工圖、結構施工圖、給排水施工圖、供配電施工圖、消防施工圖、空調系統(tǒng)圖。各類圖紙分裝不同檔案盒并在盒面上制作標簽，注明圖紙的單位，名稱、日期等。（6）物業(yè)租賃材料。包括租賃合同、租賃審批材料、物業(yè)權屬

12、證明材料、房屋安全鑒定材料、同意出(轉)租文件、委托書、公證書、證明、報告、分戶圖等。 （7）各客戶服務中心或個人參加各種活動材料。包括但不限于獎狀、獎旗、獎杯、證書、紀念品。5. 小區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔案資料及社區(qū)文化資料。包括但不限于企業(yè)內部評比創(chuàng)優(yōu)資料、行業(yè)內評比資料、省市級評比創(chuàng)優(yōu)資料、國家級評比創(chuàng)優(yōu)資料；企業(yè)iso9000認證及其它認證材料等。第五章 檔案資料的移交和歸檔要求第十五條 移交前資料管理1. 各客戶服務中心的檔案資料在移交前由各客服中心檔案資料員負責存檔管理；2. 各客戶服務中心必須設置檔案的固定存放處，并將檔案資料分類存放入不同的檔案袋（盒）內，客戶服務中心檔案資料員對應歸檔資料的

13、完整、完好負責；3. 各客戶服務中心存放的檔案資料根據自己的使用頻率和密級性，把檔案資料分類存放，并可定期（暫定半年一次）向物業(yè)分公司檔案室進行一次移交。對于自己保存的檔案資料，按類別和年限兩級分類分柜存放。第十六條 移交：各客戶服務中心暫時不用并需要長期保存的檔案可定期移交物業(yè)分公司檔案室保存，主要包括實物檔案、聲像檔案等，資料類檔案由各客服中心自行保存不需移交（移交相關表格請參見附件二檔案移交書、附件三檔案移交案卷目錄表、附件四卷內目錄）1. 資料歸檔前各客戶服務中心檔案資料管理員須按類整理好，并填寫檔案資料移交表，履行移交手續(xù)；2. 移交時，物業(yè)分公司和各客戶服務中心檔案資料管理員須仔細

14、核對移交的資料，核對無誤后，交接雙方在移交清單上簽字，并加蓋部門公章；3. 移交清單一式兩份，物業(yè)分公司和各客戶服務中心交接人各留存一份；4. 對調出、離職等人員，在辦理調離手續(xù)前，必須清還檔案資料，沒有檔案室簽字確認，行政人事部門不得辦理調離手續(xù)。第十七條 歸檔要求：以下主要是指檔案類歸檔內容的歸檔要求，資料類檔案歸檔時要求按日期分類裝訂，以方便自行保存、查閱即可1. 各物業(yè)分公司及下屬客服中心按照本管理辦法的歸檔范圍及歸檔日期要求及時、準確、規(guī)范地進行歸檔；2. 歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統(tǒng)收集，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設計圖紙及其更改通知等都必須齊全；歸檔案卷

15、應進行分類、排列，并加蓋檔號章、裝盒、編制檔案目錄；3. 幅面一般采用標準a4型（297mmx210mm)，圖樣折疊時標題欄露在右下角。非a4圖幅圖紙可以通過粘貼及折疊方式，橫向按手風琴式折疊成a4規(guī)格，豎向按順時針方向向內折，圖紙應采用國家標準圖幅，圖表欄露在外面；4. 文件書寫和載體材料應能耐久保存，如使用碳素墨水或藍黑墨水的鋼筆、簽字筆等，不能使用純藍墨水、紅墨水、鉛筆和圓珠筆，字跡應清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；5. 歸檔的文件原則上一律為原件（除歸檔范圍表中列明為復印件外），要盡量追加原件，必要時復印件并加蓋紅章注明原件存放處，凡有原件的文件，不能以復印件歸檔；6. 熱

16、敏傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時存復印件并加蓋紅章注明原件存放處；7. 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整；8歸檔資料必須準確記錄各項活動，凡涉及工程圖紙、管網分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數字準確”，設計的修改也須在圖紙上反映出來；9. 聲像類、實物類檔案資料要清晰完整、符合集團檔案中心規(guī)定的歸檔規(guī)范和標準，并按歸檔要求提供拍攝內容、時間、背景、作者等文字信息，電子文件應有相應的紙質文件材料一并保存。第六章 歸檔檔案資料檢查 第十八條 物業(yè)分公司的檔案資料工作應納入日常管理當中。第十九條 物業(yè)分公司負責檢查、監(jiān)督、指導并考核各客戶服務中心檔案資料的管

17、理工作。統(tǒng)計匯總下屬各客服中心歸檔資料目錄清單，定期對下屬各客服服務中心檔案的歸檔工作進行實地檢查，主要檢查其歸檔資料完整性、及時性、準確性，并對檢查結果進行記錄。第二十條 物業(yè)分公司所屬的檔案資料管理工作接受集團地區(qū)地產公司檔案室和物業(yè)管理中心的檢查、監(jiān)督和指導。集團物業(yè)管理中心不定期對各物業(yè)分公司的檔案管理工作進行抽查或實地檢查，包括各物業(yè)分公司檔案管理、分公司對下屬樓盤檔案監(jiān)督檢查情況、移交檔案的及時性等方面。各物業(yè)分公司于每年6月30日和12月31日前分別將整理好的半年的檔案資料目錄清單，以電子版形式發(fā)往集團物業(yè)管理中心備案。第七章 檔案資料的利用第二十一條 檔案資料借閱基本程序檔案資

18、料借閱使用時，僅在檔案室查閱一般資料，辦理普通登記手續(xù)即可；查閱重要密級資料，須履行檔案借閱審批手續(xù)（具體各項檔案借閱審批權限請參見附件一）；且必須在檔案室當場查閱后歸還，不得私自帶出復?。ㄏ嚓P表格請參見附件五檔案借閱申請表、附件六檔案借還登記表）。第二十二條 檔案資料借閱事項規(guī)定1.借閱的檔案資料必須按時歸還，并及時辦理清戶手續(xù)。借出的檔案資料一般不超過7天，超過7天需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理延期手續(xù)且借出檔案超過15天者，對相關責任人進行失職問責處理，在借閱期間造成重要資料丟失者，對相關責任人進行失職問責并報上級領導部門處理；2.借閱者不經允許不得隨便摘抄、拍照、復制檔案資料，凡經允許摘抄、復

19、制的檔案資料必須由檔案資料管理人員進行審查和核對；3.借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得在檔案資料上涂改、劃線、圈點等，并保證如期歸還；4、實物檔案一般不外借，聲像檔案資料應以復印件提供利用。第二十三條 檔案資料密級確定及管理1.物業(yè)分公司及下屬各客戶服務中心檔案資料密級分為機密、秘密、普通三等級，密級事項劃分詳見檔案資料歸檔范圍；2.查閱機密檔案資料，只能在檔案室內查閱；3.須在設備完好的保險裝置中保存密級資料，且檔案室內門、柜應做到隨開隨鎖；4.檔案室的檔案資料要定期清查，做到賬物相符。發(fā)現失密、竊密情況，應及時報告主管領導，查明情況嚴肅處理。第二十四條 各物業(yè)分公司

20、應注意保護業(yè)主和住戶的個人信息，業(yè)主個人信息檔案只保存在有關客戶服務中心的檔案庫中，如需調用調閱檔案中保存的含有業(yè)主姓名、電話和居住單元等個人隱私信息，須客戶服務中心總經理批準，如需調出或復制超過三十份業(yè)主個人隱私信息的須經客戶服務中心總經理和物業(yè)分公司總經理兩級批準，并由有關檔案人員記錄去向和跟蹤有關信息資料及其銷毀情況。第八章 檔案資料分類及編目原則第二十五條 詳見附件七檔案分類及編目規(guī)定及附件八檔案分類體系一覽表。第九章 檔案資料管理和鑒定第二十六條 檔案室的設置1.物業(yè)分公司檔案室原則上分為綜合檔案室和資料保管室，并且?guī)旆吭瓌t上要求獨立，下屬各客戶服務中心可根據自身實際情況，是否設置與

21、檔案室分開的獨立資料保管室。若技術資料不多或者空間不夠的情況下，可只設立綜合檔案室或兩者合并統(tǒng)一存放，但在室內須分類明確，至少保證具有相對獨立的空間并能保證資料的安全與完備。2.庫房設置的具體要求：（1）庫房相對獨立，具有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫等設備的措施，禁止放置易燃易爆物品或其他危險物品，配備滅火器材，標示禁止煙火標志；（2）庫房內應保持整齊、清潔、美觀，安置溫濕度計，每周定時測記。標準溫度14-24，標準濕度45-60%；聲像類庫房溫度宜18-24，相對濕度宜35-45%；（3）庫房內盡力按分類設置，檔案資料柜（架）應按分類，順序整齊排放，并與窗戶垂直，以免陽光

22、直射并便于通風，并將所有檔案柜（架）統(tǒng)一編號，編制檔案資料存放位置索引。第二十七條 檔案資料統(tǒng)計1.物業(yè)分公司及下屬各客戶服務中心在每年12月31日前對檔案資料的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況、檔案資料的借閱利用等情況進行統(tǒng)計；2.各項統(tǒng)計數據一律用鋼筆、檔案墨水和阿拉伯數字書寫，且字跡工整；3.物業(yè)分公司檔案員將統(tǒng)計結果報物業(yè)分公司總經理，下屬各客戶服務中心檔案員將統(tǒng)計結果報客戶服務中心總經理；4. 統(tǒng)計工作必須做到實事求是，如實反映情況，務必確保提供的數據準確，符合客觀實際。第二十八條 檔案資料的鑒定1.檔案資料一經歸檔，未經檔案資料主管領導鑒定和批準，任何人不得擅自銷毀；2.經鑒

23、定后仍無法確定其保存價值的檔案資料，應繼續(xù)保存至次年再進行鑒定（請參見附件九檔案鑒定申請表）；3.技術檔案資料鑒定時，需附工程口技術部門的專業(yè)意見；4.不能單純從保管期限，年代或名稱判別其價值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出繼續(xù)保存或銷毀意見。第二十九條 檔案資料的銷毀1.經鑒定后批準銷毀的檔案資料，由檔案室負責人妥善處理，不得作其他用途或當作廢紙出售（請參見附件十檔案鑒定與銷毀目錄）；2.銷毀檔案資料須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應認真復核做銷毀的檔案資料。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字；3.檔案室應及時做好檔案資料整理、檢索工具調整等工作。第十

24、章 獎罰第三十條 集團物業(yè)管理中心根據每年檢查結果對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻，或者進步非常突出的單位、部門或個人，將給予相應表彰或獎勵等。第三十一條 對于工作不負責，未認真貫徹執(zhí)行集團公司及集團物業(yè)管理中心檔案工作要求的物業(yè)分公司，導致檔案管理工作混亂，集團物業(yè)管理中心對檔案管理具體工作人員和相關領導將提出薪資、職務或獎金降級的建議，或提請對其進行失職問責的處罰。第三十二條 因管理或使用不當，造成檔案（保密）信息外泄；或者未經允許，私自將檔案材料抄錄、復制與轉借他人等情況，將根據情節(jié)嚴重程度給予相關責任人相應處分。 物業(yè)管理中心 二00八年七月二日第 27 頁 共 41 頁附件一金碧物

25、業(yè)有限公司分公司檔案資料歸檔范圍及審批權限參考表類別序號歸檔范圍歸檔時間保管期限密級審批權人備注一、檔案類綜合檔案文書檔案證照1物業(yè)分公司及下屬客戶服務中心各類證照、公司章程、啟用印信和印模登記等辦理完畢三個工作日內長期秘密物業(yè)分公司總經理文件2以物業(yè)分公司及職能部門等名義發(fā)出或制定的文件，包括決議、決定、通知、通報、合同、協議、統(tǒng)計表、紀要、制度及分公司領導在各種會議上的重要講話等文件發(fā)出即歸檔長期秘密各種重要決定、決議、紀要、合同、協議由所屬機構總經理審批，其他文件可直接到檔案管理員處借閱公函3集團公司、地區(qū)地產公司、物管中心領導簽字的各類批示，包括請示、報告、規(guī)定、批復、證明、委托書、承

26、諾函、對外函件等批辦完畢三個工作日內長期秘密所屬機構行政人事部經理及以上計劃總結4物業(yè)分公司及下屬客戶服務中心年度、季度和月度重要節(jié)點工作計劃及總結、會議紀要、表彰大會材料等批辦完畢三個工作日內長期秘密物業(yè)分公司總經理上級 來文5與物業(yè)分公司職能有密切關系或由物業(yè)分公司承擔有關責任并需要執(zhí)行的重要文件收文后三個工作日以內長期秘密政策法規(guī)6國家及部門頒布的物業(yè)相關法律、法規(guī)、條例頒布一個月內長期普通所屬機構行政人事部經理及以上7省市政府職能部門頒布的物業(yè)相關法律、法規(guī)、條例頒布一個月內長期普通8物業(yè)管理協會發(fā)布的規(guī)章制度發(fā)布一個月內長期普通管理監(jiān)察檔案9監(jiān)察職能部門對物業(yè)分公司及下屬各客戶服務中

27、心工作進行重要檢查的書面及取證材料，包括：檢查方案、總結分析、檢查報告、照片（含底片）、光盤等取得公司領導批示后一個工作日內部門歸檔完畢，定期集中移交物業(yè)分公司本部檔案室長期機密物業(yè)分公司總經理10物業(yè)分公司及下屬各客戶服務中心經營中出現的重大違規(guī)、違紀以及重大事故的調查報告、處理意見等長期機密合同檔案11物品采購、工程建設、工程委托、清潔、綠化、服裝等合同合同簽訂后即歸檔長期秘密所屬機構總經理12廣告設計、宣傳和發(fā)布合同，以及各類品牌宣傳載體的拍攝制作等合同長期秘密13房屋租賃、商鋪租賃、場地租賃等經營合同合同期滿后兩年秘密牽涉糾紛等特殊情況的長期保存創(chuàng)優(yōu)檔案14國家級創(chuàng)優(yōu)評比資料資料形成即

28、歸檔永久秘密所屬機構總經理15省、市級創(chuàng)優(yōu)評比資料資料形成即歸檔永久秘密16行業(yè)評比資料資料形成即歸檔永久秘密17企業(yè)內部創(chuàng)優(yōu)評比資料資料形成即歸檔永久秘密18企業(yè)iso9000認證及其它認證材料資料形成即歸檔永久秘密突發(fā)重大事件19樓宇、交通、治安、公配等方面以及自然災害的突發(fā)重大事件的經過和解決過程的記錄及相關材料資料形成即歸檔長期秘密所屬機構總經理人事檔案20員工人事檔案每月底長期秘密行政人事部經理或以上21人事勞動合同簽訂后即歸檔長期秘密22員工花名冊每月底長期秘密23績效考核類：考勤、績效考核、轉正材料、懲獎記錄等每月底長期秘密24員工福利類：社保、公積金等材料每月底長期秘密25人才

29、庫每月底長期秘密26各類培訓的相關資料（培訓考試試卷等以資料存放，考試成績等納入人事檔案管理）每月底長期秘密業(yè)戶檔案27準予入住通知書當天永久機密客戶服務中心總經理28購房合同復印件、房產證復印件當天永久機密29入伙繳款單（藍色）當天永久機密30前期物業(yè)服務協議當天永久機密31消防安全責任書當天永久機密32房屋鑰匙確認書當天永久機密33樓宇情況反饋表當天永久機密34入伙文件簽署發(fā)放確認表當天永久機密35專項維修基金復印件當天永久機密36業(yè)主臨時公約、業(yè)主公約當天永久機密37裝修申請書、裝修審批記錄、裝修平面設計圖、裝修承諾書、裝修許可證、裝修工人身份證復印件、電力照明設計及用電配置圖、給排水設

30、計圖、裝修驗收表、裝修違章處理通知單當天永久機密38投訴處理檔案卡每月底永久機密39房屋變更資料當天永久機密40業(yè)戶檔案表當天永久機密三十份以下（不含三十份）由客戶服務中心總經理審批，超過三十份需同時經物業(yè)分公司總經理審批41業(yè)主身份證、工作證復印件當天永久機密設備資產檔案42各種設備的合格證、使用說明書、保修卡、圖紙、安裝材料等當天長期普通所屬部門經理及以上43各種設備（特別是大型或公配設備）維修保養(yǎng)報告書、年檢報告及原始記錄等資料形成即歸檔長期普通44入庫單、出庫單、直撥單、資產移交臺帳當天長期秘密所屬機構總經理45庫存盤點、資產臺帳包括固定資產、低值易耗品當天長期秘密46各種資產報廢、銷

31、毀記錄當天長期秘密所屬行政人事部經理及以上工程檔案47房產資料，包括房屋、設備及其附著物清單、清冊及表格資料形成即歸檔永久普通所屬機構部門經理及以上人員48物業(yè)接管驗收交接資料，包括驗收合格憑證、物業(yè)完好情況、隱蔽工程記錄、接管文件資料形成即歸檔永久普通49工程施工圖、竣工圖、房屋及共用設備（施）的設計、安裝圖紙資料目錄資料形成即歸檔永久普通50園區(qū)規(guī)劃總平面圖資料形成即歸檔永久普通51業(yè)主工程維修項目價格表資料形成即歸檔長期普通52公共設施新建、維修請示、批復、施工、驗收材料資料形成即歸檔長期普通53公共配套系統(tǒng)年度保養(yǎng)計劃、年檢報告等資料形成即歸檔長期普通54維修審批表、修繕圖紙、驗收合格

32、證明、修繕工程許可證、工程預結算表、安全鑒定書、材料單、簽證單資料形成即歸檔長期普通聲像檔案55各個時期公司領導班子參加重要活動及反映公司各個歷史時期建設面貌的聲像材料檔案形成后三個工作日內歸檔完畢長期普通所屬機構部門經理及以上人員56上級領導來公司檢查指導工作，各級領導和著名人物參加的與本公司有關的重大活動，以及外單位人員來公司參觀形成的聲像材料長期普通57公司大型活動、重要慶典、儀式以及公司召開各種重要會議的聲像材料長期普通58榮獲各種榮譽證書、獎狀、獎旗、獎杯等的聲像材料長期普通59本公司有關人員組織或參加的重要會議以及外事活動中的聲像資料長期普通60其它具有新聞價值和保存價值的聲像材料

33、等長期普通實物檔案61受到上級單位獎勵的獎狀、獎牌、獎杯、獎章和榮譽證書等檔案形成后三個工作日內歸檔完畢長期普通所屬機構部門經理及以上人員62物業(yè)分公司大型活動中形成的有重要價值的錦旗、禮品、紀念品（冊）、上級領導題詞及本單位對外交往中獲贈的重要紀念品等長期普通63上級領導、知名人士等贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等長期普通64物業(yè)分公司成立以來使用過的牌、匾及各種標識、標志和ci系統(tǒng)等長期普通65物業(yè)分公司已廢止或停用的印章等其它有保存價值的實物長期普通物業(yè)公司總經理二、資料類客戶服務資料客戶服務資料66業(yè)主、住戶問卷調查表每月底三年普通客戶服務中心部門經理及總經理67住戶接待

34、記錄每月底三年普通68業(yè)主（住戶）回訪記錄每月底三年普通69業(yè)主投訴記錄、投訴處理檔案卡每月底三年普通70住戶卡申請表每月底三年普通71管家部值班、交接班記錄，日報表每月底三年普通72客戶服務部工作單每月底三年普通73管家部巡查日志每月底三年普通74樓宇巡查簽到表每月底三年普通75維保修信息統(tǒng)計表每月底三年普通76裝修臺帳登記表每月底三年普通77裝修巡查日志每月底三年普通78裝修工人出入證登記表每月底三年普通79裝修押金退還登記表每月底三年普通80業(yè)務聯系單、內部通啟每月底三年普通81物品出入放行條每月底三年普通82交樓日報表每月底三年普通83空置房登記表每月底三年普通84突發(fā)事件處理記錄、預

35、防措施報告每月底三年普通業(yè)主委員會資料85業(yè)主委員會籌備函資料形成即歸檔永久秘密客戶服務中心及物業(yè)分公司總經理86業(yè)主委員會成立批復資料形成即歸檔永久秘密87歷屆業(yè)委會委員個人簡歷資料形成后三日內五年秘密88業(yè)主大會及業(yè)委會會議紀要資料形成后三日內五年普通社區(qū)文化資料89社區(qū)大型慶典、文化活動材料資料形成后五日內三年普通所屬部門經理及以上人員90社區(qū)文藝體育活動材料資料形成后五日內三年普通91團組織及青年文明號活動材料資料形成后五日內三年普通92社區(qū)科普教育、社會公益性活動材料資料形成后五日內三年普通93各類專題座談會、學習參觀考察活動材料資料形成后五日內三年普通94和街道、社區(qū)居委會、派出所

36、等協作單位共同活動材料資料形成后五日內三年普通95人文事件方面材料資料形成后五日內三年普通96員工文化生活材料資料形成后五日內三年普通物業(yè)經營資料97會所、泳池、停車場等設施的經營報表、臺帳等資料當天五年秘密客戶服務中心行政人事部經理及以上人員98其他經營資料當天五年秘密工程維修資料99工程維修單每月底三年普通部門經理及總經理100住戶維修日報表每月底三年普通101值班、交接班記錄，工作臺帳每月底三年普通102維修跟蹤表每月底三年普通103業(yè)務聯系單、內部通啟每月底三年普通104公共照明系統(tǒng)保養(yǎng)計劃、燈光系統(tǒng)運行檢修記錄每月底三年普通設備運行資料105機電設備臺帳每月底三年普通部門經理及總經理

37、106供水、供電設備匯總表、月統(tǒng)計表每月底三年普通107變壓器運行日志每月底三年普通108低壓配電運行日志每月底三年普通109高、低壓配電室操作記錄每月底三年普通110供水、供電設備值班、操作運行及保養(yǎng)、檢查記錄每月底三年普通111電梯運行檢修記錄、值班巡視檢查記錄表、電梯維修保養(yǎng)報告書、電梯年檢報告及原始記錄資料形成即歸檔長期普通112電梯故障（事故）處理單資料形成即歸檔三年普通113泳池系統(tǒng)保養(yǎng)每月底三年普通114音樂噴泉、背景音樂保養(yǎng)每月底三年普通115瀑布泵保養(yǎng)每月底三年普通116給排水系統(tǒng)保養(yǎng)、二次生活給水泵運行記錄每月底三年普通117維修中心、消防中心、配電室交接班記錄每月底三年普

38、通治安工作資料118保安指揮中心值班、交接班記錄，各個崗位值班記錄每月底三年普通保安部經理及客戶服務中心總經理119裝修施工許可證每月底三年普通120噴淋供水管網末端試水檢查表每月底三年普通121樓宇、監(jiān)控及電梯對講系統(tǒng)檢測表每月底三年普通122出租屋檔案每月底三年普通123室外場租簽到表每月底三年普通124裝修巡查日志、巡查記錄每月底三年普通125治安事件處理記錄、重大事件呈報表每月底三年普通126帶班員查崗記錄、交接班記錄、巡邏記錄、簽到表每月底三年普通127來訪人員登記表、物品放行條、搬運放行記錄登記表每月底三年普通128車輛進出登記表、異常車輛進出登記表、車輛管理員交接班記錄每月底三年

39、普通129監(jiān)控報警中心設備運營記錄及監(jiān)控報警保養(yǎng)每月底三年普通130安全監(jiān)控錄像記錄每月底自然循環(huán)普通牽涉糾紛等特殊的材料需長期保存消防工作資料131消防器材檢查表每月底三年普通部門經理及總經理132消防中心值班、交接班情況記錄每月底三年普通133消防培訓記錄表每月底三年普通134消防設備月、季度檢查記錄表、維修記錄表資料形成即歸檔三年普通135消防設備運行記錄表每月底三年普通136消防系統(tǒng)保養(yǎng)每月底三年普通137消防設備監(jiān)控運行記錄每月底三年普通138消防安全日常檢查記錄表每月底三年普通139消防檢查（火患）整改通知書每月底三年普通重大、特殊的長期保存綠化與保潔資料140綠化養(yǎng)護工作日記錄表

40、、月檢查表每月底三年普通所屬機構部門經理及以上人員141綠化藥品使用記錄每月底三年普通142噴灌泵運行檢修記錄表每月底三年普通143植物檔案及補種、病蟲害檢查、防治材料每月底三年普通144保潔隊工具領用、維修、報廢記錄表每月底三年普通145保潔綜合、保潔區(qū)域及人員分布記錄、檢查表以及日常工作記錄和臺帳每月底三年普通146環(huán)境衛(wèi)生消殺記錄每月底三年普通147綠地衛(wèi)生檢查表每月底三年普通148清掃平臺記錄、檢查表每月底三年普通149路面清洗清掃工作計劃、統(tǒng)計檢查表每月底三年普通150巡檢記錄每月底三年普通151保潔員月度量化考核表每月底三年普通152保潔工作日檢查表每月底三年普通備注： 1、原則上

41、，檔案資料遵循“誰產生、誰歸檔”的管理原則，但為便于工作開展，部分檔案由客戶服務中心自行保管，定期移交物業(yè)分公司檔案室集中統(tǒng)一存檔； 2、業(yè)戶檔案、設備資產檔案、工程檔案、創(chuàng)優(yōu)檔案、突發(fā)事件檔案及本表中的所有資料類，均由客戶服務中心自行存檔； 3、本表格中的文書檔案、管理監(jiān)察檔案、合同檔案均由物業(yè)分公司檔案室存檔（客戶服務中心根據工作需要可保存相關資料或復印件等），聲像檔案和實物檔案根據情況，可由客戶服務中心先行保管，定期移交物業(yè)分公司檔案室存檔，人事檔案主管級以上（含主管級）檔案由物業(yè)分公司保管，主管級以下檔案由各客戶服務中心保管； 4、本表格中保管期限中的長期指三十年；永久指五十年以上。

42、附件二 金碧物業(yè)有限公司xx分公司檔案內容檔案數量總計 卷。其中： 文字 卷，圖紙 卷光盤 張，照片 張，錄像 盒。聯系人電話移交單位/部門意見： 部門名稱：負責人簽名： 日 期：檔案室意見：接收人簽名：日 期：備注 檔案移交書恒大地產集團物業(yè)管理中心統(tǒng)一制定附件三 金碧物業(yè)有限公司xx分公司檔案移交案卷目錄表 卷號總登記號檔號案卷題名編制案卷頁數脊寬保管期限密級備注單位/部門時間注：由接收單位填寫 恒大地產集團物業(yè)管理中心統(tǒng)一制定附件四金碧物業(yè)有限公司xx分公司 卷 內 目 錄序號文件編號責任人文件題名日期頁號備注 卷號： 共 頁 第 頁恒大地產集團物業(yè)管理中心統(tǒng)一制定附件五 金碧物業(yè)有限公

43、司xx分公司檔案資料借閱申請表 借閱時間： 年 月 日部門借閱人檔案級別檔案名稱借閱用途簽字部門經理客戶服務中心總經理物業(yè)分公司總經理 恒大地產集團物業(yè)管理中心統(tǒng)一制定附件六 金碧物業(yè)有限公司xx分公司 檔案借還登記表檔號檔案名稱借出歸還備注單位數量日期借閱人簽名數量日期檔案員簽名注：檔案資料借閱申請表經領導審批完后，須詳細填寫此表。歸還時，以此作為銷賬記錄。 恒大地產集團物業(yè)管理中心統(tǒng)一制定附件七檔案分類及編目規(guī)定為便于識別各類檔案，實現金碧物業(yè)各分公司及下屬各客戶服務中心檔案管理工作的規(guī)范統(tǒng)一，根據集團檔案管理部門有關規(guī)定，參照集團檔案全宗編號和檔案分類編目原則，結合物業(yè)行業(yè)的特點和各物業(yè)

44、分公司檔案工作的實際，現對金碧物業(yè)各分公司及下屬各客戶服務中心的檔案全宗和各類檔案分類進行統(tǒng)一編號，具體情況和要求如下：一、檔案全宗編號：根據集團檔案管理部門的規(guī)定，金碧物業(yè)各分公司檔案全宗號確定為：hd2（xx0）其中：“hd”為“恒大集團”漢語拼音的縮寫；后面的“2”為“物業(yè)”產業(yè)；“xx”為“所在地區(qū)”漢語拼音的縮寫；“0”為物業(yè)分公司本部。例如：hd2（nj0），表示金碧物業(yè)有限公司南京分公司。下屬各客戶服務中心可根據開盤時間依次編號為1，2，3例如：hd2（nj0-1）表示金碧物業(yè)南京分公司恒大金碧天下客戶服務中心，hd2（nj0-2）表示金碧物業(yè)南京分公司恒大綠洲客戶服務中心，其他以此類推。如金碧物業(yè)各分公司再設子公司，則所設子公司確定為一個分全宗號，標識實例如下:hd2(nj1)，表示金碧物業(yè)有限公司南京分公司所設立的第一家子