水運工程項目檔案標準化

1、水運工程項目檔案標準化 摘 要：項目檔案見證工程建設(shè)的全過程，具有非常重要的研究、保管和利用價值。本文從水運工程檔案的重要性入手，敘述了水運工程檔案管理工作中存在的問題，重點以連云港港30萬噸級航道一期工程為例探析了水運工程項目檔案標準化的具體措施、操作方法和達到的效果。 關(guān)鍵詞：水運工程 檔案管理 標準化 水運工程項目檔案是指水運工程自項目立項審批至竣工驗收全過程中直接產(chǎn)生的反映工程建設(shè)實際，對建成后的工程管理、維護及改建和擴建具有查考利用價值的各種不同載體的歷史記錄。水運工程的建設(shè)、使用和管理始終離不開水運工程檔案的支持，它是有效開展工程招投標、安全、質(zhì)量、資金、科研等要素監(jiān)督工作的重要基

2、礎(chǔ)，是工程建設(shè)管理狀況的一面鏡子。它的有效利用可為開展交通規(guī)劃建設(shè)工作提供重要依據(jù)，能促進水運工程科學技術(shù)的研究發(fā)展。同時，水運工程檔案管理工作作為水運工程各參建單位的一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，這項工作做得好將促進參建單位相關(guān)工作的全面規(guī)范開展，提高水運工程管理水平，反之，將受到影響。因此，重視和加強水運工程檔案管理工作，保證項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性對水運建設(shè)事業(yè)意義重大。 當前水運工程檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題 檔案管理意識不強。水運工程檔案管理是一項系統(tǒng)性工作，需要參與工程建設(shè)的各方面人員給予高度重視。在具體操作過程中，主要負責人對工程檔案重要性的思想認識不夠，檔案員及其他工程技術(shù)人員

3、自我學習、參與檔案管理的意識不強，只重視工程本身，輕視工程檔案的現(xiàn)象較普遍。如認為“檔案資料后補”很正常。 檔案管理機構(gòu)不完善。各參建單位內(nèi)部缺乏相互溝通交流機制，職責沒有落實到具體人員，管理不到位現(xiàn)象普遍。由于人員和經(jīng)費的原因，許多單位沒有設(shè)立檔案管理部門，檔案管理人員普遍非水運工程相關(guān)專業(yè)，非專職且不固定；工程技術(shù)管理人員對工程資料不重視，與檔案管理人員缺乏交流，造成資料的形成與收集、歸檔脫鉤，不利于工程檔案管理工作的規(guī)范、高效開展。 檔案管理規(guī)章制度不健全，采取的管理辦法和操作流程較不規(guī)范。由于工程和檔案的專業(yè)性，工程技術(shù)人員和檔案管理人員互相不了解相關(guān)領(lǐng)域?qū)I(yè)技術(shù)知識、工作程序，缺乏工

4、程檔案管理的實踐能力，沒有明確檔案管理的統(tǒng)一標準，盲目收集資料，歸類較雜亂，缺乏系統(tǒng)性，且檔案資料的收集和整理不能與工程建設(shè)達到同步。 未設(shè)立專門的檔案管理工作場所，檔案質(zhì)量、安全得不到保障。檔案管理設(shè)施設(shè)備不能滿足檔案管理需要，如沒有專門的庫房，檔案保管達不到“八防”要求，檔案管理現(xiàn)代化程度不能適應(yīng)工程建設(shè)快速發(fā)展的需要。 就工程檔案質(zhì)量本身而言，施工日志和監(jiān)理日志記錄不規(guī)范、較隨性，簽署不完備，達不到其預(yù)期效果；施工原始記錄內(nèi)容不全面、不規(guī)范、收集不完整情況較多。 監(jiān)理單位未采取有效措施及時跟蹤施工單位檔案管理工作情況，未履行監(jiān)督、檢查、指導等職能，檔案管理措施不完善。如存在不核定施工單位

5、報驗內(nèi)容就簽字認定的情況，有的甚至只簽字不簽署審定意見。 檔案管理信息化水平不高。未能充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案資料進行數(shù)字化，制約其查找速度和利用效率。 連云港港30萬噸級航道一期工程項目檔案標準化 連云港港30萬噸級航道工程是目前我國在開敞式海岸淤泥質(zhì)淺灘建設(shè)的等級最高的人工深水航道，是江蘇實施沿海開發(fā)戰(zhàn)略的重要基礎(chǔ)設(shè)施項目，也是連云港港發(fā)展的生命線工程。2009年1月，國家發(fā)改委批復(fù)項目建議書，同意建設(shè)30萬噸級航道，航道呈“人”字型布局連接連云港區(qū)和徐圩港區(qū)，按“一次立項、分期實施”的原則，先期實施一期工程。一期工程建設(shè)25萬噸級連云港區(qū)航道和10萬噸級徐圩港區(qū)航道及配套圍堤工程等，總

6、投資47.71億元。該工程于2011年3月開工建設(shè)，2013年10月全面建成，期間建設(shè)單位按總體進度計劃的各控制節(jié)點分10批次開展項目招投標工作，一期工程共設(shè)7個監(jiān)理標、8個疏浚施工標、9個圍堤施工標及3個其他附屬工程標，均按照各控制節(jié)點通過交工驗收。 1、項目檔案管理制度化 該工程參建單位30余家次，要形成一套格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整、準確、系統(tǒng)的檔案，難度很大。為了保證實現(xiàn)“建優(yōu)質(zhì)工程，創(chuàng)精品檔案”的工作目標，建設(shè)單位建立健全檔案管理制度、全面落實責任、加強全過程控制與實時管理。 一是成立檔案管理工作領(lǐng)導小組，由總工程師擔任小組組長，全面負責檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)，同時明確建設(shè)單位所有工作人員

7、職責，自覺主動配合做好項目檔案的管理工作。其余參建單位明確一名總工程師或技術(shù)負責人分管，并建立相應(yīng)的管理機構(gòu)，配備具有相關(guān)工程專業(yè)知識的、能夠適應(yīng)項目文件材料立卷歸檔工作需要的專職檔案人員，在各自的職責范圍內(nèi)做好項目檔案的形成、整理、歸檔、交接工作。同時將檔案管理與業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合，分工負責。自構(gòu)建內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)以來，還將設(shè)計、施工、監(jiān)理、試驗、檢測等所有參建單位納入檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系中，對于在工程項目推進過程中新增加或者是完成承建任務(wù)退場的參建單位，及時在管理網(wǎng)絡(luò)中進行調(diào)整與修改，保證網(wǎng)絡(luò)的高效完備，切實做到“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、層層負責”。 二是依據(jù)交通運輸部水運建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管

8、理辦法，結(jié)合項目檔案管理的要求和工程建設(shè)實際，建設(shè)單位組織編制了連云港港30萬噸級航道一期工程竣工文件編制辦法經(jīng)江蘇省交通運輸廳、省檔案局及有關(guān)交通系統(tǒng)內(nèi)的檔案專家審定后，報交通運輸部備案，同時以紅頭文件的形式下發(fā)至各參建單位參照執(zhí)行。該辦法結(jié)合工程實體施工的工序流程和相關(guān)評定標準，規(guī)定了工程項目的檔案分類方案、類目設(shè)置、歸檔內(nèi)容等，明確了項目檔案的有機聯(lián)系和系統(tǒng)規(guī)范管理。除此以外還制定保管、保密、利用、銷毀等一系列檔案管理工作制度，有力保障了項目檔案管理的標準化、規(guī)范化。 三是在工程建設(shè)過程中，建設(shè)單位建立健全工程檔案跟蹤監(jiān)管體系，定期對各參建單位形成的檔案資料進行監(jiān)督、檢查和指導，并依據(jù)檢

9、查情況予以通報，納入優(yōu)質(zhì)優(yōu)價、優(yōu)監(jiān)優(yōu)酬和履約考評中。對不符合質(zhì)量、進度等要求的限時整改，整改仍不符合歸檔要求的不予進行當月工程支付。同時，要求監(jiān)理單位在做好自身檔案管理和竣工文件收集、編制工作的同時，協(xié)助配合建設(shè)單位及時跟蹤、督促、檢查施工單位項目文件收集、整理情況，指導施工單位竣工文件編制工作，并審核把關(guān)，保證工程資料真實有效、收集整理及時、歸檔完整有序。 四是組織專家集中授課和參加檔案管理培訓。在項目實施過程中，建設(shè)單位多次邀請專家授課、給予專項指導，為項目檔案管理加上了引擎，使各參建單位項目檔案管理水平得到有效提升。此外，建設(shè)單位組織相關(guān)人員參加項目檔案管理培訓、外出學習先進管理經(jīng)驗，累

10、計培訓和外出學習達51人次。 2、項目檔案編制標準化 該工程項目竣工文件（除綜合類文件外）基本以合同段為單位進行編制，在建設(shè)單位編制的連云港港30萬噸級航道一期工程竣工文件編制辦法中對歸檔材料的編制體系、職責分工、編制要求、竣工文件的收集和組卷、編目及裝訂、驗收和移交等內(nèi)容以及相關(guān)的表式、圖章、目錄等樣式進行了標準化規(guī)定。 按照“誰形成、誰負責”的原則，該工程項目檔案的收集和編制工作由項目文件的形成單位或部門負責，按十個部分整理編制。第一部分為立項審批文件、第二部分為設(shè)計審批文件、第三部分為工程準備及業(yè)主管理文件、第四部分為施工文件、第五部分為監(jiān)理文件、第六部分為竣工驗收文件、第七部分為工程招

11、投標及合同文件、第八部分為資金管理文件、第九部分為科研文件、第十部分為特殊載體文件。建設(shè)單位負責編制的項目檔案主要包括第一、二、三、七、八、九部分文件，施工負責編制第四部分文件，監(jiān)理單位負責編制第五部分文件，第十部分文件由各參建單位共同形成。 對于建設(shè)單位負責的文件，建設(shè)單位按照文件的自然形成過程分門別類整理組卷，按照編制體系中對應(yīng)的編目歸檔，如立項審批文件根據(jù)審批事項及內(nèi)在聯(lián)系分別整理組卷，設(shè)計審批和工程勘察文件按照設(shè)計的不同階段和專業(yè)分別整理組卷，工程招投標及合同文件按照招投標工作程序及合同內(nèi)容分別整理組卷。 對于施工單位負責的文件，建設(shè)單位首先對涉及的所有合同段按照其建設(shè)性質(zhì)和內(nèi)容在編制

12、體系中設(shè)置一個統(tǒng)一的編目，每個合同段在一個編目范圍內(nèi)獨立編制項目檔案，有效避免了重復(fù)、交叉。其次，建設(shè)單位將獨立的合同段施工文件分為四大部分：一是開工前準備文件和施工管理文件；二是施工過程各分部、分項開工報審、各檢驗批檢驗、報驗文件及相應(yīng)原材料報驗及試驗檢測報告、監(jiān)理平行檢測報告；三是單位、分部、分項工程質(zhì)量評定、單位工程交工驗收文件材料；四是竣工圖。同時規(guī)定施工文件除各單位、分部、分項工程質(zhì)量評定資料可按標段集中整理組卷外，其余文件材料均按單位、分部、分項工程劃分結(jié)合施工工序的先后進行組卷。項目竣工圖是基本建設(shè)項目竣工檔案的核心部分之一，因此，對其做出了重點要求，該工程竣工圖由施工單位負責編

13、制，監(jiān)理單位負責審核。對于按圖施工沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章。一般性的圖紙變更，且能在原圖上作修改補充的，在原施工圖上做修改、說明后作為竣工圖，需加蓋并簽署竣工圖章。涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置、項目等重大改變及圖面變更面積超過35%的，由施工單位委托設(shè)計單位重新繪制竣工圖?？⒐D編制完畢后，由承擔施工的項目技術(shù)負責人逐張予以審核簽認，審核通過后再交監(jiān)理單位總監(jiān)逐張予以審核簽認。不同幅面的工程圖紙按國家標準統(tǒng)一折疊成a4幅面，圖標欄露在外面，不裝訂，按照專業(yè)或單位工程結(jié)合圖號分別整理組卷。涉及設(shè)計變更的施工單位均按照標準樣式編制設(shè)計變更一覽表，內(nèi)容包括變更內(nèi)容、變

14、更依據(jù)文件號及其所在案卷號、對應(yīng)竣工圖號及其所在案卷號，一覽表放在竣工圖首頁之前。同時，施工單位還應(yīng)編寫竣工圖編制說明，敘述工程概況、主要工程數(shù)量，技術(shù)經(jīng)濟指標；施工中執(zhí)行原設(shè)計的情況和設(shè)計變更情況，質(zhì)量評定情況，采用新材料、新工藝情況以及竣工圖編制情況等，以保證竣工圖編制真實、準確地反映項目竣工時的實際情況，做到圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽證手續(xù)完備以及整理符合檔案管理要求。 對于監(jiān)理單位負責的文件，建設(shè)單位首先對涉及的所有監(jiān)理合同段按照其監(jiān)理內(nèi)容在編制體系中設(shè)置一個統(tǒng)一的編目，每個監(jiān)理合同段在一個編目范圍內(nèi)獨立編制項目檔案，有效避免了重復(fù)、交叉。其次，建設(shè)單位規(guī)定同時監(jiān)理多個施工標段的，除監(jiān)

15、理工作依據(jù)性文件可獨立組卷外，其余過程監(jiān)理資料按施工合同段結(jié)合分部、分項和施工工序組卷，每個施工合同段給出相應(yīng)的一個編目，過程監(jiān)理資料主要內(nèi)容包括監(jiān)理工作依據(jù)性文件，質(zhì)量、進度、安全、費用控制文件，平行檢測及抽檢記錄匯總表，監(jiān)理月報、日志、旁站記錄、巡視記錄，監(jiān)理初驗文件等。 3、項目檔案形成及其利用效果 建設(shè)單位利用計算機進行項目檔案信息管理工作，用excel軟件編輯案卷目錄和卷內(nèi)目錄，由專人更新，并及時備份。截止到工程完工，共形成竣工檔案1201卷，其中第一部分立項審批文件17卷、第二部分設(shè)計審批文件46卷、第三部分工程準備及業(yè)主管理文件67卷、第四部分施工文件743卷、第五部分監(jiān)理文件2

16、05卷、第六部分竣工驗收文件4卷、第七部分工程招投標及合同文件57卷、第八部分資金管理文件20卷、第九部分科研文件11卷、第十部分特殊載體文件31卷。特殊載體文件包含照片檔案1283張，光盤78張；對全部形成的項目檔案進行了數(shù)字化掃描，形成102.7g電子文件，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立數(shù)據(jù)庫，便于查找利用。 在工程建設(shè)過程中，檔案的有效利用為項目跟蹤審計和資料、數(shù)據(jù)查閱等提供了主要依據(jù)，同時該工程在港區(qū)范圍內(nèi)大量的地形測量、地質(zhì)勘探、動態(tài)監(jiān)測等資料為港區(qū)內(nèi)其他工程提供了參考，避免了重復(fù)工作，節(jié)省了資金。待整體工程交工后，可為工程試運行、獎項申報和各項專項驗收提供有力支撐。 結(jié)束語 連云港港30萬噸級航道一期工程完工后，其項目檔案通過江蘇省交通運輸廳、省檔案局等主管部門聯(lián)