崗位說明書編寫流程

1、如何編制崗位說明書、崗位工作分析崗位工作分析也就是崗位分析，即是指對某工作進行完整的描述或說明，以便為人力資源管理活動提供有關(guān)崗位方面的信息，從而進行一系列崗位信息的收集、分析和綜合的人力資源管理的基礎(chǔ)性活動。 很多企業(yè)由于缺乏準(zhǔn)確的工作說明而付出了很大的代價，結(jié)果導(dǎo)致了很多人力資源工作缺乏針對性，難以開展。那么如何制訂崗位工作說明書呢？崗位分析要從以下八個要素開始著手進行分析，即（7W1H）：WHO :誰從事此項工作，責(zé)任人是誰，對人員的學(xué)歷及文化程度、專業(yè)知識與技能、 經(jīng)驗以及職業(yè)化素質(zhì)等資格要求。WHAT :在雇員要完成的工作任務(wù)當(dāng)位中，哪些是屬于體力勞動的范疇、哪些又是屬于智力勞動的范

2、疇呢？WHOM :為誰做，即顧客是誰。這里的顧客不僅指外部的客戶，也指企業(yè)內(nèi)部的員工， 包括與從事該工作的人有直接關(guān)系的人：直接上級、下級、同事、客戶等。WHY :為什么做，即工作對從事該崗位工作者的意義所在。WHEN :工作任務(wù)應(yīng)該被要求在什么時候完成呢？WHERE :工作的地點、環(huán)境等。What qualificatiao ns:從事這項工作的雇員應(yīng)該具備哪些資質(zhì)條件呢？HOW :如何從事或者要求如何從事此項工作，即工作程序、規(guī)范以及為從事該工作所 需要的權(quán)利。崗位工作分析是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，企業(yè)進行崗位工作分析，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，分階段、按步驟地進行。進行崗位工作分析通常使用的方法有：問卷

3、調(diào)查、總結(jié)分析、員工記錄、直 接面談、觀察法等方法。有了崗位工作分析的結(jié)果以后，我們就可以著手制定崗位工作說明書了。二、崗位工作說明書也稱崗位說明書， 是表明企業(yè)期望員工做些什么、員工應(yīng)該做些什么、 應(yīng)該怎么做和在什么樣的情況下履行職責(zé)的總匯。崗位工作說明書最好是根據(jù)公司的具體情況進行制定，而且在編制時，要注意文字簡單明了，并使用淺顯易懂的文字填寫；內(nèi)容要越具體越好， 避免形式化、書面化。另外，在實際工作當(dāng)中，隨著公司規(guī)模的不斷擴大，崗位說明書在制定之后，還要在一 定的時間內(nèi)，有必要給予一定程度的修正和補充，以便與公司的實際發(fā)展?fàn)顩r保持同步。而且，崗位工作說明書的基本格式，也要因不同的情況而異

4、，但是大多數(shù)情況下，崗位說明書 應(yīng)該包括以下的主要內(nèi)容：1. 崗位基本資料：包括崗位名稱、崗位工作編號、匯報關(guān)系、直屬主管、所屬部門、工資等級、工資標(biāo)準(zhǔn)、所轄人數(shù)、工作性質(zhì)、工作地點、崗位分析日期、崗位分析人等等。2. 崗位分析日期：目的是為了避免使用過期的崗位說明書。3. 崗位工作概述：簡要說明崗位工作的內(nèi)容，并逐項加以說明崗位工作活動的內(nèi)容，以及各活動內(nèi)容所占時間百分比，活動內(nèi)容的權(quán)限；執(zhí)行的依據(jù)等。4. 崗位工作責(zé)任：包括直接責(zé)任與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任（非管理崗位則沒有此項內(nèi)容），要逐項列 出任職者工作職責(zé)。5. 崗位工作資格：即從事該項崗位工作所必須具備的基本資格條件，主要有學(xué)歷、個性特點、體力要

5、求以及其他方面的要求。崗位說明書是指對對崗位工作的性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、環(huán)境、處理方法以及對崗位工作人員的資格條件的要求所做的書面記錄。它是根據(jù)崗位分析的各種調(diào)查資料，加以整理、分析、判斷所得出的結(jié)論，編寫成的一種文件，是崗位工作分析的結(jié)果。此外，有必要注意的是， 崗位工作說明書的內(nèi)容，可依據(jù)崗位工作分析的目標(biāo)加以調(diào)整，內(nèi)容可繁可簡。崗位工作說明書的外在形式，是根據(jù)一項工作編制一份書面材料，可用表格顯示，也可用文字敘述。編制崗位工作說明書的目的，是為企業(yè)的招聘錄用、工作分派、簽訂勞動合同以及職業(yè)指導(dǎo)等現(xiàn)代企業(yè)管理業(yè)務(wù)，提供原始資料和科學(xué)依據(jù)。崗位工作說明書一般由人力資源部門統(tǒng)一歸檔管理。爾后，崗位

6、工作說明書的編寫，也并不是一勞永逸的工作。實際中，當(dāng)企業(yè)組織系統(tǒng)內(nèi)經(jīng)常有出現(xiàn)職位增加、撤消的情況，更常見的情形便是崗位的某項工作職責(zé)和內(nèi)容的變動，甚至于每一次工作信息的變動，都應(yīng)該要求及時記錄在案，并迅速反映到崗位工作說明書的調(diào)整之中。在遇到崗位工作說明書要加以調(diào)整的情況下，一般由崗位所在部門的負責(zé)人，向人力資源部提出申請，并填寫標(biāo)準(zhǔn)的崗位說明書修改表，由人力資源部門進行信息收集，并對職位說明書做出相應(yīng)的修改。三、崗位說明書的填寫崗位說明書的格式可以是多種多樣的， 關(guān)鍵是要在使用了統(tǒng)一格式的崗位說明書后， 應(yīng) 該用準(zhǔn)確、簡潔的語言，將上述的五大部份全部或主要部份加以表述， 以便形成規(guī)范、準(zhǔn)確、

7、 使用方便的管理文件。眾所周知，不同的企業(yè)和組織都有各自特點和急需解決的問題。有的是為設(shè)計培訓(xùn)方案，提高員工的技術(shù)素質(zhì)；有的是為了制定更切合實際的獎勵制度，調(diào)動員工工作的積極性；還有的是為根據(jù)工作要求，改善工作環(huán)境、提高安全性。因此，這些企業(yè)和組織所要進行的崗位工作分析的側(cè)重點就不一樣?？梢话銇碚f，崗位工作分析主要包括兩方面的內(nèi)容：（一）崗位描述崗位描述就是確定崗位工作的具體特征。它包括以下幾個方面的內(nèi)容：1、崗位名稱。即指崗位所從事的是什么工作。2、崗位活動和程序。包括所要完成的工作任務(wù)、工作職責(zé)、完成工作所需要的資料、機器設(shè)備與材料、工作流程、工作中與其他工作人員的正式聯(lián)系以及上下級關(guān)系。

8、3、工作條件和物理環(huán)境。包括正常的溫度、適當(dāng)?shù)墓庹斩?、通風(fēng)設(shè)備、安全措施、建 筑條件，甚至工作的地理位置。4、社會環(huán)境。包括工作團體的情況、社會心理氣氛、同事的特征及相互關(guān)系、各部門 之間的關(guān)系等。此外，應(yīng)該說明企業(yè)和組織內(nèi)以及附近的文化和生活設(shè)施。5、 職業(yè)條件。由于人們常常根據(jù)職業(yè)條件來判斷和解釋職務(wù)描述中的其它內(nèi)容，因而 這部分內(nèi)容特別重要。 職業(yè)條件說明了工作的各方面特點： 工資報酬、獎金制度、工作時間、 工作季節(jié)性、晉級機會、進修和提高的機會、該工作在本組織中的地位以及與其它工作的關(guān)系，等等。（二）崗位要求崗位要求說明了從事某項工作的人所必須具備的知識、技能、能力、興趣、體格和行為

9、特點等心理及生理要求。制定工作要求的目的是決定重要的個體特征，以此作為人員篩選、 任用和調(diào)配的基礎(chǔ)。崗位要求包括：有關(guān)工作程序和技術(shù)的要求、獨立判斷與思考能力、記憶力、注意力、 知覺能力、警覺性、操作能力（速度、準(zhǔn)確性和協(xié)調(diào)性）、工作態(tài)度和各種特殊能力要求。 崗位要求還包括文化程度、工作經(jīng)驗、生活經(jīng)歷和健康狀況等。崗位要求可以用經(jīng)驗判斷的 方法獲得，也可以通過統(tǒng)計分析方式來確定。基于以上崗位分析的基礎(chǔ)理論，是從大的方面加以分析出崗位說明書的成果。若根據(jù)某公司職（崗）位說明書的描述，再加以細化分析，具體可從以下幾個方面進行考慮：1、崗位基本信息崗位基本信息也稱為工作標(biāo)識。包括崗（職）位名稱、崗位

10、編號、姓名、所屬部門、直 接上級、職等職級、定員等。2、工作內(nèi)容描述這是最主要的內(nèi)容，此欄詳細描述該職位所從事的具體的工作，應(yīng)全面、詳盡地寫出完成工作目標(biāo)所要做的每一項工作，包括每項工作的綜述、活動過程、工作聯(lián)系和工作權(quán)限。 同時，在這一項中還可以同時描述每項工作的環(huán)境和工作條件，以及在不同階段所用到的不同的工具和設(shè)備。3、任職資格（1 ）教育背景 此項填寫從事該職位目前應(yīng)具有的最低學(xué)歷要求。在進行工作分析時， 經(jīng)常有這樣的情況：某職員是一位有多年工齡、經(jīng)驗豐富的高中學(xué)歷的員工，但他的教育背 景顯然不能代表所需要的教育水平。在確定教育背景時應(yīng)該考慮，如果讓一位新員工來工作， 他最低應(yīng)是什么學(xué)歷

11、，而不一定是當(dāng)前在職員工的學(xué)歷。（2 ）經(jīng)驗 此項反應(yīng)從事該職位之前， 應(yīng)具有的最起碼的工作經(jīng)驗要求，一般包括兩方面，一是專業(yè)經(jīng)歷要求， 即相關(guān)的知識經(jīng)驗背景； 另一個需要的是本組織內(nèi)部的工作經(jīng)歷要 求，尤其針對組織中的一些中、高層管理職位。（3）技能要求 此項反映從事該職位應(yīng)具有的基本技能和能力。某些職位對專業(yè)技能要求較高，沒有此項專業(yè)技能就無法開展工作。而另一些職位相比之下則對某些能力要求更為明確。（4 ）個性特質(zhì)指從事該崗位通常需要從業(yè)人員具備何種性格特征。（5）培訓(xùn)經(jīng)歷 此欄反映從事該職位前，應(yīng)進行的基本的專業(yè)培訓(xùn)， 否則將不允許上任或不能勝任工作。具體是指員工在具備了教育水平、工作經(jīng)