Word、Exce、PPT打印技巧

1、 第第 2 2 頁(yè)頁(yè)第第 2 2 頁(yè)頁(yè) Word/Excel/PPT編輯完的最后一步就是打印了，這是最后一步驟，也 是最關(guān)鍵的一個(gè)步驟，如果打印不成功或半途遇見(jiàn)什么問(wèn)題，那么前面 的制作和編輯過(guò)程就等于徒勞無(wú)功。所以學(xué)會(huì)如何正確的使用Word、 Excel、PPT打印方法非常重要。下面分別介紹Word、Excel、PPT的打印 技巧供大家參考 WordWord、ExcelExcel、PPTPPT的打印技巧的打印技巧 第第 3 3 頁(yè)頁(yè)第第 3 3 頁(yè)頁(yè) WordWord打印技巧打印技巧 1 1、打印指定頁(yè)碼、打印指定頁(yè)碼 打印當(dāng)前頁(yè) 點(diǎn)擊菜單命令“文件打印”，在打開(kāi)的“打印”對(duì)話框中，選中 “

2、當(dāng)前頁(yè)”單選項(xiàng)，那么就可以打印當(dāng)前鼠標(biāo)所在的頁(yè)面內(nèi)容； 示例： 第第 4 4 頁(yè)頁(yè)第第 4 4 頁(yè)頁(yè) WordWord打印技巧打印技巧 打印隨意指定的頁(yè)碼 在打開(kāi)的“打印”對(duì)話框中，選中“頁(yè)碼范圍”單選項(xiàng)，那就可以隨 意指定打印頁(yè)碼了。 打印的頁(yè)碼是連續(xù)的，在“頁(yè)碼范圍”處輸入起始和終止的頁(yè)碼， 中間用“-”連接就可以了。比如輸入“2-8”，那么就會(huì)打印第二頁(yè) 到第八頁(yè)的內(nèi)容； 示例： 。 第第 5 5 頁(yè)頁(yè)第第 5 5 頁(yè)頁(yè) WordWord打印技巧打印技巧 打印不連續(xù)的頁(yè)碼內(nèi)容，需依次輸入所要打印的頁(yè)碼，中間用逗號(hào) 間隔。如輸入“2,5,8,10”，那就會(huì)打印第2、5、8、10頁(yè)的內(nèi)容。當(dāng)

3、 然，也可以混用這兩種方法。比如輸入“1,5-12”可以打印第一頁(yè)和 第五頁(yè)到第十二頁(yè)的全部?jī)?nèi)容。 示例： 第第 6 6 頁(yè)頁(yè)第第 6 6 頁(yè)頁(yè) WordWord打印技巧打印技巧 2 2、打印奇數(shù)頁(yè)或偶數(shù)頁(yè)打印奇數(shù)頁(yè)或偶數(shù)頁(yè) 點(diǎn)擊 “打印”對(duì)話框中“打印”列表框中的“奇數(shù)頁(yè)”選項(xiàng)或 “偶數(shù)頁(yè)”選項(xiàng)就可以了。 示例： 第第 7 7 頁(yè)頁(yè)第第 7 7 頁(yè)頁(yè) WordWord打印技巧打印技巧 雙面打印 在“打印”對(duì)話框中選擇要打印的頁(yè)面范圍，點(diǎn)擊“屬性” “打 印快捷方式”，在頁(yè)面打印欄選擇“是，翻轉(zhuǎn)” 示例： 第第 8 8 頁(yè)頁(yè)第第 8 8 頁(yè)頁(yè) WordWord打印技巧打印技巧 3 3、打印指定

4、區(qū)域、打印指定區(qū)域 打印文檔中的某些特定指定的區(qū)域，先在文檔中選中這些內(nèi)容，然 后點(diǎn)擊菜單命令“文件打印”。在打開(kāi)的“打印”對(duì)話框中，點(diǎn)擊 “所選內(nèi)容”單選項(xiàng)。 示例： 第第 9 9 頁(yè)頁(yè)第第 9 9 頁(yè)頁(yè) WordWord打印技巧打印技巧 4 4、打印隱藏文字、打印隱藏文字 點(diǎn)擊菜單命令“打印打印預(yù)覽”，在打開(kāi)的“打印預(yù)覽”對(duì)話框 中點(diǎn)擊“選項(xiàng)” ，選中“word選項(xiàng)” 的“隱藏文字”選項(xiàng) 示例： 第第 1010 頁(yè)頁(yè)第第 1010 頁(yè)頁(yè) WordWord打印技巧打印技巧 5 5、避免文檔在打印時(shí)排至另一頁(yè)、避免文檔在打印時(shí)排至另一頁(yè) 有時(shí)我們的文檔在最后一頁(yè)只有短短的一行或幾行，既浪費(fèi)紙張

5、也 不好看。如何避免這個(gè)問(wèn)題呢？ 點(diǎn)擊菜單命令“文件打印預(yù)覽”。在打開(kāi)的預(yù)覽窗口中點(diǎn)擊工具欄 中的“減少一頁(yè)”按鈕，那么word會(huì)自動(dòng)縮小文檔中所使用的每種字 體的字號(hào)，并把最后頁(yè)中的那幾行并入到前面的頁(yè)中。 示例： 第第 1111 頁(yè)頁(yè)第第 1111 頁(yè)頁(yè) WordWord打印技巧打印技巧 6 6、取消打印批注、取消打印批注 在“打印”對(duì)話框中在“打印內(nèi)容”的列表中選擇“文檔”就可以 了。 示例： 第第 1212 頁(yè)頁(yè)第第 1212 頁(yè)頁(yè) WordWord打印技巧打印技巧 7 7、打印特定章節(jié)、打印特定章節(jié) 點(diǎn)擊菜單命令“文件打印”，打開(kāi)“打印”對(duì)話框。選中“頁(yè)碼 范圍”單選項(xiàng)，在后面的輸入

6、框中輸入“p3s2-p3s5”就可以了，字 母“p”后面的數(shù)字表示頁(yè)碼，而字母“s”后面的數(shù)字表示節(jié)號(hào)。 示例： 第第 1313 頁(yè)頁(yè)第第 1313 頁(yè)頁(yè) WordWord打印技巧打印技巧 8 8、打印、打印預(yù)覽預(yù)覽 無(wú)論在什么情況下進(jìn)行打印，養(yǎng)成打印預(yù)覽的好習(xí)慣，這樣就可以 避免打印過(guò)程中的很多錯(cuò)誤，根據(jù)預(yù)覽可以知曉打印出來(lái)的效果，從 而進(jìn)行頁(yè)邊距的設(shè)置，紙張方向，紙張大小的設(shè)置。 示例： 第第 1414 頁(yè)頁(yè)第第 1414 頁(yè)頁(yè) ExcelExcel打印技巧打印技巧 1. 1.可打印區(qū)域的設(shè)置可打印區(qū)域的設(shè)置 點(diǎn)擊菜單命令“視圖分頁(yè)預(yù)覽”， 然后在預(yù)覽視圖中選擇要打 印的單元格區(qū)域，點(diǎn)擊菜

7、單命令“頁(yè)面布局打印區(qū)域設(shè)置打印區(qū) 域”或者點(diǎn)擊右鍵，在彈出菜單中點(diǎn)擊“設(shè)置打印區(qū)域”命令。 如果設(shè)置完成后需要向已有的打印區(qū)域添加單元格，選中要添加的單 元格，在該區(qū)域上點(diǎn)擊右鍵，在彈出菜單中選擇“添加到打印區(qū)域” 即可。 第第 1515 頁(yè)頁(yè)第第 1515 頁(yè)頁(yè) ExcelExcel打印技巧打印技巧 在工作表中選擇要打印的區(qū)域，然后點(diǎn)擊菜單命令“文件打印”， 在打開(kāi)的“打印內(nèi)容”對(duì)話框中，選中“選定區(qū)域”單選項(xiàng) 第第 1616 頁(yè)頁(yè)第第 1616 頁(yè)頁(yè) ExcelExcel打印技巧打印技巧 2. 2.頁(yè)眉頁(yè)腳的設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳的設(shè)置 點(diǎn)擊菜單命令“文件頁(yè)面布局”，然后在打開(kāi)的對(duì)話框中點(diǎn)擊 “頁(yè)

8、眉/頁(yè)腳”所示對(duì)話框。在“頁(yè)眉頁(yè)腳工具” 中選擇需要的頁(yè)眉 頁(yè)腳樣式就可以了；也可以直接在編輯框中輸入我們所需要的內(nèi)容。 第第 1717 頁(yè)頁(yè)第第 1717 頁(yè)頁(yè) ExcelExcel打印技巧打印技巧 3. 3.黑白色打印黑白色打印 在屏幕上為不同單元格指定不同顏色是非常好看的，但未必打印 到紙上也好看。尤其是我們的打印機(jī)并非彩色打印機(jī)時(shí)，此時(shí)我們更 需要簡(jiǎn)單的黑白色打印。點(diǎn)擊菜單命令“文件頁(yè)面布局”，然后點(diǎn) 擊“工作表選項(xiàng)” ，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置 工作表”對(duì)話框，選中“單 色打印”復(fù)選項(xiàng)就可以了。 示例： 第第 1818 頁(yè)頁(yè)第第 1818 頁(yè)頁(yè) ExcelExcel打印技巧打印技巧 4.4.在

9、指定位置分頁(yè)在指定位置分頁(yè) Excel會(huì)根據(jù)行高列寬自動(dòng)分頁(yè)，但這種分頁(yè)往往不符合我們的需 要，所以，我們還會(huì)經(jīng)常需要手動(dòng)分頁(yè)。 選中某行或某列，點(diǎn)擊菜單命令“頁(yè)面布局 分隔符 插入分頁(yè) 符”，可以在該行的上方或該列的左側(cè)插入分頁(yè)符，使選中的行或列 位于另外一頁(yè)。 要?jiǎng)h除分頁(yè)符，需選中分頁(yè)符下方的行或右側(cè)的列或右下角的單元格， 然后點(diǎn)擊菜單命令“分隔符刪除分頁(yè)符”。 第第 1919 頁(yè)頁(yè)第第 1919 頁(yè)頁(yè) ExcelExcel打印技巧打印技巧 5.5.按紙的寬度或頁(yè)數(shù)打印按紙的寬度或頁(yè)數(shù)打印 點(diǎn)擊“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡。在“紙張大小 其他紙張大小”下拉 列表中選擇我們使用的紙型，紙張方向，然后選

10、中上方的“調(diào)整為” 單選項(xiàng)。在右側(cè)的“頁(yè)寬”輸入框中輸入“1”，然后將“頁(yè)高”輸 入框中的數(shù)字刪除。這樣，就可以使工作表按我們所選定紙的寬度打 印了。如果要同時(shí)指定打印的頁(yè)數(shù)， 那么，就在“頁(yè)高”輸入框內(nèi) 輸入頁(yè)數(shù)。指定頁(yè)寬和頁(yè)高以后，在工作表中插入的分頁(yè)符就不再起 作用了。此外，Excel不會(huì)超出我們指定的頁(yè)數(shù)，但不會(huì)為填滿指定 的頁(yè)數(shù)而放大行高或列寬。 第第 2020 頁(yè)頁(yè)第第 2020 頁(yè)頁(yè) ExcelExcel打印技巧打印技巧 6.6.打印多個(gè)工作簿打印多個(gè)工作簿 要想同時(shí)打印多個(gè)工作簿，按照打印區(qū)域設(shè)置好工作簿，按住 “Ctrl”鍵，逐一選中要打印的工作簿，然后點(diǎn)擊右鍵在彈出的話框

11、中選擇 “打印”命令，就可以將選中工作簿的當(dāng)前工作表中的內(nèi)容 一一打印出來(lái)。 第第 2121 頁(yè)頁(yè)第第 2121 頁(yè)頁(yè) ExcelExcel打印技巧打印技巧 7.7.如何保證打印的內(nèi)容在設(shè)置的頁(yè)面范圍內(nèi)？如何保證打印的內(nèi)容在設(shè)置的頁(yè)面范圍內(nèi)？ 1.選中想要打印的工作表中的內(nèi)容，在菜單欄選擇“頁(yè)面布局” “打印區(qū)域” “設(shè)置為打印區(qū)域” 選項(xiàng)，選擇區(qū)域周?chē)刑摼€ 表示選中，如果選中的內(nèi)容內(nèi)有虛線存在表示該內(nèi)容超出了打印區(qū)域， 會(huì)打印在下一頁(yè)，這時(shí)需要進(jìn)行比例縮放，保證虛線和最外面的打印 區(qū)域虛線重合，接下來(lái)就是打印了 2.點(diǎn)擊左上方的“office按鈕”，選擇“打印” “打印預(yù)覽”， 在保證打印

12、需求的條件下打印所設(shè)置的工作表 第第 2222 頁(yè)頁(yè)第第 2222 頁(yè)頁(yè) PPTPPT打印技巧打印技巧 如何實(shí)現(xiàn)既能節(jié)約如何實(shí)現(xiàn)既能節(jié)約紙張紙張又能把字體又能把字體打印清楚打印清楚，讓幻燈片鋪滿整，讓幻燈片鋪滿整 個(gè)紙張呢？個(gè)紙張呢？ 1.設(shè)置頁(yè)面格式 點(diǎn)擊菜單欄“設(shè)計(jì) 頁(yè)面設(shè)置 幻燈片大小 選擇你用于打印的 紙張,一般我們選擇A4紙打印，以A4紙為例。也可以自定義幻燈片大 小。 2.設(shè)置具體的打印格式 （1）文件 打印 打印內(nèi)容選“幻燈片” （2）右上角的打印機(jī)選項(xiàng)欄里的“屬性” “打印快捷方式”找到 “每頁(yè)紙打印的頁(yè)數(shù)”，在里面選擇你要一張紙上打印的幻燈片數(shù)。 然后“確定”，在打印頁(yè)面再“確定”就可以打印了。 第第 2323 頁(yè)頁(yè)第第 2323 頁(yè)頁(yè) PPTPPT打印技巧打印技巧 Word打印前注意事項(xiàng)： 1.設(shè)置的打印區(qū)域是否合適 2.設(shè)置字體、紙張大小、紙張方向是否合適 3.頁(yè)邊距的設(shè)置 4. 按紙張大小設(shè)置打印比例 5.要打印預(yù)覽，防止打印到其他頁(yè)面 細(xì)節(jié)決定成敗 Excel打印前注意