奧組委物流管理信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求說明書

1、編號：編號：_ 版本：版本：_ 奧組委物流管理信息系統(tǒng)奧組委物流管理信息系統(tǒng) 業(yè)務(wù)需求說明書業(yè)務(wù)需求說明書 需求人：需求人：_ 奧組委財務(wù)部奧組委財務(wù)部 20052005 年年 6 6 月月 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 2 1 引言引言 .3 1.1 編寫目的.3 1.2 背景.3 1.3 物流業(yè)務(wù)描述.4 1.4 參考資料.6 2 項目概述項目概述 .6 2.1 名稱.6 2.2 目標.6 2.3 用戶.6 2.4 業(yè)務(wù)流程.7 2.5 業(yè)務(wù)職能描述.8 3 采購管理采購管理 .11 3.1 業(yè)務(wù)描述.11 3.2 用戶描述.12 3.3 業(yè)務(wù)流程.12

2、 3.4 數(shù)據(jù)流程.14 3.4 功能點列表.14 3.5 功能詳述.15 3.5.1采購計劃管理.15 3.5.2采購流程跟蹤管理.16 3.5.3合同管理.17 3.5.4訂單管理.18 3.5.5供應(yīng)商管理.19 4 場館物流管理（場館物流管理（vms）.20 4.1 業(yè)務(wù)描述.20 4.2 用戶描述.20 4.3 業(yè)務(wù)流程.20 4.3.1場館物資追蹤.21 4.3.2場館物流服務(wù).23 4.4 功能點列表.23 4.5 功能詳述.23 4.5.1場館物資接收管理.23 4.5.2場館物資追蹤管理.25 4.5.3場館物資回收管理.26 4.5.4任務(wù)分配管理.27 4.5.5人員信息

3、管理.28 5 倉儲管理（倉儲管理（wms） .28 5.1 業(yè)務(wù)描述.28 5.2 用戶描述.29 5.3 業(yè)務(wù)流程.29 5.4 功能點列表.30 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 3 5.5 功能詳述.31 5.5.1入庫管理.31 5.5.2貨區(qū)貨位管理.32 5.5.3出庫管理.33 5.5.4貨區(qū)計劃管理.34 5.5.5系統(tǒng)信息管理.35 6 物資追蹤管理物資追蹤管理 .36 6.1 業(yè)務(wù)描述.36 6.2 用戶描述.36 6.3 功能詳述.36 7 配送計劃管理配送計劃管理 .37 7.1 業(yè)務(wù)描述.37 7.2 用戶描述.37 7.3 業(yè)務(wù)流程

4、.37 7.4 功能詳述.38 8、資產(chǎn)管理、資產(chǎn)管理 9、捐贈工作管理 10、物流編碼規(guī)則 11、 comment u1: 按最新組織結(jié)構(gòu)修改， 涉及到子系統(tǒng)的劃分和需求確認。 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 4 1 引言引言 1.1 編寫目的編寫目的 本說明是指奧組委采購物流管理信息綜合系統(tǒng)的軟件業(yè)務(wù)需求說明，主要著 眼于物流部門承擔的業(yè)務(wù)以及相關(guān)處理流程，為系統(tǒng)開發(fā)時編寫用戶需求、功 能需求說明書做前期準備。 1.2 背景背景 在第 29 屆奧林匹克運動會準備及比賽期間，為履行采購項目和物流項目的 工作職責，按照奧運會標準為各職能部門及其利益相關(guān)方提供采

5、購/物流服務(wù)， 需要對組委會的采購和物流工作實行信息化管理，以便正確、及時的記錄和跟 蹤資產(chǎn)信息，合理安排貨物配送，科學分配庫容設(shè)施。 物流部門的組織結(jié)構(gòu)如下： 物流籌備組 采購處物流處 物流部門組織結(jié)構(gòu)圖 采購處的主要職責是：采購處的主要職責是： 根據(jù)組委會各職能部門提出的需求，借鑒往屆奧運會的經(jīng)驗，綜合考慮采 購成本和使用需求，進行合理的物資規(guī)劃。依照有關(guān)法規(guī)、政策和標準，本著 勤儉辦奧運的方針，公開、公正、高效的組織實施采購行為。 對采購合同實行集中化管理，確保合同如期履行，制訂與履行以上職能相 關(guān)的政策和工作程序。 物流處的主要職責是：物流處的主要職責是： 負責對物資供應(yīng)鏈進行全過程跟

6、蹤管理。保證物資及時采購、交付和歸還， 并按照有關(guān)政策進行資產(chǎn)處置。具體職責如下：物資采購、物資接收、倉儲、 配送、追蹤、處置。 處的主要職責是： comment u2: 與配送中心的關(guān)系 comment u3: 含義 comment u4: 配送任務(wù)應(yīng)該在信息 流的 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 5 1.3 物流業(yè)務(wù)描述物流業(yè)務(wù)描述 ：委內(nèi)部門或機構(gòu)：委內(nèi)部門或機構(gòu) ：非委內(nèi)機構(gòu)：非委內(nèi)機構(gòu) ：信息流：信息流 ：物流：物流 物流籌備組物流籌備組 總部總部+ +場館場館 供應(yīng)商 供應(yīng)商 物資配物資配 送計劃送計劃 采購部門采購部門 財務(wù)部門財務(wù)部門 （vik

7、vik） 捐贈部門捐贈部門 第三方物流第三方物流 配送中心配送中心 餐飲、垃圾清運餐飲、垃圾清運 等其他業(yè)務(wù)等其他業(yè)務(wù) 物流業(yè)務(wù)物流、信息流描述圖 如上圖所示，物流籌備組管理的物資主要包括三個來源： 采購部門的采購物資 財務(wù)部門 vik 處獲得的 vik 物資 市場部門的捐贈物資 2008 年奧運會召開之前，各個場館以及職能部門對物資的需求進行申報， 這些物資將通過采購、vik、捐贈等渠道獲得。其中一部分在賽前運到物流中心 儲存，一部分物資在賽時由供應(yīng)商直接送到場館。在賽時及 bump in 階段，物 流中心根據(jù)各場館、部門申報的物資需求量，以及第三方物流贊助商運輸能力， 場館的吞吐能力等各種

8、因素，制定物資配送計劃，將所需物資按時、按質(zhì)、按 量運送到所需場館，在配送任務(wù)實現(xiàn)過程中需要關(guān)注實物流動（實物流）和信 息相互交換（信息流）。 實物流實物流 主要關(guān)心物資實物在不同場館或單位之間的流動，包括以下幾個方面： 奧組委配送中心向奧運場館和奧組委總部機構(gòu)的物資運送； 供應(yīng)商直接向奧運場館和奧組委總部機構(gòu)的物資運送 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 6 供應(yīng)商向配送中心的物資運送 賽時餐飲等業(yè)務(wù)向奧運場館和奧組委總部機構(gòu)的物資運送 賽時垃圾清運等業(yè)務(wù)從奧運場館和奧組委總部機構(gòu)的物資運出 信息流信息流 主要是關(guān)注為順利執(zhí)行實物流動 從而引起各個部門之間存在信

9、息交換的方 面： 采購部門采購物資信息與物資籌備組的信息交換 財務(wù)部門 vik 物資信息與物資籌備組的信息交換 市場部門捐贈物資信息與物資籌備組的信息交換 各個場館和總部機構(gòu)與物資籌備組存在信息交換 供應(yīng)商與物資籌備組存在信息交換 配送中心與物資籌備組存在信息交換？ 第三方物流等與物資籌備組存在信息交換 餐飲、垃圾清運等其他業(yè)務(wù)執(zhí)行單位與物資籌備組存在信息交換 1.4 參考資料參考資料 采購物流管理信息系統(tǒng)立項申請書 采購物流管理信息系統(tǒng)立項建議書 物資管理辦法 2 項目概述項目概述 2.1 名稱名稱 項目名稱：采購、物流綜合管理信息系統(tǒng) 2.2 目標目標 系統(tǒng)要實現(xiàn)采購的信息化管理 系統(tǒng)實現(xiàn)

10、物資倉儲管理、資產(chǎn)追蹤管理的信息化管理 系統(tǒng)實現(xiàn)物資貨運配送管理 核心是記錄功能、查詢功能和為決策提供參考的功能。 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 7 2.3 用戶用戶 物流系統(tǒng)用戶。包括奧組委內(nèi)部用戶、物流贊助商、物流承包商、采購供 應(yīng)商等，根據(jù)承擔物流職責的不同，對訪問系統(tǒng)有不同的要求。應(yīng)能滿足 200- 300 人同時訪問，并對用戶權(quán)限進行設(shè)置或調(diào)整，例如實現(xiàn)授權(quán)等要求。 用戶類型用戶類型用戶描述用戶描述用戶數(shù)量用戶數(shù)量 項目員/項目助 理 終端基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)輸入， 本崗位工作信息系統(tǒng)管理 200 項目主管審核上一級提交數(shù)據(jù)，整 合計劃，提報上一級領(lǐng)導 1

11、00 處長/部長系統(tǒng)驗收、分配任務(wù)、有 權(quán)查詢本系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)， 20 系統(tǒng)管理員支持和修改系統(tǒng)權(quán)限 3 物流承包商/贊 助商 在權(quán)限范圍內(nèi)雙方進行物 流工作上的溝通，無權(quán)刪 除、修改和更新信息數(shù)據(jù) 20 采購供應(yīng)商訂貨信息與送貨信息的溝 通， 待定 政府相關(guān)機構(gòu)一定權(quán)限范圍內(nèi)政策信息 上的橫向溝通，無權(quán)刪除、 修改和更新信息數(shù)據(jù) 待定 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 8 2.4 業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程 vik 物資 捐贈物資 倉儲管理 辦理出庫手續(xù) 在用資產(chǎn)追蹤管理 場館物資管理 計劃配送管理 物資運送管理 物資領(lǐng)用部門物資 部門 辦理入庫手續(xù)采購管理 需求部門 供

12、應(yīng)商 物流部門操作流程圖 在奧運會賽前由各部門/場館提出物資需求計劃，審核、批準后的物資需求 計劃通過采購、vik、捐贈等途徑來獲取。通常情況下，物資在采購定單或 vik 定單階段開始進行物資信息追蹤，然后各種渠道獲得的物資到物流部門辦 理入庫手續(xù)后，進入物資倉儲管理階段物資信息記錄管理，通過辦理出庫手續(xù) 進入物資使用追蹤階段管理，出庫后的物資要通過物資配送計劃，確定物資信 息和實物流向，賽時物資使用流向主要是場館，賽前物資使用流向主要為各職 能部門。 在入庫方面，物資入庫有兩種情況，一是真入庫，實物流與信息流并行， 物資通過辦理入庫手續(xù)進入倉庫保管狀態(tài)，另一種是假入庫，物資實物流與信 息流分

13、開，指物資并沒有存放在庫房中，而是直接進入使用狀態(tài)，入庫是履行 物資歸屬信息記錄的一種手段。 在物資出庫和使用中也會出現(xiàn)實物流與信息流分開的情況， 比如場館間 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 9 物資調(diào)配，實物直接在場館之間移動，信息則通過物流中心的系統(tǒng)進行記錄變 更。 因此，包括 vik 物資和捐贈物資在內(nèi)，所有物資從入庫開始由物流處對物 資進行追蹤管理。通過辦理出庫手續(xù)，各種物資由第三方物流公司從物流配送 中心運送到各物資領(lǐng)用部門（場館） ，物資的管理和使用由各物資領(lǐng)用部門（場 館）負責；也可以由供應(yīng)商直接送到奧組委總部或者各個場館使用。在整個過 程中，貫

14、穿了對物資的實物追蹤管理，賽后物流部門牽頭負責物資回收。 2.5 業(yè)務(wù)職能描述業(yè)務(wù)職能描述 因此給出采購物流信息系統(tǒng)需要實現(xiàn)的采購管理職能和物流管理相關(guān)的管 理職能，如下圖所示： 物流部門主要業(yè)務(wù)管理職能圖 采購管理采購管理 接收奧組委各個部門對采購物資的需求，對采購合同實行集中化管理，確 保合同如期履行。建立為履行以上職能所需要的團隊，制訂與履行以上職能相 關(guān)的政策和工作程序。 場館物流管理場館物流管理 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 10 對運送的場館的物資進行管理，按照物資需求進行入場、存儲管理、補貨、 出場等管理。對于場館物資管理系統(tǒng)，是否跟蹤到房間尚

15、未確定，在物流中心 對物資存在的信息控制只是到場館、部門一級。 倉儲管理倉儲管理 通過對倉儲信息進行有效管理，基本實時的反映倉儲狀態(tài)（比如貨物的當 前操作和貨位信息） ，以便于全面控制庫存和訂單流動，提高倉儲操作的效率， 并為采購、配送提供必要的貨物數(shù)據(jù)。例如，入庫操作中利用當前的貨位信息， 系統(tǒng)自動做出貨物的儲存貨位分配的建議等等。 配送計劃管理配送計劃管理 奧運物流信息系統(tǒng)中的管理層次，更為關(guān)注宏觀層面的物資配送與管理， 直接面對管理的對象為各第三方物流提供商，操作人員為奧組委物流部門及贊 助商的工作人員。物流配送管理人員整合各相關(guān)部門或場館的需求信息，交通、 安檢信息，贊助商服務(wù)能力信息

16、，然后根據(jù)場館、物流中心的“可用時間”制 訂物資配送計劃，由物資流贊助商執(zhí)行物資配送計劃，即物流贊助商的配送車 輛在計劃的時間內(nèi)、把正確的物資配送到正確的場館。 物資追蹤管理物資追蹤管理 物資追蹤管理的目的是要體現(xiàn)物流部門管理物資的種類、數(shù)量、存在狀態(tài) 及所管理的這些物資的流向記錄。 根據(jù)奧運物資的流動特點，資產(chǎn)跟蹤將在以下幾個環(huán)節(jié)進行跟蹤： 采購階段。采購訂單下達后，資產(chǎn)跟蹤系統(tǒng)實現(xiàn)訂單的跟蹤，直到采購物 資入庫。 倉儲階段。物資進入倉庫后，對庫房物資進行貨區(qū)、貨位管理，物資出庫 后，記錄物資出庫的相關(guān)數(shù)據(jù)，進入物資使用追蹤環(huán)節(jié)。 配送階段。對出庫后的物資從裝入配送車輛開始到送達需求部門/場

17、館止， 進行配送過程中物資轉(zhuǎn)移信息的跟蹤記錄。 場館/部門階段。物資到達場館/單位后，將被分配到各相關(guān)部門或場館的 人員使用，這一階段對物資使用的狀態(tài)及存在位置進行跟蹤。 回收階段：物資在各場館/單位使用結(jié)束后，將被運回配送中心的倉庫， 系統(tǒng)需要記錄回收過程的物資狀況、物資轉(zhuǎn)移記錄，直到最后資產(chǎn)處置結(jié)束。 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 11 采購階段 倉儲階段 配送階段 場館/部門階段 回收階段 物資追蹤管理的階段描述圖 根據(jù)正在修改的物流管理辦法，物資管理可能形成二級管理體系：物流部 門作為一級管理部門；以秘書行政部、技術(shù)部、醫(yī)療部門、體育部等物資歸口 管

18、理部門為主的二級管理部門進行分類管理。 入庫狀態(tài)的物資由倉儲管理來細化追蹤； 出庫狀態(tài)的物資由場館管理來細化追蹤；在這個層面的物資追蹤上，還可 能記錄到其他組委會外部個體（交管局、bob、海關(guān)等）使用的物資。 捐贈管理捐贈管理 捐贈管理是市場部執(zhí)行奧運捐贈的管理工作。其中對物資的管理納入物流 部門統(tǒng)一管理范疇內(nèi)，其系統(tǒng)獨立于采購物資信息系統(tǒng)之外。 vik 管理管理 vik 管理是財務(wù)部 vik 管理部門對現(xiàn)金等價物的管理工作。捐贈管理是市 場部執(zhí)行奧運捐贈的管理工作。其中對物資實物的管理納入物流部門統(tǒng)一管理 范疇內(nèi)，其系統(tǒng)也獨立于采購物資信息系統(tǒng)之外。 運輸管理運輸管理 運輸管理贊助商作為第三

19、方物流承運商對物資運輸及其相關(guān)過程的管理工 作。它不屬于奧組委直接管理的非奧組委機構(gòu)，但其運輸以及相關(guān)信息需要由 奧組委物流部門統(tǒng)籌了解、控制，并依據(jù)物流部門指定的物資運輸計劃執(zhí)行物 資運輸任務(wù)。 物資編碼管理物資編碼管理 根據(jù)組委會物資管理工作的要求，參考悉尼、雅典奧運會的物資編碼系統(tǒng)， 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 12 物流部門與技術(shù)部就物資編碼規(guī)則與物資編碼管理進行了討論，組委會物資編 碼規(guī)則初步確定如下： 1物資編碼主要是用于物資標識，可直觀的反應(yīng)出物資的一些基本信息， 不承載物資的屬性信息及相關(guān)管理作用； 2物資編碼分為三級：種類碼+供應(yīng)商碼+序

20、列號： 種類碼由三位代碼組成，表示物資所屬種類，種類碼由物流部門根據(jù)其管 理要求，對管理的物資進行合理的分類劃分，并通過有意義的代碼描述； 供應(yīng)商碼由三位代碼組成，表示提供物資的供應(yīng)商，供應(yīng)商信息主要是由 采購部門進行維護與管理； 序列號是一個四位代碼的流水號，以表示不同物資的區(qū)別； 編碼共計十位組成，可以數(shù)字、字母混用。 3為了保障對物資編碼的有效管理，尤其需要避免編碼重復等問題，物資 編碼的管理和維護將由物流部門指派專人負責； 4物資編碼的使用貫穿物資管理和追蹤的全過程，在物資采購階段訂單環(huán) 節(jié)就需要形成物資編碼，因此可以考慮由采購/vik 部門負責管理物資編碼。 3 采購管理采購管理 3

21、.1 業(yè)務(wù)描述業(yè)務(wù)描述 通過目錄管理以及決策支持系統(tǒng)快速方便的建立采購計劃、簽訂和維護采 購合同和采購訂單、協(xié)調(diào)供應(yīng)商交貨進度、安排采購接收、進行采購績效評價 等項功能，有效的管理整個采購管理業(yè)務(wù)，用以提高采購效率，控制和節(jié)約采 購資金，降低采購成本。 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 13 采購階段 倉儲階段 配送階段 場館/部門階段 回收階段 采購管理在物資追蹤管理的位置 3.2 用戶描述用戶描述 用例圖描述 3.3 業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程 需求部門提交采購申請 審核采購申請 是否規(guī)范 否 是 委托北京市政府采購中心辦理采購小組辦理 向委領(lǐng)導請示 不同意 按照委領(lǐng)

22、導批示意見辦理 同意 是 否 是否需要簽訂合同 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 14 備注：接辦人：湯永輝/王有珩，負責人：魯兵；附執(zhí)行預算的領(lǐng)導批示文件及預算審核 意見。 采購處經(jīng)辦人組織驗收，到物流處辦理入庫手續(xù)，需求部門經(jīng)辦人到物流處辦理 出庫手續(xù)。 需求部門經(jīng)辦人及部領(lǐng)導在供應(yīng)商提供的正式發(fā)票上簽字，需求部門經(jīng)辦人持發(fā) 票、入庫憑證及領(lǐng)導批示文件到會計處請款，將支票交采購處經(jīng)辦人轉(zhuǎn)交供應(yīng)商。 該業(yè)務(wù)流程主要描述了采購審批業(yè)務(wù)過程，即各需求部門提交采購申請后，采 購處將審核需求部門的采購申請是否符合規(guī)范，是否在財務(wù)部門的預算范圍之內(nèi)， 并給出審核意見。如

23、果不能通過采購審核，則要返回需求部門重新申請。 通過審核后采購申請，將提交采購小組或者委托北京市政府采購中心辦理具體 物資采購的聯(lián)系、詢價和接洽等，確定采購方案，并將該方案提交，向委領(lǐng)導請示。 按照委領(lǐng)導指示辦理采購事宜，如需簽定合同，則需要請法律部起草合同，需 求部門與供應(yīng)商談判并簽署合同，實施采購，驗收，辦理出入庫手續(xù)，進入物流處 管理職能。 采購業(yè)務(wù)流程中，相關(guān)采購從采購申請最后到入庫的過程構(gòu)成一個人工審批的 工作流程。根據(jù)實際工作情況，由信息系統(tǒng)實現(xiàn)工作流的流轉(zhuǎn)，將導致不可控制的 不可行性，因此采購業(yè)務(wù)的系統(tǒng)實現(xiàn)更關(guān)注與采購相關(guān)的管理功能，而不將采購流 程納入系統(tǒng)實現(xiàn)。但為了保證采購部

24、門對采購全過程的查詢、監(jiān)控，需要記錄各個 階段的實際狀態(tài)。 根據(jù)采購部門實際工作的情況，在流程中，簽訂合同之前，需要采購的物資清 單稱之為“采購申請” ，其標記關(guān)鍵字為“采購申請編號” 。一個采購申請可以由若 干個采購合同來執(zhí)行，并根據(jù)合同執(zhí)行情況下若干個訂單給供應(yīng)商，此時需要采購 的物資清單稱之為“訂單” ，其標記關(guān)鍵字為“訂單號” 。訂單管理在業(yè)務(wù)上的是納 入合同管理的，因此合同標記的關(guān)鍵字為“合同編號” 。實際操作中采購申請、合同、 法律部起草合同，需求部門與供應(yīng)商談判并簽署合同 實施采購，驗收，辦理出入庫手續(xù) 結(jié)算 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 15

25、 訂單之間存在著關(guān)聯(lián)關(guān)系，但有可能缺少某個環(huán)節(jié)以及，多對多的對應(yīng)關(guān)系等復雜 情況，在系統(tǒng)實現(xiàn)中可以通過虛建缺失環(huán)節(jié)等方式建立完整流程，保證系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè) 務(wù)的通用性，保證狀態(tài)追蹤和物資采購管理的完整性。 3.4 數(shù)據(jù)流程數(shù)據(jù)流程 數(shù)據(jù)流說明/數(shù)據(jù)流圖描述 3.4 功能點列表功能點列表 功能名功能名描述描述基本操作基本操作關(guān)鍵字關(guān)鍵字 采購計劃管理采購計劃管理 匯總采購需求，編制采購計劃， 查詢采購計劃執(zhí)行情況。 新建、 （提交/ 導入） 、保存、 注銷、打開、 打印、查詢 采購申 請編號 采購流程采購流程 跟蹤管理跟蹤管理 根據(jù)采購申請在各審批環(huán)節(jié)的 流轉(zhuǎn)過程，記錄相關(guān)采購申請 的狀態(tài)。 修改、查

26、詢、 打印 采購申 請編號 合同管理合同管理 實現(xiàn)采購合同分類管理，根據(jù) 物資分類，生成標準采購合同 模版，并能查詢合同條款。跟 蹤合同執(zhí)行情況。 新建、保存、 查閱、打印 合同 編號 訂單管理訂單管理 根據(jù)產(chǎn)品編碼、訂單編碼，生 成訂單和查詢訂單執(zhí)行情況， 并實現(xiàn)定單歸檔管理功能，與 物流模塊有信息接口，與財務(wù) 模塊有信息借口，以便向財務(wù) 部門提供所采購信息的價值和 在途物資價值。 新建、保存、 打開、注銷、 打印、查詢 訂單號 供應(yīng)商管理供應(yīng)商管理 可以建立供應(yīng)商產(chǎn)品、價格、 資質(zhì)、 信譽等級等信息數(shù)據(jù) 庫，可以遴選供應(yīng)商、查詢有 關(guān)商品情況和合同執(zhí)行情況。 新建、保存、 修改、查詢、 打

27、印 預警提示預警提示 在采購業(yè)務(wù)處理流程中，提供 多方面的輔助提醒功能，例如： 合同執(zhí)行過程中的預警提示； 訂單計劃中對庫存量的預警提 示。 采用明確標志 性的提醒方式 統(tǒng)計報表統(tǒng)計報表 執(zhí)行與采購部門管理職能所需 要的相關(guān)報表的制訂、打印等 業(yè)務(wù) 新建、保存、 打印 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 16 3.5 功能詳述功能詳述 3.5.1 采購計劃管理采購計劃管理 輸入輸入 需求部門的采購申請。 輸出輸出 訂單狀態(tài)-“審核” ；相關(guān)采購申請的查詢內(nèi)容；采購申請的需求匯總信息； 采購計劃的明細匯總。 操作操作 根據(jù)采購預算金額和領(lǐng)導的批示，物資采購的途徑有兩

28、種方式：，一是由 需求部門直接實施的分散采購；二是由采購部門實施的集中采購。 在由采購部門負責的集中采購中，一種情況由需求部門直接提出采購申請， 通過采購部門整理匯總這些采購申請，統(tǒng)一制訂采購訂單，所有相關(guān)訂單的新 申請、修改、提交和刪除的工作都不由需求部門操作，而由采購部門統(tǒng)一處理。 為了減少采購部門工作人員處理訂單輸入的復雜度或者難度，采購部門制定 采購申請表的電子文檔格式，由需求部門填寫并提交到采購處，采購處工 作人員通過格式化文件的導入來實現(xiàn)訂單輸入工作。 建立“申請”狀態(tài)。 另一種情況是由采購部門根據(jù)組委會總體需求進行的統(tǒng)籌采購，沒有相關(guān) 需求部門提出的采購申請，可以把采購部門作為需

29、求部門，提出采購申請，用 于物資的采購跟蹤。 采購處工作人員輸入訂單數(shù)據(jù)后，可能存在相關(guān)修改、確認等工作，確認 訂單狀況為“審核” 。 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 17 接口接口 根據(jù)財務(wù)部門預算審批采購申請 3.5.2 采購流程跟蹤管理采購流程跟蹤管理 采購申請通常是以需求部門提交物資采購申請編號為關(guān)鍵字，以申請表采 購物資內(nèi)容為對象的一系列文件集。采購流程跟蹤管理就是根據(jù)采購申請經(jīng)過 的各個流程審批階段，對這個文件集的相關(guān)內(nèi)容進行處理，這個處理過程可參 考采購管理的業(yè)務(wù)流程。 輸入輸入 采購申請編號等采購申請關(guān)鍵字；采購申請目前的狀態(tài)；相關(guān)審批流程中

30、用到的文件（可以以掃描件的形式保存到文件集） 輸出輸出 采購申請查詢的內(nèi)容等；相關(guān)訂單文件集變化的信息 操作操作 采購流程跟蹤管理主要是處理申請訂單，對在采購階段經(jīng)過的各項業(yè)務(wù)審 批或者部門處理過程的管理。由于在系統(tǒng)實現(xiàn)的不實現(xiàn)工作流，因此訂單管理 在信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)操作關(guān)注于訂單狀態(tài)的查詢，修改。 通過訂單狀態(tài)的記錄來展示業(yè)務(wù)流程，并通過對訂單關(guān)鍵字的查詢最終體 現(xiàn)訂單處理的全部軌跡。目前總結(jié)的訂單狀態(tài)如下表所示： 狀態(tài)名稱狀態(tài)名稱描述描述 申請申請 由物資需求部門提交的新訂單時的狀態(tài)， 提交后進入審核 審核審核 等待審核的狀態(tài)，審核通過后進入受理 審核不通過審核不通過 采購部門審核訂單不通過

31、，記錄不通過原 因 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 18 受理受理 由北京市政府采購中心或采購小組采購的 階段，處理時記錄相關(guān)信息 請示請示 等待委領(lǐng)導請示，處理時需要同時記錄領(lǐng) 導意見 合同合同 等待簽合同的狀態(tài)，處理時記錄相關(guān)信息 采購采購 實施采購階段的狀態(tài)（該過程是否要細化） 入庫入庫 采購處記錄物資采購業(yè)務(wù)的最終狀態(tài)，實 物物資已經(jīng)由物流處管理。 接口接口 與財務(wù)、物流業(yè)務(wù)之間存在信息交換 3.5.3 合同管理合同管理 合同管理關(guān)注于監(jiān)控合同執(zhí)行過程。 輸入輸入 合同管理的需要輸入的內(nèi)容（合同編號等關(guān)鍵字的信息輸入） 輸出輸出 合同查詢內(nèi)容、合同執(zhí)行

32、軌跡、相關(guān)統(tǒng)計報表等 操作操作 創(chuàng)建合同：通過輸入合同關(guān)鍵信息來創(chuàng)建一個新的合同。 同時提供合同的修改、保存、刪除等功能。 合同查詢：通過對簽約時間、交貨時間、金額、交貨地點、標的數(shù)量、規(guī) 格、供應(yīng)商、單價、總價和合同執(zhí)行情況等進行合同查詢。 合同執(zhí)行過程中的跟蹤，主要通過由合同執(zhí)行引起的若干個訂單的執(zhí)行狀 態(tài)組成。在對合同執(zhí)行跟蹤過程中，需要提供預警提示的功能，以保證采購部 門工作人員可以前瞻性的控制、調(diào)整合同執(zhí)行情況。例如在生產(chǎn)周期快結(jié)束前 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 19 提示工作人員，聯(lián)系供應(yīng)商是否完成產(chǎn)品生產(chǎn)等。 相關(guān)統(tǒng)計分析方面的功能需求（有待

33、于細化） 。 接口接口 建立合同與采購申請、訂單之間的聯(lián)系。通過合同管理可以查詢到相關(guān)采 購申請、訂單的情況。 3.5.4 訂單管理訂單管理 訂單管理關(guān)注于根據(jù)合同執(zhí)行的訂單管理過程。一個合同可能形成對應(yīng)多 個訂單的管理要求。 輸入輸入 訂單管理的需要輸入的內(nèi)容（訂單號等關(guān)鍵字的信息輸入） 輸出輸出 訂單查詢內(nèi)容、合同執(zhí)行軌跡、相關(guān)統(tǒng)計報表等 操作操作 創(chuàng)建訂單：通過合同編號、訂單信息等輸入內(nèi)容來創(chuàng)建一個新的訂單。 同時提供訂單的修改、保存、刪除等功能。 訂單查詢：通過對提交訂單的時間、交貨時間、金額、交貨地點、標的數(shù) 量、規(guī)格、供應(yīng)商、單價、總價和合同執(zhí)行情況等進行訂單查詢。 訂單執(zhí)行過程中

34、的跟蹤：確定幾個跟蹤狀態(tài)（是否在生產(chǎn)周期內(nèi)、是否在 運輸周期內(nèi)、交貨等狀態(tài)） ，通過對歷史數(shù)據(jù)的查詢建立訂單執(zhí)行軌跡。 狀態(tài)名稱狀態(tài)名稱描述描述 新訂單新訂單 根據(jù)合同創(chuàng)建的新訂單 生產(chǎn)生產(chǎn) 供應(yīng)商提供的物資正在生產(chǎn)周期內(nèi) 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 20 運輸運輸 供應(yīng)商提供的物資正在運輸周期內(nèi) 交貨交貨 訂單物資已經(jīng)交付 接口接口 建立訂單與合同之間的聯(lián)系。通過訂單管理可以查詢到相關(guān)采購申請、合 同的情況。 3.5.5 供應(yīng)商管理供應(yīng)商管理 管理供應(yīng)商的相關(guān)信息。 輸入輸入 供應(yīng)商相關(guān)信息 輸出輸出 相關(guān)供應(yīng)商的查詢內(nèi)容、例如商品情況和合同執(zhí)行等 操作

35、操作 新建，輸入供應(yīng)商相關(guān)信息創(chuàng)建新供應(yīng)商。包括提供對供應(yīng)商信息的修改、 刪除、查詢 功能。 建立供應(yīng)商產(chǎn)品、價格、 資質(zhì)、 信譽等級等信息數(shù)據(jù)庫，可以遴選供應(yīng) 商、查詢有關(guān)商品情況和合同執(zhí)行情況。 接口接口 通過供應(yīng)商管理可以了解其合同執(zhí)行情況。 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 21 4 場館物流管理（場館物流管理（vms） 4.1 業(yè)務(wù)描述業(yè)務(wù)描述 在以資產(chǎn)追蹤為核心的物流管理中，場館物流管理是在場館化階段的物資 追蹤，作為物資追蹤管理的延伸，是對場館使用物資的管理與跟蹤。 采購階段 倉儲階段 配送階段 場館/部門階段 回收階段 場館物流管理在物資追蹤管理

36、的位置 結(jié)合場館物流管理的要求，包括兩個層面的含義：場館物資追蹤和場館物 流服務(wù)。場館物資追蹤的實質(zhì)是對實物存在和使用狀況的管理，包括 rds、物 資倉儲、物資接收信息反饋等；場館物流服務(wù)關(guān)注于場館內(nèi)物資的裝卸、搬運、 位移等這些場館物流工作任務(wù)的管理，包括場館物流工作計劃表，物資搬運任 務(wù)派遣單、賽時場館物流工作排班等，是場館物流信息管理的次要部分，是否 通過系統(tǒng)實現(xiàn)這部分功能尚需討論。 4.2 用戶描述用戶描述 場館物流管理的用戶包括場館物流經(jīng)理和其他物流工作人員。 4.3 業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程 場館物資追蹤是由對場館物資的接收、日常管理、回收進行跟蹤和管理 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為

37、 徐秀全 2005 年 8 月 22 4.3.1 場館物資追蹤場館物資追蹤 能夠通過系統(tǒng)追蹤所有物資的流向、分布狀態(tài)、使用部門、責任人等，可 以進行倉儲查詢、物資信息統(tǒng)計，并建立賽時 rds（room data sheet ）信息管 理模塊，定期進行 rds 信息更新，明確物資的存在定位。需要與財務(wù)系統(tǒng)中的 庫存帳經(jīng)常進行數(shù)據(jù)的核對，保持數(shù)據(jù)的一致 場館對物資的管理是通過分類管理來實現(xiàn)的，例如計算機等設(shè)備是由技術(shù) 經(jīng)理來管理，醫(yī)療設(shè)施是由場館醫(yī)療負責人來管理，場館物流部門只負責追蹤 場館內(nèi)物資種類、數(shù)量、存在地點以及存在狀況，并不直接對物資實物的使用 進行管理。因此，場館物資追蹤需要了解：哪些

38、物資進入了場館，哪些物資離 開了場館，目前場館有哪些物資，這些物資分別由哪些部門歸口分類管理，這 些物資的所在位置，位置發(fā)生過什么變化等情況等。 根據(jù)以上物資追蹤的要求，給出場館物資追蹤的業(yè)務(wù)流程圖，如下所示： 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 23 實物物 資接收 第三方物流 導入物資接 貨單信息 輸入物資分 配信息 提交場館物 資信息 正確物資 接收反饋單 日常場館物 資管理 修改場館 物資信息 查詢場館 物資信息 統(tǒng)計 分析 物資回收 回收物資 分類查詢 生成回收物 資運送單 實物物 資離場 物資運送單 物資接收管理 場館物資 追蹤管理 物資回收管理 場館

39、物資追蹤業(yè)務(wù)流程圖 根據(jù)物流配送計劃，第三方物流將場館所需要的物資運送到場館，開始了 場館物資追蹤管理。場館物流部門根據(jù)貨運配送單（通過 email 等手段得到的 格式文件或紙制單據(jù)） ，進行場館接收物資處理，包括兩個方面：物資實物接收 處理和接收單據(jù)處理。 對進入場館的物資，物流部門要進行日常管理，這些管理主要包括對物資 在場館的位置進行跟蹤，對于發(fā)生變化的物資需要做變化記錄，以便于查詢或 者了解到目前場館物資的狀況，日常管理的重點是 rds 更新管理。 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 24 賽后，物資回收階段，場館物流部門需要根據(jù)物流部的回收規(guī)劃，將所有

40、回收物資按照分類運送到指定地方（物流配送中心） 。 4.3.2 場館物流服務(wù)場館物流服務(wù) 場館物流服務(wù)是指為場館其他職能部門提供相關(guān)物流方面的服務(wù)。包括場 館內(nèi)物資的裝卸、搬運、位移，以及為完成上述任務(wù)采取的管理措施，如賽時 排班、任務(wù)派遣單、物流工作問題庫等，一系列保障物流工作順利完成的方法 措施，是場館物流信息管理的次要部分，是否通過系統(tǒng)實現(xiàn)這部分功能尚需討 論。 4.4 功能點列表功能點列表 功能名功能名描述描述基本操作基本操作 場館物資場館物資 接收管理接收管理 根據(jù)物流配送計劃接收第三方 物流運送到場館的物資。并根 據(jù)物資分類管理將物資安排到 相關(guān)位置。 新建、 （提交/導入） 、

41、保存、注銷、打開、 打印、查詢 場館物資場館物資 追蹤管理追蹤管理 日常物資位置以及相關(guān)管理。 修改、查詢、打印 場館物資場館物資 回收管理回收管理 在賽事轉(zhuǎn)換或者賽后回收的要 求，根據(jù)場館物資分類方式， 將場館物資離開場館。 新建、保存、查閱、 打印 任務(wù)分配管理任務(wù)分配管理 主要對為場館提供的物流服務(wù) 進行管理。 新建、保存、打開、 注銷、打印、查詢 人員信息管理人員信息管理 對場館物流人員及其相關(guān)信息 的管理 新建、保存、修改、 查詢、打印 統(tǒng)計報表統(tǒng)計報表 執(zhí)行與場館物流部門管理職能 所需要的相關(guān)報表的制訂、打 印等業(yè)務(wù) 新建、保存、打印 4.5 功能詳述功能詳述 4.5.1 場館物資

42、接收管理場館物資接收管理 根據(jù)場館物資接收的業(yè)務(wù)要求，一方面是實物物資接收，需要接收第三方 物流運送的實物物資并根據(jù)分類管理要求送到指定的使用位置；另一方面是接 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 25 貨單的處理，根據(jù)對接收的物資進行確認，并根據(jù)接貨單反饋相關(guān)的接貨信息。 實物物資接收實物物資接收 場館物流經(jīng)理與物資歸口管理部門負責人共同接收相關(guān)物資，對正確運送 到場館的物資接收下來，對于不符合要求的物資不予接收。 接貨單的處理接貨單的處理 第三方物流運送的貨物是通過配送中心統(tǒng)籌規(guī)劃的，因此，在第三方物流 配送的同時，配送中心會將配送物資形成接貨單發(fā)送到相應(yīng)的接

43、收場館，場館 根據(jù)接貨單核銷運送到場物資，結(jié)合實物物資接收的情況，需要形成反饋單： 接貨單與實物物資是否相符，記錄哪些物資已經(jīng)被場館接收，哪些物資沒有被 場館接收，為什么沒被接收等狀況信息，這些信息形成的反饋單將回送到配送 中心，進行相關(guān)的業(yè)務(wù)處理。 輸入輸入 相關(guān)第三方物流運送物資的接貨單和場館物資分配信息 輸出輸出 接貨情況反饋單、場館物資信息 操作操作 創(chuàng)建新的物資接收記錄，輸入（導入）接貨單信息。包括提供對物資接收 記錄的修改、刪除、查詢的功能。 根據(jù)接貨單創(chuàng)建的接貨信息還不能作為場館物資管理的依據(jù)，需要根據(jù)場 館分類管理和物資分配方案，指定相關(guān)物資由哪個歸口管理部門管理，將放到 哪個

44、場館的哪個房間。結(jié)合接貨單的核銷狀況，為正確物資輸入這些信息，并 提交最終完成場館對物資的接收。 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 26 接口接口 配送中心提供配送物資的接貨單及其他相關(guān)信息 場館接收物資狀況的反饋單信息 4.5.2 場館物資追蹤管理場館物資追蹤管理 場館物資追蹤管理主要是體現(xiàn)物資在場館的狀況。場館物資管理采取粗 放式管理，對場館物資實行分類歸口管理，不同類別物資由不同歸口管理經(jīng)理 負責，無歸口管理部門的由場館經(jīng)理負責管理，目前存在的分類有： 物資分類物資分類歸口管理部門歸口管理部門 技術(shù)設(shè)備類技術(shù)設(shè)備類 技術(shù)部門 體育器材類體育器材類 體育部門

45、 開閉幕式類開閉幕式類 文化活動部門 臨時設(shè)施類臨時設(shè)施類 場地管理部門(site management) 清潔與廢棄物管理清潔與廢棄物管理 設(shè)備及其消耗品設(shè)備及其消耗品 環(huán)境活動部 醫(yī)療器材醫(yī)療器材 醫(yī)療部 服裝勞保用品服裝勞保用品 人事部 特殊專用物資設(shè)備特殊專用物資設(shè)備 通用家具電器通用家具電器 采購物流部 其他類其他類 臨時倉庫/物流部門 為了實現(xiàn)對場館物資的追蹤，還需要對場館每個房間的物資管理，管理需 要 rds（room data sheet）房間物資登記單來實現(xiàn)。 輸入輸入 場館物資查詢的相關(guān)信息 輸出輸出 相關(guān)場館物資的查詢內(nèi)容，rds（房間物資登記單）形式的查詢輸出 采購物流

46、綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 27 操作操作 根據(jù)場館物流部門對日常場館物資的管理，能夠給出多種查詢要求的場館 物資信息,例如分類部門，接收時間，當前位置等等。 rds 查詢，為了保障場館物流部門對場館物資的追蹤，如果采取房間物資登 記的形式，就需要根據(jù)當前所有房間的 rds 狀況，并作為場館每次（日）清點 的依據(jù)。 根據(jù)每次（日）場館物資清點后，需要修改物資分配信息，也就是物資在 場館的分配信息。 接口接口: 場館技術(shù)部門物資管理系統(tǒng)、體育器材管理系統(tǒng) 4.5.3 場館物資回收管理場館物資回收管理 對場館物資出場的管理，主要管理重點是保存物資分類回收記錄，該業(yè)務(wù)

47、管理職能是保障物資正確、及時的回收。 輸入輸入 相關(guān)回收物資的關(guān)鍵信息 輸出輸出 物資分類清單、回收物資運送計劃單 操作操作 奧運會賽時轉(zhuǎn)換期和賽后回收期，場館物資有可能會根據(jù)物流部門的回收 計劃離開原場館，由于某些特殊原因，部分物資也可能轉(zhuǎn)移到其他場館，這些 通過系統(tǒng)來記錄轉(zhuǎn)移或回收的物資。根據(jù)物資管理辦法，場館物資的回收是根 據(jù)物資分類，按類別逐步回收，貴重或特殊物資會先回收。 回收步驟，首先根據(jù)物資分類制訂物資分類清單，根據(jù)物資分類清單，收 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 28 集回收實物物資，并生成每批次回收的物資運送單，將回收運送單發(fā)送到接收 回收物

48、資的部門，作為接貨單。另一方面，場館運出操作，由第三方物流將物 資運送到指定地點。 接口接口 與物資接收地之間存在出貨運送的物資清單信息 4.5.4 任務(wù)分配管理任務(wù)分配管理 場館物流部門為場館內(nèi)相關(guān)職能部門提供物流服務(wù)，這些服務(wù)主要與物資 日常管理相關(guān)，因此，場館經(jīng)理需要根據(jù)目前的人力、任務(wù)要求做好物流服務(wù) 計劃，并保存服務(wù)記錄。 輸入輸入 場館物流服務(wù)信息、人員安排信息 輸出輸出 賽時排班計劃表、任務(wù)派遣單，相關(guān)物流服務(wù)的查詢內(nèi)容 操作操作 賽時排班計劃，根據(jù)場館物流人員配置情況，為場館物流人員制定值班工 作安排的計劃，按照分時段，將相關(guān)人員合理的安排其工作時段。排班計劃時 段可能有日計劃

49、、周計劃、月計劃等，并允許場館物流經(jīng)理根據(jù)實際情況手工手工 調(diào)整。因此其操作涉及新建賽時排班計劃，同時應(yīng)包括修改、查詢、刪除、打 印等功能。 任務(wù)派遣，匯總場館其他各部門提出的物流服務(wù)要求，安排適當?shù)娜藛T負 責提供服務(wù)任務(wù)，并記錄人員執(zhí)行任務(wù)狀況等。其操作包括新建新任務(wù)單，以 及相關(guān)的修改、查詢、刪除、打印等功能。 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 29 接口接口 需要人員信息管理來配合任務(wù)分配管理的功能。 4.5.5 人員信息管理人員信息管理 管理場館內(nèi)物流工作人員和物流服務(wù)人員的信息。 輸入輸入 場館人員相關(guān)信息 輸出輸出 相關(guān)場館人員的查詢內(nèi)容 操作操作

50、新建，輸入場館人員相關(guān)信息創(chuàng)建新的人員記錄。包括提供對場館人員信 息記錄的修改、刪除、查詢的功能。 接口接口 考慮場館人事部門的人員管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)調(diào)用 5 倉儲管理（倉儲管理（wms） 5.1 業(yè)務(wù)描述業(yè)務(wù)描述 在以資產(chǎn)追蹤為核心的物流管理中，倉儲管理是在倉儲階段的物資追蹤， 作為物資追蹤管理的延伸，是對倉儲物資的管理與跟蹤。 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 30 采購階段 倉儲階段 配送階段 場館/部門階段 回收階段 倉儲管理在物資追蹤管理的位置 倉儲管理主要通過對倉儲信息進行有效管理，基本實時的反應(yīng)倉儲狀態(tài) （比如貨物的當前操作和貨位信息） ，以便于全面控制

51、物資庫存和物資運送流動， 提高倉儲操作的效率，并為采購、配送提供必要的貨物數(shù)據(jù)。倉儲管理主要包 括貨位查詢、庫容管理、進出庫物資管理、可以生成各種庫存報表、出入庫單。 需要建立與物資追蹤管理之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，以便進行在倉儲階段對物資的統(tǒng)計 和跟蹤。 5.2 用戶描述用戶描述 倉儲管理的用戶包括倉儲管理經(jīng)理、庫房經(jīng)理和其他工作人員。 5.3 業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 31 入庫（手工輸入 入庫信息） 供應(yīng)商來貨 入庫物資 貨位信息 提交入庫 物資信息 實物物資 接收反饋單 庫存管理 貨位信 息管理 庫房操作 統(tǒng)計 分析 出貨計劃 出貨登記

52、物資出庫 贊助商 送貨 物資運送單 入庫管理 貨區(qū)管理 出庫管理 物流處 貨單 送貨通知 任務(wù)派遣單物資入貨位 任務(wù)單 配送單 貨區(qū)計劃管理 系統(tǒng)信息管理 倉儲管理業(yè)務(wù)流程圖 倉儲管理的業(yè)務(wù)是從供應(yīng)商送貨開始進行物資入庫，到賽前運送物資到需 求部門活場館的物資出庫。物資倉儲過程中主要包括三個階段：入庫管理、貨 區(qū)管理和出庫管理。為保障物資的倉儲管理，還需要對倉儲中心貨區(qū)規(guī)劃的貨 區(qū)計劃管理，月臺管理、倉儲設(shè)施使用管理，并提供相關(guān)數(shù)據(jù)匯總、明細的統(tǒng) 計分析，包括人員信息、贊助商信息等其他信息的系統(tǒng)信息管理。 5.4 功能點列表功能點列表 功能名功能名描述描述基本操作基本操作 采購物流綜合信息系統(tǒng)

53、說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 32 入庫管理入庫管理 提供物資進入倉儲中心的入庫 的管理，包括入庫物資信息、 物資貨位管理信息等的維護 新建、 （提交/導入） 、 保存、注銷、打開、 打印、查詢 出庫管理出庫管理 提供對物資離開倉儲中心的出 庫管理。 新建、保存、查閱、 打印 貨區(qū)、貨位、月貨區(qū)、貨位、月 臺計劃管理臺計劃管理 對倉儲中心儲備物資的貨區(qū)、 貨位、月臺進行規(guī)劃和管理。 新建、保存、打開、 注銷、打印、查詢 系統(tǒng)信息管理系統(tǒng)信息管理 倉儲管理需要涉及到的人員、 贊助商等基本系統(tǒng)信息的維護。 新建、保存、修改、 查詢、打印 統(tǒng)計報表統(tǒng)計報表 執(zhí)行與倉儲中心管理職能所需

54、 要的相關(guān)報表的制訂、打印等 業(yè)務(wù) 新建、保存、打印 5.5 功能詳述功能詳述 5.5.1 入庫管理入庫管理 采購物資、vik 物資、捐贈物資都有可能運送到倉儲中心，進行統(tǒng)一管理， 并在賽前運送到相關(guān)場館。因此入庫管理是這些物資進入倉儲中心的第一環(huán)節(jié)。 一般來講，物資供應(yīng)商會先將物資送貨單發(fā)到物流部門，物流部門匯總這些送 貨單信息，向倉儲中心提供送貨通知，倉儲中心根據(jù)送貨通知接收物資供應(yīng)商 運來的物資。 入庫包括兩個方面的內(nèi)容，其一是對實物物資的接收，根據(jù)當前倉儲中心 貨區(qū)規(guī)劃，將物資送到相應(yīng)貨區(qū)或月臺，并制定相關(guān)任務(wù)派遣單，指定人員將 物資搬送到貨位；另一個方面就是對物資實物入庫存儲信息做記

55、錄，作為信息 系統(tǒng)管理的基本數(shù)據(jù)來源，也是物資采購結(jié)算的一個必要憑證。 輸入 入庫單、物資數(shù)據(jù)庫基本信息、建立數(shù)據(jù)庫對應(yīng)關(guān)系等 輸出輸出 入庫物資的接收反饋單、各種統(tǒng)計表單和查詢相關(guān)信息等 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 33 操作操作 創(chuàng)建新的物資入庫記錄，輸入（導入）送貨通知單上物資信息。提供對物 資入庫記錄的修改、刪除、查詢的功能。 接口接口 由物流管理部門提供的送貨通知單 5.5.2 貨區(qū)貨位管理貨區(qū)貨位管理 根據(jù)送貨通知單創(chuàng)建的入庫單信息作為倉儲物資管理的依據(jù)還有一定局限， 還需要根據(jù)貨區(qū)貨位計劃管理原則，定義貨區(qū)、貨位管理與物資分類管理的對 應(yīng)關(guān)系

56、，建立貨區(qū)、貨位與月臺的對應(yīng)關(guān)系規(guī)則，即根據(jù)物資種類確定在哪個 月臺裝卸貨，歸屬哪個庫房貨區(qū)管理，放在相應(yīng)貨位儲存，這些倉儲信息是物 資配送和接貨的基本規(guī)則，貨區(qū)管理的職能主要是對倉儲的日常管理，包括貨 位信息和庫房操作等兩個方面。貨位信息的管理是對庫房物資存儲位置的記錄， 具體表現(xiàn)倉儲中心的庫存物資及剩余庫房空間的狀況。庫房操作主要是倉儲任 務(wù)管理，執(zhí)行倉儲中心與物資相關(guān)的入庫、出庫、物資搬運等任務(wù)的管理職能。 輸入輸入 相關(guān)貨區(qū)管理規(guī)則、建立查詢信息條件，例如根據(jù)貨位查詢相關(guān)物資 信息，庫存信息等； 任務(wù)單基本信息。 輸出輸出 任務(wù)單查詢、相關(guān)貨區(qū)管理查詢信息等 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書

57、 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 34 操作操作 創(chuàng)建新的任務(wù)單記錄。包括提供對任務(wù)單記錄的修改、刪除、查詢的功能。 對貨區(qū)物資存儲信息的修改等。庫存管理有待于根據(jù)物流部門明確工作職 能后的進一步細化。 接口接口 5.5.3 出庫管理出庫管理 賽前物流部門將根據(jù)各個場館及物資單位的物資需求，制訂物資配送計劃， 由第三方物流贊助商承擔這個過程的物資運輸任務(wù)，將相關(guān)物資從配送中心運 送到各場館或物資單位。出庫管理主要就是對物資離開倉儲中心進行管理。 物流部門根據(jù)場館需求情況，結(jié)合配送中心的物資倉儲情況以及第三方物 流（贊助商）的運輸能力，制訂的物資配送計劃，傳送給贊助商、倉儲管理部 門和場館

58、等接貨單位。 倉儲管理部門物流部門的配送單，結(jié)合庫房物資分類儲存管理情況，開出 物資出庫單，贊助商送貨人員根據(jù)出庫單信息到相應(yīng)庫房提取物資，裝載到車 上并 運送到指定場館。同時庫房管理人員需要對出貨物資進行登記，保存?zhèn)} 儲中心對物資的出貨的信息記錄。 輸入輸入 物資出庫信息等 輸出輸出 出庫計劃，物資出庫登記信息，物資運送單等 采購物流綜合信息系統(tǒng)說明書 艾有為 徐秀全 2005 年 8 月 35 操作操作 根據(jù)物資配送計劃創(chuàng)建新的物資出庫單，應(yīng)當允許對物資出庫單的修改、 刪除、查詢和打印等要求。 進行出貨登記操作，包括對出貨信息的增加、刪除、查詢等維護要求。 接口接口 由物流管理部門提供的配送計劃 5.5.4 貨區(qū)計劃管理貨區(qū)計劃管理 目前奧組委配送中心計劃有 4 個庫房，每個庫房劃分為 4 個貨區(qū)，每個 貨區(qū)又劃分為若干個貨位，且